ÓRDENES DE PAGO Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/10/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Page 2 of 8

3 1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a ÓRDENES DE PAGO en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 8

4 3. La orden de pago es un documento intermedio, cuyo propósito es implementar controles de aprobación en departamentos de auditoria, tesorería o presupuesto, como requisito obligatorio para poder emitir finalmente un comprobante de egreso con su correspondiente cheque. El punto de partida de este proceso se tuvo cuando en la opción de programación de pagos, se preseleccionaron las cuentas por pagar a la cuales se les abrió una orden de pago. Para contabilizar el extracto se debe seguir la ruta al interior del módulo Financiero Cuentas x pagar Órdenes de pago. Una vez se haya ingresado siguiendo la ruta indicada, se completan los campos de los filtros hasta ubicar los documentos que se quieren relacionar en la orden de pago. Page 4 of 8

5 Moneda: Código de la moneda en la que se encuentran los documentos a relacionar. Estado: Se utiliza para seleccionar las órdenes de pago de acuerdo a un estado en particular Proveedor: Se utiliza para seleccionar un proveedor en particular. Si se deja en blanco se asumen todos los que tienen orden de pago. Sucursal: Se utiliza para seleccionar una sucursal de un proveedor en particular. C.O: Centro de operación se presenta para indicar la orden de pago a uno específico. Tipo docto: Se utiliza para seleccionar un número de programación en particular, a fin de presentar solamente las órdenes programadas o generadas bajo tal número. Usuario: Se utiliza para presentar las órdenes de pago generadas por un usuario en particular Firma: Se utiliza para presentar las órdenes de pago aprobadas por una firma en particular. Banco: Se consulta el listado de los bancos si la orden de va a crear para alguno especifico. Al completar los filtros que se requieren para generar la consulta deseada, se da click sobre el botón Limpiar Page 5 of 8

6 En la parte superior se evidencia el resultado de la consulta luego de los filtros. Se seleccionan los recuadros de la parte izquierda para los documentos que se contemplaron para realizar el comprobante de egreso de manera directa. Luego de definir lo documentos se da click sobre Generar documento de egreso Allí se despliega una ventana con campos vacíos que requieren estar diligenciados con la información equivalente que se indicará a continuación. Generar: En este campo se indica la forma de pago para estos documentos. C.O: Corresponde al centro de operación en el cual se desea registrar los comprobantes a generar. Documento: PEL PAGOS ELECTRONICOS. Fecha: Corresponde a la fecha de los documentos a generar. Cta. Corriente: Se debe seleccionar aquí la cuenta corriente de la cual se desea hacer el pago. Notas: Texto que describa brevemente el documento en generación. Generar un pago electrónico por: En este campo se muestra como desea la creación de los comprobantes, ya sea uno por cada Orden de pago, o uno para todos los documentos seleccionados o un comprobante de egreso por cada tercero, esto lo define el creador del pago. Page 6 of 8

7 Luego de tener la ventana emergente se da click sobre la opción Aceptar Seguido a la aceptación de los datos, aparece otra venta de netamente de confirmación que enseña los documentos que se crearon para esta orden de pago. Page 7 of 8

8 Se acepta la ventana informativa y automáticamente el sistema pregunta bajo que formato desea realizar la impresión de dicho pago, y por cuál impresora se quiere esta y el número de copias. Page 8 of 8