Manual de Usuario Pago de Boleta de Honorario Electrónica

Transcripción

1 Manual de Usuario Pago de Boleta de Honorario Electrónica

2 Acerca del Sistema 1 Manual de Usuario Boleta de Honorario El Sistema de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica (BHE) es una aplicación que permite el pago de las BHE que no están asociadas a un convenio de honorarios a través de internet. Este sistema se encuentre disponible en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) e interactúa con el Sistema Contable Presupuestario (SCP), por lo que mantiene las prácticas de control que la Universidad ha establecidos en este último sistema. Esta aplicación permite el acceso a todas aquellas personas que trabajan en la Universidad y que son responsables de una cuenta presupuestaria. Básicamente, la aplicación cuanta con los siguientes pasos: 1. Enviar Boleta de Honorario Electrónica a correo electrónico de la Universidad. 2. Ingresar la Instrucción de Pago. 3. Autorizar la Instrucción de Pago. 4. Procesamiento en la Dirección de Finanzas. La explicación de cada uno de estos pasos y otras aplicaciones se encuentra en el siguiente manual. 1 Nota: La última versión de este formulario se encuentra disponible en la página web de la Dirección de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la última versión disponible. 2

3 Contenido Manual de Usuario Boleta de Honorario Acerca del Sistema... 2 Carga de Boleta de Honorario Electrónica... 4 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario... 5 Ingreso de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica... 6 Autorización Boleta de Honorario Electrónica... 8 Otras Funciones Incorporar Ingresador Eliminar Ingresador Consultas Condiciones de Pago

4 Carga de Boleta de Honorario Electrónica Manual de Usuario Boleta de Honorario La emisión de una boleta de honorario electrónica, corresponde a la emisión de un documento tributario realizado por la prestación de un servicio civil, para la cual se debe considerar las siguiente características: existir una propuesta del trabajo a realiza, definir la forma de pago, establecer la entrega y avances del servicio solicitado y debe ser a suma alzada. Este documento tributario no debe ser utilizado para el pago mansual que realice una persona, para tales efectos debe utilizar el contrato de honorarios a través del área de contratos y remuneraciones de la Universidad. Una vez que la emisión del documento tributario electrónico cumpla con las características mencionadas anteriormente, se debe proceder con el envío del documento emitido por el Servicio de Impuestos Internos 2 a la dirección de correo electrónico bhesii@usm.cl. El envío de la BHE puede ser efectuado de dos maneras: 1. El prestador del servicio envía el documento al correo electrónico indicado (Recomendable) La propia unidad presupuestaria se encarga de enviar este documento a la dirección de correo. NOTA IMPORTANTE: Este archivo es un documento pdf que pesa 8KB aproximadamente. Cualquier otro formato no será válido, y no permitirá el reconocimiento en el sistema. RECOMENDACIÓN: Las glosas de las Boletas Electrónicas que son entregadas por el prestador del servicio deben evitar glosas genéricas, y deben considerar toda la información disponible para identificar claramente el servicio prestado y el avance. 2 Se aconseja que el prestador del servicio envíe directamente este documento al momento de emitir la BHE. 3 El proceso de carga desde que es enviada al correo electrónico hasta que se encuentra disponible en el SIIF es de al menos 30 minutos, por lo que se aconseja que el mismo prestador de servicios la envíe previamente al correo bhesii@usm.cl. 4

5 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario Manual de Usuario Boleta de Honorario Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario para ingresar o autorizar una BHE. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros. La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos: 1. Dirigirse a la página: 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM: 3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Boletas de Honorarios: Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario: 5

6 Manual de Usuario Boleta de Honorario Ingreso de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede ser realizado por el Ingresador, así como también por el responsable de cuenta presupuestaria. NOTA IMPORTANTE: Para ingresar una Instrucción de Pago, se requiere cargar previamente BHE en el sistema. Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción Ingreso. Se solicitará que ingrese Número de la Boleta y el RUT a Pago: El sistema desplegará automáticamente la información de la Boleta de Honorarios Electrónica que se encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente la carga. Posteriormente, debe indicar la(s) cuenta(s) presupuestaria(s) a la cual será imputado el gasto y, finalmente, registrar la instrucción 4. 4 En el caso de instruir un pago con saldo presupuestario insuficiente, se mostrará un mensaje indicando tal situación. El proceso continuará su avance, pero quedará sujeto a las normas vigentes de control presupuestario, por lo que se recomienda regularizar su situación. 6

7 Manual de Usuario Boleta de Honorario Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación, el cual será el número de BHE y el RUT del prestador 5 : Simultáneamente, se envía aviso por correo electrónico al responsable de cuenta presupuestaria indicando que existe una Boleta de Honorario Electrónica para su autorización. 5 Se sugiere mantener un registro del número de operación para consultas posteriores. 7

8 Autorización Boleta de Honorario Electrónica Manual de Usuario Boleta de Honorario Proceso que autoriza el cargo en la cuenta presupuestaria de una Boleta de Honorario Electrónica, que ha sido previamente ingresada en el sistema. La autorización debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la sección: Autorización Responsable de la Cuenta. Se desplegará un listado de las Boletas de Honorarios Electrónicas que están pendientes de autorización: 8

9 Manual de Usuario Boleta de Honorario Posicionándose sobre el ícono de aumento, ubicado a la derecha de la pantalla, se desplegará un submenú que permitirá: Ir a Boleta, Autorizar o Rechazar. Al seleccionar Ir a Boleta se desplegará la siguiente información: Información de BHE Cuenta Pptaria. Historial 9

10 Manual de Usuario Boleta de Honorario Al seleccionar en el submenú Autorizar, se procederá a su envío a la Dirección de Finanzas para su pago. Apareceré un mensaje indicando que la autorización se efectuó de manera exitosa: 10

11 Otras Funciones Manual de Usuario Boleta de Honorario Incorporar Ingresador. Ingresador es un perfil de usuario que, no siendo el responsable de la cuenta presupuestaria, tendrá las atribuciones para ingresar una instrucción de pago de Boleta de Honorarios Electrónica, pero no autorizar su cargo en una cuenta presupuestaria. La incorporación de este ingresador debe ser realizado sólo por única vez por el responsable de cuenta presupuestaria. Este queda habilitado permanentemente para operar, salvo que el responsable de cuenta revoque esta decisión. Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la Cuenta Presupuestaria, deberá ingresar a su sesión de usuario y dirigirse a: Ingresadores: Posteriormente, deberá seleccionar alguna de la cuenta presupuestaria de su responsabilidad e ingresar el RUT del ingresador. 11

12 Manual de Usuario Boleta de Honorario Finalmente, deba hacer click en Registrar : Para incorporar a un Ingresador en una nueva cuenta presupuestaria debe repetir el proceso. 12

13 Manual de Usuario Boleta de Honorario Eliminar Ingresador Para eliminar un Ingresador debe posicionarse en la sección ingresadores, y posteriormente, seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir Eliminar : 13

14 Manual de Usuario Boleta de Honorario Consultas El sistema de consulta entrega información de las boletas de honorario que han sido solicitadas en las cuentas presupuestarias asociadas al responsable de cuenta presupuestaria., donde podrá filtrar por: 1. Estado de Boleta de Honorario. 2. Cuenta Presupuestaria (Unidad). 3. Rango de Fechas. 4. Número de Boleta. Si selecciona Ir a Boleta (derecha), se desplegará el detalle de la gestión de este documento: El sistema permite obtener una visualización del documento PDF para consultas en Ver Boleta Electrónica. 14

15 Condiciones de Pago Manual de Usuario Boleta de Honorario El pago de las Boletas de Honorarios Electrónicas se efectuará por nómina bancaria. Esto produce dos modalidades de pago: 1. Depósito en cuenta corriente del prestador del servicio. 2. Vale vista disponible en cualquier sucursal del Banco Santander, presentando identificación del prestador. El pago de las boletas de honorarios se realizará el día viernes con depósito o emisión de vale vista, este último debe ser retirado en cualquier sucursal del Banco Santander. Esta fecha de pago, considera la recepción en Dirección de Finanzas del día miércoles a las 12:00 horas y que no existen días festivos. En el caso de existir días feriados se postergará a los días hábiles siguientes. Quien requiera que el pago se realice en su cuenta corriente, debe enviar un correo a direccion.finanzas@usm.cl y recibir un correo de confirmación. Desde la fecha de emisión del correo sus pagos serán abonados directamente en la cuenta de correo indicada 6. DEPÓSITO EN CUENTA CORRIENTE Se debe enviar a direccion.finanzas@usm.cl la siguiente información: 1. RUT del Prestador de Servicio. 2. Banco de Depósito. 3. Número de Cuenta (sin punto ni guion). 4. Correo electrónico. 6 Se exceptúan aquellos documentos que se encuentran en proceso de pago. 15