REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRÓNICOS (DTE) EMITIDOS A LAS EMPRESAS DEL GRUPO KAUFMANN

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1 REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRÓNICOS (DTE) EMITIDOS A LAS EMPRESAS DEL GRUPO KAUFMANN Requisitos efectivos a partir de Octubre de 2017 y afecta a los siguientes tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE): facturas afectas, facturas exentas, notas de crédito y notas de débito. INTRODUCCIÓN: En virtud de los nuevos cambios impulsados por el Servicio de Impuestos Internos, en relación a Facturación Electrónica, el grupo Kaufmann se encuentra realizando mejoras en la recepción y el procesamiento de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que recibe de parte de sus proveedores, con el fin de asegurar cumplimiento de la normativa vigente. El mecanismo de intercambio requiere el cumplimiento de ciertas condiciones que permitirán la carga y validación automática de los DTE en nuestro sistema SAP. Para ello, es necesario que especifiquen los datos comerciales relevantes (Nº de: Orden de Compra, HES) en los campos especificados en el presente instructivo. Los DTE considerados en este proceso son: Facturas Afectas Electrónicas. Facturas Exentas Electrónicas. Notas de Crédito Electrónicas. Notas de Débito Electrónicas. Es importante destacar que estos requerimientos son complementarios a los solicitados por el SII, y corresponden a especificaciones técnicas donde se deberá consignar la información de referencia dentro del XML de su DTE, el cual es de carácter obligatorio, pues así permitirá el procesamiento automático de los DTE que se reciban. DEFINICIONES: Orden de Compra (OC): Número de 10 dígitos que comienza con 4xxxxxxxxx Documento no tributario que acredita la solicitud de un producto o servicio, por lo cual, todo producto o servicio debe contar con una orden de compra previa a la prestación o entrega de éstos. En la orden de compra, se detalla el tipo de producto, servicio o mercadería, cantidad, precio, condiciones de pago, fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del

2 vendedor y datos impositivos. Por lo anterior es recomendable que usted solicite a su interlocutor comercial una copia de este documento. Orden de Compra (OC) Convenio MARCO: Número de 10 dígitos que comienza con 9xxxxxxxxx Documento no tributario que acredita la solicitud de un Servicio por períodos, el que está representado por un Contrato previamente entre las partes, es la prestación previa mensual del requerimiento. La orden de compra, detalla el tipo de Servicio, mes de cancelación, valor referencial, condiciones de pago, fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor y datos impositivos. Por lo anterior es recomendable que usted solicite a su interlocutor comercial una copia de este documento. Hoja de Entrada de Servicios (HES): Número de 10 dígitos que comienza con 10xxxxxxxx Se utiliza para registrar los servicios o trabajos efectivamente realizados, indicando la recepción conforme y aprobación (sistémica) del servicio. De acuerdo con ello, por medio de las HES, se concede la autorización al proveedor o contratista para que emita el correspondiente documento de cobro (DTE). Hoja de Entrada de Producto (HES): Número de 10 dígitos que comienza con 50xxxxxxxx Se utiliza para registrar los productos o materiales efectivamente recibidos, indicando la recepción conforme y aprobación (sistémica) de los productos y/o materiales. De acuerdo con ello, por medio de las HES, se concede la autorización al proveedor o contratista para que emita el correspondiente documento de cobro (DTE). NOTA 1: La información correspondiente a la OC, N de HES y Monto de HES debe ser entregada al Proveedor o contratista por parte de la empresa, a través del solicitante del servicio. Luego de ello, una vez finalizado el servicio o entrega de los productos y/o materiales el proveedor debe SOLICITAR ESTA INFORMACIÓN a su interlocutor comercial en la compañía para proceder con su facturación.

3 REQUISITOS TÉCNICOS Para asegurar la recepción automática de los DTE en nuestro sistema SAP, deben cumplir los siguientes requisitos técnicos (XML): 1. Casilla de correo electrónico para envío del DTE Los proveedores deben validar que su sistema de facturación electrónica entregue correctamente el documento en la siguiente casilla de correo electrónico registrada por el grupo Kaufmann, en el Servicio de Impuestos Internos: 2. Para emisión de facturas del Grupo Kaufmann El envío de la factura electrónica debe efectuarse posterior a la entrega conforme del producto o servicio y una vez que el contacto de compra en el grupo Kaufmann le haya entregado el número de orden de compra y número de recepción conforme. Las facturas electrónicas deben incluir en la sección "Referencia" del XML, definida por el SII para ese fin: a) El Número de Orden de Compra, a través de los siguientes campos del XML: <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>47xxxxxxxx</FolioRef> a.1) XML: El Número de Orden de Compra Convenio MARCO, a través de los siguientes campos del <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>90xxxxxxxx</FolioRef>

4 b) El Número de Recepción Conforme, Hoja de Entrada de Servicios a través de los siguientes campos del XML: <NroLinRef>2</NroLinRef> <TpoDocRef>HES</TpoDocRef> <FolioRef>10xxxxxxxx</FolioRef> b.1) El Número de Recepción Conforme, Hoja de Entrada de Productos o Materiales a través de los siguientes campos del XML: <NroLinRef>2</NroLinRef> <TpoDocRef>HES</TpoDocRef> <FolioRef>50xxxxxxxx</FolioRef> Notas: No agregue a los Números de Orden de Compra y Número de Recepción, ningún tipo de carácter que modifique el número que le haya informado el grupo Kaufmann, (10 caracteres por documento), porque no se podrá asociar su factura con nuestro sistema y se generará un rechazo automático. Se debe generar una factura electrónica por cada Número de Orden de Compra y Número de Recepción entregados por el grupo Kaufmann. 3. Para emisión de Notas de Crédito y Notas de Débito al Grupo Kaufmann Las Notas de Crédito o Notas de Débito deben hacer referencia a un documento tributario electrónico emitido previamente a las empresas de Kaufmann, cuyos datos se deben incluir en la sección "Referencia" del XML, definida por el SII para ese fin. Se debe hacer referencia al DTE en los siguientes campos del XML: <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>34</TpoDocRef> <FolioRef>175</FolioRef> <FchRef> </FchRef> <CodRef>1</CodRef>

5 Nota: Se debe generar una nota de crédito o nota de débito, por cada documento electrónico tributario que se tenga que anular o modificar. 4. Indicaciones para proveedores que utilizan la solución de facturación electrónica del portal MiPyme del SII Para los proveedores que emitan sus Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) por el portal MiPyme del Servicio de Impuestos Interno (SII), las indicaciones para incluir las referencias mencionadas en los puntos anteriores son: a) Para incluir Nº Orden de Compra y Nº de Recepción en Facturas Electrónicas b) Para incluir referencias en Notas de Crédito o Notas de Débito: El portal al momento de crear una nota de crédito o nota de débito despliega el listado de los Documentos Tributaros Electrónicos (DTE) generados, y al seleccionar el folio correspondiente, las referencias quedan registradas automáticamente.

6 RECHAZO DE DOCUMENTO Las notificaciones de rechazo de los DTE se envían electrónicamente desde nuestro sistema de facturación electrónica, en formato XML, a la casilla de intercambio electrónica que su empresa tiene registrada en el SII (única casilla válida, registrada y habilitada para intercambio electrónico). El envío de esta notificación implica el rechazo definitivo del DTE, por lo tanto, deberá emitir Nota de Crédito anulando documento rechazado y emitir un nuevo DTE según corresponda. Causales de rechazo: - Sin referencia OC y/o HES. El DTE será rechazado cuando no contenga las referencias (N de OC y HES) en los campos indicados, esto se traduce en que deben contener Nro. de Orden de compra y HES en campo de referencia con tipo de documento OC (en XML <801>) y HES (en XML <HES>). Nuestro sistema no reconocerá dicha información en el detalle del documento, en campos de observaciones u otro campo que no sean lo indicados. - Orden de Compra (OC) y/o HES no liberada. Tanto la Orden de Compra como la HES, pasan por un proceso de aprobación sistémica, para que el DTE sea aceptado ambos documentos (OC/HES) deben estar en estado liberado. Pueden confirmar el estado de estos documentos con su interlocutor comercial al momento en que le entreguen el N de OC y HES. - Monto de HES no cuadra con monto facturado (NETO). El monto de la HES o suma de HES indicados en el DTE deben cuadrar con el monto neto. Para evitar que existan estas diferencias, le sugerimos solicite a su interlocutor comercial el detalle de los montos asociados a cada HES informada, en especial cuando el valor de los servicios ha sido pactado en otra moneda. Para lo cual debe solicitar copia de orden de compra. - HES informada no se encuentra asociada a Orden de Compra indicada en la factura. - HES se encuentra utilizada en otro DTE. Cobro duplicado - RUT del proveedor de la Orden de Compra no coincide con el emisor del DTE. Para evitar que existan estas diferencias, le sugerimos solicite a su interlocutor comercial una copia impresa o digital de la Orden de Compra. - Emisor de la Orden de Compra no coincide con la empresa receptora del documento. Ej: Factura emitida a Comercial Kaufmann S.A indicando Orden de Compra generada por Kaufmann Vehículos Motorizados S.A. Para evitar que existan estas diferencias, le sugerimos solicite a su interlocutor comercial una copia impresa o digital de la Orden de Compra. - Excede el periodo para la recepción de documento. Serán rechazados todos aquellos documentos que sean recibidos después de 8 días desde su fecha de emisión. - Referencia errónea OC y/o HES: Numero indicado en el folio de referencia no existe en nuestro sistema. Este error se produce cuando número de OC y HES se encuentra mal digitado en el documento o se incorporó algún especio, tipo de carácter o texto junto con el número de OC o HES que invalidó el folio de referencia.

7 Ejemplos: <FolioRef>HES10xxxxxxx</FolioRef> <FolioRef>#10xxxxxxx</FolioRef> <FolioRef>.10xxxxxxx</FolioRef Si el DTE se encuentra afectado por alguna de las causales de rechazo antes señaladas u otra diferente, puede ser rechazado comercialmente dentro de los 8 días siguientes a la recepción electrónica del DTE o la cantidad de días indicados en acuerdo comercial entre las partes (Orden de compra y/o contrato). IMPORTANTE: DEBEN TENER EN CUENTA QUE LOS DOCUMENTOS RECHAZADOS NO SON CONTABILIZADOS NI CALENDARIZADOS A PAGO EN NUESTRO SISTEMA. Es fundamental que los documentos cumplan con las especificaciones y requisitos que se han señalado, dado que de esta forma se asegura la ejecución integral, correcta y oportuna de los pagos.