Gerente de compras internacionales

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1 VERSIÓN: 2 Página 1 de 12 Preparó: Lic. Manuel Galván Revisó: Ing. Alberto Torres Revisó: Lic. Sandra Huerta CARGO: FIRMA: FECHA: Gerente de compras internacionales Gerente de calidad Jefe de tráfico 1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodología necesaria para hacer la selección, evaluación y reevaluación de proveedores internacionales. 2. ALCANCE 2.1 Este documento es aplicable a las áreas de Calidad, Compras Internacionales, Dirección General y áreas comerciales de Industrias Promi de Occidente S.A. de C.V. 3. DEFINICIONES INCOTERM Golden Sample Términos internacionales de comercio acerca de las condiciones de entrega de las mercancías Muestra maestra 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad del jefe de compras internacionales, gerente de calidad y del jefe de logística internacional hacer las reevaluaciones en los periodos indicados y conservar evidencia. 5. METODOLOGÍA A. VALIDAR PROVEEDORES NUEVOS I. Prospectar proveedores y productos nuevos SELECCIÓN Y EVALUACIÓN 5.1 Hay 2 formas en las que se puede prospectar proveedores o productos: Visitar feria Buscar por internet u otros medios Visitar Feria El comprador que asista a la feria, deberá de llevar información que sirva como referencia para prospectar.

2 VERSIÓN: 2 Página 2 de 12 La información puede ser: a) Precio base (si se busca comparar con productos actuales). b) Costeos (si se pretende comprar el producto por primera vez y se tiene un precio meta para el mercado). c) Muestras (ya sea que se busque comparar con el producto actual o con el producto de la competencia). d) Características del producto (físicas, de diseño, materiales, etc.). e) Especificaciones (técnicas, de materiales, de calidad, etc.) Una vez que se realizo la prospección en la feria, el comprador debe solicitar a los proveedores precio, información de contacto, características y especificaciones Buscar por internet u otros medios El comprador puede buscar proveedores y productos en: a) Internet. b) Teléfono. c) Sección amarilla de diversas industrias y países. d) (cuando los proveedores buscan hacer contacto inicial). e) Etc Ya que el comprador tiene: a) Precio base (si se busca comparar con productos actuales). b) Costeos (si se pretende comprar el producto por primera vez y se tiene un precio meta para el mercado). c) Características del producto (físicas, de diseño, materiales, etc.). d) Especificaciones (técnicas, de materiales, de calidad, etc.) Puede realizar una visita en diversos sitios especializados en la búsqueda de proveedores o clientes Como resultado de dicha búsqueda, el comprador debe de conseguir una base de datos de proveedores con precios de referencia, información de contacto, características y especificaciones Negociar Después de recibir la cotización inicial con el precio, características y especificaciones, el comprador buscará mejorar el precio y condiciones de la siguiente manera:

3 VERSIÓN: 2 Página 3 de 12 a) Si se tiene un costeo inicial, confirmar que el precio sea el indicado para acercarse al precio de venta final. b) Si se tiene un precio base de referencia (en el caso que sea un producto de línea o comprado anteriormente), asegurarse que el nuevo no rebase el anterior y tenga las mismas características. c) Un punto importante a evaluar, según sea el caso, será el tiempo de entrega de la producción y condiciones generales de la negociación, como puede ser el tipo de pago, moneda, etc. Nota: Como resultado de la búsqueda de proveedores y negociaciones realizadas, se derivaran opciones a desarrollar de acuerdo a los parámetros establecidos inicialmente. II. CONFIRMAR PRECIO Y CARACTERÍSTICAS. 5.2 Confirmar Precio Después de recibir la oferta del proveedor y definir que la misma es adecuada para desarrollar, el comprador debe confirmar el precio vía correo electrónico o por teléfono. Lo ideal es recibir una cotización por escrito con precio base, características, especificaciones y periodo de validez de la misma. 5.3 Confirmar características Además del precio, el comprador debe confirmar que el producto el cual estamos desarrollando cumple con todas las características y especificaciones que estamos buscando. Estas características y especificaciones deben estar respaldadas por el departamento de calidad. 5.4 Además de las especificaciones de calidad, el comprador debe solicitar información importante como: a) Orden Mínima (en metros, contenedores, piezas, etc.). b) Tiempo de entrega (que sea el adecuado para el proyecto). c) INCOTERM (para delimitar las responsabilidades y términos de la compra). d) Tipo de pago (para confirmar que es el adecuado para la empresa). Nota: Una vez que se tiene confirmado todos los aspectos relevantes de preferencia por escrito, se tendrán las mejores opciones con el precio, características y especificaciones totalmente confirmados. III. VALIDAR FABRICA 5.5 Consta de tres procesos: a) Validar el proceso de producción. b) Validar el sistema de calidad. c) Validar la capacidad de producción.

4 VERSIÓN: 2 Página 4 de Validar el Proceso de Producción El gerente de calidad, el coordinador de calidad en China o el inspector de calidad en China debe permanecer 3 horas mínimo en las instalaciones del proveedor para constatar las condiciones de los equipos, que todos los equipos estén funcionando, que no se presenten demoras o paros por fallos de equipos, cantidad de pulidoras, capacidad de la prensa, etc. Esto lo debe hacer durante el proceso de producción en los siguientes rubros cuando apliquen: Pisos: a) Líneas transportadoras a prensas. b) Horno de cocción. c) Procesos de enfriamiento. d) Rectificado e) Esmalte. f) Serigrafía. g) Pulido. h) Súper-pulido. i) Rectificado. Iluminación: a) Líneas de producción. b) Equipos de prueba en procesos. c) Línea de empaque Químicos: a) Líneas de secado. b) Áreas de muestreo El gerente de calidad debe verificar que el proceso de empaque sea adecuado para la transportación del producto y que asegure su preservación e integridad. 5.7 Validar el Sistema de Calidad.

5 VERSIÓN: 2 Página 5 de El gerente de calidad debe verificar las condiciones de almacenaje de la materia prima, debe ser un área techada limpia y ordenada El gerente de calidad debe verificar que la fábrica cuente con los equipos de laboratorio necesarios para el producto que elabora El gerente de calidad debe verificar que la fábrica cuente con orden y limpieza general El gerente de calidad debe verificar que existan puntos de inspección de calidad durante el proceso y que los inspectores cuenten con la habilidad y competencia necesarias para realizar la actividad El gerente de calidad debe verificar que el proveedor cuente con un área acondicionada para la validación de tonos. 5.8 Validar la Capacidad de Producción El gerente de calidad debe asegurarse que la capacidad de producción diaria del proveedor sea suficiente para cubrir nuestras necesidades. Esto lo puede detectar informándose del número de lineas de producción y el número de empleados con los que cuenta el proveedor El gerente de calidad debe verificar la capacidad del área de embarque. 5.9 Validar producto: Ver punto Validar productos nuevos Validar productos nuevos: Hay dos opciones de producto a validar: Cuando es producto nuevo Cuando es copia de un modelo nuestro o de la competencia Producto nuevo: Compras debe solicitar al proveedor la ficha técnica o especificaciones del nuevo producto y dos muestras del mismo El gerente de calidad debe enviar la muestra al laboratorio para ser analizada vs las especificaciones dadas por el proveedor y el estándar mexicano. Nota: En el caso de productos químicos el gerente de calidad envía la muestra al gerente de calidad de químicos quien se encargara de hacer análisis en laboratorio interno y posteriormente en laboratorio externo Si los resultados del análisis en laboratorio no coinciden con las especificaciones dadas por el proveedor el gerente de calidad debe rechazar la propuesta y dar aviso a compras dirección general.

6 VERSIÓN: 2 Página 6 de 12 Nota: Si compras lo considera necesario le puede pedir al proveedor que haga los ajustes necesarios al producto hasta que cumpla con las especificaciones Si los resultados del análisis en laboratorio coinciden con las especificaciones dadas por el proveedor el gerente de calidad debe dar su visto bueno y avisar a compras y dirección general que el producto fue aprobado En el caso de pisos el gerente de calidad o el coordinador de calidad en China deben poner en la parte trasera del otro ejemplar de la muestra, fecha, nombre y firma, para tenerla como muestra maestra Copia de un producto: Compras debe solicitar al proveedor la ficha técnica o especificaciones del nuevo producto y dos muestras del mismo El gerente de calidad o el coordinador de calidad en China deben comparar la muestra contra el golden sample para confirmar que sea igual estéticamente Si la muestra no es igual al muestra maestra el gerente de calidad la debe rechazar para que el proveedor haga una nueva propuesta, esto hasta que se obtenga la aprobación Cuando la muestra coincida con el muestra maestra estéticamente el gerente de calidad debe enviar la muestra al laboratorio para ser analizada vs las especificaciones dadas por el proveedor y el estándar mexicano Si los resultados del análisis en laboratorio no coinciden con las especificaciones dadas por el proveedor el gerente de calidad debe rechazar la propuesta y dar aviso a compras. Nota: Si compras lo considera necesario le puede pedir al proveedor que haga los ajustes necesarios al producto hasta que cumpla con las especificaciones Si los resultados del análisis en laboratorio coinciden con las especificaciones dadas por el proveedor el gerente de calidad debe dar su visto bueno y avisar a compras En el caso de pisos el gerente de calidad o el coordinador de calidad en China deben poner en la parte trasera del otro ejemplar de la muestra, fecha, nombre y firma, para tenerla como muestra maestra Elaborar especificación: Una vez que fue aceptado un nuevo producto el gerente de calidad debe elaborar las especificaciones del producto con base a los resultados del laboratorio, las especificaciones del proveedor y la norma mexicana El gerente de calidad procederá a documentar conforme al procedimiento Control de documentos y registros PRO El gerente de calidad debe dar a conocer las especificaciones del nuevo producto a compras, dirección general, Jefatura de atención a clientes y gerencia de ventas.

7 VERSIÓN: 2 Página 7 de Firma de contrato con proveedor: El gerente de calidad y el gerente de compras deben hacer el paquete de documentos a firmar que consta de: a) Contrato legal. b) Política de calidad. c) Especificaciones del producto Compras debe entregar la documentación al proveedor para que firme de conformidad Compras debe mantener en resguardo la documentación que fue firmada por el proveedor, para hacerla valida legalmente si así se requiere en el caso de no cumplimiento Compras no podrá hacer pedido a un proveedor que no ha firmado el contrato Distribuir ficha técnica El gerente de calidad debe dar a conocer las especificaciones del nuevo producto a gerencia de diseño Gerencia de diseño debe elaborar y diseñar la ficha técnica comercial del nuevo producto en base a sus especificaciones Diseño debe entregar fichas técnicas comerciales a gerencia de ventas, dirección general, jefatura de atención a clientes, y gerente de calidad. Nota: Solo Gerencia de diseño puede modificar una ficha técnica comercial previo a solicitud de gerente de calidad. REEVALUACIÓN 5.14 El jefe de compras internacionales debe hacer la reevaluación de proveedores según su clasificación. Clasificaremos los proveedores según la siguiente manera. Tipo A B Proveedor Proveedores de producto terminado que se le compra mínimo una vez al mes. Proveedores de producto terminado que se le compra una vez cada 6.meses o más Proveedores tipo A y B

8 VERSIÓN: 2 Página 8 de El jefe de compras internacionales debe hacer las reevaluaciones en el periodo que corresponda según se indica en la siguiente tabla. Mes de evaluación Febrero Agosto Febrero Proveedores tipo A Periodo a evaluar Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Enero. Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio y Julio Proveedores tipo B Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre, Enero Precio 5.17 Servicio Nota: A los proveedores que se le compra más de un producto, se tomara el producto que más se le compra en cantidad de contenedores El jefe de compras internacionales y el gerente de calidad deben hacer la reevaluación de los proveedores tomando en cuenta los siguientes criterios El precio es evaluado para saber si el proveedor es competitivo en el mercado. En todos los casos se tendrán al menos 3 opciones de proveedores para compararlos entre sí. El mejor Precio del mercado 5 Entre el 1 y 5% arriba del mejor precio 3 Mas del 5% arriba del mejor precio 1 Nota: En caso de que el producto haya cambiado en el periodo evaluado, se tomara en cuenta el promedio de los precios El servicio se evalúa para determinar si el proveedor cuenta con la disposición y atención a las necesidades del comprador y el área de calidad, tanto en el proceso de producción como en la entrega oportuna de los documentos necesarios. Así también se evalúa el tiempo de respuesta y atención a urgencias. Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en más del 95% de los embarques Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en 80 al 94% de los embarques Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en 60 al 79% de los embarques Mala atención, envío de documentos fuera de tiempo y/o mal tiempo de respuesta en uno a tres embarque Mala atención, envío de documentos fuera de tiempo y/o mal tiempo de respuesta en mas de tres embarques

9 VERSIÓN: 2 Página 9 de Tiempo de Entrega El tiempo de entrega se evalúa para medir si el proveedor es un proveedor confiable en tiempos de entrega y cumple con el tiempo establecido por ambas partes. Entrega puntual o anticipada 5 Del 85 al 99% de cumplimiento 3 Del 50 al 84% de cumplimiento Calidad La calidad se evalúa tomando en cuenta 3 aspectos, (Servicio, Porcentaje de rechazos por calidad, porcentaje de reclamos de clientes.) Servicio. Respuesta a reclamo antes de una semana 5 Respuesta a reclamo después de una semana y tres días 4 Respuesta a reclamo después de dos semanas 3 Respuesta a reclamo después de dos semanas y tres días 2 Respuesta a reclamo después de tres semanas Porcentaje de rechazos de calidad Resultado Menor al 1% 5 Resultado Entre 1.1 y 1.5% 4 Resultado Entre 1.6 y 2.5 % 3 Resultado Entre 2.6 y 3% 2 Resultado Mayor al 3% 1 Nota: El porcentaje de rechazos de calidad se saca con la siguiente formula % de rechazos = ((Cantidad de piezas con falla) / (piezas compradas)) x Porcentaje de reclamos del cliente Resultado Menor al 1% 5 Resultado Entre 1.1 y 1.5% 4 Resultado Entre 1.6 y 2.5 % 3 Resultado Entre 2.6 y 3% 2 Resultado Mayor al 3% 1

10 VERSIÓN: 2 Página 10 de 12 Nota: El porcentaje de reclamos del cliente se obtiene con la siguiente formula % de reclamos = ((Cantidad de piezas con falla reclamadas) / (Cantidad de piezas vendidas)) x Para obtener la puntuación de calidad se suman los puntos obtenidos en los 3 aspectos de calidad y se obtienen los puntos según la siguiente tabla: Obtenidos Finales De 13 a 15 puntos 5 De 10 a 12 puntos 4 De 7 a 9 puntos 3 De 4 a 6 puntos 2 De 0 a 3 puntos Calificación total 5.21 Para sacar la calificación total se deben sumar los 4 puntos (precio, servicio, tiempo de entrega y calidad) La calificación mínima para proveedores A y B es de 14 puntos Proveedores tipo C y D El jefe de logística internacional debe hacer una revaluación por año como se indica en la siguiente tabla. Mes de evaluación Mayo Periodo a evaluar Mayo, Junio, Julio Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre Enero, Febrero, Marzo, Abril Precio El jefe de logística internacional debe hacer la reevaluación de los proveedores tomando en cuenta los siguientes criterios El precio es evaluado para saber si el proveedor es competitivo en el mercado. En todos los casos se tendrán al menos 3 opciones de proveedores para compararlos entre sí. El mejor Precio del mercado 5 Entre el 1 y 5% arriba del mejor precio 3 Mas del 5% arriba del mejor precio 1

11 VERSIÓN: 2 Página 11 de Servicio El servicio se evalúa para determinar si el proveedor cuenta con la disposición y atención a las necesidades del comprador y el área de calidad, tanto en el proceso de producción como en la entrega oportuna de los documentos necesarios. Así también se evalúa el tiempo de respuesta y atención a urgencias. Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en más del 95% de los embarques Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en 80 al 94% de los embarques Atención Oportuna, envío de documentos en tiempo y buen tiempo de respuesta en 60 al 79% de los embarques Mala atención, envío de documentos fuera de tiempo y/o mal tiempo de respuesta en uno a tres embarque Mala atención, envío de documentos fuera de tiempo y/o mal tiempo de respuesta en más de tres embarques La calificación mínima para este tipo de proveedores es de 7 puntos. ANÁLISIS DE RESULTADOS 5.26 El jefe de compras internacionales debe vaciar los resultados de la reevaluación en el registro Reevaluación de proveedores REG El jefe de compras internacionales debe enviar el registro Reevaluación de proveedores REG-074 con los resultados de cada reevaluación a todos los proveedores Una vez que el jefe de compras internacionales tiene los resultados de la reevaluación de cada proveedor debe asegurarse que todos estén por arriba de la calificación mínima según el tipo de proveedor Cuando el jefe de compras internacionales detecte que un proveedor está por debajo de la calificación mínima permitida debe informarle al proveedor y pedirle un plan de acción para mejorar su calificación El jefe de compras internacionales debe poner en status revisión al proveedor que salió por debajo de la calificación mínima permitida El jefe de compras internacionales debe poner especial atención en los proveedores que se encuentren en status revisión en próximas reevaluaciones Si un proveedor con status revisión sale por debajo de la calificación mínima permitida en la reevaluación inmediata siguiente, el jefe de compras internacionales puede tomar la decisión de darlo de baja como proveedor autorizado.

12 VERSIÓN: 2 Página 12 de 12 VERSION # FECHA DE ELABORACION 2 09 SEPTIEMBRE 2015 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SE QUITA LA NOMENCLATURA SE MODIFICA DE ACUERDO A LA NO CONFORMIDAD DE AUDITORIA INTERNA ISO 9001:2008 DE AGOSTO 2015 SOLICITÓ CAMBIO MANUEL GALVÁN 1 13 MARZO 2012 DOCUMENTO INICIAL JORGE VAZQUEZ