DEVOLUCIONES EN VENTA Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 28/09/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO DIRECTAS DESDE REMISIONES 9 Page 2 of 15

3 1. INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es suministrar la información necesaria para el usuario del Sistema ERP Siesa Enterprise y está enfocado en en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 15

4 DIRECTAS El objetivo de esta opción es realizar y contabilizar notas débito originadas por devolución sin estar sujetas a una remisión. Para crear las generar las devoluciones directas se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Devoluciones Directa. Una vez se ha ingresado, se da inicio a completar los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se diligencia el documento. Tipo docto: DVN DEVOLUCIÓN NACIONAL VENTAS. Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento. Page 4 of 15

5 Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Page 5 of 15

6 Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que ha tenido este cliente, y su estado. Page 6 of 15

7 Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Page 7 of 15

8 Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo (Opcional) Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido (Opcional). Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario (Opcional). Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario (Opcional). Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido durante su creación. Se da click sobre el botón Adicionar. Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem al que se realiza la devolución. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza la devolución, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Page 8 of 15

9 Unidad de medida: Medida en que se realizará la devolución dependiendo del ítem. Cantidad: La cantidad que se incluirá en la devolución del ítem seleccionado. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento de pedido. Notas: Texto breve con la descripción del documento. Seguido del botón Adicionar Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.2 DESDE REMISIONES El objetivo de esta opción es realizar y contabilizar notas débito originadas por devolución desde remisiones. Durante el proceso se tienen una pantalla de parámetros para indicar los criterios de preselección, y una segunda de resultados, en la que se muestran las remisiones que cumplen la preselección, para proceder finalmente a marcar las que definitivamente se les va a aplicar este proceso de "devolución". Page 9 of 15

10 Para crear las generar las devoluciones directas se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Devoluciones Desde remisiones. Una vez se ha ingresado, se da inicio a completar los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se diligencia el documento. Tipo docto: DVN DEVOLUCIÓN NACIONAL VENTAS. Número: Consecutivo del tipo de documento que se completa automático Fecha: Fecha en que se realiza el documento, está la dicta el sistema dependiendo la fecha del servidor. Remisión: En caso que no se conozca el número de la remisión a la que se desea realizar la devolución se da click sobre el botón Remisión para consultar las remisiones pendientes. Page 10 of 15

11 Al seleccionar la remisión deseada, se completan automáticos los campos pendientes por diligenciar. Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Page 11 of 15

12 Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Page 12 of 15

13 Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que ha tenido este cliente, y su estado. Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Page 13 of 15

14 Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo. Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido. Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Page 14 of 15

15 Dentro de la pestaña Remisiones aparece la remisión indicada en la cabecera del documento, con su información. Esta se marcará para devolución. En la parte inferior, se da click sobre el botón Marcar elegida para devolución., para indicar que será Seguido a esto se da click sobre el botón Generar automático ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla., si le falta información a la remisión se dispone a ingresar a ella dando doble click sobre la posición donde se encuentra la remisión. Al elegir el motivo y demás información, se oprime el botón Adicionar. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 15 of 15