Versión Vigente No. 00. Oficina de Rectoría. Versión. vigente No. C O N T E N I D O. Propósito. Alcance. Políticas. Glosario.

Transcripción

1 Versión vigente No. Fecha: 29//20 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Formará y actualizará el recurso humano que le permita ampliar su cartera de instructores y así poder cubrir las necesidades de capacitación en informática. Se hace referencia a los artículos 24 y 25 del reglamento DTIC. 2. Alcance Debe ser observado por todos los departament tos que conforman la dirección y debe ser aplicado por el área de capacitación. 3. Responsabilidad y Autoridad Puesto Director de Tecnologías de la Información y Comunicaci iones Jefe de la Unidad de Planeación y Apoyo Administrativo Responsabilidadd Revisar las propuestas de cotizaciones de empresas que capacitan Gestionar los recursos para pagos de cursos Autoridad Autorizar los cursos Revisión, aceptación o rechazo de las facturas de pago Jefe de departamento de Atención a Usuarios del área de Proporcionar los recursoss necesarioss para que se lleven a cabo la capacitación Enviar invitación correo de para inscripción a curso de la DTIC Enviar oficio o carta Autorizar fechas de inicio de la capacitación Definir a quienes se integrarán a la cartera de instructores Elaboración del cuestionarioo de

3 compromiso por correo electrónico a las empresas o instituciones que impartirán la capacitación Confirmar el inicio y lugar del curso Solicitar a Apoyo Administrativo que se realice el depósito del pago correspondiente del curso evaluación Definir a quien se asigna constancia le Jefe de Departamento de Redes y Telecomunicaciones Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios Jefe de la Unidadd de Planeación y Apoyo Administrativo Enviar lista de participantes Solicitar el curso al área de Definir a los participantes del curso. 4. Normatividad Aplicable Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9001:20 Reglamento de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la UAEM. 5. Políticas 1. El participante del curso deberá ser empleadoo o prestador de servicio social dentro de la DTIC

4 2. Haber asistido y aprobado satisfactoriamente el curso al que se les envió 3. Si a los instructores se les envía a un curso conocimiento dentro de la Dirección de Comunicaciones de actualización, deberán replicarr el Tecnologías de la Información y 4. Todos los cursos de réplica no se pagarán 5. Cuando a los instructores se les envíe a un curso de actualización, deberán entregar copia de su constancia que avale que estuvieron en el curso 6. La trazabilidad se medirá a través del registro de los seminario, las asistencias y constancia entregada participantes, nombre del

5 7. Diagrama de Bloque del Procedimiento Procedimiento: Formación y Actualización de Instructores Internos Dependencia : Jefe de Departamento Area de Empresa Director Apoyo Adminis strativo Inicio 1 Solicita curso de Recibe Solicitud de curso 3 2 Solicita cotización a empresa capacitadora 4 Recibe Solicitud de cotización 5 Recibe propuesta de cotización 6 Elabora y envía propuesta de cotización 7 Solicita Autorización de cotización 8 Revisa Cotización 9 Solicita el recurso para pago de curso 11 si Autoriza? No Fin 12 Recibe solicitud de recurso paraa pago de curso 13 A

6 Procedimiento: Formación y Actualización de Instructores Internos Dependencia : Jefe de Departamento Area de Empresa Director Apoyo Administrativo A 14 Solicita curso a la empresa 16 Si Hay recurso? No 17 Recibe carta de aceptación de curso Fin No 21 Se imparte el curso en sus instalaciones? Prepara materiales, sala, listas de registro Si Imparte el curso, Escanea constancias para subirlas a la página de colaboración Imparte el curso y entrega constancias al área de capacitación Entrega constancias a los partic cipantes 24 Anexa copia al expediente 25 Fin

7 Desarrollo del Procedimiento El área de capacitación planea el curso para el personal de la DTIC o bien los jefes de Departamento solicitan al área de quee se imparta un curso específico de algunaa empresa proveedora de o se envié directamente al personal a la empresa, estos cursos deben ser autorizados por el director de la DTIC. Para poder confirmar el inicio del curso, el área de solicita a través de oficio o carta compromiso en formato de correo electrónico el curso y las fechas al área responsable de impartirlos dentro o fuera de la UAEM, ya confirmado el curso, el área de capacitación se dispone a enviar por correo electrónico, a los jefes de departamento la invitación para que su personal participe en el curso. Los responsables de cada departamento deberán enviar un listado con nombres completos de los participantes. En caso de que el curso se lleve a cabo en una empresa externa, se envían los datos correspondientes vía correo electrónico a demás de que Apoyo administrativo se encarga de realizar la gestión de los recursos para llevar a cabo el pago correspondiente del mismo. Cuando el curso se lleva a cabo en nuestras instalaciones, el área de, se encarga de preparar las sala, los materiales y las listas de asistencia, llegada la fecha del curso el área de capacitación se hace presente paraa verificar que llegó el instructor y se lleve a cabo el registro de los participantes, ya el instructor se encargará del desarrollo del curso y la evaluación de los participantes En caso de aprobar el curso el área de capacitación elabora la constancia, sube una copia a la página de colaboración y entrega la constancia al participante. Cuando el curso se lleva a cabo en las instalaciones de la empresa capacitadora, ellos se encargann de proveerr de los materiales a los participantes, llevar a cabo el control de asistencias, elaborar lass constancias y enviarlas al área de capacitación quien se encargaa de sacar copias para que el participante firme de recibido y se entregue una copia a Apoyo Administrativo para el expediente.

8 7. Glosario DTIC: Dirección Tecnologías de la Información y Comunicaciones Prestador de Servicio Social: operativas de la DTIC. Recurso Humano que apoya en actividades 8. Anexos Formato de Listado de participantes Formato de Constancia de acreditación de curso.

9 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio /09/07 Se agregó el punto 9 del índice Historial de Cambios /09/07 Se agregó la responsabilidad y autoridad de la Dirección y Apoyoo Administrativo En el punto de Responsabilidad del tenía: Generar las invitaciones para el curso de Formación de Instructores y enviarlas a los jefes de departamentos de la DTIC /09/07 Confirmar al instructor para impartir el curso. Asignar lugar para impartir el curso se cambió por: Enviar correoo de invitación para inscripción a curso de la DTIC Enviarr oficio o carta compromiso a las empresas o instituciones que impartirán la capacitación Confirmar el inicio y lugar del curso /09/07 En el punto de la Responsabilidad de los Jefes de departamento tenía: Cartas de invitación se

10 cambió por: se quitó el párrafo Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio /09/07 En el punto de Normatividad Aplicable, tenía: Ninguna se cambió por: Norma ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la - Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 9001: Sistema de Gestión de la - Requisitos /09/07 Se quitaron las políticas 2, 5, 7, 9 y /09/07 La política 3 tenía: Haber asistido y aprobado satisfactoriamentee el curso de Formación de Instructores (ver anexo 2). se cambió por: Si a los instructores se les envía a un curso de actualización, deberán replicar el conocimiento dentro de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones /09/099 Se sustituyó el nombre del Proceso de Departamento de Apoyo Administrativo por Unidadd de Planeación y Apoyo Administrativo. -Se sustituyó el nombre de por. -Cambio de formatos del SGC - Cambio de adscripción y

11 nombre de la Dirección de Servicios de Cómputo por: Oficina de Rectoría Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Se agregó una responsabilidad al responsable del área de Solicitar a Apoyo Administrativo que se realice el depósito del pago correspondiente del curso Se agregó una responsabilidad a los Jefes de Departamento Solicitar el curso al área de Se agregó texto en el párrafo que decía El área de capacitación planeaa el curso para el personal de la DTIC o bien los jefes de Departamento solicitan al área de que se imparta un curso se agrega que se imparta un curso específico de algunaa empresa proveedora de o se envié directamente al personal a la empresa, estos cursos deben ser autorizados por el director de la DTIC En el segundo párrafo, se agregó el siguiente texto En caso de que ell curso se lleve a cabo en una empresa externa, se envíann los datos correspondientes vía correo electrónico a demás de que Apoyoo administrativo se encarga de realizar la gestión de los recursos para llevar a cabo el pago correspondientee del mismo. Se anula el párrafo 3 Se cambian los párrafos 4, 5 y 6 por Cuando el curso se lleva a cabo en nuestras

12 instalaciones, el área de, se encarga de preparar las sala, los materiales y las listas de asistencia, llegadaa la fecha del curso el área de capacitación se hace presente para verificar que llegó el instructor y se lleve a cabo el registro de los participantes, ya el instructor se encargará del desarrollo del curso y la evaluación de los participantes y la entrega de las constancias de participación. Cuando el curso se lleva a cabo en las instalaciones de la empresa capacitadora, ellos se encargan de proveer de los materiales a los participantes, llevar a cabo el control de asistencias y de entregar las constancias correspondientes. Ya concluido el curso, el área de se encargará de sacar copias de las constancias de participación, mismas que se entregarán a Apoyoo Administrativo para que sean integrarlas a su expediente. Se cambia el diagrama de Bloque del Procedimiento. Punto 4. Revisar Normatividad Aplicable Cambiar Norma ISO

13 9000:20000 por Norma ISO 9000: 2005 Cambiar Norma ISO 9001:20000 por Norma ISO 9001: /03/ y Representantee del SGC (RD) Se colocó como responsabless de quién revisa al y al Representante del SGC (RD) y como responsable de quién reaprueba al comité de. Se realizaron algunos cambios en el diagrama de bloques 09 18/03/ 22// /20 En el desarrollo del Procedimiento se modificó el párrafo 3 y se anuló el párrafo 4 Se modifico el Propósito del Procedimiento. 22// /20 22// /20 22// /20 22// /20 Se cambió el formato al punto Responsabilidadd y Autoridad de texto a tabla. Se cambio Persona por Puesto en la tablaa de Responsabilidadd y Autoridad, así como cambió el puesto en Director y Jefe de la Unidad de Planeación y Apoyoo Administrativo Se cambió la responsabilidadd de la Dirección y del del Área de Se cambia el diagrama de Bloque del Procedimiento.

14 22// /20 22// /20 En el desarrollo del Procedimiento se modificaron los párrafos 2 y 3. En la Normatividad Aplicable se agrego Reglamento de las Tecnologías de la Informaciónn y Comunicaciones de la UAEM. 22// /20 Se modificaron los nombres de los Anexos