DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio Lineamientos de entrega del servicio Lineamientos de cancelación y modificación del servicio Lineamientos de sanciones y/o multas Lineamientos de costos y pago del servicio RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Reserva de áreas comunes Descripción de actividades Reserva de áreas comunes DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 9 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Ofrecer el servicio de Préstamo de espacios públicos diferentes a salones, auditorios, campos deportivos y áreas diferentes a las privadas de la Universidad para la realización de las actividades académicas, culturales y administrativas. 2. ALCANCE El proceso inicia cuando el usuario solicita el préstamo de espacios y termina cuando se realiza el evento. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm. El canal de recepción y respuesta es el correo electrónico epublicos@uniandes.edu.co. Se requiere que el solicitante diligencie el formulario disponible en la página web: Cuando la solicitud la realiza un profesor o administrativo se debe descargar y diligenciar el formato y enviarlo desde el correo del solicitante al correo electrónico epublicos@uniandes.edu.co. Cuando la solicitud la realiza un estudiante, es indispensable que el estudiante envíe el correo electrónico al profesor para su aprobación. En este caso, el profesor será quien envíe la solicitud al correo epublicos@uniandes.edu.co aprobando la actividad. A vuelta de correo recibirá la respuesta a su solicitud en 5 días hábiles, un formato con visto bueno de espacios Públicos y sticker que debe pegar en algún elemento de la actividad diferente a paredes y pisos, este sticker trae diligenciado la fecha de inicio y finalización del préstamo del espacio Lineamientos de entrega del servicio El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm. Se aprobará el espacio con el envío del formato con visto bueno de espacios Públicos y de construcción y diseño con el visto de construcción y diseño quien avala el montaje que se realizará en esta área. Se entregará un sticker que debe ser recogido en la oficina de la coordinación de Logística del campus en el bloque Y 101 C el cual debe pegar en algún elemento de la actividad, diferente a paredes y pisos, este sticker trae diligenciado la fecha de inicio y finalización del préstamo del espacio. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 La solicitud debe enviarse mínimo 5 días hábiles antes de la fecha prevista para el montaje. El espacio solicitado no puede interferir en las áreas de circulación y evacuación. No se permite venta de comida o de cualquier otro elemento. No se permite contaminación visual. No se autoriza utilizar equipos de sonido que produzcan contaminación auditiva (ejemplo: Megáfonos) Se prohíbe realizar cualquier tipo de cambio locativo en el espacio reservado (Clavar puntillas o similares, pintar pisos, paredes, pegar cintas fuertes, etc.) Se debe entregar el espacio reservado en perfectas condiciones. El uso de los ascensores para montajes solo está autorizado para campañas institucionales y el Consejo Estudiantil. En caso de presentarse daños en el espacio reservado, se evaluará el costo del mismo y será cobrado a la Decanatura, área y/o persona responsable de la solicitud del espacio público. El responsable del espacio es el encargado de coordinar y/o realizar el montaje y desmontaje de la actividad. El espacio se deberá entregar con la actividad totalmente desmontada y desocupada de todos los objetos, cuadros, esculturas, letreros e implementos, adicionalmente se deberá entregar limpio y sin ningún tipo de basura generada en el montaje o en la exhibición Lineamientos de cancelación y modificación del servicio El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm. El canal recepción y respuesta es el correo electrónico epublicos@uniandes.edu.co. Cuando el usuario requiere modificar la fecha, hora y/o lugar debe diligenciar el formato de modificación o cancelación indicando la información requerida y enviar a la cuenta de correo electrónico epublicos@uniandes.edu.co Con 5 días de anticipación a la programación del evento. Las reservas se deberá cancelar con una anticipación mínima de quince (15) días hábiles al inicio de la actividad. Dicha cancelación deberá hacerse por escrito, a través de un correo electrónico dirigido a epublicos@uniandes.edu.co. La Gerencia del Campus responderá a los correos de cancelación de reservas, confirmando la aceptación de la cancelación. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Lineamientos de sanciones y/o multas SITUACIÓN QUE GENERA SANCIÓN O MULTA No uso del servicio solicitado Cancelación de la reserva DESCRIPCIÓN DE LA SANCIÓN O MULTA No realizó uso del espacio reservado y adicionalmente no realizó la cancelación de la reserva. Cancelación de la reserva fuera de los tiempos estipulados y sin el envío del formato de cancelación Lineamientos de costos y pago del servicio Este servicio no genera costo 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Jefe de Gestión y Logística 4.2. Responsabilidades Coordinador Logística del Campus: Coordina la correcta prestación del servicio. Arquitecto: Aprobación de montajes. : Préstamo y asignación de espacios. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Reserva de áreas comunes 5.2. Descripción de actividades Reserva de áreas comunes ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de reservar un área común Solicitante Área común reservada Solicitante Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar espacio Se reservan los espacios en la página: diligenciando el formulario Unidad Académica/ Unidad Administrativa Formato Integrado de Espacios Públicos 2 Revisar solicitud Se revisa que la persona que solicitó el auditorio este autorizada para realizar la reserva y si el espacio está disponible para la fecha solicitada 3 Informar rechazo de solicitud Se le informa al solicitante el rechazo de la solicitud 4 Crear evento provisional Se crea el evento en el sistema R25 5 Solicitar autorización de montaje Se solicita a Diseño y Construcción 6 Revisar solicitud Se revisa la solicitud, si es necesario se revisa la solicitud en comité de Diseño y Construcción Arquitecto 7 Confirmar evento Si la solicitud es aprobada, se confirma el evento en el sistema R25 8 Enviar confirmación de evento Una vez se haya confirmado el evento, se envía la confirmación al solicitante 9 Eliminar solicitud Si el solicitante cancela la solicitud, se elimina la reserva del sistema R25 10 Informar cancelación Se le informa al solicitante la cancelación del servicio 11 Entregar espacio Se le entrega un Sticker al usuario en una parte 12 Supervisión del espacio Se realizan rondas para revisar el espacio y las actividades que realiza el solicitante Supervisor de vigilancia/ 6. DEFINICIONES Sticker: Soporte de texto o imágenes impresas o serigrafiadas sobre una lámina de vinilo o papel en cuya parte posterior se ha dispuesto de una fina capa de adhesivo. Servicio básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería) Servicio estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería) Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de monta carga) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Acuerdo de servicio: Préstamo Espacios Públicos 8. INDICADORES PORCENTAJE DE CANCELACIÓN DE SERVISIOS Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Supervisor de Audiovisuales Medir la cancelación de servicios, teniendo como referencia los servicios solicitadas A partir de la cuenta de correo epublicos@uniandes.edu.co se filtran los servicios cancelados y solicitados. Posteriormente, se cuantifican Porcentaje (# Cancelaciones de servicio/# de servicios solicitados)*100% # Cancelaciones de servicio, # de servicios solicitados Cuenta de correo logisticagc@uniandes.edu.co Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Universidad Mensual FICHA DEL Código del indicador CRECIMIENTO DE SERVICIOS IND Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Responsable del indicador Supervisor de Audiovisuales Objetivo Método de Medición Medir el crecimiento de servicios realizados A partir de la cuenta de correo logisticagc@uniandes.edu.co se filtran los realizados. Posteriormente, se cuantifican Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Porcentaje Servicios realizados(t)- Servicios realizados(t-1) Servicios realizados(t): Servicios realizados en el tiempo t Cuenta de correo logisticagc@uniandes.edu.co Granularidad Periodicidad Universidad Semestral Meta Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Cancelación de la reserva por realización de eventos institucionales CALIDAD DE SERVICIO Cruce de eventos por retraso en los desmontajes. Daños ocasionados por el montaje SEGURIDAD Instalación de un montaje en una salida de emergencia y obstaculización del paso. Robo de elementos propios de los montajes. Realización de un montaje diferente al autorizado que represente peligro. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 01/06/2015 Publicación 10/06/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniero de procesos 01/06/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 06/06/2015 APROBÓ Sandra Quijano Gestora administrativa y financiera 10/06/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 12. ANEXOS 1. TIPO DE SERVICIO: Básico ANEXO 1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE TRASTEOS Estándar X Premium 2. POBLACIÓN ATENDIDA: Solicitudes atendidas: 433 en el RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO: Rol en la prestación del servicio Descripción del rol Cargo Cantidad Coordinador Coordina la correcta prestación del servicio Coordinador Logística Campus del 1 Auxiliar Audiovisuales de Préstamo asignación espacios. y de 1 Arquitecto Aprobación de Montajes Arquitecto 1 4. SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Totalmente automatizado Automatizado X Ninguno 5. EVIDENCIA DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Papel Archivo digital No existe X Si Cuál? 6. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO: Papel Archivo digital No existe X 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Documentar y formalizar políticas del préstamo y uso de los Espacios Públicos Sistematización de reservas de Los espacios Públicos Documentar protocolos para gestión de incidentes. Evidencia de prestación Evaluación del espacio utilizado Implementación de un sistema de evaluación del área prestada 8. DEFINICIÓN SOPORTE TECNOLÓGICO: 1. Totalmente automatizado: Autoservicio. 2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor. 3. Ninguno Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 Canal de recepción de incidente: Correo: Teléfono: Ext / 1771 ANEXO 2 GESTIÓN DE INCIDENTES Tipo de incidente Descripción Prioridad/ Tiempo de respuesta Reporte del inconveniente y solución Protocolo Plan de contingencia Daños ocasionados Montaje Cancelación de evento Daños Montaje ocasionados Cancelación de evento por realización de eventos institucionales Alta Alta 1. Verificar que tipo de daño se produjo. 2. Coordinar con mantenimiento la cotización de los arreglos del elemento o espacio afectado. 3. Proceder con la separación de la espacio para realizar la reparación del elemento afectado de acuerdo al informe del proveedor. 4. Indicarle al usuario los costos que debe asumir del daño ocasionado 1. Se debe establecer si el evento que solicitan realizar si coincide con las Informar a mantenimiento la revisión del área o espacio afectado Bloquear inmediatamente el área si el elemento o el daño puede generar peligro Verificación de del estado del espacio o elemento con Mantenimiento y establecer si se puede continuar con la actividad. 1. Informar al usuario encargado del evento los cambios realizados según las políticas Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 características de evento institucional. 2. Realizar acuerdo con el usuario quien tiene actualmente la reserva para ver qué espacio o solución se le puede dar para que pueda desarrollar la actividad programada. 3. Informar a las personas que tengan servicios o solicitudes especiales para el evento anteriormente programado que el evento ha sido cancelado o trasladado para otro lugar y/o Fecha. 4. Publicar en la página web la realización del nuevo evento institucional y el cambio de lugar y/o fecha del anterior evento. asociadas al préstamo de Espacios Públicos 2. Verificar espacios disponibles para la realización del evento ya programado y poder realizar su traslado. 3. Realizar acuerdo con el usuario quien tiene actualmente la reserva para ver qué espacio o solución se le puede dar para que pueda desarrollar la actividad programada. 4. Informar a las personas que tengan servicios o solicitudes especiales para el evento anteriormente programado que el evento ha sido cancelado o trasladado para otro lugar y/o Fecha. Cruce de eventos por retraso en los desmontajes. Cruce de eventos por retraso en el desmontaje de actividad. Alta 1. Informar a los organizadores de ambos eventos la situación presentada con el retraso de uno de los eventos. 2. Se le deben dar las indicaciones al 1. Se deberá informar al organizador del evento que está generando el retraso del montaje del siguiente evento. 2. Establecer con el usuario del Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 organizador del evento que se encuentra retrasado que el desmontaje ha excedido el tiempo establecido. 3. Establecer con el usuario del próximo evento a qué hora y fecha da inicio su evento y coordinar el montaje de acuerdo a las necesidades del usuario. 4. Si el organizador del evento no termina su evento se procederá a informarle que tendrá una sanción para el uso de espacios Públicos en el futuro. próximo evento a qué hora u fecha da inicio su evento y coordinar el momento exacto para iniciar el montaje y no retrasar la actividad. Obstrucción de una salida de emergencia o paso de peatones Instalación de un montaje en una salida de emergencia y obstaculización del paso. Alta 1. Verificar la novedad y proceder a despejar el área con el área de mantenimiento. 1. Proceder a cancelar la reserva del espacio si este no cumple con la autorización realizada 2. Verificar si la actividad se puede realizar en otra área cercana e informarle al usuario que debe trasladar su actividad. Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 Robo de elementos Robo de elementos propios del montaje Alta 1. Se debe contactar al Departamento de Seguridad y Servicios Generarles informando de la novedad presentada. 2. Informar al personal de logística del campus la novedad presentada para que estén atentos en las áreas a cargo. 1. Establecer si el elemento es de la Universidad y si es indispensable para la realización del evento actual. 2. Verificar con el Departamento de seguridad y Servicios Generales si es seguro instalar de nuevo el elemento para el evento Dirección de Planeación y Evaluación 14