C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/9

2 1. Propósito Establecer las políticas, estrategias, programas y actividades que deben normar la preinscripción en el proceso de admisión para el ingreso a los estudios del Nivel Medio Superior y Superior del Sistema Dependiente de la Universidad. 2. Alcance Aplica a los Espacios Académicos y a la de la en la actividad de admisión. 3. Responsabilidad y autoridad Responsabilidades: 1. Elaborar y Publicar la Convocatoria Autoridades: 1. Establecer los requisitos de ingreso a los aspirantes. 2. Modificar la convocatoria Director de Control Escolar Responsabilidades: 1. Dar visto bueno a la propuesta de Plan de Trabajo del Proceso de Admisión, presentado por el DISE. 2. Establecer fechas para el Proceso de Admisión. 3. Informar al DISE sobre los lineamientos para la Convocatoria de Ingreso, establecidos por la. 4. Supervisar las actividades previas al examen de admisión. 5. Coordinar las siguientes actividades referentes al Proceso de Admisión. Preparativos. Oferta Educativa. Planeación y presentación del Plan de Trabajo de Admisión. Publicación de la Convocatoria. Actividades previas a las preinscripciones. Instalación del sistema. Capacitación del personal. Solicitud, entrega y recepción de materiales a CENEVAL. Planeación de la logística antes, durante y después de el examen de admisión. Procesamiento de datos e información para CENEVAL. Publicación de resultados. 2/9

3 Autoridades: 1. Asignar responsables para el seguimiento a las actividades y formar grupos de trabajo. 2. Informar a la y Contraloría Universitaria sobre las actividades del Proceso de Admisión. 3. Mantener comunicación con el CENEVAL acerca de la gestión de trámites con el DISE. Jefe de Departamento de Ingreso y Servicios Escolares Responsabilidades: 1. Coordinar la distribución de la Convocatoria a los Espacios Académicos y otras dependencias. 2. Establecer fechas con el CENEVAL para la aplicación del examen de admisión. 3. Solicitar el material de aplicación al CENEVAL. 4. Determinar y enviar la distribución de aulas y módulos específicos para la aplicación del examen al CENEVAL. 5. Gestionar el suministro del material necesario para el proceso de admisión. 6. Entrega de material para la preinscripción a los Espacios Académicos. 7. Realizar reuniones con los Jefes de Control Escolar para dar a conocer información general del proceso de admisión. 8. Planear la capacitación a los aplicadores, coordinadores y supervisores que participan en la aplicación del examen. 9. Organizar la logística para la aplicación del examen. 10. Realizar el acta de cierre con el CENEVAL de todos los alumnos que presentaron el examen. 11. Recabar resultado de examen con CENEVAL. 12. Hacer cumplir la Legislación aplicable. Autoridad: 1. Determinar y proponer acciones a seguir para la solución de contingencias durante el proceso de Admisión. 2. Interactuar con dependencias externas a la UAEM para el apoyo en la aplicación del examen, tales como, Policía Municipal y Estatal 3. Interactuar con Protección Civil de la UAEM, para el apoyo en la aplicación del examen. Jefe de la Responsabilidades: 1. Distribuir la Convocatoria a los Espacios Académicos y otras dependencias. 3/9

4 2. Elaborar la distribución de aulas y módulos específicos (en el Nivel Superior previamente establecidos por la Dirección de Estudios Profesionales) para la aplicación del examen al CENEVAL. 3. Solicitar la adquisición del material necesario para el proceso. 4. Entregar el material para la preinscripción a los Espacios Académicos. 5. Entregar cuestionarios de satisfacción del usuario para su aplicación. 6. Recibir y organizar la documentación de preinscripción entregada por los Espacios Académicos ubicados en Toluca. 7. Reclutar al personal necesario para la aplicación del examen de admisión. 8. Capacitar a los aplicadores, coordinadores y supervisores que participan en la aplicación del examen. 9. Verificar físicamente las instalaciones para la integración de aulas y sedes; para ambos niveles educativos. 10. Elaborar reporte general de encuestas: Gráficas, análisis y propuesta de mejora continua. Autoridad: 1. Realizar la entrega recepción del material a los Espacios Académicos. 2. Coordinar con los directivos de los Espacios Académicos, la disponibilidad de espacios para la aplicación y la capacitación sobre el Proceso de Admisión. Jefes de Control Escolar de los Espacios Académicos Responsabilidades preinscripción: 1. Publicar la Convocatoria en el Espacio Académico. 2. Asistir a la capacitación para el desarrollo del proceso. 3. Organizar y coordinar las actividades del proceso dentro del Espacio Académico. 4. Recoger el material asignado para el desarrollo del proceso. 5. Aplicar cuestionario de satisfacción del usuario. 6. Supervisar el proceso durante la ejecución. 7. Cotejo del reporte emitido por el sistema contra la documentación. 8. Entrega de la documentación de preinscripción a la. 9. Entregar reporte de cuestionario de satisfacción del cliente: Gráficas, análisis y propuesta de mejora continua. Autoridades: 1. Asignar responsabilidades al personal secretarial. 2. Tomar decisiones para resolver imprevistos durante el proceso, dentro del ámbito del Espacio Académico. 3. Conceder la exención del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Convocatoria para el trámite de preinscripción, tales como: características de Acta de Nacimiento, Fotografías o Constancia. 4. Normatividad aplicable 4/9

5 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Art. 3º. Fracción VII. 2. Legislación de la UAEM. a. Ley de la Universidad. Título II, De la Comunidad Universitaria. Art. 9º. Párrafo 2. b. Estatuto Universitario. Título II, De la Comunidad Universitaria. Capítulo II De los Alumnos. Art. 18. c. Reglamento de Facultades y Escuelas Profesionales. Título III, De los Estudios de Licenciatura. Capítulo IV, De la Inscripción a los Estudios. d. Reglamento de la Educación Media Superior. Título IV, Del Ingreso, Promoción y Permanencia de los Alumnos de la Escuela Preparatoria. Capítulo I, Del Ingreso a los Estudios del Bachillerato Universitario 5. Políticas de Operación Preinscripción 5.1 La Convocatoria debe estar sujeta a revisión antes de su publicación. 5.2 La Convocatoria deberá ser publicada a más tardar en el trimestre de febrero-marzoabril de cada año. 5.3 La Convocatoria se publicará en los Espacios Académicos, página web de la Universidad, principales diarios de mayor circulación en el Estado y medios de comunicación de la. 5.4 La convocará mediante oficio a Jefes de Control Escolar para realizar la planeación de las actividades a llevar a cabo. 5.5 La deberá entregar a los Jefes de Control Escolar la papelería correspondiente a la preinscripción y establecer las fechas de recepción de la documentación generada en el proceso. 5.6 El aspirante deberá depositar en el banco, a cuenta de la Universidad Autónoma del Estado de México, el monto estipulado en la convocatoria para el derecho de preinscripción. 5.7 El Aspirante deberá realizar el registro vía Internet e imprimir la hoja de Registro Satisfactorio para integrarlo a su documentación. 5.8 El Aspirante recibirá en ventanilla del Espacio Académico de su elección, su cédula de preinscripción y su guía de estudios para el examen. Aplicación del examen 5.9 Para garantizar la transparencia de la aplicación y calificación del examen se contrata una empresa ajena a la Universidad En la aplicación del examen participarán sólo las personas que hayan sido capacitadas para realizar esta actividad Los Coordinadores de cada SEDE se asegurarán de la disponibilidad y capacidad de las instalaciones Para acceder al examen, los aspirantes deben comprobar que concluyeron trámites de preinscripción En el caso de extravió de un cuadernillo de examen se deberá formular un acta informativa al respecto Una vez iniciado el examen, no podrá extenderse el horario de aplicación previamente establecido La Contraloría Universitaria realizará la observancia del Proceso de Admisión en cada etapa. 5/9

6 6. Diagrama de bloque del procedimiento 1/2 Proceso de Admisión Aspirante Secretaría de Docencia (SD) Departamento de Ingreso y Servicios Escolares (DISE) Jefe de Control Escolar (JCE) en Espacio Académico (EA) Entidad Evaluadora (EE) INICIO Consulta convocatoria y decide en que EA realizar preinscripción Solicita en EA elegido preinscripción presentando: 1.- Registro satisfactorio emitido por sistema. 2.- Documentos probatorios de requisitos solicitados y explícitos en convocatoria. Recibe del EA: 1.- Cédula de preinscripción- 2.- Guía de estudios. 3.- Llena cuestionario percepción de usuarioaspirante. 1 Elabora y pública convocatoria La UAEM, contrata: 1.- Proveedor de cédulas de preinscripción. 2.- Entidad evaluadora de exámenes quien provee guías de estudio, hojas de respuestas, cuadernillos de exámenes y evalúa y otorga calificación y resultados. Planeación El DISE, llena formatos de solicitud y recibe material. Provee capacitación a los JCE de los EA. Entrega el material necesario. Habilita sistema. Se dio capacitación y se entrego material a EA? Construcción de Logística El DISE, Verifica: a) La distribución de aulas y la entrega a la EE, b) Los recursos humanos, económicos y materiales, asociados a la aplicación del examen, c) Infraestructura. 2 Preinscripción El JCE, recibe del DISE el material de preinscripción y documentos del aspirante, los verifica de conformidad contra requisitos explícitos en convocatoria 3 Se rechaza preinscripción A Cumple Con requisitos? Emite y solicita al aspirante firme cédula de preinscripción y se la entrega junto con la guía de estudio. Además le aplica el cuestionario de Percepción del usuario que se localiza en sistema. Recibe solicitud y entrega materiales de preinscripción al DISE. Recibe distribución de aulas para empaque de cuadernillos por sede, aula y licenciatura o bachillerato. 6/9

7 2/2 PROCESO DE ADMIÓN Aspirante Secretaría de Docencia (SD) Departamento de Ingreso y Servicios Escolares (DISE) Jefe de Control Escolar (JCE) en Espacios Académicos (EA) Entidad Evaluadora (EE) Se presenta en el EA que indica la cédula para presentar examen de admisión. Verifica en página web su número de cédula de preinscripción, Espera nueva convocatoria Es aceptado? Solicita su inscripción en EA aceptado. Recibe, vía electrónica evaluación del examen, con base en ellos realiza cortes y publica los resultados en medios de comunicación establecidos. A) Gaceta Universitaria B) Internet Revisar logística A No hace falta nada 4 Aplicación del examen Aplica examen de admisión y entrega hojas de respuesta y cuadernillos de examen contestados a la entidad evaluadora. Revisa reporte emitido sobre cuestionarios - Percepción del usuario-aspirante. - Usuario del sistema JCE. Cumple con lo estableciso? Elabora reporte general e incluye resumen de propuestas de mejora del proceso. Revisa, analiza, grafica y elabora reporte del Cuestionario percepción del ususrio-aspirante, además de incluir propuestas de mejora al proceso. El cual entrega al DISE, junto con material sobrante. Regresa la JCE para su revisión y corrección. Recibe distribución de aulas y empaca cuadernillos, y los entrega al DISE Recibe hojas de respuestas y cuadernillos de examen contestados. Evalúa exámenes contestados, emite resultados y los entrega a la SD. FIN 7/9

8 7. Glosario SD: DCE:. DISE: Departamento de Ingreso y Servicios Escolares. EA: Espacio Académico; planteles de la Escuela Preparatoria, Facultades, Escuelas Profesionales y Centros Universitarios Dependientes de la UAEM. EE: Entidad Evaluadora. JCE: Jefe de Control Escolar. SEDE: Espacio Académico elegido para la aplicación de examen. EE: Entidad Evaluadora que califica los exámenes. Coordinador: Persona responsable de administrar la aplicación del examen. Supervisor: Persona responsable de apoyar al coordinador en la aplicación del examen. Aplicador: Persona responsable de aplicar el examen de admisión al aspirante y de orientarlo en el llenado de los datos solicitados. CENEVAL: Centro de Evaluación Profesional para la Educación Superior, A.C. EXANI I: Examen para bachillerato. EXANI II: Examen para licenciatura. 8. Anexos 1. Reporte de Aplicador del EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo solo día del examen para bachillerato y licenciatura) 2. Reporte de Inasistencia del EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo para bachillerato y licenciatura se imprime a través del sistema el día de examen) 3. Recibo de Materiales para Aplicador EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo solo día del examen, para bachillerato y licenciatura) 4. Hoja de Registro para EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo en página web UAEM, en periodo de preinscripción, registro externo y cambiante) 5. Cedula de Preinscripción (Uso exclusivo copia amarilla para día del examen, se resguarda en cajas) 6. Hoja de Repuestas de EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo para día del examen, registro externo y cambiante) 7. Guía de Estudio de EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo para el aspirante, registro externo y cambiante) 8. Cuadernillo de examen para EXANI I y EXANI II (Uso exclusivo para aspirante, bachillerato y licenciatura, registro externo y cambiante) 9. Cuestionario para jefe de control escolar (Uso exclusivo para el jefe de control escolar en espacios académicos, se encuentra en página electrónica). 10. Percepción del usuario-aspirante (Uso exclusivo para aspirantes preinscritos en los espacios académicos y se encuentra en página electrónica). 8/9

9 9. Revisión Histórica Número de Fecha de Revisó Revisión revisión (Puesto) 03 26/09/07 Asesor SGC Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 9/9