1. NORMAS Y POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA PRENDARIA

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1 1. NORMAS Y POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA PRENDARIA 1.1. Generales Es el procedimiento donde la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas analiza los documentos soportes de la garantía para la elaborar y legalizar el Contrato de Prenda. Los trámites de registro y constitución de la prenda se efectúan en la Oficina de tránsito y transporte respectiva, por parte del asociado. De acuerdo con el Artículo 1209 del Código de Comercio, el documento de garantía prendaría debe contener ciertas estipulaciones mínimas: Domicilio y Designación de los Contratantes. Obligación que se garantiza. Cuando se trate de garantía abierta, basta con dicha indicación. Detalle de los bienes gravados, de manera que se puedan identificar plenamente (serie, marca, modelo, partes de que consta, etc.) Lugar donde se encuentran los bienes, indicando si el mismo pertenece al deudor prendario o a un tercero. Indicación del propietario de los bienes. Este aspecto es de importancia, pues es posible pignorar bienes de un tercero con su anuencia. De estar asegurados los bienes, la indicación de todos los datos atinentes a la póliza. Si alguna de las estipulaciones referidas falta, el registro es ineficaz (Art C. de Cio.). Para la constitución de las Garantías se debe revisar todas las normas y políticas generales del Manual de Crédito y Garantías (Capitulo Cero/ Garantías y Avalúos) 1.2. Específicas Es responsabilidad del Analista de Garantías: Crear la Garantía de forma correcta y la totalidad la información que requiera el Módulo de Garantías. Generar el contrato de prenda en el módulo de Trámites. Verificar que la prenda está correctamente diligenciada de acuerdo a las condiciones de aprobación. Es responsabilidad del Auxiliar de Garantías: Actualizar la información de las Garantías en el Modulo de Garantías. Es responsabilidad del Promotor: Informar al Asociado los trámites que se deben realizar para la legalización de la prenda. Área de Organización y métodos Página 1 de 6

2 Enviar los documentos legalizados al Analista de Garantías y/o Auxiliar de Garantías para la revisión, aprobación y desembolso. Es responsabilidad del Área de Servicios Administrativos: Recibir y tramitar todos los requerimientos o solicitudes (Autenticaciones, cámara de comercio etc.) de forma oportuna de la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas y Secretaría General para la constitución de las garantías prendarias o hipotecarias. 2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Recepción y trámite Garantía Prendaría. Analista de Garantías - Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas Reciba del Asistente de Crédito las hojas de Análisis capacidad de endeudamiento y Evaluación de Crédito e identifique el tipo de Garantía a constituir Ingrese al Flujo de Crédito BMP / Garantías y Desembolso y verifique que la documentación digitalizada esté completa para la constitución de la prenda, como es: Tarjeta de Propiedad o factura Pro-forma (con información completa del vehículo a adquirir SERIE, CHASIS, MOTOR, COLOR, ETC), Certificado de tradición del vehículo es usado y Declaración de Asegurabilidad Ingrese al Modulo de Garantías/ Mantenimiento de Garantías, cree y asigne la garantía. (Ver instructivo Creación y Asignación Garantía Prendaria/Paso Cobis A) Revisé y verifique que la Declaración de Asegurabilidad cumpla con las condiciones establecidas por la Cooperativa. (Ver normas y políticas en el Manual de Crédito y Garantías/ Capitulo 0/ Seguros) Ingrese al Flujo de Crédito BMP / Garantías y Desembolso, registre el resultado de la creación, incluyendo las observaciones respectivas, y dé paso a la siguiente etapa para la impresión de documento, igualmente registre el resultado de la revisión (Declaración de Asegurabilidad) Ingrese al Modulo de Trámites/ Trámites/ Impresión de documentos e imprima (O-1) del Contrato de Prenda. (Ver instructivo Creación y Asignación Garantía Prendaria/Paso Cobis tramites B ) Verifique que la prenda está correctamente diligenciada de acuerdo al acta de aprobación y a la factura pro-forma o Tarjeta de propiedad Obtenga la firma y huella del Representante Legal en el Contrato de Prenda, previa revisión y aprobación de la Secretaria General o jefe del área Envié a autenticar el contrato de Prenda en notaría convenio. Área de Organización y métodos Página 2 de 6

3 Solicite o tome de archivo el Certificado de Existencia y Representación Legal (Vigente - Original.) Guarde en sobre de Manila y envíe documentación a la oficina para Legalizar Garantía: Certificado de Existencia y Representación Legal (O) Contrato de Prenda autenticado (O) Hoja de Análisis capacidad de endeudamiento Hoja Evaluación de Crédito 2.2. Legalización Garantía Prendaría Promotor Oficina Reciba paquete con la documentación enviada por el Analista de Garantías, para que continué con el trámite de legalización Garantía con el Asociado Cite e informe al asociado de la aprobación del crédito y él trámite a seguir para la legalización de la Prenda Entregue los Contratos de Prenda, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cooperativa al asociado para que realice los trámites de registro y constitución de la prenda ante la Oficina de Tránsito y Transporte. Informe al asociado que debe: Autenticar su firma en notaria en la dos (2) copias de los contratos. Llevar una copia del Contrato de Prenda a la oficina de Tránsito y Transporte y registrar la respectiva prenda a favor de COASMEDAS. Solicitar en la Oficina de Tránsito y Transporte la tarjeta de propiedad del vehículo, donde aparezca el gravamen del mismo a favor de COASMEDAS y cancele los derechos de tránsito. Constituir póliza de seguros que ampare el bien en garantía con las cláusulas de renovación automática por el plazo del crédito aprobado, inscribiendo a COASMEDAS como beneficiario. Entregar en la oficina de Coasmedas el contrato de prenda debidamente registrado y sellado por la oficina de Tránsito y Transporte, el original y la copia autenticada de la tarjeta de propiedad donde aparezca el gravamen a favor de COASMEDAS y la póliza de seguros con renovación automática Reciba del asociado la Póliza de amparo con renovación automática (Original y copia), Contrato de prenda legalizado en la oficina de tránsito y transporte y la tarjeta de propiedad del vehículo (Original y Copia autenticada.) Revise la correcta inscripción en la oficina de tránsito y transporte, que la póliza de seguros que ampara la garantía esté a favor de COASMEDAS, que todos los datos correspondan con el asociado y el vehículo adquirido. Área de Organización y métodos Página 3 de 6

4 Si no está correcta la inscripción e información, devuelva los documentos para su corrección Verifique que la copia autenticada de la tarjeta de propiedad corresponda a con la original Ingrese al Modulo de Trámites/ Trámites/ Impresión de documentos e imprima y obtenga huella y firma del asociado en el pagaré, previa verificación que el Asociado esté al día en sus obligaciones con Coasmedas Ingrese al Modulo Mis / personas Enrolamiento biométrico y verifique que la firma y datos registrador en el pagaré corresponda con los del enrolamiento y el documento de identidad (documento físico) Elabore Acta de Autorización de desembolso y obtenga la firma del Gerente de la oficina en señal de verificación y aprobación Ingrese a la mesa de ayuda, envíe acta de autorización de desembolso, Pagaré, póliza de amparo con renovación automática, copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad, Contrato de Prenda debidamente legalizado al Analista de Garantías y/o Auxiliar de Garantías para la verificación. (Ver Anexo 21 Instructivo Mesa de Ayuda) Distribuya documentación así: Archive Temporalmente en la carpeta de Solicitudes de Crédito la documentación en espera de desembolso Pagaré Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad Contrato de Prenda debidamente legalizado Copia de la Póliza de amparo con renovación automática Certificado de Tradición donde conste la inscripción de la prenda a favor de Coasmedas (Vehículo usado) Hoja de Análisis capacidad de endeudamiento Hoja Evaluación de Crédito Entregue al Asociado: Póliza de amparo con renovación automática. Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad 2.3. Verificación y Actualización Garantía Prendaría Auxiliar de Garantías - Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas Área de Organización y métodos Página 4 de 6

5 Baje de la Mesa de Ayuda los documentos soportes de la legalización de la garantía y verifique que estén completos y correctamente diligenciados. (Ver Anexo 21 Instructivo Mesa de Ayuda) Revise y apruebe la correcta constitución de la Prenda frente a las condiciones de aprobación del crédito (Ver acta de aprobación del Crédito) Verifique que la información registrada en el Pagaré corresponda con las condiciones de aprobación del Crédito. Si la información registrada en el pagaré y/o documentos de la prenda presenta inconsistencias devuelve el trámite a la oficina para su respectivo ajuste y correcciones Ingrese al Modulo Mis / Gerencial /Posición /Posición del Cliente, seleccione Asociado, verifique que las obligaciones que tiene con la cooperativa no presenten moras y si el desembolso es a cuenta de ahorros, que exista la cuenta y este activa Ingrese al Modulo Mis / Clientes / Personas /Enrolamiento y valide que: El Asociado esté enrolado Que los datos personales registrados en el pagaré del Asociado y Codeudor, correspondan con la información registrada en la imagen del documento de identidad guarda en el módulo de Cobis. Verifique la edad del Asociado para saber si le cubre el Seguro de deuda y si el pagaré está correctamente redactado Ingrese al módulo Gestión / Consultas /Clientes /Datos, registre código del Asociado y en la ventana de datos generales verifique que la firma del pagaré corresponda con la registrada en Cobis Ingrese al Módulo de Trámites/Ver trámites para procesar /Botón Observaciones y registre el resultado de la revisión y pase a Generar la obligación en Cartera Continúe con el procedimiento No Desembolso No Desembolso en Cobis Ingrese al modulo de Garantías opción Mantenimiento de Garantías y ubique la garantía correspondiente a la prenda ya desembolsada, actualice la información correspondiente por la opción Detalles de la Garantía, Pólizas de Seguro y Observaciones, dejando la garantía en Estado V, vigente. (Ver instructivo) Archive documentación así: Copia pagaré, póliza de amparo con renovación automática, copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad, copia contrato de prenda debidamente legalizado, certificado de libertad y tradición del vehículo Si aplica- en le archivo diario. Área de Organización y métodos Página 5 de 6

6 3. FLUJOGRAMA 3.1. Recepción y Trámite Garantía Prendaría 3.2. Legalización Garantía Prendaría 3.3. Verificación y Actualización Garantía Prendaría 4. DOCUMENTOS 4.1. Documentos de Entrada del proceso Tarjeta de Propiedad o factura Pro forma Certificado de tradición del vehículo (En los casos que aplique) 4.2. Documentos de ejecución o desarrollo del proceso Cooperativa: (O) Certificado de Existencia y representación legal de la Cooperativa. (O) Contrato de Prenda Asociado: (O) Póliza de amparo con Renovación Automática (1) Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad a favor de Coasmedas. (O) Contrato de Prenda (Registrado y sellado por la oficina de tránsito y transporte) 4.3. Documentos de Salida o informes del Proceso Póliza de amparo con renovación automática. Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad Área de Organización y métodos Página 6 de 6