Adicionar nuevos estados a Cuentas por Pagar

Transcripción

1 Adicionar nuevos estados a Cuentas por Pagar Versión [3.0] 15/05/2015

2 Contenido 1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO LLEVAR UNA ORPA A ESTADO APROBADA (APROBACIÓN DE UNA ORPA) DESAPROBAR UNA ORPA QUE YA SE ENCUENTRA APROBADA AUTORIZAR UNA ORPA QUE VIENE DE APROBACIÓN AUTORIZAR UNA ORPA QUE NO VIENE DE APROBACIÓN MODIFICAR PAGOS PARCIALES EN LA FORMA DE APROBACIÓN GRABAR UN COMPROBANTE DE INGRESO QUE INVOLUCRE UNA ORPA QUE DEBA FINALIZAR COMO ACEPTADA REALIZAR COMPROBANTE DE EGRESO INDIVIDUAL PARA CONCLUSIÓN DE ORPAS AJUSTAR EGRESOS MASIVOS (PAGOS MASIVOS) PARA CONCLUSIÓN DE ORPAS UTILIZAR REPORTE FORMATO ORDEN DE PAGO CPUNORPA UTILIZAR REPORTE HOJA RUTA ORDEN DE PAGO CPMROPGR UTILIZAR REPORTE LISTADO OP CPMRORPA UTILIZAR REPORTE DE ORPAS POR TIPOS DE MOVIMIENTO CPMROPTM UTILIZAR CONSULTA DE ORPAS NO PAGADAS CPMCPGPT UTILIZAR CONSULTA GENERAL DE ORPAS CPMOPGN UTILIZAR CONSULTA FACTURAS CPMCFACT

3 DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO 1. Descripción del requerimiento En el módulo de cuentas por pagar, el proceso por el que pasa una Orden de Pago (ORPA) conlleva el cambio de sus respectivos estados, los cuales dependerán de acciones realizadas por el usuario en diferentes funcionalidades dentro del sistema. Los cambios posibles entre dichos estados, se encuentran parametrizados en los tipos de movimientos que se gestionada en la Cuentas por pagar. En este documento se hará énfasis en los dos nuevos estados, Aprobada y aceptada Inicial Tramite Aprobada Autorizada Anulada Aceptada Pagada Parcialmente Pagada Final Para que una orden obtenga el estado Aprobada es necesario que además de configurar el parámetro del tipo de movimiento, se genere una funcionalidad similar a la de autorización de Órdenes de Pago, que permita realizar la aprobación de ORPAS. En caso de que la orden de pago permita establecer Pagos Parciales, la funcionalidad deberá permitir la definición de estos en ese momento y no en la autorización de la orden de pago; en caso de que se requieran modificaciones en la parcialización de pagos previamente definida, se debe almacenar un historial de los cambios realizados. Posterior a la aprobación, las órdenes deben pasar a la autorización de las mismas.

4 Nota: Se permite la desaprobación de una ORPA de manera similar en que se realiza actualmente en la autorización y ésta quedará en estado Trámite. Luego de la aprobación de las órdenes de pago el proceso a seguir es el de Autorización, desde donde el usuario podrá, como dice su nombre, autorizar el pago de la orden. Una vez aprobada y autorizada la orden de pago y no requiere generar movimientos de bancos en el pago, esta será referenciada desde la funcionalidad de ingresos con un movimiento que dejara la orden queda en estado aceptada y no pagada. Caso que aplica para el manejo de glosas en Unisalud. Nota: Al realizar la desautorización de una ORPA que tuvo aprobación previamente, el estado no deberá quedar en Tramite sino Aprobada. Nota: Si la ORPA a autorizar no tuvo aprobación previa (Estado: Aprobada) y requiere pagos parciales, éstos se deben ingresar en el momento de efectuar la autorización manteniendo el historial de modificaciones si se realizaran. El proceso de la Orden de Pago puede finalizar de dos formas, la primera cuando ésta es pagada en su totalidad (Estado: Pagada) mediante Comprobante(s) de egreso asociados a dicha orden de pago y la segunda cuando se haya parametrizado en el tipo de movimiento de la orden de pago que puede concluir sin pago, es decir que se acepte la conclusión de la orden de pago (Estado Aceptada), estas órdenes de pago no podrán finalizarse a través de egresos en el módulo de tesorería sino únicamente con movimientos de ingreso. 2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO 2.1. Llevar una ORPA a estado Aprobada (Aprobación de una ORPA) Ingresar a la forma de Aprobación (Cuentas por pagar» Operativo» Aprueba Ord Pago) y diligenciar empresa y Vigencia

5 Solo aparecerán las Órdenes de Pago gestonada con los tipos de movimiento que se hayan parametrizado para ser aprobados. Se cambiará el estado a aprobada de la ORDEN DE PAGO 268 la cual se encuentra en Trámite como se observa en la siguiente consulta

6 Ingresa los valores solicitados y digita N en Pagos Parciales

7 También se puede definir que sí posee pagos parciales, en cuyo caso aparecerá la ventana emergente de distribución de pagos. Define los pagos parciales en la orden de pago.

8 Al pulsar Retornar, regresa a la forma de aprobación de Órdenes de pago representando la fecha de aprobación, el usuario que aprueba y el pago parcial Con parciales. Los pagos parciales podrán visualizarse en la forma de Autorización, pero solo podrán editarse desde la aprobación si la ORPA requiere Aprobación. Se verifica el cambio de estado de la ORPA Se verifica que llegó a la forma de autorización con sus pagos parciales

9 2.2 Desaprobar una ORPA que ya se encuentra aprobada En la pantalla de Aprobación de Órdenes de Pago, se selecciona una ORPA que se encuentre APROBADA (Campo Apr. con valor S). Ingresa el valor N y pulsa enter. La ORPA cambiará a estado Trámite

10 2.3 Autorizar una ORPA que viene de Aprobación Ingresar a la forma de Autorización (Cuentas por pagar» Operativo» Autoriza Ord Pago) y diligenciar empresa y vigencia. Sólo existen registros en Trámite (que no requieren aprobación), Aprobada y Autorizada. En el listado aparece una ORPA que fue aprobada en la forma de aprobación, a la que se le ingresaron pagos parciales. Obsérvese también que salen los valores ingresados en el documento.

11 Ubicando la Orpa que se desea autorizar, se dirige al campo AUT y marca S La Orden de Pago posee pagos parciales. Si se le intenta cambiar el valor de pago parcial por N, no lo permite, ya que fueron asignados desde la aprobación. En el caso opuesto, si no viniera con pagos parciales y se intentara cambiar, tampoco sería posible.

12 Si se mantiene el valor de Pago Parcial, aparece la siguiente advertencia A continuación se presenta a manera informativa la distribución del pago

13 Dicha información no podrá ser modificada sino en la forma de Aprobación. Al pulsa retornar, vuelve a la pantalla principal de la autorización, dando por autorizada la ORPA respectiva

14 2.4 Autorizar una ORPA que no viene de Aprobación Ingresar a la forma de Autorización (Cuentas por pagar» Operativo» Autoriza Ord. Pago) y diligenciar empresa y vigencia y se selecciona la orpa a autorizar La orpa se encuentra en trámite y utiliza un Tipo de Movimiento que no requirió aprobación

15 Se diligencia la autorización (S) y los datos requeridos incluyendo Pagos Parciales en S (También se pudo marcar Pagos Parciales en N para lo cual no saldrá la ventana de Distribución de Pagos) Aparece la distribución de pagos si ninguna advertencia, la interfaz es editable.

16 Ingresa los pagos parciales de la manera en que se viene realizando Pulsa el botón retornar y se diligencian automáticamente los campos Fch Auto y Autoriza

17 2.5. Modificar pagos parciales en la forma de aprobación Ingresa a la forma de aprobación y selecciona una ORPA aprobar y le indica que S tiene pagos parciales (valor S) Ingresa los Pagos Parciales

18 Localizado en cada pago pulsa el botón historial donde no se reflejan registros ya que no han sido modificados los datos del pago parcial.

19 Realiza modificaciones al pago parcial Nuevamente vuelve a consultar el historial de modificación: Este histórico se mostrará o registrará también en la forma de autorización de la misma manera.

20 2.6 Grabar un comprobante de ingreso que involucre una ORPA que deba finalizar como aceptada Entra en la forma de ingresos (Tesorería» Operativo» Movimiento Tesorería» Ingresos) y diligencia los parámetros iniciales (se debe seleccionar tipo de comprobante especifico que tenga configurado un movimiento que solicite ORPAs)

21 Ingresa en la sección de movimiento y registra un tipo de movimiento que solicite ORPAS, al igual que la descripción, aparece la ventana de ingreso de orpas Muestra las orpas a terminar a través del ingreso (cualquiera que esté autorizada). Selecciona una ORPA que deba finalizar en estado A (Aceptada).

22 Termina de confirmar los valores del movimiento

23 Se debe registrar otro movimiento que hace la contrapartida del movimiento anterior para finalizar el comprobante Posterior a esto pulsa el botón grabar

24 Se pulsa el botón Terminar y se decide imprimir el informe Al consultar la orden de pago, se evidencia que cambia a estado ACEPTADA:

25 2.7 Realizar comprobante de egreso individual para conclusión de orpas. Ingresa a la forma de egresos individuales TEMOEGPR (Tesorería» Operativo» Movimiento Tesorería» Egresos) Diligencia los datos del encabezado con unos tipos de comprobantes y movimientos que soliciten Orden de Pago

26 Diligencia una ORPA que deba finalizar como aceptada según sus parámetros de Tipo de Movimiento. Presenta mensaje bloqueante indicando que la orden de pago seleccionada no puede ser utilizada:

27 Se ingresa una ORPA que no está asociada a un tipo de movimiento que finaliza como Aceptada y la muestra con éxito, incluyendo pagos parciales Se concluye el egreso con éxito

28 2.8 Ajustar egresos masivos (pagos masivos) para conclusión de orpas. Ingresa a la forma de PAGOS MASIVOS TEMOPGMS y diligencia los valores iniciales para realizar el pago y muestra las ORPAS en estado AUTORIZADA que no tengan un movimiento con parámetro con AC S

29 Se comparan con las ORPAS en estado AUTORIZADA Se puede comparar las ORPAS en estado AUTORIZADA en la ruta: Cuentas por pagar» Consultas» Ordenes de Pago» Órdenes no pagadas Como se puede observar, las ORPAs 271 y 273 no aparecen; esto se debe a que están en estado APROBADA. Las órdenes de pago 281 a 294 tampoco aparecen, debido a que tienen tipo de movimiento 3, el cual está parametrizado para finalizar con ACEPTACIÓN

30 2.9 Utilizar reporte formato orden de pago CPUNORPA Ingresa al informe (Cuentas por pagar» Reportes» Operativo» Formato Ord de Pago), donde el usuario identificará los nuevos estados de las órdenes de pago: Aprobada y Pagada. Diligencia los parámetros de entrada con datos donde conozca que hay ORPAS en estados nuevos

31 Solicita los parámetros generales para la generación del reporte Posteriormente lo genera

32 Como se observa hay ORPAS incluidas en los nuevos estados

33 2.10 Utilizar reporte hoja ruta orden de pago CPMROPGR El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar» Reportes» Operativo» Hoja ruta Ord. Pago Diligencia los valores con estado Todas en informe General (también funciona para el informe tipo Auxiliar)

34 Los estados se encuentran representados según la nomenclatura B Aprobada O Aceptada

35 2.11 Utilizar reporte Listado OP CPMRORPA El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar» Reportes» Operativo» Listado OP Diligencia los parámetros del reporte

36 Pulsa procesar y posteriormente da enter. Se representa el reporte donde se puede observar que las ORPAS que se encontraban en estado Aceptada (281) y Aprobada (271 y 276)

37 La 275 se encuentra pagada y por tanto aparece así La 281 que ya finalizó como aceptada también está clasificada como NO PAGADA

38 2.12 Utilizar reporte de orpas por tipos de movimiento CPMROPTM El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar» Reportes» Operativo» Ord de Pago por TP. MO Diligencia los parámetros del reporte, se observa la inclusión de los nuevos estados

39 Selecciona el valor TODAS en el estado de las Ordenes de Pago Se pulsa el botón Generar y posteriormente el enter

40 Se genera el informe correspondiente de manera correcta 2.13 Utilizar consulta de Orpas No Pagadas CPMCPGPT El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar» Consultas» Ordenes de Pago» Órdenes no pagadas

41 Ingresa los parámetros y se observa que aparecen las orpas que en estaban en estado aprobado

42 Se genera el archivo respectivo

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44 2.14 Utilizar consulta general de Orpas CPMOPGN Ingresa a Cuentas por pagar» Consultas» Ordenes de Pago» Gral Orden de Pago Se ingresa como parámetro una orden de pago que se conoce está en estado APROBADA

45 2.15 Utilizar consulta Facturas CPMCFACT El usuario ingresa a Cuentas por pagar» Consultas» Facturas Se ingresan los valores de los parámetros y realiza la prueba para el estado Aprobada (También funciona para el estado Aceptada)

46 Después de la aprobación de una ORPA Genera el archivo para el filtro de aprobadas

47 Pulsa el botón Genera Archivo