PRODUCCIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 PRODUCCIÓN DE PROYECTOS Cuando los clientes actuales o potenciales solicitan a la Empresa una Oferta o Presupuesto, relacionada con un Proyecto a realizar donde intervienen proveedores de servicios y/o materiales, el Sistema ERP TRÉBOL/EVENTOS, permite al usuario de Producción de Proyectos, realizar lo siguiente: Calcular el Coste de cada uno de los Servicios solicitados por el cliente e incluidos en el Proyecto. Calcular el Precio Cliente de cada Servicio, aplicando a los Costes calculados, el Margen de beneficio deseado. Asignación a cada Servicio de la Oferta/Presupuesto del Proyecto, tanto el Coste calculado como el Precio Cliente. Listado y envío a los proveedores vía y en formato PDF, de las Órdenes de Pedido relacionadas con la producción de los proyectos. También, el Sistema permite realizar Órdenes de Pedido de compra de materiales a los proveedores, sin estar vinculadas necesariamente con algún Proyecto. El procedimiento estándar y recomendado de trabajo con la Producción de los Proyectos, es el siguiente: A. El cliente o empresa potencial, solicita a la Empresa, una Oferta/Presupuesto relacionada con un Proyecto a realizar. B. El usuario CRM, crea inicialmente la Oferta/Presupuesto sin valorar, detallando el alcance de los Servicios solicitados por el cliente.

2 C. El usuario de Producción de Proyectos, utilizando esta opción de trabajo realizará lo siguiente: a. Estudio del contenido del Alcance de los Servicios a realizar. b. Selección de los proveedores que participarán en el Proyecto. c. Creación de una Orden de producción por cada proveedor que intervenga en el Proyecto, importando desde la Oferta, los Servicios solicitados por el cliente y que serán realizados por el proveedor. Utilizando la función IMPORTAR OFERTA, el Sistema presenta al usuario de Producción, una Lista de los Servicios de la Oferta pendientes de asignar a la Producción de Proyectos. El usuario seleccionará los Servicios que procedan, marcando las casillas correspondientes y el Sistema los incluirá en la Producción del Proyecto del proveedor seleccionado.

3 Ejemplo de Servicios incluidos en una Oferta para ser Importados por los Proyectos de Producción según el proveedor seleccionado: Ejemplo de Producción de un Proyecto con los Servicios importados, pendiente de asignación de Costes a través de la Función EDITAR.

4 d. El usuario de producción asignará los Costes a cada uno de los servicios del Proyecto, mediante las siguientes opciones habilitadas en la Función EDITAR. : i. Aceptando el coste Tarifa que tenga el Material o Servicio. ii. Seleccionando Precios Históricos iii. Seleccionando Materiales Auxiliares iv. Manualmente, asignando el coste calculado que proceda El Sistema calcula el Precio Cliente en función del Coste y el Margen indicado y calcula el Margen, en función del Precio de Coste y del Precio Cliente indicado manualmente. e. Traspaso de los Costes calculados y del Precio Cliente por cada Servicio, a la Oferta/Presupuesto, en el momento de cambiar el estado del Proyecto a FINALIZADO. D. El usuario CRM envía la Oferta al cliente para su Aceptación. E. Cuando la Oferta es Aceptada por el cliente, el usuario de Producción de Proyectos, envía las Órdenes de Pedido a los proveedores participantes en el Proyecto.

5 Al iniciar la tarea Producción de Proyectos, el Sistema carga la Lista de todos los Proyectos del año actual en Estado En Producción. El usuario de producción puede opcionalmente, seleccionar los proyectos correspondientes a los siguientes criterios: Estado de las Órdenes de Producción Proveedor Cliente Oferta / Presupuesto En esta pantalla de trabajo, están habilitadas las siguientes Funciones: Aceptar Esta función deberá ser utilizada para cargar la Lista después de indicar las variables de selección que procedan. Imprimir Orden de Pedido Esta función permite imprimir y crear en archivo PDF la Orden de Pedido seleccionada en la Lista. Enviar Orden de Pedido Esta función permite enviar a los proveedores por correo electrónico, las Órdenes de Pedido que procedan. Añadir Esta función permite crear una nueva Producción en la Base de Datos. Editar Esta función permite consultar y/o modificar una Producción existente en la Base de Datos.

6 Suprimir Esta función permite Anular una Producción existente en la Base de Datos. Cancelar Esta función permite Salir de la tarea de Producción de Proyectos. Para crear una Producción, el Sistema presentará la siguiente pantalla: En esta pantalla, el usuario dispone de 3 Fichas de datos: Ficha Descripción del Proyecto En esta ficha se indicará la siguiente información: Proyecto número Este dato lo asigna el Sistema de forma automática. Fecha Por defecto, el Sistema asigna la fecha del día. Estado Por defecto, el Sistema asigna el estado En Producción Empresa CRM Se indicará el cliente o empresa destinaria del proyecto. Oferta Dato opcional. Se indicará la oferta del proyecto del cliente. Cuando se trate de una Orden de Pedido de Compra de Materiales, no se indicará este dato. Proveedor Se indicará el proveedor que interviene en el proyecto. Contacto Se indicará la Persona de contacto del proveedor, teléfonos y .

7 Nombre Se indicará el nombre del Proyecto. Periodo inicio Se indicará la fecha inicial del proyecto. Periodo final Se indicará la fecha final del proyecto. % Margen General Dato opcional. Se indicará el % de Margen que se aplicará sobre todos los precios de coste. A. Descripción Dato opcional. Se indicará una información descriptiva del proyecto. Ficha Observaciones y Pago Inicialmente en esta ficha, el Sistema carga las observaciones generales y la forma de pago que la Empresa tenga indicado en la Base de Datos de la Empresa. El usuario puede realizar los cambios que procedan, afectando únicamente al proyecto que está creando.

8 Ficha Detalle En esta ficha, el Sistema visualiza las Líneas ya existentes en el Proyecto y correspondientes a los Servicios que realizará el proveedor y/o Materiales necesarios. En esta ficha existen 2 opciones de trabajo: A. Importar Oferta B. Entrada Manual del Concepto.

9 A. Importar Oferta Esta función (recomendada) estará habilitada cuando se haya indicado Oferta en la Ficha de Descripción anteriormente descrita. Permite trabajar de la siguiente forma: El Sistema presenta una Lista de las Líneas de la Oferta creada para el cliente. El usuario de producción seleccionará el Servicio de la Oferta que el proveedor vaya a realizar. El Sistema situará en el área de datos Manuales, los datos de la línea seleccionada y los tratará conforme a lo indicado a continuación.

10 Función EDITAR: Esta función permite editar los datos de cada concepto, asignar el Coste, el Margen que se aplicará al coste y finalmente, calcular el Precio Cliente. Ejemplo: Edición de un concepto de clase Servicio

11 Ejemplo: Edición de un concepto de clase Material El usuario de producción asignará el Coste, mediante las siguientes opciones de trabajo: Aceptando el coste Tarifa que tenga el Material o Servicio. Seleccionando Precios Históricos Seleccionando Materiales Auxiliares (sólo si el concepto es de clase Material) Manualmente, asignando el coste calculado que proceda La función PRECIOS HISTÓRICOS, permite conocer y seleccionar un Precio de Coste histórico ya asignado al concepto, en función de la fecha, del proveedor, de los días y la cantidad.

12 La función MATERIALES AUXILIARES, permite calcular el Precio de Coste y el Precio del Cliente, teniendo en cuenta los costes de uno o varios Materiales Auxiliares. Nota importante: Sólo las Líneas importadas de la Oferta serán actualizadas posteriormente asignándoles el Sistema de forma automática, el Coste del Servicio y el Precio Cliente después de ser calculados. Las líneas de Conceptos añadidos manualmente a la Lista, no se incorporarán a la Oferta.

13 B. Entrada Manual del Concepto Esta opción de trabajo permite entrar manualmente: Materiales Servicios Se indicará la siguiente información: Código Dato obligatorio. Seleccionar utilizando la Lista. Días Dato opcional. Cantidad. Dato obligatorio. Unidad Dato obligatorio. Precio Dato obligatorio del precio de coste. Descuento Dato obligatorio. Importe Dato calculado correspondiente al total del coste. Días X Cantidad X Precio - Descuento. Margen Dato opcional. Precio cliente Dato calculado. Precio + (Precio X Margen / 100)

14 Cuando el Precio de Coste corresponda a un Material y sea la suma de los costes de varios Materiales, el usuario puede utilizar la función: Materiales Auxiliares. El Sistema abrirá un nuevo formulario de datos donde se visualizarán los Materiales Auxiliares que formen parte del Precio de Coste. Inicialmente, la Lista estará vacía. En la parte inferior del formulario, el usuario introducirá los siguientes datos: Material Seleccionará en la Lista de Materiales, el que corresponda. Cantidad Indicará la cantidad que proceda. Unidad La que proceda. Precio Entrará, mantendrá o modificará el Precio facilitado por el Sistema. Descuento Dato opcional. Si existiera más de un material auxiliar, se repetirá el procedimiento indicado. Al finalizar la entrada de los Materiales Auxiliares, el Sistema calculará el coste total de todos ellos y dicho coste, lo asignará al Precio de Coste del Concepto indicado en el formulario de la Entrada Manual. Asimismo, el Sistema calculará el Margen de Beneficio indicado también en dicho formulario y actualizará el Precio Cliente que pudiera existir.

15 Si el usuario desea asignar como Precio de Coste un Precio Histórico, entonces deberá utilizar la función: Precios Históricos Esta función permite que el Sistema presente al usuario una Lista de Precios Históricos utilizados en Proyectos anteriores, con detalle de: Fecha. Proveedor Precio. Días. Cantidad. El usuario de producción, seleccionará el Precio de Coste Histórico que proceda y el Sistema lo asignará al Precio de Coste del Concepto indicado en el formulario de la Entrada Manual. Asimismo, el Sistema calculará el Margen de Beneficio indicado también en dicho formulario y actualizará el Precio Cliente que pudiera existir. Cuando el usuario haya finalizado la introducción de los datos de un Concepto, utilizará la función Aceptar y los datos introducidos se visualizarán en la Lista de Conceptos y podrá continuar con la introducción de otros Conceptos. Para finalizar, el usuario utilizará la función Cancelar. Finalmente, el Sistema presentará la Lista General de Producción de Proyectos.

16 Traspaso de los Precios Cliente y Costes a la Oferta Cliente. Cuando el usuario de Producción cambie el estado de la Orden a FINALIZADA, El Sistema presentará la siguiente ventana al usuario de Confirmación para actualizar los Costes y Precios Cliente en la Oferta. Nota importante: Sólo las Líneas importadas de la Oferta serán actualizadas por el Sistema de forma automática.

17 Desde la Lista General de la Producción de Proyectos, el usuario podrá utilizar las siguientes funciones especiales: Imprimir Orden de Pedido Desde la Lista de Producción de Proyectos, el usuario seleccionará la Orden que proceda imprimir y utilizará la función IMPRIMIR ORDEN PEDIDO. Esta función presentará la siguiente ventana de trabajo: El usuario seleccionará: Incluir Cálculo del IVA Visualizar por pantalla la Orden de Pedido

18 El Sistema presentará en pantalla la Orden del Pedido para ser impresa y al mismo tiempo, creará internamente el archivo PDF de la Orden de Pedido del proveedor, para ser enviados por .

19

20 Enviar Orden de Pedido Desde la Lista de Producción de Proyectos, el usuario seleccionará la Orden que proceda enviar por al proveedor y utilizará la función PEDIDO. El Sistema presentará el siguiente formulario:

21 El Sistema asigna de forma automática la dirección de la Base de Datos de Proveedores, correspondiente a la persona de contacto destinataria de las órdenes de pedido. El usuario puede seleccionar otra persona del proveedor si procede, mediante el botón PARA E- MAIL. Asimismo, el Sistema de forma también automática adjunta al correo electrónico el documento PDF. El usuario deberá indicar el Asunto y completará el texto del a partir de la Firma personalizada.

22 Ver Pedido PDF Desde la Lista de Producción de Proyectos, el usuario seleccionará la Orden que proceda visualizar y utilizará la función VER PEDIDO PDF. El Sistema presentará el pedido: