FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS Versión: 1.0

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1 FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 12/08/ FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS DIEGO GUERRERO 14/12/ FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR 25/08/2015 JAVIER CIFUENTES CONSULTOR 25/08/2015

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO 3 3. FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS FACTURAS DIRECTAS POR SERVICIOS GENERAR FACTURA DE SERVICIO DESDE ORDEN DE COMPRA GENERAR FACTURA DESDE REGISTROS FIJOS 10 Page 2 of 11

3 1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a FACTURAS DE COMPRA - SERVICIOS en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 11

4 3. FACTURAS DE COMPRA SERVICIOS 3.1 FACTURAS DIRECTAS POR SERVICIOS El objetivo de esta opción es permitir la imputación directa en la contabilidad de la cuenta por pagar originadas en las facturas de compras recibidas de los proveedores. Se creará el documento FPF siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Compra Servicios Facturas Directa. Se completan los datos en la cabecera del documento, indicando el centro de operaciones origen del documento, tipo de documento que para este caso es FPF y proveedor del servicio. Dentro de la pestaña Generales se registran las condiciones de pago dependiendo del contrato y la creación del tercero, aunque es un campo totalmente modificable por el usuario. Page 4 of 11

5 Recordemos que el campo de Notas, es obligatorio, de lo contrario tendremos inconvenientes a la hora de grabar este documento. Se da clic en Siguiente ubicado en la parte inferior de la pantalla. Dentro de la pestaña Servicios se pica en el botón servicio ubicado más abajo, para que se despliegue la lista con todos los servicios creados posibles de recibir factura. Se recuerda que todos estos servicios se crearon con un código que inicia por CS = Compra de Servicios. Servicios Motivos Page 5 of 11

6 Luego de desplegarse la ventana Servicio dentro de la pestaña Liquidación se define el valor del servicio y en caso de existir descuentos por algún concepto, se digitan dentro de estos campos de descuento. En el cuerpo de la ventana se definen los datos de centro costo, tercero y CO salen predeterminados. Seguido a esto se da clic en el botón Adicionar la ventana. ubicado en la parte inferior de Se da click en Siguiente y se ubica en la pestaña Retenciones donde podrán validar todas las retenciones aplicadas para dicha causación, que para el caso práctico del ejemplo no aplica retención. Pero se puede adicionar una retención manual en caso que se requiera en el botón Adicionar Page 6 of 11

7 Se da click en Siguiente y llega hasta la ventana CxP donde se validarán los valores del servicio más impuesto menos retenciones. En la parte inferior de la ventana se aplica el valor luego de su validación. Posteriormente en el TAB Generales se indica la unidad de negocio a la que irá se cargará el valor del servicio. Con su respectivo concepto de Flujo de efectivo. Esto se verá reflejado en el TAB CxP señalando su información. En el posible escenario que exista una cuenta por cobrar pendiente por cruzar o un anticipo se debe ingresar al TAB Anticipos/CxC allí aparecerán estos valores pendientes de cruce. Y se dará click en Adicionar. Allí se desplaza al menú de Entidades donde no se necesita diligenciar nada, pues no aplica para la compañía de Itálico S.A. Para finalizar el documento se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 7 of 11

8 3.2 GENERAR FACTURA DE SERVICIO DESDE ORDEN DE COMPRA Con base en las órdenes de compra de servicios, se tiene esta opción cuyo objetivo es causar el gasto o la compra del bien, los impuestos, las retenciones, la cuenta por pagar y se reversa automáticamente las cuentas de orden. Este proceso genera un documento FPF para esto se debe seguir la ruta dentro del módulo Financiero compra. : Compra Servicios Facturas Generar desde orden de Se registran los datos en la cabecera del documento, indicando el proveedor para que éste llame las Órdenes de Compra pendientes por facturar. Dentro de la pestaña Generales se relacionan las condiciones de pago y se registra el número de factura del proveedor a modo consulta posterior. Page 8 of 11

9 Se da clic en el botón Siguiente. En la pestaña Órdenes muestra todas las órdenes de compra ya creadas a ese tercero que aún no se han cruzado con alguna factura. Se selecciona la orden de Compra a facturar. Se selecciona en la parte izquierda, picando sobre la posición hasta que salga el chek. Se da clic en el botón Generar ubicado en la parte inferior derecha. Se da clic en el botón Siguiente. Se despliega la pestaña Retención en la que se verificarán los conceptos de retención que se están aplicando a esta factura de compra Se da clic en el botón Siguiente. Page 9 of 11

10 Se despliega la pestaña CxP donde se asignarán los descuentos por pronto pago en caso que procedan al documento en creación. Se da clic en Aplicar En la parte inferior detalla los totales de los impuestos, las retenciones. Para finalizar el documento se da clic sobre el botón Aplicar la barra de herramientas en la parte de arriba del documento, que está ubicado en 3.3 GENERAR FACTURA DESDE REGISTROS FIJOS El proceso de generación es automático y solamente requiere de la verificación y demarcación de las órdenes o registros que no se desee emitir. El sistema por defecto marca todos los registros fijos consignados para generar tantas órdenes como documentos se tengan, sin embargo, el usuario puede inactivar o seleccionar los que desee para generar órdenes solamente de estos. Una vez seleccionados se procede al proceso de generación, en cuyo caso se debe informar el tipo de documento a generar. Page 10 of 11

11 Este proceso genera un documento FPF para esto se debe seguir la ruta dentro del módulo Financiero fijos. : Compra Servicios Facturas Generar desde registros Realiza la consulta indicando los filtros que desea para ser más específico, seguido del botón Filtrar. Allí se muestran todos los registros fijos que aplican al filtro proporcionado, se selecciona el registro que se desea, y click en el botón Generar ubicado en la parte superior de la pantalla. Se debe dejar en estado En elaboración para ir a editarla o consultarla y agregar la información del proveedor; N factura, fecha, detalle del servicio. Page 11 of 11