C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas.

Transcripción

1 Versión vigente No. 00 Fecha: C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos. 9. Revisión Histórica. 1/12

2 1. Propósito Proporcionar capacitación al personal que participa en el SGC de la Universidad Autónoma del Estado de México (UAEM) a través de la impartición de cursos y talleres para el adecuado desempeño de sus procesos, así como a Dependencias de Gobierno e iniciativa privada. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todas las áreas que participan en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM. 3. y Autoridad DIRECCION DE ESPACIOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRACIÓN CENTRAL Director del EA o DAC Autoridad Mantener la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos de los servicios Solicitar cursos de capacitación Representante de la Dirección (RD) Detectar las necesidades de capacitación en el Sistema de Gestión de la Calidad. Solicitar la capacitación del SGC necesaria para su personal. Proveer los recursos necesarios para la impartición de la capacitación en su espacio. Participar activamente en la implementación de este procedimiento y en la conservación de los registros generados en la aplicación del mismo. Enviar relación de participantes vía electrónica Autoridad Autorizar, determinar y establecer lugar, fecha y horario de los cursos que se impartirán al personal de su cargo. Modificar o cancelar los cursos programados. 2/12

3 PERSONAL QUE PARTICIPA EN EL SGC (USUARIO) Participar en los cursos de capacitación publicados en la página web por la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo (DODA). Realizar el pago correspondiente, si aplica. Asistir puntualmente al curso en el lugar, día y hora programado. Registrar los datos completos en la lista de asistencia. Contestar el examen del curso taller, si aplica. DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO (DODA) DIRECTORA Autorizar el contenido y diseño del Programa de Capacitación SGC -UAEM Determinar los cursos talleres indispensables que requieran impartirse a partir de los resultados obtenidos en la DNS. Solicitar la impartición de cursos que incrementen la competencia de los instructores, auditores y asesores de la DODA. Vinculación con dependencias de Gobierno e iniciativa privada Autoridad Definir al instructor que impartirá el curso - taller en base a su competencia y conocimientos. Designar a un instructor sustituto, en caso de que el responsable de la impartición del curso no se presente. Aprobar los cursos talleres internos y externos que se impartirán durante en el año al personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad. Aprobar la difusión del Programa de Capacitación SGC -UAEM en la página web. Autorizar la reprogramación o cancelación de cursos talleres publicados en el Programa de Capacitación SGC UAEM. Aprobar los cursos - talleres externos dirigidos a todo el personal interesado en el SGC. 3/12

4 Solicitar al Organismos Académico o dependencias de administración central lugar para la impartición de cursos talleres. Solicitar a la Secretaría de Rectoría el Penthouse y equipo de audio y video para la realización de cursos talleres UNIDAD DE PLANEACIÓN Y APOYO ADMINISTRATIVO Gestionar los recursos para pagos a Instructores. Si aplica Proporcionar los recursos necesarios para la impartición de cursos - talleres. Recibir el pago de participantes externos y realizar el trámite correspondiente. Notificar del pago de inscripción al, para el registro de los asistentes externos. Mantener el expediente actualizado de la plantilla de los Instructores de la DODA. ÁREA DE CAPACITACIÓN (DODA) Responsable de Capacitación Planificar y crear el Programa de Capacitación SGC-UAEM Solicitar vía oficio el espacio acorde donde se impartirán los cursos - talleres. Notificar al instructor el lugar donde se impartirá el curso taller. Realizar la inscripción de los interesados para la capacitación. Gestionar con la Unidad de Planeación y Apoyo Administrativo los recursos necesarios para llevar a cabo los cursos talleres del Programa de Capacitación SGC UAEM. Coordinación con la Unidad de Planeación y Apoyo Administrativo para la verificación del pago de participantes externos. Elaborar las listas de asistencia para los cursos talleres. Solicitar las constancias de participación al diseñador de la DODA. Coordinar el curso taller. Capturar los datos de la evaluación del Instructor, del desarrollo del curso y la coordinación del evento. Analizar, elaborar y entregar los reportes de la capacitación. 4/12

5 Determinar la participación de acuerdo a los requisitos establecidos para la capacitación. Detectar necesidades de capacitación y elaborar DNS Autoridad Promocionar los cursos - talleres a través del programa de capacitación del SGC - UAEM. Solicitar la cancelación o reprogramación del curso - taller si no se cumplen con las políticas establecidas. Anular la inscripción a personas externas que no hayan realizado el pago correspondiente del curso - taller. Determinar la entrega de constancias de acuerdo a las políticas establecidas. Apoyo Técnico DISEÑO Gestionar el material que se utiliza en el curso taller. Revisar los datos y el diseño de la constancia. Recabar la firma de la Dirección para las constancias de participación. Logística del evento: instalación de equipo de cómputo, sonido, cafetería y papelería Desarrollo: Monitoreo y apoyo durante la capacitación Realización de algún ejercicio práctico. Si aplica Término del evento: entrega del formato de evaluación del evento a los participantes, entrega de constancias, recabar firma del Instructor y cierre del evento. Diseñar el programa de capacitación del SGC - UAEM Diseñar el material para la impartición de cursos talleres. Enviar el programa de capacitación del SGC - UAEM autorizado a la DTIC para la publicación en la página web. Elaborar las constancias y/o reconocimientos 5/12

6 RESPONSABLE DE TIC Efectuar respaldos mensuales de las bases de datos de capacitación INSTRUCTORES DE CAPACITACIÓN (INTERNOS Y EXTERNOS) Autoridad Cumplir con el perfil como Instructor Solicitar al área de capacitación los materiales y equipo que se requiera para impartir el cursotaller con diez días hábiles de anticipación. Llegar puntual al curso taller. Preparar sus sesiones, respecto a los objetivos del curso-taller. Cumplir con el objetivo y duración de los cursos - talleres. Elaborar exámenes, si aplica. Evaluar a los participantes y entregar a tiempo sus calificaciones en caso de que aplique. Anotar sus observaciones en la lista de asistencia y firmar el documento al término del cursotaller. Decidir qué puntaje se da a cada participante, en caso de realizar examen. 4. Normatividad Aplicable N/A 5. Políticas 5.1 La UAEM debe proporcionar la capacitación necesaria al personal involucrado en el SGC Para realizar un curso taller se debe tener un mínimo de 20 participantes Cuando un espacio universitario requiera capacitación en el SGC debe presentar su solicitud con 15 días hábiles de anticipación Si el personal que presta su servicio social en la UAEM, está interesado en participar en algún curso publicado en el programa de capacitación de la DODA, el jefe inmediato debe solicitar el registro (vía correo electrónico o en formato definido) 6/12

7 5.1.4 Los participantes deben cumplir con el 80% de asistencia para ser acreedores a la constancia Los participantes externos deben cubrir el pago del curso previo a la inscripción El personal que labora en la UAEM debe realizar su registro con 5 días hábiles de anticipación al curso taller Los exámenes serán aprobados con un mínimo de 8.0. (En caso de que se realice) El participante que asista al curso, debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el programa anual de capacitación Si el participante realizó su registro y necesita cancelar su asistencia, debe hacerlo con tres días hábiles de anticipación Si el participante se presenta al curso sin registro, no recibirá constancia. El interesado debe recoger su documento en la DODA durante los 10 días hábiles siguientes La constancia de participación será expedida de acuerdo a los datos proporcionados o asentados en las listas de asistencia. 5.2 Requerimiento de Capacitación La Dirección (DODA) evalúa el requerimiento de capacitación en base a la detección de necesidades del Sistema de Gestión de Calidad y del usuario, de los análisis y reportes generados por el. 5.3 Programación de la Capacitación La Dirección (DODA) a través de Resultados de Revisión por la Dirección, cambios de administración, resultados de auditorías, resultados de análisis de datos de capacitación por secretarías y EA lleva a cabo la planeación del Programa del Capacitación del SGC-UAEM donde se definen los cursos talleres a impartir, las fechas, duración de los cursos, número de participantes por curso, requisitos mínimos que los interesados deben cubrir, entre otros. El elabora el Programa del Capacitación del SGC-UAEM y lo turna al Departamento del SGC para su revisión y a la Dirección de la DODA para su autorización. Una vez que ha sido autorizado el Programa del Capacitación del SGC-UAEM por la Dirección, se solicita el diseño al área correspondiente, quien presenta las propuestas para su aprobación. Aprobado el documento final, el diseñador de la DODA, solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DTIC) la publicación en la página web. El notifica al instructor el lugar donde se impartirá el curso taller En caso de que el instructor responsable de la capacitación por causas de fuerza mayor no pueda impartir el curso, la Dirección designará a un sustituto. 7/12

8 El debe determinar y gestionar el lugar que cumpla con las características acordes a los cursos talleres programados. El debe gestionar con la Unidad de Planeación y Apoyo Administrativo el material y recursos necesarios para la impartición del curso taller. 5.4 Registro de participantes A partir de la publicación del Programa de Capacitación del SGC UAEM, los interesados se comunican vía telefónica, por correo electrónico o se presentan directamente en la recepción de la DODA solicitando su inscripción. El debe confirmar la inscripción de acuerdo a las políticas establecidas, e informa el lugar de la impartición del curso taller y confirma el horario. Una vez realizadas las inscripciones, el emite las listas de asistencia para cada curso taller. 5.5 Ejecución de Actividades previas para la Capacitación El debe cancelar o reprogramar el curso - taller si no se cumplen con las políticas establecidas. Al confirma con el instructor vía correo electrónico la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la capacitación. Una vez definido el curso - taller a impartir, el instructor envía las necesidades de materiales y equipo al área de capacitación con 10 días hábiles de anticipación a la impartición del curso, con la finalidad de que el prepare lo necesario. Si el curso taller a impartir no está considerado en el programa de capacitación, el Director solicitante es el responsable de determinar el lugar, fecha, horario, así como proporcionar los materiales, recursos y equipo necesarios para la capacitación. El RD es el responsable de enviar la relación de participantes con 10 días hábiles de anticipación para la emisión de listas de asistencia y constancias del curso. El área de capacitación prepara el material del curso de acuerdo al instructor y a los requerimientos necesarios. El envía por correo electrónico, la información necesaria para la emisión de constancias de participación al diseñador de la DODA. El diseñador elabora las constancias de los participantes y del instructor una vez impresas se turnan a al para su revisión y colocación del sello. Estas se envían a la Dirección de la DODA, quien las firma. 5.6 Desarrollo de la Capacitación Al dar inicio el curso taller el personal de apoyo del, otorga a los participantes el material del curso, personificador, lista de asistencia, entre otros. Se da la bienvenida a los asistentes y se presenta del Instructor. 8/12

9 El Instructor asignado realiza la capacitación a los usuarios, basándose en el temario. Al finalizar el personal de apoyo del aplica a los participantes un cuestionario de evaluación del Instructor, el desarrollo del curso y la coordinación del evento. En caso de que uno o todos los asistentes no puedan contestar la evaluación del evento, el Instructor debe registrar las observaciones pertinentes en la lista de asistencia y firmar. El personal de apoyo del recibe la lista de asistencia y las hojas de evaluación del curso taller. Las listas de asistencia y las hojas de evaluación del curso taller se conservan en la DODA durante el periodo de la administración. 5.7 Entrega de Constancias de la Capacitación Una vez que el instructor finaliza el curso-taller, el personal de apoyo del entrega las constancias de participación a los asistentes y del instructor. Se entregan las constancias de acuerdo a las políticas establecidas en este documento y firman el acuse en la lista de asistencia. 5.8 Evaluación de la Capacitación El realiza el análisis de la información para elaborar los reportes de la capacitación que se da a conocer a la Alta Dirección del SGC. Derivado del resultado del análisis de evaluación del curso, se toman acciones correctivas y/o preventivas. 9/12

10 6. Diagrama de bloque del procedimiento Proceso de Capacitación Director de Espacio Académico / Administración Central / Usuario externo DODA (Unidad de Capacitación) Usuario que recibe la capacitación Instructor Inicio 1 Identifica las necesidades de Capacitación 2 Revisa reportes y resultados de auditoria 3 Evalúa las necesidades de Capacitaciòn 4 Se define la plantilla de instructores, fechas y cursos a impartir 5 Emisión del programa de capacitación SGC - UAEM 6 Autorización del programa de Capacitación por la Dirección 7 Publicación del programa de Capacitación Si 8 Inscripción al Curso-taller 9 No Se cubren los requisitos? 10 Organización y ejecución de actividades previas a la capacitación Impartición del Curso-taller 16 Emisión y análisis de reportes 17 Distribución de Reportes Contesta Evaluación del Curso 13 No Cumple 80% de asistencia? A 18 Si 14 Establecimiento de Acciones 19 Fin Recibe Constancia 15 Fin 10/12

11 7. Glosario ALTA DIRECCIÓN: Máximo nivel de autoridad del Sistema de Gestión de la Calidad en los diferentes espacios académicos y administrativos de la UAEM. CAPACITACIÖN: para efectos de este documento se entiende por capacitación a la preparación de una persona para que sea apta o capaz para hacer una cosa COMPETENCIA: atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades. CURSO: para efectos de este documento se entiende por curso al estudio, clases o conferencias sobre un tema determinado DAC: Director de Administración Central DNS: Detección de necesidades DODA: DTIC: Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. EA: Espacio Académico GESTIÓN: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PRODUCTO: Para efectos de este procedimiento se entiende por producto aquel bien tangible que es entregado al usuario por ejemplo: Diseños de Software, Etiquetas de bienes patrimoniales, libros, cheques, revistas, publicaciones, etc.como resultado de un proceso REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SERVICIO: Para efectos de este procedimiento se entiende por servicio aquel que no es tangible y que se entrega al usuario, ejemplo: Reparación de equipos de cómputo, cursos, entrega de documentos, recolección de residuos sólidos, etc. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC): Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan entre sí, que sirven para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad TALLER: Para efectos de este documento se entiende por taller al estudio, clases o actividades sobre un tema determinado donde se realizan diferentes dinámicas y/o prácticas UAEM: Universidad Autónoma de Estado de México 11/12

12 8. Anexo Formatos: Listas de asistencia para capacitación Evaluación del evento Solicitud de constancias Check list Recursos para cursos y talleres Personificadores Requerimientos del instructor 9. Revisión Histórica Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 04/09/10 Jefe del Departamento del SGC Director de DODA Nuevo 12/12