CONCEPTOS Y MOTIVOS Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 10/09/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO CONSULTA Y MODIFICACIÓN CREACIÓN MOTIVOS 6 Page 2 of 7

3 1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a CONCEPTOS Y MOTIVOS en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 7

4 CONSULTA Y MODIFICACIÓN Estos son tablas especialmente diseñadas para identificar y clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones en el sistema. Sobre estos se definen las equivalencias contrapartidas de las cuentas de inventarios sobre las que se van a deducir las cuentas asociadas a la contabilización de cada elemento del costo (materiales, mano de obra, costos indirectos de fabricación) en cada tipo de transacción. Dentro de este esquema, el "motivo" se encarga de almacenar la contrapartida contable que corresponde al concepto informado. Los conceptos son automáticos y no permiten ser modificados o adicionados, en cambio, los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar cada una de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar bajo un mismo concepto. Se utilizan para configurar las cuentas contables, dependiendo la acción que se necesite. A los conceptos que se les debe crear los motivos son: entradas de inventarios, salidas de inventarios, ajuste físico de inventarios, transferencias en tránsito, transferencias, ensambles, desensambles, proceso, ajuste conteo físico y saldos iniciales. Para ingresar a esta función se debe seguir la ruta dentro del módulo Comercial : Cuentas x pagar Notas Reclasificación de cuentas por pagar. Creando un documento NCP. Page 4 of 7

5 Al ingresar a esta opción se despliegan los conceptos predefinidos para Italcol S.A. son los siguientes: 0601: Entrada a inventario 0602: Salida de inventario 0603: Ajuste a inventario 0604: Ajuste físico inventario 0605: Transferencia en tránsito 0607: Transferencia 0608 Ensamble 0609: Desensamble 0610: Proceso 0611: Ajuste conteo cíclico 0612: VNR 0699: Saldos iniciales Al ingresar a cada concepto se despliega el listado de motivos ligados a este, los cuales serán modificables solamente dando doble click sobre el motivo elegido. Page 5 of 7

6 3.2 CREACIÓN MOTIVOS Para realizar la creación de motivos se ingresa al concepto relacionado a este motivo y se da click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior. Donde se despliega un menú con campos a diligenciar con la siguiente información. Concepto: Código de concepto elegido que se tomará como base para asociar el motivo a crear. Motivo: Código consecutivo del motivo definido por el usuario. Activo: Se activa este recuadro si se desea utilizar el motivo Descripción: Texto breve que describa el motivo. En el cuerpo de la ventana, en la pestaña Generales se completan los campos: Naturaleza: Indicador de naturaleza del motivo de entrada o salida, y viene predeterminado dependiendo del concepto que se está utilizando. Sólo cantidad (Obsequios): Este check en el módulo de inventarios se encuentra deshabilitado, ya que es de uso exclusivo de los motivos asociados en los conceptos de ventas. Sólo valor: Este check en el módulo de inventarios se encuentra deshabilitado, ya que es de uso exclusivo de los motivos asociados en los conceptos de ventas. Afecta consumo promedio: Este check que se pueden habilitar o deshabilitar en cualquier momento, y permite realizar los cálculos de consumo promedio diario en los procesos de determinación de nivel mínimo, nivel máximo y punto de pedido. Captura causales: Este check es exclusivo del concepto de devoluciones de ventas, y los valores específicos están asociados al maestro al maestro de causales. Page 6 of 7

7 Control de calidad: Se habilita el check en caso que este motivo creado se desee incluir en el módulo de Control de calidad, en este caso no aplica para Italcol S.A. Exige proyecto: Este check es para obligar a que cada transacción que se realice con este motivo se asocie con un proyecto, previamente definido en la opción de maestros de comercial. Exige centro de costo: Este indicador tiene dos alternativas para su configuración contable: Depende del auxiliar contable y sí. En el primer caso, si la cuenta contable está parametrizada con manejo de centros de costos lo exigirá al hacer una transacción con este motivo; y la segundo caso, es que independientemente de la parametrización de la cuenta contable siempre obligará a que se digite el centro de costos. Y seguido del botón Aplicar Page 7 of 7