Uso de las Guías de Despacho. Este procedimiento establece los lineamientos para el uso de las Guías de Despacho.

Transcripción

1 I. Propósito Este procedimiento establece los lineamientos para el uso de las Guías de Despacho. II. Personas involucradas Almacenista, Gerente de Sucursal, Coordinación de Compras y Logística. III. Políticas y Normas Son políticas: Procurar una Gestión eficiente de los movimientos de entrada y salida de inventarios. Cumplir con las disposiciones relacionadas con la impresión y emisión de facturas y otros documentos Fiscales. Son normas: Todas las salidas de inventario deben estar avaladas por documentos fiscales. Todos los movimientos de inventario entre unidades operativas, deben realizarse a través de una transferencia y soportarse (documentarse) con la Guía de Despacho. Cada sucursal tiene asignadas Guías de Despacho en forma continua, seriadas y con un número consecutivo, por lo tanto, se deben usar e imprimir, en el orden correlativo del número de control preimpreso. Todas las salidas de inventario a través de Guías de Despacho, deben: estar autorizadas por el Gerente de la Sucursal, firmadas por el Almacenista en señal de entrega del producto, por el transportista y por la unidad operativa receptora, en señal de haber recibido la mercancía. IV. Definiciones Controles Fiscales: Formatos preimpresos con número consecutivo, para efectos de control fiscal. PRCC04 Pág.: 1 de 5.

2 Guía de Despacho: Documento fiscal que se utiliza para soportar (documentar) la transferencia de mercancía entre sucursales y/o entre sucursales y la unidad de Compras y Logística. Unidad Emisora: Unidad que elabora la guía de despacho y procesa la transferencia de salida en el sistema. Unidad Receptora: Unidad que recibe, físicamente, los productos transferidos y confirma la recepción de la transferencia en el sistema. V. Responsabilidades Es responsabilidad del Gerente de Sucursal, del Almacenista y del Coordinador de Compras y Logística: a- Tomar las previsiones necesarias, para el traslado de la mercancía. que envíen a otras unidades operativas. b- Velar por la integridad y buen uso de las Guías de Despacho. c- No exceder el monto en bolívares, cubierto por el seguro, en el traslado de mercancía. d- Cumplir los requisitos exigidos por el SASA, la Guardia Nacional, las Autoridades de Tránsito, etc., para el traslado de la mercancía. e- Verificar, previo al despacho de la mercancía, que: 1- La póliza de responsabilidad civil del vehículo esté vigente. 2- Que la licencia y el certificado médico, del conductor del transporte, además de estar vigentes, sean: hasta camión 350 de 4o. grado y mayor a camión 350 de 5o. grado. 3- Que en la Guía de Despacho, quede constancia que la mercancía fue entregada al transportista. Es responsabilidad de quien procesa la transferencia en el sistema, bien sea la Sucursal o la unidad de Compras y Logística, incluir correctamente los datos de: a- Transportista, chofer y placa del vehículo. b- La mercancía que se traslada. c- La unidad operativa receptora. El cumplimiento de estos aspectos reviste particular importancia, para evitar problemas con las autoridades o con posibles reclamos al seguro. PRCC04 Pág.: 2 de 5.

3 VI. Procedimiento 1. El Gerente de Sucursal que requiera algún producto, autorizará al Almacenista a realizar la solicitud a la Unidad de Compras y Logística y/o a la Sucursal correspondiente. 2. La unidad operativa a la cual se le requiere(n) el(los) producto(s), revisará la disponibilidad de inventario y la posibilidad de trasladarlo(s) en la fecha solicitada, evaluando el medio de transporte, tiempo de envío y costo. 3. Una vez aceptada la solicitud, el Gerente de Sucursal y/o la Unidad de Compras y Logística, giran instrucciones al Almacenista, para que procese la Transferencia en el Sistema, lo cual generará automáticamente la Guía de Despacho. Para efectuar este paso, primero se debe chequear, si el transportista, chofer y vehículo, ya están cargados en el sistema y seleccionarlos siguiendo el Instructivo Para Ubicar Datos De Transportistas, Registrados En El Sistema. Si alguno de los datos no está cargado en el sistema, se deben agregar, siguiendo el Instructivo Para Incluir Datos De Transportistas En El Sistema. 4. El almacenista imprime la Guía de Despacho en los documentos fiscales, elaborados en forma continua para tal fin, firma el juego completo y obtiene la firma del transportista, en el juego completo, en señal de conformidad y como evidencia de haberle entregado la mercancía. 5. El Almacenista conserva la copia amarilla y entrega al Transportista la original y las copias azul y verde, las cuales serán distribuidas de la siguiente forma: 5.1. La copia amarilla quedará en el archivo correlativo numérico, de la unidad emisora La original, sellada y firmada por la unidad receptora, conjuntamente con la impresión, en hoja blanca, de la recepción en el sistema, es enviada, por la unidad receptora, en la valija semanal a Administración, como constancia de haber recibido la mercancía La copia azul, sellada y firmada por la unidad receptora, como constancia de haber recibido la mercancía, la anexará el transportista a su factura por el servicio de flete, como requisito obligatorio para procesar el pago. PRCC04 Pág.: 3 de 5.

4 La factura del transportista debe hacer referencia al número de la Guía de Despacho La copia verde quedará en poder de la unidad receptora. 6. En caso que fuese necesario elaborar Guías de Despacho manualmente, inmediatamente después de resuelta la contingencia, se procesarán en el sistema, se imprimirán en papel blanco y se anexarán a las copias azul y amarilla, como evidencia que efectivamente se procesaron en el sistema. 7. Al anular una transferencia se debe anular el formato de Guía de Despacho, utilizado. 8. La sucursal que solicitó el producto, al momento de recibirlo físicamente, procesará la entrada en el sistema, mediante la confirmación de la transferencia, por las cantidades efectivamente recibidas. Nota 1: Tanto el original como las copias deben tener el sello y firma de la sucursal emisora, el nombre y la firma de transportista y el sello y firma de la sucursal receptora en los formatos que recibe del transportista. El nombre del transportista y el de los almacenistas, debe ser legible. Nota 2. Las guías de despacho no deben usarse para la entrega de mercancía a Agrocentro o a Inverca, ya que éstas no son sucursales o unidades operativas de LPA. VII. Documentos emitidos o modificados: Número Título Tratamiento y Distribución Guía de Despacho Lo elabora el Almacenista de Sucursal o la unidad de Compras y Logística, en original y tres (3) copias: Original: Archivo correlativo de Administración y para el reporte al seguro Copia azul: Transportista (para el cobro del flete) Copia amarilla: Archivo correlativo de la unidad emisora Copia verde: Archivo correlativo de la unidad receptora. VIII. Bitácora: PRCC04 Pág.: 4 de 5.

5 Fecha Nro. Distribución Cambios realizados Referencias Revisión 08/01/ Nuevo No aplica 1. Gerencia de Sucursal 2. Almacenista 3. Compras y Logística 4. Gerencia de Administración 5. Gerencia Comercial 6. Junta Directiva 7. Control Interno 8. Asistente Administrativo de Sucursal 9. Contraloría 10. Dirección General 11. Gerencias Regionales de Ventas. PRCC04 Pág.: 5 de 5.