NOTAS CRÉDITO Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 29/09/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO DIRECTAS DESDE FACTURA 11 Page 2 of 15

3 1. INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es suministrar la información necesaria para el usuario del Sistema ERP Siesa Enterprise y está enfocado en en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 15

4 3. Esta opción que ofrece el sistema ERP, muestra cómo realizar un ajuste de Nota Crédito. Se utiliza esta entrada como documento legal para la corrección o ajuste como ajuste posterior a la presentación de impuestos o la emisión de la factura errada. 3.1 DIRECTAS Se realiza el ajuste de manera directa, sin necesidad de un documento previo que se utilice como base. Para crear las Notas Crédito directas se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Notas crédito Directa. Una vez se ha ingresado, se da inicio a completar los campos en el encabezado del documento con la siguiente información: C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se diligencia el documento. Page 4 of 15

5 Tipo docto: NCN NOTA CREDITO NACIONAL Número: Consecutivo del documento. Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento. Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Page 5 of 15

6 Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Page 6 of 15

7 Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que a tenido este cliente, y su estado. Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Page 7 of 15

8 Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo (Opcional) Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido (Opcional). Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario (Opcional). Page 8 of 15

9 Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en la nota crédito durante su creación. Se da click sobre el botón Adicionar. Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem al que se realiza la devolución. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Se utilizará el mismo motivo con el que se realizó la venta, para generar el efecto contrario contablemente. Lote: El mismo utilizado en la factura de venta. Unidad de medida: Medida en que se realizó la venta dependiendo del ítem. Cantidad: La cantidad total o parcial que se vendió previamente. Causal: Razón por la que se generó la nota crédito. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento de venta. Notas: Texto breve con la descripción del documento. Se da click en Adicionar Page 9 of 15

10 En la pestaña Retención se verifican las diferentes llaves de retención utilizadas en la nota crédito que se está creando. Dentro de la pestaña CxC se indica el valor a aplicar de la nota crédito, seleccionándolo en la parte inferior sobre el botón Aplicar En el TAB Generales de la pestaña CxC se digita el unidad de negocio a la que pertenece el documento. En el TAB CxC en la pestaña CxC se adiciona el valor a aplicar. Una vez se aplique, no quedará ningún valor pendiente por emplear. Dentro de la pestaña Entidades se completarán los campos pertinentes. Y para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 10 of 15

11 3.2 DESDE FACTURA Se realiza el ajuste creando una nota crédito basada en la factura que se va a reversar teóricamente. Para crear las Notas Crédito directas se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Notas crédito Desde factura. Al ingresar a la opción mencionada se completan los campos dentro del encabezado del documento. C.O: Centro de operación que indica el lugar geográfico donde se generó el documento. Tipo docto: NCN NOTA CREDITO NACIONAL Factura: Se realiza la consulta hasta hallar la factura de venta deseada para realizar la respectiva Nota Crédito. El resto de los campos se completan automáticos al llamar el documento deseado. Page 11 of 15

12 Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Page 12 of 15

13 Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Page 13 of 15

14 Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo (Opcional) Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido (Opcional). Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario (Opcional). Page 14 of 15

15 Dentro de la pestaña Factura se marca la partida deseada para generar nota crédito. Seleccionando la posición deseada y dando click sobre el botón Marcar marcará el check ubicado en la parte izquierda. Luego de marcar la posición se da click en el botón superior despliega una ventana donde se completará a información con la que se, se allí se Posteriormente se Acepta Seguido a esto se ingresa a la opción siguientes. y se activan las pestañas En la pestaña CxC se aplica el valor que se desea realizar la nota crédito. Dando click sobre Aplicar Y para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 15 of 15