INSTRUCTIVO PARA ENTRADA DE MERCANCIA

Transcripción

1 1. PROCESO RELACIONADO: Gestión de almacenamiento. 2. OBJETIVO: Describir los pasos y metodología que se deben seguir para el funcionamiento adecuado en el proceso de entrada de mercancía, el cual se lleva a cabo en todos los recibos que se realicen en las agencias que utilicen Sislog WMS. 3. DEFINICIONES/ CONSIDERACIONES 3.1 Definiciones -TERMINAL SERVER: Recurso tecnológico que administra información sobre recursos de red y aplicaciones el cual permite un acceso centralizado de aplicaciones, un inicio de sesión único una administración simplificada y mejoramiento de la seguridad de la información. - SISLOG: sistema de gestión logística integral eficiente flexible e innovadora dirigida a satisfacer las necesidades operativas y de gestión de los centros de distribución mediante mensajes de registro de una red informática originadas por radiofrecuencia para la optimización de recorridos y ubicaciones en el almacén, la simplificación del inventario y manejo del F.I.F.O y F.E.F.O -DISPOSITIVO DE RADIO FRECUENCIA: Dispositivo de uso remoto que se encuentra dentro de un área especifico y que interactúa con un sistema computarizado para registrar los cambios en la mercancía tales como posición, cantidades, identificación entre otras. -RF: Dispositivo de radio frecuencia. -PALETA: Es el medio físico que contiene un conjunto o arreglo de unidades de una referencia, basado en su patrón de arrume, con características como son fecha de vencimientos, lote, numero de series, entre otros. -ESTIBA: Plataforma horizontal, de una estructura definida a las necesidades de mercado, de altura mínima compatible con los equipos de manejo de materiales (montacargas, estibadores), usada como base para el ensamblaje, el almacenamiento, el manejo y el transporte de mercancías y cargas, y que permite manipular y almacenar en un solo movimiento varios objetos poco manejables, pesados o voluminosos. -ALBARAN: Documento perteneciente al proveedor (factura, remisión, orden, guía de transporte, documento de traslado, etc), en donde se encuentra la descripción y cantidades del pedido despachado. -ALBARÁN INTERNO: Documento que acredita la transacción de la recepción de un pedido, el cual contiene toda la información asociada al mismo, como son datos de persona o empresa Página 1 de 32

2 que envía el pedido, transportista, mercancía recibida, fecha y hora de recepción, usuario que hace el ingreso. -EXPEDICIÓN: Es la acción de crear un documento asociado a la operación en la agencia y que registra en el sistema Sislog, las expediciones pueden ser de: Salida, entrada y devolución. -INTERFACE: Conexión física y /o funcional entre dos aparatos o sistemas independientes. 3.2 Consideraciones - Se debe contar con acceso a Terminal Server y SISLOG, por lo cual la persona responsable debe tener un usuario y contraseña. De acuerdo a la Norma Uso de recursos tecnológicos el Usuario y contraseña son de uso personal e intransferible, es responsabilidad de usted el manejo confidencial de esta información. - Si el cargue de los pedidos de entrada se realiza por interface debe ubicarse en el paso 3 del presente instructivo y continúe el procedimiento a partir de esta ventana, de lo contrario si la generación es manual proceda a partir del paso 1 al 4. - En el caso de los destinatarios a los cuales se les despachara la mercancía y de los aliados dueños de la mercancía se deben tener en cuenta lo siguiente. Descripción Base de datos OL Base de datos AL Aliado Cliente Propietario Cliente del aliado (a quien se le despacha) Destinatario Cliente PASO 4. INSTRUCCIONES ESPECIFICAS RESPONSABLE Ingrese a Sislog OL como lo indica el Instructivo funciones 1.0 básicas Sislog en el punto 5.3 y realizar los siguientes pasos: Alta de pedidos de entrada 1.1 Página 2 de 32

3 Haga click en el icono de Gestión de Expedición Se muestra la ventana de Gestión de expediciones Expediciones de entrada Para dirigirse a crear la entrada, ingrese la siguiente ruta: Expediciones Expediciones de Entrada Página 3 de 32

4 Aparecerá la ventana correspondiente a mantenimiento de Expediciones de Entrada Hacer click en el icono de Dar de Alta para crear una nueva expedición Alta de entrada Saldrá la siguiente ventana correspondiente a creación de expedición Página 4 de 32

5 Presione el botón y seleccione el tipo de expedición. El sistema le mostrara el siguiente recuadro con las opciones de tipo de expedición, seleccione la entrada dependiendo del tipo de operación a realizar Luego de seleccionar el tipo de expedición que desea crear, valide la fecha de expedición propuesta por el sistema, en caso de no ser correcta ingrese la fecha con formato completo (DD-MM- AAAA HH:MM;SS). El usuario deberá introducir los datos correspondientes al cliente Página 5 de 32

6 Ingresar Cliente Al ingresar el cliente, los campos de división se llenara automáticamente, el campo de Accion se ingresaran los mismos datos de la division en caso de que estos no los ingrese el sistema, los deberá ingresar teniendo en cuenta que la información corresponda al almacén en el que se realizara la entrada. 1.8 Página 6 de 32

7 Luego de ingresar los anteriores datos debe presionar el botón Transporte. 1.9 Aparecerán los siguientes campos correspondientes a transporte 1.10 Ingresar la empresa de transporte 1.11 Página 7 de 32

8 Luego de ingresar la empresa de transporte, deberá ingresar el servicio Ingresar Servicio Al ingresar la empresa de transporte y el servicio, se completara la información para Servicio/ Producto facturable 1.12 Página 8 de 32

9 Ingrese la información correspondiente a Datos de Mercancía Al terminar de ingresar dicha información presione el boton Pedido. Se mostraran los siguientes campos, si el pedido que se va a recibir esta creado por favor introduzca el código Sislog o el número de pedido externo en sus respectivos campos, de lo contrario realice el procedimiento explicado en el punto Página 9 de 32

10 Ingrese el pedido Luego de haber sido ingresado el pedido, aparecerán las líneas correspondientes a este, en donde se mostraran los artículos y cantidades que conforman el pedido Revise las líneas del pedido, y después de eso diríjase al paso 1.29 Alta de pedido de entrada Página 10 de 32

11 En caso de que el pedido de entrada que se recibirá no se encuentre creado, se deberá hacer lo siguiente Haga click en Nuevo Pedido El sistema lo dirigirá a la siguiente ventana, en donde por defecto aparecerá el cliente, la fecha en la que se está realizando la creación y el estado Página 11 de 32

12 1.18 Presione el botón para seleccionar el tipo de pedido El sistema le mostrara un recuadro con las siguientes opciones, seleccione NORMAL 1.19 Página 12 de 32

13 Ingrese el Proveedor Ingrese el número de pedido que utiliza el aliado 1.22 Luego de completar la información, proceda a ingresar el o los códigos de los productos que se recibirán o presione el botón Añadir Articulo. Página 13 de 32

14 El sistema le mostrara la siguiente ventana Hacer click en ejecutar consulta para mostrar los artículos Seleccionar el artículo que desee agregar al pedido haciéndole doble click Página 14 de 32

15 El articulo aparecerá agregado en las líneas de pedido de entrada Luego de añadir el artículo, ingrese la cantidad de este que va a recibir Página 15 de 32

16 Ingrese la cantidad que se va a recibir de este artículo Repetir del punto 1.22 al 1.26 el número de veces de acuerdo al número de artículos que contenga el pedido Cuando finalice con la creación del pedido de entrada haga click en el botón Página 16 de 32

17 El sistema lo llevara a la ventana de pedido y mostrara el pedido creado con las cantidades que se van a recibir de cada articulo 1.28 Si toda la información se encuentra correcta, diríjase al botón para guardar la Expedición de Entrada. Se le mostrara el siguiente mensaje en el cual presionara el botón OK Le mostrara el siguiente mensaje indicando el numero de expedición que se genero Página 17 de 32

18 A continuación se mostrara la expedición generada el numero de pedido (interno/externo) en ese momento el pedido de entrada es enviado a Sislog AL 1.30 Ingrese a Sislog AL como lo indica el INSTRUCTIVO FUNCIONES BASICAS SISLOG 2012/12/13/V1 en el punto 5.2 y realizar los siguientes pasos 2.0 Página 18 de 32

19 Consulta de pedidos Al encontrarse en la ventana principal de Sislog Al, ingrese a la siguiente ruta para consultar el/los pedido(s) que se encuentra ingresando. Entradas Consulta de pedidos Aparecerá la siguiente ventana en donde el usuario deberá ingresar o consultar el pedido, para validar con detalle el pedido que se encuentra ingresando a la agencia. Página 19 de 32

20 Ingresar el pedido (Si lo conoce), luego presionar Fn+F8 o el botón Aparecerá la siguiente ventana en donde se mostrara el o los pedidos buscados 2.3 Realizar doble click en el pedido a consultar 2.4 Aparecerá el pedido consultado, más detallado mostrando código, cantidades, estado, descripción de los ítems pertenecientes al pedido. Página 20 de 32

21 2.5 Luego de revisar el pedido puede salir de la ventana haciendo click en el botón Recepción de camión Al salir lo llevara nuevamente a la ventana principal de Sislog AL tal como se muestra en el paso RECEPCION DEL CAMION Para realizar la recepción del camión ingrese la siguiente ruta: Entradas Recepción de camión Página 21 de 32

22 El sistema le mostrara la ventana correspondiente a Recepción de camiones, en donde el usuario realizara la asociación del vehículo de transporte con el pedido entrante a un muelle de descarga. 2.7 Página 22 de 32

23 Ingrese los datos correspondientes a los campos de: Matricula: Ingrese placa del vehiculo D.N.I: Ingrese numero de documento de identificacion del transportista (cedula de ciudadania). Nombre y Apellidos: Ingrese primer nombre y apellido del transportista, seguida de un guion con la empresa de transporte Luego de ingresar la informacion correspondiente a Datos de transporte, se asocia el pedido el cual se va a recibir. Página 23 de 32

24 Presione el botón Asociar para ingresar el pedido Aparecerá la siguiente ventana, en donde se mostrara los pedidos que se encuentran pendientes. Debe seleccionar el o los pedidos a recepcionar que se encuentren en el vehiculo Seleccionar el pedido entrante, y hacer click en el botón Asociar Página 24 de 32

25 El sistema pasara el o los pedidos seleccionados a la sección de Pedidos Asociados 2.11 Al tener el pedido asociado, el usuario deberá ingresar el numero del albarán correspondiente a este Ingrese el Albarán 2.12 Al ingresar el Albarán, presionar Aceptar para continuar al siguiente paso Página 25 de 32

26 Aparecerá la siguiente ventana, en donde el pedido ha sido asociado con el albarán ingresado, y este debe ser asignado a un muelle para realizar la descarga del pedido Seleccionar el área de descarga asociada al almacén, y luego proceda a seleccionar el muelle en donde realizara la recepción física del pedido Si se requiere Control de descarga, deberá marcar la opción imprimir, luego seleccione si lo requiere Resumen o Detallado y proceda a seleccionar la impresora. Para finalizar presione el botón Aceptar. Reimpresión de documentos para el caso en que se requiera realizar la reimpresión de documentos asociados a recibos ingrese en la ruta en Sislog Al Entradas Reimpresión de documentos Página 26 de 32

27 En este pantalla usted puede seleccionar los documentos asociados al pedido que desea reimprimir, para el control de descarga se puede escoger si se quiere detallado, resumen o etiquetas y luego presionar el boton Para continuar con el proceso de recepción del pedido, remítase al INSTRUCTIVO DE CONFIRMACION ENTRADA DE y realice los pasos indicados. Una vez realizado el proceso de confirmación de entrada ingrese a Sislog AL como lo indica el INSTRUCTIVO FUNCIONES BASICAS SISLOG 2012/12/13/V1 en el punto 5.2 y realice los siguientes pasos. entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio Página 27 de 32

28 4.1 Consulta de Pedido Para realizar la validación de las cantidades recibidas contra el pedido de entrada, deberá consultar el pedido de entrada, para esto ingrese en la siguiente ruta Entradas Consulta de Pedidos entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio Pantalla Consulta de Pedidos El sistema le mostrara la siguiente pantalla en donde deberá ingresar el pedido que desea consultar. 4.2 Ingrese el pedido que desea consultar y presione para ejecutar consulta entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio 4.3 Aparecerá el pedido consultado, para revisar el detalle de este, realice doble click sobre el pedido. entrada/auxiliar Página 28 de 32

29 logístico/jefe de negocio El sistema lo llevara a la siguiente pantalla en donde se mostrara de manera detallada el pedido recibido. Podrá realizar la validación de las cantidades comparando la información mostrada en las columnas C.Ped y C.Rec. 4.4 entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio 4.5 Generacion de albarán interno Al encontrarse en la ventana principal de Sislog Al, ingrese la siguiente ruta para realizar la generacion del albaran interno del pedido recibido. Entradas Generación de albarán interno. entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio Página 29 de 32

30 El sistema lo llevara a la siguiente pantalla, en donde el usuario deberá ingresar la matricula correspondiente al vehículo del cual recibió la mercancía para general el albarán interno. 4.6 Introducir la matrícula del vehículo entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio 4.7 Al introducir la matrícula del vehículo aparecerán los datos correspondientes al transportista y al pedido recibido. entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio Página 30 de 32

31 Si los datos están correctos presionar Aceptar Podrá ingresar comentarios acerca el pedido en el campo correspondiente a estos. En caso de presentar incidencias diríjase al campo correspondiente a estas, en donde se mostraran las líneas del pedido, y encontrara el campo Texto de incidencias para ingresar una descripción de lo presentado. Deberá ingresar el código de la incidencia presentada, para esto presione el botón. El sistema le mostrara una ventana con los diferentes tipos de incidencias, seleccione aquella se ajuste a la situación presentada, presione el botón OK. 4.8 entrada/auxiliar logístico/jefe de negocio El sistema lo llevara a la pantalla mostrada en el paso 4.7. Para finalizar presione el botón Aceptar, y se realizara la generación automática del Albarán. Página 31 de 32

32 5. DOCUMENTOS APLICABLES Instructivo funciones básicas Sislog APROBADO POR CARGO NOMBRE Gerente Nacional de Operaciones Jose Roman Página 32 de 32