CONTENIDO. Pág. Certificado de Aprobación 2/15. Objetivos del Manual... Base Legal. Normas Generales 8/15. Descripción de los Procedimientos 10/15

Transcripción

1 : 2da. 1/15 CONTENIDO Pág. Certificado de Aprobación 2/15 I Propósito del Manual. 3/15 II Responsabilidad. 4/15 III Actualización del Manual.. 5/15 IV V Objetivos del Manual... Base Legal. 6/15 7/15 VII Definiciones Terminológica. 7/15 VII Procedimientos para la Tramitación de Gastos Reembolsables... 8/15 Normas Generales 8/15 Descripción de los Procedimientos 10/15 VII Aprobación. 12/15 VIII Flujograma. 13/15 IX Anexos 14/15

2 : 2da. 2/15 CERTIFICADO DE APROBACIÓN TITULAR DEL MANUAL EMISIÓN N MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS REEMBOLSABLES 2da. ALCANCE DE MANUAL Está dirigido a las unidades solicitantes de la Fundación de Edificaciones y Dotaciones Educativas (FEDE) ACTUALIZADO POR NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA D M A T.S.U. YELITZA LOVERA ANALISTA DE PLANIFICACIÓN I REVISADO POR NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA D M A LICDO. VICTOR VELASQUEZ LICDA. ELENA BLANCO ECON. WILFREDO ACOSTA GERENTE DE ADMINISTRACIÓN GERENTE (E) DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE (E) DE DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN SUPERVISOR NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA D M A TENIENTE CORONEL YSAAC RAMÍREZ GERENTE GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA GENERAL DE BRIGADA JUAN MANUEL APONTE GUTIERREZ FRANKLIN ALBARRAN SANCHEZ PRESIDENTE DE FEDE EDUCACIÓN D M A RAMÓN YANEZ PLANIFICACIÓN Y FINANZAS FRANKLIN ALBARRAN RAMÓN ANTONIO YANEZ MARRO MARIA ELISA DOMIGUEZ GUILLERMO WAN SANTOS EDUCACIÓN PLANIFICACIÓN Y FINANZAS RELACIONES DE INTERIORES Y JUSTICIA TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN APROBADO OBJETADO DIFERIDO N DE REUNIÓN

3 : 2da. 3/15 I. PROPÓSITO DEL MANUAL A. Dotar a las diferentes unidades de FEDE, de un instrumento guía para poner en práctica los sistemas y procedimientos administrativos. B. Documentar, instruir y servir de guía de consulta al personal que labora en las diferentes Dependencias de FEDE. C. Para el personal que desempeña cargos inherentes a esta actividad resultará fácilmente comprensible y de utilidad de las instrucciones aquí contenidas.

4 : 2da. 4/15 II. RESPONSABILIDAD - La Gerencia General de Asuntos Administrativos, la Gerencia General de Obras y Proyectos y las Unidades solicitantes, serán responsables del cumplimiento y ejecución de las Normas y Procedimientos señalados en este Manual. - El encargado de la Unidad deberá consultar periódicamente el presente Manual con el fin de que los procedimientos sobre la materia se cumplan eficientemente, así como velar por su actualización en forma oportuna.

5 : 2da. 5/15 III. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL - Modificación de la Base Legal. - Modificación de las Normas. - Modificación del procedimiento.

6 : 2da. 6/15 IV. OBJETIVOS DEL MANUAL Objetivo General Cumplir con las disposiciones de la Contraloría General de la República en elaborar, dentro de sus normas básicas, las normas, procedimientos y demás instrumentos o métodos para el funcionamiento del Sistema de Control Interno. Objetivo Específico Servir de instrumento legal interno a todas las Gerencias, y Coordinaciones de la Fundación, en el proceso de tramitación de los gastos reembolsables, con el fin de asegurar su estricto cumplimiento.

7 : 2da. 7/15 V. BASE LEGAL - Ley de Reforma parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N extraordinario de fecha Providencia Administrativa N SNAT/2008/0257, del Facturación de los Gastos Reembolsables en materia de impuesto del valor agregado, que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros documentos. - Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056-A, del , mediante la cual se designaron a los entes Públicos Nacionales como Agentes de Retención del IVA. - Decreto con rango, valor y fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), publicado en Gaceta Oficial N de fecha VI. DEFINICIONES TERMINOLÓGICA Gasto Reembolsable: Es el gasto extra pagado en efectivo en el que incurre un funcionario de las Coordinaciones y Gerencias en nombre de FEDE, cuando la asignación de la caja chica es insuficiente o cuando surge un gasto imprevisto que será devuelto en el futuro. Soporte de Pago: Factura en original que cumpla con los lineamientos del SENIAT y que soporta la erogación realizada, donde se identifica la compra del bien o la prestación del servicio que originó el gasto y su monto. Relación de Gastos Reembolsables: Documento o formato que resume el gasto (articulo(s) y servicio(s)), a reembolsar. Además, sirve de soporte a las Coordinaciones y Gerencias para la solicitud del reembolso.

8 : 2da. 8/15 VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS REEMBOLSABLES NORMAS GENERALES. 1. Para la tramitación de cualquier gasto reembolsable debe consultarse previamente a la Gerencia General de Asuntos Administrativos, por los medios que establezca el Presidente de la Fundación, siempre que el monto de la factura no exceda de 20 unidades tributarias (20 U.T.). 2. Solo se considerarán gastos reembolsables todos aquellos gastos excepcionales que estén relacionadas con el desarrollo de las funciones de Gerencias, Coordinaciones y Unidades solicitantes, siempre y cuando se encuentren dentro del objeto o la actividad de la Fundación, por ejemplo: Alimentos y bebidas a empleados (solo cuando el personal deba trabajar fuera del horario de oficina o en días no laborables, anexando Informe explicativo que justifique los gastos, con los datos de cada empleado, motivo de la jornada y factura original del gasto. No se deben incluir gastos superfluos. 3. El Gerente, Coordinador o Jefe de Unidad deberá conformar por escrito, con su firma, sello y fecha, todo trámite de gasto reembolsable relacionado con servicios o trabajos realizados. 4. No se deben incluir dentro de los gastos reembolsables, pagos por Servicios Básicos, celebraciones o agasajos, tratamientos médicos, limpieza y pintura de oficina, áreas verdes y ornamentos, entre otros. 5. Todas las facturas deben estar firmadas y sellados por el Gerente, Coordinador o Jefe de Unidad.

9 : 2da. 9/15 6. Todas las facturas pagadas que soportan el gasto deben ser original, y emitidas a nombre de FEDE, y con el respectivo N de Rif (G ), sin tachaduras ni enmiendas, identificándose el artículo o servicio adquirido, y deben cumplir con todas las disposiciones legales establecidas por el SENIAT. 7. En cuanto a los jefes de Unidades, deberá solicitar aprobación por parte de las Gerencias Generales a las cuales están adscritos.

10 : 2da. 10/15 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABILIDAD ACCION 1 Unidad Solicitante 1.1 Envía recaudos a la Gerencia General de Asunto Administrativo, o Gerencia General de Obras y Proyectos con Memorándum (original y copia), anexando Punto de Cuenta, Relación de los Gastos Reembolsables, Informe explicativo y Facturas originales. 2 Gerencia General de Obras y Proyectos 2.1 Recibe toda la documentación de la Unidad Solicitante para los casos de las Coordinaciones Estadales, el Punto de Cuenta debe llevar el visto bueno con firma y sello. Envía los soportes y toda la documentación a Presidencia. 3 Presidencia 3.1 Recibe documentación y en caso de estar conforme, firma y sella el Punto de Cuenta y envía la documentación a la Gerencia General de Asuntos Administrativos. 4 Gerencia General de 4.1 Recibe documentación, firma copia en Asuntos Administrativos señal de recepción y envía los documentos a la División de Tesorería/ Unidad de Revisión. En caso de no estar conforme, devuelve a la unidad solicitante. 5 División de Tesorería/ Unidad de Revisión 5.1 Revisa toda la documentación, y en caso de estar conforme, envía a la Gerencia de Planificación y Presupuesto para la imputación presupuestaria. Caso

11 : 2da. 11/15 contrario, devuelve a la Unidad solicitante. 6 Gerencia de Planificación y Presupuesto 6.1 Recibe la documentación, verifica la disponibilidad presupuestaria. En caso de estar conforme, imputa el gasto, y envía recaudos a División de Contabilidad. Caso contrario, devuelve al Unidad de Revisión, sin imputar. 7 División de Contabilidad 7.1 Recibe y causa los gastos reembolsables. Envía a la División de Tesorería 8 División de Tesorería Recibe los soportes y genera el Pago mediante abono en la cuenta nómina del empleado que incurrió en los gastos reembolsables. Envía el Pago a los empleados con firmas Autorizadas A y B, y una vez firmado lo envía a la Institución Bancaria para su procesamiento. Envía expediente en original y copia a la División de Contabilidad para su archivo.

12 : 2da. 12/15 VIII. APROBACIÓN Considerado por el presidente de la Fundación de Edificaciones y Dotaciones Educativas (FEDE), previo estudio, análisis y coordinación con las dependencias involucradas, se aprueba el presente Manual, el cual tiene carácter obligatorio a partir de la presente fecha para todas las Unidades involucradas en el mismo. Caracas, GENERAL DE BRIGADA JUAN MANUEL APONTE PRESIDENTE (E) DE FEDE

13 : 2da. 13/15 IX. FLUJOGRAMA

14 : 2da. 14/15 X Anexos

15 : 2da. 15/15 Anexo I RELACIÓN DE GASTOS REEMBOLSABLES (Forma N ) 1 2 SOLIC. N 3 UNIDAD ADMINISTRATIVA 6 BANCO DEL MES 4 BENEFICIARIO 7 CUENTA N 5 C.I. 8 CORRIENTE AHORRO 9 D E S C R I P C I O N N ARTICULO MONTO Bs. N SERVICIO MONTO Bs. 9.7 TOTAL Bs. TOTAL Bs. 10 FIRMA Y SELLO (COORDINACIÓN ESTADAL) TOTAL GENERAL Bs. ( ) (DEPENDENCIA)