Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Objetos recuperados Descripción de actividades Objetos recuperados DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Prestar a la comunidad Uniandina el servicio de recuperación, custodia temporal y entrega de objetos olvidados por sus propietarios dentro del campus. 2. ALCANCE Inicia cuando se encuentra el objeto y finaliza con la entrega de este mismo o el almacenamiento del objeto para donaciones. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Si un estudiante encuentra un objeto olvidado por su propietario debe llevarlo a la oficina de objetos encontrados en el bloque D oficina 110, de lunes a viernes en el horario de 8:30 a.m. a 5:50 p.m. Si un Vigilante de corredores internos encuentra un objeto olvidado por su propietario debe llamar a su supervisor para hacer el registro de este y luego llevarlo a la oficina de objetos encontrados en el bloque D oficina 110. Al momento del propietario ir a reclamar su pertenencia se debe hacer una verificación preguntándole características del objeto y lugar donde fue olvidado, si coincide con las características del registro se le entrega el objeto, si no se le pide que regrese en otro momento a preguntar de nuevo en caso de que llegue en el futuro. Al momento de entregar el objeto se debe diligenciar la bitácora de entrega con la firma de entregado del propietario. El objeto solo puede ser entregado al propietario después de la verificación de datos. Si es posible identificar al propietario del objeto encontrado ponerse en contacto con él por medio de un correo electrónico. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Departamento de seguridad Responsabilidades Supervisor Registrar en el libro de minuta de servicio de vigilancia el inventario del objeto encontrado. Ponerse en contacto con el propietario por medio de un correo electrónico si este es identificado. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Verificar que quien llega a preguntar por el objeto sea el propietario. Recoger de manera oportuna el objeto que perdió. Llevar a la oficina de objetos encontrados el objeto. Suministrar información verídica. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Objetos recuperados 5.2. Descripción de actividades Objetos recuperados ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Objeto encontrado Comunidad Uniandina Objeto recuperado o almacenado Comunidad Uniandina ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Llevar a la oficina de objetos encontrados El usuario lleva el objeto encontrado a la oficina de objetos encontrados ubicada en el bloque D oficina Hacer inventario 3 Entregar en oficina 4 Llevar a oficina 5 Hacer inventario oficina 6 Almacenar objeto 7 Enviar correo 8 Preguntar objeto Se registra en el libro de minuta de servicio de vigilancia el inventario del objeto encontrado. Se entrega en la oficina de objetos encontrados con la información del inventario. Se lleva el objeto encontrado a la oficina de objetos encontrados. En la oficina de objetos perdidos se realiza el inventario del objeto en el libro de registros. Se guarda el objeto encontrado en la estantería de la oficina. Se le envía un correo electrónico al propietario del objeto informándole que debe recogerlo en la oficina de objetos encontrados. El usuario llega a la oficina de objetos encontrados a preguntar si su pertenencia está ahí supervisor Vigilante de corredores internos Vigilante de corredores internos Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 9 Solicitar información de objeto 10 Verificar información 11 Solicitar que vuelva luego 12 Entregar objeto 13 Registro de datos 14 Descontar objeto del sistema Se preguntan las características del objeto. Se verifica la información suministrada por el usuario con la información de inventario registrada. Se solicita al usuario que regrese en otro momento a revisar si su pertenencia se encuentra en la oficina de objetos encontrados. Se hace la entrega del objeto al propietario Se hace registro de datos personales, teléfono y firma del propietario. Se saca el objeto del sistema. 6. DEFINICIONES : Miembro de la comunidad Uniandina que no pertenece al Departamento de Seguridad. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Protocolo de seguridad Objetos encontrados. 8. INDICADORES Número de elementos recuperados FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND Administrador de seguridad física Medir la cantidad de objetos recuperados por sus propietarios Se suman los conteos de registro de proceso diarios de salida. Unidad de Medida Unidades Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad n conteo de salida diario i i=0 Conteo de salida diario: Numero de objetos encontrados ingresados a la oficina diariamente. Los objetos no llegan identificados de donde vienen. Libro de registro. Por universidad trimestral Meta Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Daño o perdida de elementos en el traslado hacia la oficina de objetos encontrados. SEGURIDAD Entrega equivoca de elementos. LEGAL Reclamaciones extemporáneas. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 22/05/ Publicación 18/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 22/05/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 11/08/2015 APROBÓ Jorge Manrique Jefe de Seguridad y Servicios Básicos 18/08/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5