Bonificaciones Educación Continuada FTC FECHA PUBLICACIÓN 03/04/2017

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1 Bonificaciones Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Bonificaciones DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Bonificaciones 1. OBJETIVO Legalizar la prestación de los servicios por concepto de actividades académicas o coordinación a los cursos, programas o talleres de, prestada por los profesores o personal administrativo vinculados directamente con la Universidad, a través de la elaboración del documento bonificación, de acuerdo con las políticas internas. 2. ALCANCE El proceso inicia con la elaboración de la bonificación y finaliza con la radicación de la misma en la Dirección de Gestión Humana, y con el registro de la ejecución del gasto en la información de cada curso en el CRM Salesforce (SF - manejador de cursos). 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos Es una modalidad de contratación que se hace para los profesores o personal administrativo que están vinculados directamente con la Universidad y que su contrato se encuentra vigente durante el periodo de realización de un curso, programa o taller. No aplica para personas del área administrativa que se encuentren vinculadas al Pacto Colectivo de Trabajo. No se puede realizar la contratación de un profesor por contrato civil y bonificación al mismo tiempo. Las bonificaciones firmadas que se reciban un día antes del último día hábil de cada mes, se radicarán en el mes siguiente y así mismo su pago se verá reflejado en la nómina del siguiente mes. La radicación de las bonificaciones se realizará en las fechas estipuladas por la Universidad y el pago será efectuado a finales del mes siguiente con la nómina respectiva. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Directora de 4.2. Responsabilidades Coordinador Administrativo y Financiero Garantizar la ejecución de las actividades para la legalización de la bonificación. Unidad académica Seleccionar a los profesores o personal administrativo para el desarrollo del curso. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Bonificaciones Coordinación de proyectos - EDCO Registrar la información básica de contratación para la elaboración de las bonificaciones. Administrativo Elaborar la bonificación en la plataforma de bonificaciones. Entregar la bonificación al Logístico de EDCO encargado del curso, programa o taller. Tramitar la firma de la bonificación cuando el profesor o personal administrativo se acerque a EDCO. Generar y tramitar la firma del reporte de bonificaciones por parte de la Coordinación y Director de EDCO. 5. DEFINICIONES Bonificación: Reconocimiento a las labores adicionales que realizan profesores o empleados por su contribución e impacto en la universidad. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Descripción de actividades Bonificaciones ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de reconocer una labor adicional a un profesor o empleado de la Universidad. Legalización de la bonificación - Profesores y empleados a bonificar. 1 Fase 1: Elaboración ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Validar que el profesor o empleado esté vinculado a la Universidad Se debe verificar en la plataforma de bonificaciones, que el profesor o personal administrativo a contratar, tengan una vinculación vigente con la universidad. Plataforma de bonificaciones DOCUMENTO S 2 Elaborar bonificación Una vez se haya validado que la persona a contratar tiene una Plataforma de bonificaciones Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Bonificaciones vinculación vigente, se debe ingresar y elaborar la bonificación en la plataforma. La bonificación será entregada el día de la reunión de apertura o sesión del curso, programa o taller, para su posterior firma. Fase 2: Legalización 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Se debe gestionar la firma del documento por parte del Logístico Formato de empleado o profesor según bonificación aplique. Gestionar firma de formato de Bonificación Generar reporte de bonificaciones Generar reporte para visto bueno por parte de la Directora de EDCO para su respectivo pago. 3 Radicar en GHDO Una vez firmado el reporte de bonificaciones, se radica en GHDO. El proceso continuaría en la actividad 8 del proceso institucional. Reporte de bonificación 4 Registrar la ejecución del gasto en SF Una vez radicada la bonificación, se cuenta con tres días hábiles para registrar en SF la ejecución del gasto por concepto de pago a profesores o personal administrativo, en la partida de presupuesto Personal Académico Nueva Ejecución. CRM Salesforce Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Bonificaciones 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO Bonificaciones EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) 8. INDICADORES NÚMERO DE BONIFICACIONES TRAMITADAS TRISMESTRALMENTE Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Calcular el número de bonificaciones radicadas VS. Las requeridas por el curso trimestralmente. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Descargar información de la plataforma de bonificaciones y del CRM de (SALESFORCE) Bonificaciones radicadas Número de bonificaciones radicadas /número de bonificaciones requeridas por el curso Número de bonificaciones radicadas: Hace referencia el número de bonificaciones radicadas en un determinado tiempo. Número de bonificaciones requeridas por el curso: hace referencia al número de bonificaciones requeridas por el curso para a legalización de los servicios prestados. Limitaciones Fuente de datos Granularidad N.A Plataforma de bonificaciones CRM (SALESFORCE) Universidad Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Bonificaciones Periodicidad Meta Observaciones Trimestral 100% al finalizar el curso, programa o taller N.A 9. RIESGOS OPERATIVO Que no se le entregue la bonificación al profesor el día de inicio de clase CALIDAD DE SERVICIO Que no se radique su bonificación en los tiempos estipulados SEGURIDAD No aplica. ADMINISTRATIVO Que el profesor inicie clases sin haber firmado la bonificación. Que se presenten fallas en los sistemas de información. LEGAL No aplica. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 10/05/ Publicación 03/04/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ María Paula Sánchez Ingeniera de Procesos 10/05/2016 REVISÓ Alberto Poveda Caputo Coordinador de Procesos Dirección de Planeación y Evaluación 17/05/2016 APROBÓ Yelin Juliana Vélez Cañas Coordinador Administrativo 06/09/2016 Diana Betancourt Directora de 10/03/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Bonificaciones 12. ANEXOS No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación 7