Coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad. Jefe de operaciones

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1 Preparó: TS. Jaime Magallón Revisó: TQA. Cinthia Morales Autorizó: Ing. Jorge Ríos VERSIÓN: 5 Página 1 de 5 CARGO FIRMA FECHA Encargado de embarques Coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad Jefe de operaciones 1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodología en forma clara y precisa para facturar, preparar y enviar nuestro producto a nuestros clientes por medio de rutas generadas en base a la capacidad de nuestros vehículos y con esto asegurar nuestras entregas. 2. REPRESENTACIÓN DEL PROCESO Producir PT envasado e identificado en almacén Embarcar Producto listo para entregar Entregar 3. ALCANCE 3.1 Este documento le aplica a las áreas de facturación, embarques, logística y auditoria de embarques de la organización. 4. DEFINICIONES Picking List SAP COA Documento de entrega para embarques obtenido del sistema SAP Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de información operativa, administrativa y contable para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Certificado de calidad. 5. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 5.1 De responsable de facturación: Elaborar los documentos de entrega en cuanto aparezca liberada en el sistema SAP para su programación. 5.2 Del jefe de logística: Entregar las rutas asignadas para cada unidad, al jefe de embarques en cuanto las tenga completas.

2 VERSIÓN: 5 Página 2 de Del almacenista y encargado de embarques: Preparar el material indicado en documento Picking list lo más pronto posible y de acuerdo a las indicaciones señaladas en el mismo. 5.4 Del jefe de almacén: Asegurarse que se cumpla este procedimiento. 6. METODOLOGÍA 6.1 EMBARQUES QUIMICOS Imprimir los documentos de entrega El responsable de facturación revisará mínimo cada 10 minutos el sistema SAP para ver los pedidos que fueron autorizados por crédito y cobranza El responsable de facturación imprimirá el documento Picking List que ya fue autorizado respetando las indicaciones o comentarios incluidos en el pedido El responsable de facturación le dará el documento de entrega al jefe de logística. Y colocará los que son clientes recoge en la bandeja de cliente recoge y le avisará de estos últimos al área jefe de embarques vía telefónica Asignar rutas El jefe de logística se encargará de: Revisar el peso y volumen indicado en cada documento de entrega y separar las copias que lo conforman por zonas de entrega Se inspeccionan los vehículos internos o externos que tiene disponibles y la capacidad de cada uno Se generan las rutas asignando transporte y conductor para cada pedido (se deberá enviar la mayor cantidad de pedidos posibles en cada unidad). Nota: Cuando se deba contratar transporte para llevar pedidos foráneos el jefe de logística buscará transportistas que ofrezcan el tipo de vehículo necesario, que pueda cubrir la ruta solicitada y que se adapte a las políticas de la empresa Se coloca el nombre o clave del chofer que se lleva la ruta en el Picking List que queda al frente Posteriormente se entrega la copia del documento de entrega al jefe de embarques. Nota: El costo del envío no deberá superar el porcentaje permitido, en caso de que lo supere el jefe de logística esperará la autorización del gerente de administración para realizar dicha acción. Nota: Hay dos maneras de preparar el producto y embarcar, que son las rutas y el cliente recoge.

3 VERSIÓN: 5 Página 3 de Preparar producto y embarcar (rutas) El jefe de embarques asignará a un almacenista para que surta el producto El almacenista revisará el código y la cantidad del producto en el Picking - List para su preparación y lo acomodará en la zona asignada para el pedido en el lugar de carga Deberá firmar cada uno de los Picking-List de la ruta y escribir el número de cajón en el que ha colocado el material surtido Por último el almacenista avisará al auditor de embarques que la ruta está preparada y lista para cargar Auditar producto El auditor de embarques realizará las siguientes actividades: Tomará el Picking - List del producto separado y lo llevara al área de Facturación Facturación se encargará de imprimir los documentos El auditor de embarques avisará al chofer del transporte asignado para cubrir la ruta que acerque su unidad al área de cargar Se debe cotejar código y cantidad indicado en el Picking - List contra el producto físico y recabar firma de surtido, auditado y recepción. Nota: El auditor de embarques verifica que la cantidad y el producto sean los correctos así como que el producto este en buen estado Cargar vehículo El auditor de embarques solicitará el apoyo al almacenista para que cargue el vehículo El almacenista cargará el vehiculó cuidando siempre no dañar el producto y deberá acomodarlo de forma que se aproveche todo el espacio del vehiculó El chofer deberá proteger el producto con una lona cuando haya sido cargado en su vehículo. (pisos iluminación, producto grado alimenticio, etc.). Firmará la copia del documento de entrega del producto cargado como responsiva al recibir en buenas condiciones y completa la mercancía, posteriormente pasará con el responsable de facturación para recoger los documentos para entrega Preparar producto y embarcar (cliente recoge) Cuando el cliente arriba al centro de distribución mencionará en vigilancia que recogerá producto químico, se le registrará y se le dará la entrada.

4 VERSIÓN: 5 Página 4 de El cliente realizará el trámite de compra con el responsable de atención al cliente, este se encargará de realizar y recabará la información necesaria para hablar a facturación con el propósito de obtener el Picking List impreso Se dará aviso al área de embarque de la llegada del cliente vía telefónica y pasará a recoger el Picking List a facturación Embarques prepara el material con base a las indicaciones y observaciones del Picking List Pedirá al chofer que suba la unidad a la báscula camionera para hacer el peso sin producto quedando registrado en el Picking List Nota: Solo se pesarán las unidades que sus pedidos de producto químico sean mayor a los 400 kg. Con el Picking List el personal de embarques acudirá para entrega del producto con: El responsable de laboratorio para Dióxido de Silicio. El jefe de producción o calidad químicos para Caolín. Nota: En caso de requerir certificado de calidad (COA) el responsable de laboratorio o el coordinador de calidad químicos elaborará el mismo de acuerdo a lo establecido en el PRO-051 Certificados de Calidad Cuando el producto a trasladar sea químico dirigido al sector alimenticio el responsable de laboratorio verificará la unidad que trasladará el producto antes y después de cargar utilizando el documento REG-058 Inspección de transportes para asegurarse que cumpla con la especificación ESP-014 Transporte para producto grado alimenticio El responsable de laboratorio recabará las firmas necesarias en el check list REG-058 Inspección de transportes Si el transporte no cumple con las especificaciones el coordinador de calidad químicos rechazará el transporte Entregado el producto a embarques, se revisará en el Picking List las especificaciones de entrega del producto, por ejemplo: sopleteado, entarimado, paletizado, etc Una vez cargado el producto químico en la unidad, embarques le pedirá al chofer que pase nuevamente a la báscula para obtener el peso con carga y nuevamente se registrará el peso en el Picking List. Nota: Solo se pesarán las unidades que sus pedidos de producto químico sean mayor a los 400 kg Embarques anotará en la bitácora de entrega los siguientes datos como referencia: Nombre del cliente o traspaso, N de Picking List, nombre del producto, la cantidad del producto, N de sacos, nombre del chofer y el nombre de quién entregó el producto Embarques entregará el documento al área de auditoria para su revisión El auditor revisar el material cargado y recabará la firma del cliente en el Picking List, posterior a esto se lo llevará a facturación para imprimir sus documentos.

5 VERSIÓN: 5 Página 5 de El auditor entregará, los documentos al cliente.. VERSIÓN # FECHA DE ELABORACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITÓ CAMBIO 5 24 JUNIO 2018 SE ACTUALIZA EL DOCUMENTO DE ACUERDO A LA NUEVA VERSIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2015 JAIME MAGALLÓN 4 18 OCTUBRE 2016 SE ACTUALIZA EL DOCUMENTO SEGÚN EL PRO-001 JAIME MAGALLÓN 3 18 MARZO 2015 REVISION DE PROCEDIMIENTO ACORDE A LA ACCION CORRECTIVA ACP-136 CARLOS CARVAJAL