PROGRAMACIÓN DE PAGOS Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/10/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO GENERAR ORDEN DE PAGO GENERAR DOCUMENTO DE EGRESO 7 Page 2 of 9

3 1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 9

4 3. A partir de los saldos de las cuentas por pagar conformados en detalle por cada uno de los documentos de cada proveedor pendientes de pago, se conforma un gran rubro de pasivos a pagar, con la novedad de que cada vez que se hace un egreso a uno de estos terceros, se le debe informar cuales documentos se le están pagando Siesa Enterprise permite hacer múltiples programaciones de pago por usuario, analizarlas una a una, seleccionar los proveedores, documentos y valores a cancelar y emitir los pagos respectivos. Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero de pagos. : Cuentas x pagar Programación Apenas se ingresa por la ruta indicada se deben completar unos campos para llegar a los documentos deseados y así generar su respectivo pago. Número: Corresponde al número de la programación de pagos. Es emitido por el sistema y su composición es "consecutivo de programación - usuario - día / mes / año". Se pueden tener múltiples programaciones a la vez y realizar los procesos de revisión, aprobación, programación, emisión de comprobantes u órdenes de pago de manera individual. Moneda: Corresponde a la moneda en la cual se va a generar el pago. Fecha pago: Esta fecha se utiliza para seleccionar los documentos vencidos a una fecha específica. Page 4 of 9

5 Dentro de la pestaña Filtro se registran las condiciones necesarias para los documentos que se quieres pagar. Vencimiento a: Esta fecha se utiliza para seleccionar los documentos vencidos a una fecha determinada a fin de ser programados. Días de vencido: Este campo permite la selección de documentos con "n" número de días vencidos. Forma de pago: Se puede seleccionar los proveedores a pagar con una forma de pago específica Plan: Se utiliza para especificar el plan de cuentas sobre el cual están agrupadas las cuentas auxiliares o de pasivo de las cuales se hará la programación de pagos. Mayor: Se utiliza para seleccionar una cuenta mayor en particular, por ejemplo, proveedores nacionales. Proveedor: Se utiliza para seleccionar y programar un proveedor en particular. Si se deja en blanco se asumen todos. C.O: Corresponde al código de centro de operación en el cual se generaran las órdenes de pago. Clase: Selecciona la clase de los documentos que se desea efectuar el pago. Page 5 of 9

6 Se selecciona el botón Adicionar para que el sistema genere la consulta basado en los filtros previamente configurados. Seguido a esto, en la pestaña Resultado se evidencia la consecuencia por efecto del filtro creado en la anterior pestaña. Basado en esta consulta se eligen los documentos a los que aplica el comprobante a generar, sólo rellenando el recuadro de la parte izquierda para definirlo como aceptado. Al finalizar este proceso se pueden hacer dos procesos, uno es generar la orden de pago y el otro es generar el comprobante de egreso directamente. Page 6 of 9

7 3.1 GENERAR ORDEN DE PAGO Para acceder a esta opción se debe ingresar al botón Generar orden de pago. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana con campos a diligenciar. C.O: Corresponde al centro de operación en el cual se desea registrar los comprobantes a generar Documento: ORP ORDEN DE PAGO 3.2 GENERAR DOCUMENTO DE EGRESO Para acceder a esta opción se debe ingresar al botón Generar documento de egreso. Al ingresar a esta opción se completan los datos de la ventana que emerge. Generar: Comprobante de egreso C.O: Corresponde al centro de operación en el cual se desea registrar los comprobantes de egresos. Page 7 of 9

8 Documento: CDE COMPROBANTE DE EGRESO Cta corriente: Se debe seleccionar aquí la cuenta corriente de la cual se desea hacer el pago. Notas: Texto breve con descripción del documento. Firma autorizada: Corresponde al código de firma del usuario con la cual se emitirán los comprobantes de egreso creados. Page 8 of 9

9 Al dar Aceptar en la ventana, el sistema muestra los números de cheques a crear. Luego de Aceptar la ventana números de cheque, se despliega una nueva que informa la creación de los documentos comprobantes de egreso. Page 9 of 9