IMPORTACIONES Versión: 1.0

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1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/01/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR EXTERIOR ENTRADA DE LA IMPORTACIÓN SOBRECOSTO - FLETE NOTA GASTOS NACIONALES TRANSFERENCIA DE INVENTARIO FACTURA POR FLETE NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD SOBRECOSTO POR ARANCEL FACTURA PROVEEDOR POR ARANCEL ENTRADA POR COMPRA FACTURA POR SEGURO TRASLADO DE CUENTAS POR PAGAR ENTRADA DE IMPORTACIÓN NOTA CONTABLE ENTRADA DE SERVICIOS ADUANEROS FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACIÓN DEVOLUCIÓN DE IMPORTACIÓN CONSULTA PROVISIÓN VS REAL 52 Page 2 of 53

3 1. INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es suministrar la información necesaria para el usuario del Sistema ERP Siesa Enterprise y está enfocado en en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 53

4 3. El objetivo del procedimiento está en gestionar los requerimientos de compras de materias primas en el exterior y su nacionalización para cubrir las demandas de producción y ventas. 3.1 ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR EXTERIOR Se realiza la orden de compra directa, antes de la nacionalización del producto, se hace un documento OCC ingresando por el módulo Comercial compra Directa. Compras Órdenes de Una vez se haya ingresado por la ruta indicada se completan los campos en el encabezado del documento con la siguiente información. C.O: Código del centro de operación donde se realizó el documento. Tipo docto: OCC ORDEN DE COMPRA CLIENTES Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra. Sucursal: Sucursal del proveedor a realizar Moneda: Moneda con la que se realizó la negociación. Page 4 of 53

5 Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 5 of 53

6 Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Campo alfanumérico de la importación. Notas: Texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Envíos se identifican los datos del punto de envío, donde debe llegar la mercancía luego de la compra. Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos que se incluirán en la orden de compra. Dando click sobre el botón Adicionar que se completarán los campos. Ítem: Referencia de elemento a realizar Orden de compra Bodega: Bodega a afectar con orden de compra realizada Motivo: 10 Compras Importadas se despliega una nueva ventana en la Page 6 of 53

7 Cant. Ordenada: Se ingresa la cantidad solicitada a importar. Precio unitario: Registra el valor de cada kilo o unidad dependiendo la unidad de medida del ítem a importar. C. Costo: Centro de costo a afectar en la importación. Proyecto: se registra la moto nave. Seguido a esto se da click sobre el botón Adicionar Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción Orden de Compra y así completar los datos. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 7 of 53

8 3.2 ENTRADA DE LA IMPORTACIÓN Se realiza una entrada basado en la orden de compra creada previamente generando un documento EAI accediendo por el módulo Comercial devoluciones Entradas desde O.C. Compras Entradas y Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón O.C Al completar Page 8 of 53

9 Se debe confirmar el valor de la tasa para que coincida con los documentos de liquidación de importación, y no tener diferencias al final del proceso. Los datos de proveedor, sucursal y moneda llegan automáticos en el momento de digitar la orden de compra previamente creada. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 9 of 53

10 Dentro del cuarto TAB Ordenes se consultan las órdenes de compra creadas anteriormente para ese proveedor, mostrando su estado ya sea en elaboración o aprobado. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Información automática traída desde la Orden de Compra, se pueden cambiar las notas. Page 10 of 53

11 Dentro de la pestaña Orden de compra se verifican que los ítems incluidos en ésta, serán los que los elegidos para generarles la entrada de inventario. Se debe dar click en Marcar, si se tiene el lote se ingresa dando doble click sobre el ítem, de lo contrario se genera automático. Dentro de la pestaña Ítems se pueden agregar más elementos dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla y aparecen los ítems generados para la entrada. Allí se puede evidenciar el ítem agregado en el Orden de Compra y se debe ingresar a este para realizar la creación del lote, con la información de la importación. Para finalizar el documento se da click en el botón Aprobar (Ctrl + A) Se despliega una ventana a la que se debe dar click en SI Page 11 of 53

12 3.3 SOBRECOSTO - FLETE Se crea una nota de sobrecostos por el flete generado en el traslado de la mercancía. Creando un documento NSI por el módulo Comercial devoluciones Sobrecostos Por mayor valor. Compras Entradas y Al seguir la ruta se debe completar los campos con la siguiente información. C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: NSI NOTA SOBRECOSTOS Docto base: El documento base se debe ingresar la entrada que se realizó previamente. Fecha: Se digita la fecha en la que se desea quede el documento. Page 12 of 53

13 En la pestaña Generales ingresa el dato del Comprador y completa el campo de Notas con un texto. Se dirige hasta la pestaña Sobrecostos e ingresa el motivo 10 Compras Importadas que es donde cargará el ítem flete. En la parte inferior se diligencian los campos. Ítem: 2796 FLETE INTERNACIONAL Valor: Se ingresa el valor en dólares del flete. Seguido a esto se da click sobre el botón Aplicar para poder evidenciarlo en la parte superior de la ventana. Selecciona el modo de distribución Cantidad. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 13 of 53

14 3.4 NOTA GASTOS NACIONALES Se crea una nota de sobrecostos por todos los gastos los gastos nacionales generados durante el proceso de la importación. Creando un documento PIM por el módulo Comercial valor. Compras Entradas y devoluciones Sobrecostos Por mayor Una vez haya ingresado por la ruta indicada se deben completar los campos con la siguiente información: C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: PROVISION Fecha: Fecha en la que se desea registrar el documento en mención. Docto base: Se registra el número con el que quedó realizada la entrada anterior. Page 14 of 53

15 En la pestaña Generales se ingresan los datos del Comprador el documento de referencia que es el número de la importación. En Notas ingresa un texto descriptivo del movimiento a realizar. Dentro de la pestaña Sobrecostos registra uno a uno cada gasto generado durante el proceso de importaciones. Dando Aplicar tras la digitación de cada gasto, utilizando el motivo 13 Servicios de importación. E indica que el modo de distribución de estos sobrecostos será por Cantidad. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 15 of 53

16 3.5 TRANSFERENCIA DE INVENTARIO Se realiza una transferencia de inventario, trasladando de la bodega en tránsito a una bodega real. Por medio de un documento I06 por el módulo Comercial Inventarios Documentos Transferencias. Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación en que va a quedar generado el documento. Tipo docto: I06 INV TRASLADO ENTRE BODEGAS Fecha: Fecha para la realización del documento de traslado. Notas: Texto descriptivo con detalle y observaciones. Bodega salida: Se indica la bodega de la cual saldrá la materia prima. Bodega entrada: Se indica la bodega a la cual ingresará la materia prima importada. En la parte inferior derecha se da click en Adicionar para añadir lo ítems que se van a transferir de bodega. Page 16 of 53

17 Allí se despliega la ventana Movimiento que se debe diligenciar con la información a continuación reportada. Referencia: Ítem a trasladar. Extensión: Se registra la extensión del ítem en caso que lo requiera. Motivo: 06 Transf entre bodegas de Puertos Lote: Se registra el lote del ítem si ya está creado, en caso de no existir se crea dando click en el candado ubicado en la parte derecha del campo Lote. Cantidad: Se indica la cantidad dependiendo la unidad de medida de la materia que se está importando. C. Costo: Se selecciona el centro de costo en donde se cargará este traslado. Proyecto: Digita el nombre de la motonave utilizada en el proceso. Notas: En este campo escribe texto descriptivo del movimiento entre las bodegas. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 17 of 53

18 3.6 FACTURA POR FLETE Se registra la factura del proveedor por el flete generado durante la importación, creando un documento FPI por el módulo Comercial Transferencias. Inventarios Documentos Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Page 18 of 53

19 Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 19 of 53

20 Se da click en Siguiente completa la siguiente información. y se desplaza la pestaña Generales luego Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento. Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar. Seguido a esto, se da Siguiente la factura que se está generando. y se verifican las retenciones aplicadas a Page 20 of 53

21 Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.7 NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD Se realiza un documento NIC para causar la declaración de importación, documento emitido por la DIAN. Esto se hace por el módulo Financiero Documentos Documentos. Contabilidad Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos contenidos en la cabecer del documento de la nota contable. Page 21 of 53

22 C.O: Centro de operación en que se realizará la causación. Tipo docto: NIC NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD Tercero: DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES Notas: Un texto que describa el documento que se está realizando. Auxiliar: Cuenta contable auxiliar que se afectará con el movimiento de esta nota. Una vez haya digitado la cuenta contable auxiliar, aparecerá una ventana para digitar los campos obligatorios de esta cuenta. C.O: Indica el centro de operación a afectar. U.N: La unidad de negocio a la que pertenece este documento. Tercero: El tercero lo trae predeterminado dependiendo la configuración realizada en la cabecera del documento. Y la sucursal en caso que el tercero la requiero obligatoria. En la parte inferior de la ventana se ingresan los otros datos. Page 22 of 53

23 Naturaleza: Se le indica al sistema en qué manera se desea afectar esta cuenta auxiliar ingresada previamente, si de manera débito o crédito dependiendo su naturaleza. PCGA: Se ingresa el valor en el campo COP y este calculará la base gravable dependiendo del IVA. C. Costo: Completa el centro de costo el nombre de la moto nave que realizó la importación. Notas: Digita texto breve que describa el movimiento. Seguido del botón Aceptar Seguido a esto vuelve a afectar el campo Auxiliar con la contracuenta para generar la partida doble del asiento contable. Allí se vuelve a desplegar la ventana Asientos y se completan los campos. C.O: Indica el centro de operación a afectar. U.N: La unidad de negocio a la que pertenece este documento. Tercero: El tercero lo trae predeterminado dependiendo la configuración realizada en la cabecera del documento. Page 23 of 53

24 Naturaleza: Se le indica al sistema en qué manera se desea afectar esta cuenta auxiliar ingresada previamente, si de manera débito o crédito dependiendo su naturaleza. PCGA: Se ingresa el valor en el campo COP y este calculará la base gravable dependiendo del IVA. C. Costo: Completa el centro de costo el nombre de la moto nave que realizó la importación. Notas: Digita texto breve que describa el movimiento. Seguido del botón Aceptar Y se traslada a la siguiente ventana donde debe diligenciar los campos. Docto. Cruce: Se digita el BUG creado. Aplicar PCGA: Completa el valor Aplicar NIIF: Se indica el valor a aplicar. Cpto F.E: Se indica el valor a aplicar. Page 24 of 53

25 Y así se verá evidenciado en la parte superior. De esta manera queda la partida doble del documento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.8 SOBRECOSTO POR ARANCEL Se realiza una nota por sobrecostos ingresando el valor del arancel, creando un documento NSI por el módulo Comercial Transferencias. Inventarios Documentos Page 25 of 53

26 Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación al que se cargó el sobrecosto Tipo docto: NSC NOTA DE SOBRECOSTOS Fecha: Fecha con la que se desea grabar el documento. Docto base: Documento base para consultas posteriores. Proveedor: Tercero que prestó el servicio generado como sobrecosto Sucursal: Sucursal del proveedor Moneda: Código de la moneda del tercero. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. Page 26 of 53

27 En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 27 of 53

28 Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento Dentro de la pestaña Sobrecostos se selecciona el motivo por el cual se está creando el sobrecosto. En la parte inferior se ingresa el Ítem seleccionándolo del listado que se despliega a dar click sobre este botón. Y se digita el valor del sobrecosto. Seguido a esto se da click sobre el botón Generar, donde se desplegará una ventana preguntando el método de distribución que desea elegir. NOTA: Siempre se debe elegir (Método de distribución: Cantidad) Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 28 of 53

29 3.9 FACTURA PROVEEDOR POR ARANCEL Se registra la factura del proveedor por el arancel generado durante la importación, creando un documento FPI por el módulo Comercial Transferencias. Inventarios Documentos Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Page 29 of 53

30 Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 30 of 53

31 Se da click en Siguiente completa la siguiente información. y se desplaza la pestaña Generales luego Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento. Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar. Seguido a esto, se da Siguiente la factura que se está generando. y se verifican las retenciones aplicadas a Page 31 of 53

32 Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.10 ENTRADA POR COMPRA Se realiza la entrada por la compra del seguro realizando un documento EAI ingresando por el módulo Comercial siguiendo la ruta Compras Entrada y devoluciones Entradas por compra. Page 32 of 53

33 Se completan los campos indicados en la cabecera del documento, con la siguiente información. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento. Tipo docto: EAC ENTRADA ALMACEN POR COMPRAS. Fecha: Fecha en que se realiza el documento. Proveedor: Tercero a afectar con la entrada de inventario. Sucursal: Sucursal del cliente. Moneda: Moneda del documento. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida, entradas y órdenes. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra y asociada al proveedor. Docto referencia: Número de Factura del proveedor o base para generar consultas. Notas: texto breve que describa el documento. Page 33 of 53

34 Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos a los que se les realizará entrada. Dando click sobre el botón Adicionar ventana en la que se completarán los campos. Ítem: Referencia de elemento a realizar la entrada. Bodega: Bodega a afectar con la entrada realizada. Motivo: El correspondiente a la entrada. se despliega una nueva U. Medida: Unidad de medida con la que se realiza la entrada. Cant Ordenada: Cantidad según la unidad de medida incluida la entrada y recibidas reales. Precio unitario: Valor por cada ítem. Seguido del botón Adicionar, para agregar un ítem más o dar por finalizado el ingreso de ítems, se da click en Cancelar Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 34 of 53

35 3.11 FACTURA POR SEGURO Se registra la factura del proveedor por el seguro generado durante la importación, creando un documento FPI por el módulo Comercial Transferencias. Inventarios Documentos Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Page 35 of 53

36 Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Se da click en Siguiente completa la siguiente información. y se desplaza la pestaña Generales luego Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento. Page 36 of 53

37 Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar. Seguido a esto, se da Siguiente la factura que se está generando. y se verifican las retenciones aplicadas a Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 37 of 53

38 3.12 TRASLADO DE CUENTAS POR PAGAR Este escenario se presenta al evidenciar que en la factura queda la cuenta por pagar, el intermediario Santiago Vélez, se realiza una nota de ajuste reclasificando la cuenta por pagar. Para ingresar a esta función se debe seguir la ruta dentro del módulo Financiero : Cuentas x pagar Notas Reclasificación de cuentas por pagar. Creando un documento NCP. Diligencia los campos necesarios ubicados en la parte inferior, para realizar la consulta y halla el documento deseado. Page 38 of 53

39 Se completan los campos de la ventana Generar traslado CxP En el campo Docto cruce, indica el número de la póliza que va a cancelar ENTRADA DE IMPORTACIÓN Se realiza una entrada basado en la orden de compra creada previamente generando un documento EAI accediendo por el módulo Comercial devoluciones Entradas desde O.C. Compras Entradas y Page 39 of 53

40 Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón O.C En la pestaña Ítem ingresa el movimiento del ítem a afectar, dando click sobre el botón Adicionar. Referencia: El ítem a afectar con el movimiento de la entrada. Bodega: Bodega donde ingresará este ítem. Motivo: 13 Servicios de importación. Se indica el precio unitario de este servicio, y seguido el botón Adicionar. Page 40 of 53

41 Registra todos los servicios de esta importación de la misma manera, y al finalizar e evidenciará de la siguiente forma. Y aprueba el documento, para finalizar NOTA CONTABLE Se realiza una nota de contabilidad Se realiza un documento NIC para causar la declaración de importación, documento emitido por la DIAN. Esto se hace por el módulo Financiero Documentos Documentos. Contabilidad Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos contenidos en la cabecer del documento de la nota contable. C.O: Centro de operación en que se realizará la causación. Tipo docto: NIC NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD Tercero: DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES Notas: Un texto que describa el documento que se está realizando. Auxiliar: Cuenta contable auxiliar que se afectará con el movimiento de esta nota. Page 41 of 53

42 Una vez haya digitado la cuenta contable auxiliar, aparecerá una ventana para digitar los campos obligatorios de esta cuenta. C.O: Indica el centro de operación a afectar. U.N: La unidad de negocio a la que pertenece este documento. Tercero: El tercero lo trae predeterminado dependiendo la configuración realizada en la cabecera del documento. Y la sucursal en caso que el tercero la requiero obligatoria. En la parte inferior de la ventana se ingresan los otros datos. Naturaleza: Se le indica al sistema en qué manera se desea afectar esta cuenta auxiliar ingresada previamente, si de manera débito o crédito dependiendo su naturaleza. Page 42 of 53

43 PCGA: Se ingresa el valor en el campo COP y este calculará la base gravable dependiendo del IVA. C. Costo: Completa el centro de costo el nombre de la moto nave que realizó la importación. Notas: Digita texto breve que describa el movimiento. Seguido del botón Aceptar Seguido a esto vuelve a afectar el campo Auxiliar con la contracuenta para generar la partida doble del asiento contable. Allí se vuelve a desplegar la ventana Asientos y se completan los campos. C.O: Indica el centro de operación a afectar. U.N: La unidad de negocio a la que pertenece este documento. Tercero: El tercero lo trae predeterminado dependiendo la configuración realizada en la cabecera del documento. Naturaleza: Se le indica al sistema en qué manera se desea afectar esta cuenta auxiliar ingresada previamente, si de manera débito o crédito dependiendo su naturaleza. Page 43 of 53

44 PCGA: Se ingresa el valor en el campo COP y este calculará la base gravable dependiendo del IVA. C. Costo: Completa el centro de costo el nombre de la moto nave que realizó la importación. Notas: Digita texto breve que describa el movimiento. Seguido del botón Aceptar Y se traslada a la siguiente ventana donde debe diligenciar los campos. Docto. Cruce: Se digita el BUG creado. Aplicar PCGA: Completa el valor Aplicar NIIF: Se indica el valor a aplicar. Cpto F.E: Se indica el valor a aplicar. Page 44 of 53

45 De esta manera queda la partida doble del documento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.15 ENTRADA DE SERVICIOS ADUANEROS Se realiza un documento EAI de entrada de importaciones por todos los servicios aduaneros generados durante el proceso de importación de la materia prima. Ingresando por el módulo Comercial devoluciones Entradas por compra. siguiendo la ruta Compras Entrada y Se completan los campos indicados en la cabecera del documento, con la siguiente información. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento. Tipo docto: EAC ENTRADA ALMACEN POR COMPRAS. Fecha: Fecha en que se realiza el documento. Proveedor: Tercero a afectar con la entrada de inventario. Page 45 of 53

46 Sucursal: Sucursal del cliente. Moneda: Moneda del documento. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida, entradas y órdenes. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra y asociada al proveedor. Docto referencia: Número de Factura del proveedor o base para generar consultas. Notas: texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos a los que se les realizará entrada. Dando click sobre el botón Adicionar se despliega una nueva ventana en la que se completarán los campos. Page 46 of 53

47 Ítem: Referencia de elemento a realizar la entrada. Bodega: Bodega a afectar con la entrada realizada. Motivo: El correspondiente a la entrada. U. Medida: Unidad de medida con la que se realiza la entrada. Cant Ordenada: Cantidad según la unidad de medida incluida la entrada y recibidas reales. Precio unitario: Valor por cada ítem. Seguido del botón Adicionar, para agregar un ítem más o dar por finalizado el ingreso de ítems, se da click en Cancelar Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 47 of 53

48 3.16 FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACIÓN Se genera factura por los servicios de importación, creando documento FPI por el módulo Comercial Inventarios Documentos Transferencias. Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Page 48 of 53

49 Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical. En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor como el cupo asignado, la cartera vencida. En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Se da click en Siguiente completa la siguiente información. y se desplaza la pestaña Generales luego Comprador: Persona que realiza el documento. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Docto referencia: Número de Factura del proveedor. Notas: texto breve que describa el documento. Page 49 of 53

50 Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 3.17 DEVOLUCIÓN DE IMPORTACIÓN Se realiza un documento DIM por el módulo Comercial devoluciones Devoluciones Directas. Compras Entradas y Al seguir la ruta debe completar los campos que le indican en el encabezado del documento. Page 50 of 53

51 C.O: Centro de operación en donde quedará generado el documento. Tipo docto: DIM DEVOLUCIONES Proveedor: PROVISIÓN. Sucursal: PROVISIÓN. Moneda: Código de la moneda a generar el documento. En la pestaña Generales completa los campos indicados. En la pestaña Ítems se completan los campos luego de dar click en el botón Adicionar. Page 51 of 53

52 Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 3.18 CONSULTA PROVISIÓN VS REAL Se realiza una consulta por el módulo Comercial devoluciones Devoluciones Directas. Compras Entradas y Page 52 of 53

53 Se completan los filtros pertinentes para evidenciar que la entidad dinámica Real cruza y queda en cero versus la Provisión. Page 53 of 53