INSTRUCTIVO DE TRABAJO Recepción, registro y proceso físico de libros adquiridos por donación IT-TESE- 06

Transcripción

1 . Nombre: 2. Objetivo: Establecer lineamientos para el registro y proceso físicos del material bibliográfico que por donación ingresan al Centro de Información, del TESE, a fin de establecer el correspondiente control y el uso adecuado. 3. Alcance: Aplica a todo el personal del área de procesos físicos del Centro de Información 4. Referencias: Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del TESE. 5. Responsabilidades: El Director de Apoyo y Desarrollo Académico realizará la evaluación mensual del proceso de donación de libros al Centro de Información del TESE. El Jefe del Centro de Información emitirá las principales líneas a seguir para la consecución de las metas programadas. El Jefe de Proyecto / Jefe de Oficina coordinarán todas las acciones para la ejecución de las actividades e integrará los informes correspondientes. Los bibliotecarios de área de procesos físicos ejecutaran las acciones para el desarrollo de la recepción, registro y proceso físico de materiales documentales, El Donador recibirá comprobante de la donación. 6. Definiciones: Acervo bibliográfico.- Conjunto de libros, documentos, etc.; que constituyen una biblioteca. Donación: Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de otra persona o institución que lo acepta. Para el procedimiento se distingue a la donación para Titulación de las otras donaciones. Código de Barras: Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar el libro. ISBN (International Standard Book Number): Número de identificación de cada libro, así como de sus distintos volúmenes y formas de presentación. Es asignado por agencias nacionales existentes en los distintos países. Proceso Físico o Proceso Menor: Consiste en identificar el libro con su número de adquisición en la portada, colocar etiquetas de número de adquisición en la cubierta del libro, aplicar sellos en portada, cantos y hojas internas, realizar la protección del libro y colocar código de barras. Número de Adquisición: Número consecutivo irrepetible que permite identificar a un libro dentro de la colección propia del Tecnológico. 7. Insumos: Libros Donados, papelería especializada para el proceso físico del material incluyendo lo necesario para su identificación, protección y utensilios para su aplicación. 8. Resultado: Recepción organizada de libros por donación, Aumento del acervo bibliográfico del Centro de Información del TESE. 9. Interacción con otros procedimientos: Catalogación y clasificación del acervo documental IT-TESE Políticas: No se registrarán libros sin el formato o carta de donación correspondiente. No se recibirán libros en mal estado físico. PROCESO FÍSICO Se sella la portada y al reverso de la portada del libro. 5 de abril de 2008 Hoja de 5

2 El sellado de páginas con numeración arábiga 9, 29 y última terminada en nueve, y en caso de que no contenga esta numeración, se inicia contando 9 paginas a partir de la primera hoja del documento, para identificar interiormente la propiedad del libro de la Institución. Foliado de la página 3 con el número de adquisición. Se incluyen tarjeta de préstamo, y papeleta de devolución en las últimas páginas del libro. Se aplica la protección del libro. Genera Código de Barras del Número de Adquisición en dos tantos en formato CODE 39. Coloca el Número de Adquisición en el interior del de la cubierta principal del libro y se anexa una copia del mismo en página 0 arábiga del libro Los esquineros que sostienen la tarjeta de préstamo, se colocan según el código de color siguiente: blanco, azul y amarillo, de acuerdo a los artículos 4º, 5º y 6º de Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del Centro de Información del TESE, vigentes 5 de abril de 2008 Hoja 2 de 5

3 . Desarrollo: No. Unidad Actividad Administrativa / Puesto. Donador Entrega los libros de donación, en el caso de ser para titulación llena el formato Donación de libros por titulación FO-TESE- CIN-02 y lo firma. 2. Bibliotecario Recibe donación. 3. En el caso de ser para titulación, sella el formato Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN-02 y los firma de recibido, Entrega dos copias al Donador. En cualquier otro caso recopila los datos del Donador y realiza Carta de donación de libros FO-TESE-CIN-, entrega original y se queda con copia de acuse. 4. En el original del Formato de Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN-02, o en la copia de acuse de la Carta de donación de libros FO-TESE-CIN-, marca los números de adquisición que se asignaron a los libros. 5. Registra el número de adquisición asignado y los datos del libro en Inventario de Acervo Bibliográfico FO-TESE-CIN-3, colocando la letra D (Donación) en la columna correspondiente, para distinguirlo de los libros de compra. 6. Archiva Formato de Donación de libros por titulación FO- TESE-CIN-02 o la Carta de donación de libros FO-TESE- CIN- en el expediente de adquisiciones. 7. Procesa físicamente los libros, los protege adecuadamente y los pasa al proceso técnico para su catalogación, usando el formato de Entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN Semanalmente cuenta los libros donados y se reportan por medio del reporte semanal FO-TESE-CIN-0 y oficio a la dirección de Apoyo y Desarrollo Académico. 9. Periódicamente elabora, imprime y firma el Reporte de conciliación de donaciones FO-TESE-CIN-4 turnándolo a supervisión y firma por parte del encargado en turno, revisa y firma el Jefe del Centro de Información. 0. Entrega el Reporte de conciliación de donaciones FO-TESE- CIN-4 al Director de Apoyo y Desarrollo Académico para que otorgue Visto Bueno y firma, al cual se le entrega copia del mismo.. Periódicamente se hace la impresión para revisión y firma inventario de acervo bibliográfico FO-TESE-CIN-3 y termina el proceso. 5 de abril de 2008 Hoja 3 de 5

4 2. Diagramación: Donador Bibliotecario Inicio 2 Recibe donación? Entrega los libros de donación, en el caso de ser para titulación llena el formato Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN- 02 y lo firma. No Titulación Si 3 3 Recopila los datos del donador y realiza Carta de donación de libros FO-TESE-CIN-, entrega original y se queda con copia de acuse Sella el formato Donación de libros por titulación FO- TESE-CIN-02 y los firma de recibido, Entrega dos copias al Donador. 4 6 Archiva Formato de Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN- 02 o la Carta de donación de libros FO-TESE-CIN- en el expediente de adquisiciones. En el original del Formato de Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN-02, o en la copia de acuse de la Carta de donación de libros FO-TESE-CIN-, marca los números de adquisición que se asignaron a los libros. 7 5 Procesa físicamente los libros, los protege adecuadamente y los pasa al proceso técnico para su catalogación, usando el formato de Entrega de libros a procesos técnicos FO- TESE-CIN Registra el número de adquisición asignado y los datos del libro en Inventario de Acervo Bibliográfico FO-TESE-CIN-3, colocando la letra D (Donación) en la columna correspondiente, para distinguirlo de los libros de compra. Semanalmente cuenta los libros donados y se reportan por medio del reporte semanal FO-TESE- 9 CIN-0 y oficio a la dirección de Apoyo y Desarrollo Académico. Entrega el Reporte de conciliación de donaciones FO-TESE-CIN-4 al Director de Apoyo y Desarrollo Académico para que otorgue Visto bueno y firma, al cual se le entrega copia del mismo. 0 Periódicamente elabora, imprime y firma el Reporte de conciliación de donaciones FO- TESE-CIN-4 turnándolo a supervisión y firma por parte del encargado en turno, revisa y firma el Jefe del Centro de Información. Periódicamente se hace la impresión para revisión y firma inventario de acervo bibliográfico FO-TESE- CIN-3 y termina el proceso. Fin 5 de abril de 2008 Hoja 4 de 5

5 3. Medición: Indicador para medir la Productividad: % Libros Donados Mensualmente = Número de Libros procesados en el mes Número de libros donados en el mes X 00 Registro del número de libros recibidos semanalmente, y el acumulado de libros recibidos por mes. Registro de evidencias. Los procesos elaborados quedan registrados en: - Reporte semanal FO-TESE-CIN-0. - Carta de Donación de libros FO-TESE-CIN-. - Reporte de conciliación de donaciones FO-TESE-4. - Formato Donación de libros por titulación FO-TESE-CIN Inventario del Acervo Bibliográfico FO-TESE-CIN-3. PRODUCTO NO CONFORME:.- Pasar al área de procesos técnicos, libros que no tengan completo el proceso físico. 5 de abril de 2008 Hoja 5 de 5