ÓRDENES DE COMPRA Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Historia Fecha Versión Descripción Autor 01/09/ DIEGO GUERRERO Aprobadores Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO DIRECTAS ORDENES DE COMPRA DESDE SOLICITUDES 9 Page 2 of 11

3 1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para documentar y plasmar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema y hace relación directa a ÓRDENES DE COMPRA en el proyecto ERP ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 11

4 3. El objetivo de esta opción dentro de Enterprise es elaborar documentos de órdenes de compra mediante los que se pactan oficialmente con el proveedor las condiciones para el suministro de mercancía. Cuando la orden de compra se puede hacer con base en solicitudes, es importante tener en cuenta la configuración en los parámetros del sistema comercial pues quedó desmarcada la opción "Marcar el ítem como cumplido al ser ordenada cualquier cantidad", esto indica que la solicitud se marcará como cumplida en el momento que se pida el total durante la elaboración de la Orden de Compra. Al consultar las solicitudes se tiene un filtro de los siguientes campos: tipo de documento, solicitante, proveedor, proyecto, bodega, por número de solicitud y por fechas de entrega. Desde la orden de compra se pueden indicar los descuentos que el proveedor otorgue, se pueden aplicar dos descuentos, y si estos tienen incidencia global, es decir, afectan a todos los ítem. La idea es que una vez termina la orden de compra se aprueba, se imprime y se envía al proveedor. 3.1 DIRECTAS El tipo de documento que se genera al realizar una orden de compra es el OCC, para acceder a este la ruta es por el módulo Comercial siguiendo la ruta Compras Órdenes de Compra Directas. Page 4 of 11

5 En el menú que se despliega se completan los datos en la cabecera del documento. C.O: Código del centro de operación donde se realizó el documento. Tipo docto: OCC. Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra. Sucursal: Sucursal del proveedor. Moneda: Moneda con la que se realizó la negociación. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. Page 5 of 11

6 En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Dentro del cuarto TAB Ordenes se consultan las órdenes de compra creadas anteriormente para ese proveedor, mostrando su estado ya sea en elaboración o aprobado. Page 6 of 11

7 Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Envíos se identifican los datos del punto de envío, donde debe llegar la mercancía luego de la compra. Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos que se incluirán en la orden de compra. Dando click sobre el botón Adicionar que se completarán los campos. se despliega una nueva ventana en la Page 7 of 11

8 Ítem: Referencia de elemento a realizar Orden de compra Bodega: Bodega a afectar con orden de compra realizada Motivo: El correspondiente a la orden de compra U. Medida: Unidad de medida con la que se mide dependiendo del ítem. Cant Ordenada: Cantidad de unidades incluidas en la orden de compra. Precio unitario: Valor por cada ítem. Seguido del botón Adicionar ingreso de ítems., para agregar un ítem más o dar por finalizado el Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción Orden de Compra y así completar los datos. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 8 of 11

9 3.2 ORDENES DE COMPRA DESDE SOLICITUDES Se aclara que para la creación de Órdenes de compra desde solicitudes, debió crearse previamente la solicitud. El tipo de documento que se genera al realizar una orden de compra es el OCC, para acceder a este la ruta es por el módulo Comercial siguiendo la ruta Compras Órdenes de Compra Desde solicitudes y órdenes planeadas. Allí se despliega un listado de filtros los cuales se diligenciarán dependiendo del documento de solicitud. Se da click en Consultar Page 9 of 11

10 Allí se despliega el listado de solicitudes pendientes por generación de Orden de Compra. Se registran los datos en los campos inferiores. Proveedor: Proveedor encargo de brindar el ítem solicitado. Sucursal: La sucursal de este proveedor. Cond. De pago: Las negociaciones pactadas en el contrato para condiciones de pago. Precio: Valor de los ítems solicitados. Seguido del botón Generar En la ventana que se extiende se registran los siguientes datos. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento. Tipo docto: OCC COMERCIAL Comprador: Usuario que genera la Orden de Compra Motivo: Dependiendo de la compra a realizar Fecha: Fecha en que se realiza el documento Notas: Texto breve que describa el documento Page 10 of 11

11 Seguido del botón Aceptar Para finalizar el documento se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 11 of 11