INSTRUCTIVO DE TRABAJO RECEPCIÓN, REGISTRO Y PROCESO FÍSICO DE LIBROS ADQUIRIDOS POR COMPRA IT-TESE-04

Transcripción

1 1. Nombre: Recepción, registro y proceso físico de libros adquiridos por compra. Objetivo: Establecer lineamientos para el registro y proceso físico del material bibliográfico que por compra ingresan al Centro de Información, del TESE, a fin de establecer el correspondiente control y el uso adecuado. 3. Alcance: Aplica al personal del área de procesos físicos. 4. Referencias: Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del CIDTTESE, (Disposiciones aprobadas durante la Quinta Sesión Ordinaria de la H. Junta Directiva del TESE, el 30 de abril de199). Vigentes Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. (Funciones del Centro de Información autorizado el 31 de Marzo de 005). Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec (Publicado el 9 de Septiembre del 005). 5. Responsabilidades: El Jefe del Centro de Información emitirá las principales líneas a seguir para la consecución de las metas programadas. El Jefe de Proyecto / Jefe de Oficina coordinarán todas las acciones para la ejecución de las actividades, supervisará el proceso e integrará los informes correspondientes. Los bibliotecarios de área de procesos físicos ejecutaran las acciones para la recepción, registro y proceso físico de materiales documentales. 6. Definiciones: Acervo bibliográfico: Conjunto de libros, documentos, etc.; que constituyen una biblioteca. Código de Barras: Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar el libro. ISBN (International Standard Book Number): Número de identificación de cada libro, así como de sus distintos volúmenes y formas de presentación. Es asignado por agencias nacionales existentes en los distintos países. Proceso Físico o Proceso Menor: Los Libros y demás materiales en una Biblioteca deben prepararse físicamente para su colocación en los estantes y para su circulación por lo que se deberá identificar el libro con su número de adquisición en la portada, colocar etiquetas de número de adquisición en la cubierta del libro, aplicar sellos en portada, cantos y hojas internas, realizar la protección del libro y colocar código de barras Número de Adquisición: Número consecutivo irrepetible que permite identificar a un libro dentro de la colección propia del Tecnológico. Revisión Física del libro: Actividad que se realiza con el fin de determinar si el libro presenta algún daño como: Maltrato en las cubiertas, desprendimiento de hojas, hojas rotas, mala compaginación, defectos en la impresión (Hojas en blanco o incompletas), manchas en alguna parte del libro y todas aquellas que no permita la lectura adecuada del libro 7. Insumos: Libros comprados, Catálogo electrónico, papelería especializada para el proceso físico del material incluyendo lo necesario para su identificación, protección y utensilios para su aplicación. 19 de Diciembre de 008 Página 1 de 10

2 8. Resultado: Recepción organizada de libros por compra, aumento del acervo bibliográfico del Centro de Información del TESE. 9. Interacción con otros procedimientos: Catalogación y clasificación del acervo documental IT- TESE-05, Recepción, registro y proceso físico de libros adquiridos por donación IT-TESE Políticas: No se reciben libros de compra sin factura, (proporcionada por el proveedor), ni pedido de compra de libros (proporcionada por el departamento de recursos materiales), ambos documentos deberán ser proporcionados en copia simple para su cotejo durante la recepción, de la cual en el centro de información solo se tendrá copia de la factura que durante la recepción sea entregada, como referencia del material. En la recepción, se deberá revisar la coincidencia de los datos del libro contra la factura y el pedido de compra de libros. No se reciben libros dañados. No se reciben libros sellados por otra institución. La recepción de libros de compra solo se efectuará de las 9:00 a las 14:00 y 15:00 a 18:00 horas de lunes a viernes. Revisión de cada libro para constatar que el libro no tenga defectos de impresión. Los libros con defecto se separan para efectuar el cambio correspondiente. Únicamente se firmará la factura original en el momento en que se entregue completo el pedido, que el material corresponda a lo solicitado y que no tenga defectos. El número de adquisición se conforma de 6 dígitos. Todos los libros deberán estas protegidos PROCESO FÍSICO Se folia en una etiqueta No. 5 (5mm * 5mm) el número de adquisición asignado al libro con numeración arábiga, etiqueta que deberá ser colocada en la parte superior de la cubierta y se protegerá con cinta adhesiva transparente. Se genera e imprime en formato CODE 39 el número de adquisición asignado al Libro en dos tantos (Código de Barras). Se adhiere el número de adquisición en formato CODE 39 en el interior de la cubierta principal del libro y se anexa el segundo tanto en la página 10 (numeración arábiga) del libro para uso del siguiente proceso. Se sellan los cantos, con el sello No. 1 en caso de que el libro no lo permita por el espesor se utilizara el sello No de Diciembre de 008 Página de 10

3 La portada del libro se sellara con el sello No. 1 El reverso de la portada del libro se sellara en la parte superior con el sello No. y en la parte inferior con el sello No. 3 en caso de que por cuestiones de impresión no se permita realizar este último sellado se colocara en la siguiente página que lo permita. Se sellaran con el sello No. 4, las páginas con numeración arábiga 9, 9 y última terminada en nueve, y en caso de que no contenga esta numeración, se inicia contando 9 paginas a partir de la primera hoja del documento, para identificar interiormente la propiedad del libro de la Institución. El esquinero que sostendrá la tarjeta de préstamo, se colocara en la parte interior de la contracubierta, de acuerdo al código de color siguiente: blanco, azul y amarillo, tomando como base los artículos 4º, 5º y 6º de Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del Centro de Información del TESE, vigentes. Sobre el sello No. (ubicado en el reverso de la portada) se colocara la fecha y se foliara el número de adquisición y este ultimo también se colocara en la página 31 Se incluyen tarjeta de préstamo, y papeleta de devolución en las últimas páginas del libro Se aplica la protección del libro. 19 de Diciembre de 008 Página 3 de 10

4 Plantilla de sellos para llevar a cabo el proceso físico INSTRUCTIVO DE TRABAJO SELLO 1 SELLO SELLO 3 SELLO 4 19 de Diciembre de 008 Página 4 de 10

5 Tarjeta y papeleta para llevar a cabo el proceso físico de los documentos. Tarjeta de préstamo Papeleta de devolución 19 de Diciembre de 008 Página 5 de 10

6 11. Desarrollo: No. Unidad Actividad Administrativa / Puesto 1. Proveedor Se presenta en el centro de información en el horario acordado con los libros solicitados para la entrega, además presenta copia de la factura y del pedido de compra de libros.. Bibliotecario Recibe material documental por compra en presencia del proveedor y del representante del almacén del TESE. Se coteja copia de factura contra el pedido de compra de libros, comparando los datos de los libros, y se recibe a vistas (sujeto a revisión). 3. Se procede a llevar a cabo la revisión física del Libro. (Ver definiciones). 4. Si la revisión NO es satisfactoria se notifica de forma escrita con el listado de material defectuoso FO-TESE-CIN-15 indicando el daño o defecto correspondiente, al departamento de recursos materiales para que proceda a la reclamación correspondiente con el proveedor. Pasa actividad Si la revisión es satisfactoria, se procede a notificar con llamada telefónica al departamento de Recursos Materiales y se firmará de recibido en las facturas y el(los) vale(s) de salida del almacén correspondientes. 6. Asigna el número de adquisición, de acuerdo con el número consecutivo que corresponda. Éste se escribe en la primera hoja del libro y se realiza el Proceso Físico del libro. 7. Si el libro pertenece a la colección de consulta, se coloca esquinero amarillo y Tarjeta de préstamo marcado con el número de adquisición del libro. Pasa actividad Si el libro NO es de la colección de consulta se coloca Papeleta de devolución con el número de adquisición del libro, se coloca esquinero (azul o Blanco) y Tarjeta de préstamo marcado con el número de adquisición del libro. 9. Realiza el registro de los materiales en el inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN-13. Capturando en esta los datos básicos del libro, y los datos del proveedor. No. Unidad Administrativa / Puesto Actividad 19 de Diciembre de 008 Página 6 de 10

7 10. Bibliotecario Turna el material procesado físicamente, para el proceso de catalogación y clasificación del acervo documental a través del formato Entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN- 04 para que el bibliotecario de procesos técnicos lo firme. 11. Se resguarda formato Entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN-04 para su consulta. 1. Genera copia de carátula con los números asignados de compra FO-TESE-CIN-16 que se archiva en el expediente de adquisiciones. 13. Periódicamente elabora, Imprime y entrega para firma al encargado del área el formato Inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN-13, en donde se integran los materiales que se han adquirido. 14. Jefe de Centro de Información y Jefe de Proyecto/Oficina Revisa la impresión de inventario de acervo bibliográfico FO- TESE-CIN-13 y firma. 15. Bibliotecario Reporta semanalmente la adquisición, en el formato reporte semanal FO-TESE-CIN de Diciembre de 008 Página 7 de 10

8 1. Diagramación: Bibliotecario INSTRUCTIVO DE TRABAJO Proveedor Jefe de Centro de Información y Jefe de Proyecto/Oficina Inicio 3 1 Recibe material documental por compra en presencia del proveedor y del representante del almacén del TESE. Se coteja copia de factura contra el pedido de compra de libros, comparando los datos de los libros, y se recibe a vistas (sujeto a revisión). Se procede a llevar a cabo la revisión física del Libro. Se presenta en el centro de información en el horario acordado con el total de los libros solicitados para la entrega de libros, además presenta copia de la factura y del pedido de compra de libros. Si La revisión es satisfactoria? No 4 Se notifica de forma escrita con el listado de material defectuoso FO- TESE-CIN-15 indicando el daño o defecto correspondiente, al departamento de recursos materiales para que proceda a la reclamación correspondiente con el proveedor. Pasa actividad 1. 5 Si la revisión es satisfactoria y se cumplió con el total del pedido de compra de libros, se procede a notificar con llamada telefónica al departamento de Recursos Materiales y se firmará de recibido en las facturas y los vales de almacén correspondientes. 6 Asigna el número de adquisición, de acuerdo con el número consecutivo que corresponda. Éste se escribe en la primera hoja del libro y se realiza el Proceso Físico del libro. A 19 de Diciembre de 008 Página 8 de 10

9 Bibliotecario Jefe de Centro de Información y Jefe de Proyecto/Oficina A Es de Colección de consulta? Si 7 No Coloca esquinero amarillo y Tarjeta de préstamo marcado con el número de adquisición del libro. Pasa actividad Coloca Papeleta de devolución con el número de adquisición del libro, se coloca esquinero (azul o Blanco) y Tarjeta de préstamo marcado con el número de adquisición del libro Realiza el registro de los materiales en el inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN-13. Capturando en esta los datos básicos del libro, y los datos del proveedor. Turna el material procesado físicamente, para el proceso de catalogación y clasificación del acervo documental a través del formato Entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN-04 para que el bibliotecario de procesos técnicos lo firme Se resguarda formato Entrega de libros a procesos técnicos FO- TESE-CIN-04 para su consulta. Genera copia de carátula con los números asignados de compra FO-TESE-CIN-16 que se archiva en el expediente de adquisiciones. Periódicamente elabora, Imprime y entrega para firma al encargado del área el formato Inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN- 13, en donde se integran los materiales que se han adquirido. 14 Revisa la impresión de inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN-13 y firma. 15 Reporta semanalmente la adquisición, en el formato reporte semanal FO-TESE-CIN-01. Fin 19 de Diciembre de 008 Página 9 de 10

10 13. Medición: Indicador para medir la Productividad: % Documentos procesados contra los recibidos = Número de documentos procesados en el mes. Número de documentos recibidos en el mes. X 100 Registro de evidencias. Los procesos elaborados quedan registrados en: - Reporte semanal FO-TESE-CIN-01 - Formato Entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN-04 - Inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN Libro procesado físicamente - Carátula con los números asignados de compra FO-TESE-CIN Copia de Factura. - Papeleta de Devolución. - Tarjeta de Préstamo. - Listado de material defectuoso FO-TESE-CIN-15 PRODUCTO NO CONFORME: Pasar al área de procesos técnicos, libros que no tengan completo el proceso físico. 19 de Diciembre de 008 Página 10 de 10