MANUAL ERP- AX CG_09_Asignaciones Contables

Transcripción

1 MANUAL ERP- AX CG_09_Asignaciones Contables

2 Contenido Introducción... 3 Descripción... 3 Mapa del Macro Proceso Contabilidad... 4 Mapa Sub Proceso Asignaciones Contables... 5 Tipos de roles... 6 Pre-Requisitos... 6 Pasos a seguir... 7 Parte 1. Crear una Regla de Asignación Contable... 7 Parte 2. Crear Diario de Asignaciones Contables Parte 3. Consulta Diario de Asignaciones Contables Glosario de Términos

3 Introducción Descripción Génesis, proyecto de implementación de un ERP CRM para el Grupo Gtd, va a soportar los procesos de negocios asociados a las áreas de: o Recursos Humanos o Finanzas o Adquisición y Logística o Proyectos o BI Más un conjunto de funcionalidades de CRM que permitan dar una respuesta rápida a las necesidades del cliente en las siguientes áreas: o Área Comercial o Área de Atención a Clientes Éste nos permitirá contar con información oportuna y unificada, mejorando la experiencia del cliente, teniendo un mayor soporte para el crecimiento de los negocios y así poder potenciar nuestra gestión. Es una solución fácil y amigable lo que nos proporcionará valor de forma más rápida, sacar mejor partido de las oportunidades de negocio, y propiciar la participación de los usuarios y la innovación en toda la organización. 3

4 Mapa del Macro Proceso Contabilidad CONTABILIDAD AX Configuración y mantención Transacciones Cierres contables 01 Crear/modificar Dimensiones financieras 05 Mantener tipos de cambio 08 Acumulaciones contables 11 Ajustes contables 12 Conciliación bancaria - Manual 15 Corrección Monetaria Tributaria de Existencias 18 Cierre fin de mes 02 Crear/modificar cuentas contables 06 Crear/Actualizar perfil de contabilización Cliente 09 Asignaciones contables 13 Conciliación bancaria - Automática 16 Consolidación - proceso eliminación 19 Cierre de fin de año 03 Configurar informes financieros 07 Crear/Actualizar perfil de contabilización Proveedor 10 Transacciones Intercompañía 14 Revaluar Monedas 17 Consolidación Importación/ exportación de datos 04 Mantener Plan de cuentas 4

5 Mapa Sub Proceso Asignaciones Contables 5

6 Tipos de roles Contable > Persona encargada de documentar y registrar los eventos de contabilidad y responder a las consultas contables Pre-Requisitos - Debe encontrarse creado el diario de tipo Asignación - Debe contarse con asientos contables previamente registrados en contabilidad a la (s)cuenta (s) en las cuales se efectuará la asignación. 6

7 Pasos a seguir Las reglas de asignación contable permiten la distribución, planificación y control de los gastos de la organización. Para una entidad jurídica siempre será de gran importancia la correcta gestión de los registros contables, de esto se encarga el contable de cada entidad. Dynamics AX 2012, presenta una herramienta contable denominada Regla de asignación contable, que permite redistribuir los saldos de una cuenta específica o dimensión financiera de manera automática a diferentes cuentas contables en el momento de generar el registro. A continuación, se detalla el proceso de creación y aplicación de la funcionalidad. Parte 1. Crear una Regla de Asignación Contable Ingresar por la ruta Contabilidad General -> Configurar -> Registro -> Reglas de asignación de contabilidad. Este formulario cuenta con tres pestañas, a saber: 1. La pestaña Visión General cuenta con los siguientes campos: 7

8 Regla: Id. único para la regla de asignación Descripción: permite detallar el código creado en el campo Regla Fecha de vigencia: fecha inicial de aplicación de la regla Fecha de vencimiento: fecha de vencimiento para la aplicación de la regla de asignación- Activo: se marca este check para indicar que la regla de asignación esta activa y disponible para el procesamiento. 2. La pestaña General cuenta con los siguientes campos: Grupo Identificación Campo Regla: heredado de la pestaña visión general Campo Descripción: heredado de la pestaña visión general. Grupo Administración 8

9 Campo Fecha de vigencia: heredado de la pestaña visión general Campo Fecha de vencimiento: heredado de la pestaña visión general Campo Activo: heredado de la pestaña visión general Campo Fecha de la última ejecución: campo diligenciado por el sistema para indicar la última fecha en que se ejecutó un proceso de Asignación contable. Este campo no es editable. Grupo Empresas vinculadas Campo Regla de empresas vinculadas: permite usar la regla para procesar asignaciones entre varias entidades jurídicas. Grupo método de asignación El campo método de asignación cuenta con las opciones: Base: Se distribuye en función de un dato o registro contable. Debe encontrarse previamente definido Porcentaje fijo: Se distribuye el mismo porcentaje en los diferentes procesos Peso Fijo: Se define el monto a distribuir. Distribuir el importe del documento de origen uniformemente: Las distribuciones de los montos son diferentes. Grupo Origen Campo Origen de datos: las opciones disponibles son contabilidad y valor fijo Campo Valor fijo: el campo se habilita cuando ha seleccionado la opción Valor Fijo en el campo Origen de datos. Campo Operación matemática: Si selecciona Contabilidad en el campo Origen de datos, puede seleccionar una operación matemática para procesar en el valor de origen. Campo Importe: Escriba un importe si selecciona Multiplicar o Dividir en el campo operación matemática Campo Código de intervalo de fechas: permite determinar los períodos fiscales para el origen de la regla de asignación. Grupo configuración del diario Campo Nombre del diario: Seleccione el nombre del diario de asignaciones previamente configurado 9

10 Grupo destino Si ha seleccionado Distribuir el importe del documento de origen uniformemente como método de asignación, puede seleccionar el uso de la cuenta de destino de origen y la dimensión, una cuenta de destino especificada por el usuario y la dimensión, o bien una combinación. 3. La pestaña Contrapartida permite seleccionar cuentas de compensación y dimensiones para compensar las líneas de distribución de destino. Este formulario cuenta con los siguientes campos: Campo Cuenta de contrapartida desde: o o Si selecciona Especificado por el usuario, elija una cuenta de contrapartida para usar en lugar de la cuenta de origen. Si selecciona Origen, durante el proceso de asignación se usa la cuenta correspondiente definida en el origen. Campo Dimensión de contrapartida desde: o o Si selecciona Origen en el campo Dimensión de contrapartida desde, la dimensión respectiva que se define al hacer clic en Origen se usa durante el proceso de asignación. Si ha seleccionado Especificado por el usuario, elija una dimensión para usar en lugar de la dimensión de origen. 10

11 Adicionalmente el formulario cuenta con los siguientes botones: 1. Botón Origen Permite definir la información de origen de la regla de asignación Haga clic en Nuevo para crear una línea nueva de origen. Seleccione para realizar la asignación desde una cuenta o desde una combinación de cuenta y dimensión. Si ha seleccionado Dimensión financiera en el campo Configuración del campo, seleccione una dimensión financiera. Especifique la información de la cuenta o de los criterios de origen de la dimensión desde donde se realizará la asignación de datos. 11

12 2. Botón Destino Permite definir la información de destino de la regla de asignación 1. Según el método de asignación que se ha seleccionado en el formulario Regla de asignación de contabilidad, especifique o seleccione la información siguiente. o Si el método de asignación es Base, seleccione el Id. de base que se debe asociar a la línea de destino. o Si el método de asignación es Peso fijo, especifique la ponderación fija que se debe asignar a cada línea de destino. o Si el método de asignación es Porcentaje fijo, especifique el porcentaje fijo que se debe asignar a cada línea de destino. 2. Si se trata de una regla de empresas vinculadas, seleccione la entidad jurídica a la que se debe realizar la asignación. 3. Seleccione la cuenta a la que desea asignar. 4. Seleccione una dimensión financiera a la que desea realizar la asignación. 12

13 Parte 2. Crear Diario de Asignaciones Contables 1. Ingrese por la ruta Contabilidad general -> Periódico -> Solicitud de asignación de proceso. Se genera el siguiente formulario. 2. Seleccione una regla de asignación, previamente configurada según los parámetros descritos en la Parte En el campo Fecha inicial, seleccione la fecha antes de la cual desea incluir los importes contables para su asignación. 4. En el campo Fecha de registro de contabilidad general, seleccione la fecha en la que se registrará el diario de asignaciones en la contabilidad general. 5. En el campo Origen cero, seleccione la acción que se debe realizar si se genera un importe de origen cero durante el proceso de asignación. o Proceso: crea distribuciones de destino, cuando proceda. 13

14 o Detener: muestra un mensaje de error para indicar que se ha seleccionado un importe de origen cero y se detiene el proceso de asignación. 6. En el campo Opciones de propuesta, seleccione que desea visualizar los detalles del diario o registrar los resultados de la asignación en la contabilidad general. 7. En el campo Código de motivo, puede seleccionar un código para indicar el motivo de la asignación. 8. Posteriormente oprima el botón Aceptar para crear el diario de asignaciones. Parte 3. Consulta Diario de Asignaciones Contables Previo a la validación del diario de asignaciones creado, se identifica la transacción registrada en la cuenta de origen requerida. Para el ejemplo se evidencia una transacción por $ relacionada con la cuenta Publicaciones. Luego se efectúa la validación y consulta del diario de asignaciones. 1. Para consultar el diario de asignaciones creado se debe ingresar por la ruta Contabilidad general -> Diarios -> Asignación. Teniendo en cuenta que en la ejecución del proceso se indicó que el diario se creaba como propuesta, se debe identificar el diario de asignación efectuado, ingresar por el botón Líneas para proceder a efectuar su validación y registro. 14

15 2. Al ingresar a las líneas del diario se evidencia que se efectúa la distribución de la transacción registrada de $ , a los tres centros de costos previamente configurados y de acuerdo a los porcentajes previamente establecidos. Se efectúa la validación del diario, oprimiendo el botón Validar 3. En el caso en que la validación del diario por el sistema y el usuario sea satisfactoria, se procede a efectuar le registro del diario. 15

16 Glosario de Términos Dimensiones financieras: Son clasificadores que se utilizan principalmente para los informes financieros. Se definen para analizar y clasificar transacciones financieras y proporcionan una descripción más detallada de las transacciones. Diario de asignaciones: tipo de diario contable que permite visualizar el resultado de la ejecución del proceso de asignaciones 16