Multa práctica libre PRO FECHA PUBLICACIÓN 23/04/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Gestión de Estudiantes Bienestar de estudiantes Deportes

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos Lineamientos de sanciones y/o multas RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Multa práctica libre Descripción de actividades - Multa práctica libre DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Multar o sancionar a los usuarios que no devuelvan los elementos prestados por el Centro Deportivo. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de alarma de infractores y finaliza una vez se hayan archivado los comprobantes de pago. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica 3.2. Lineamientos Lineamientos de sanciones y/o multas Las situaciones que generan sanción o multa son las siguientes: SITUACIÓN QUE GENERA SACIÓN O MULTA No entrega de implementos o llaves Perdida de llave casillero Perdida de implementos DESCRIPCIÓN DE LA SANCIÓN O MULTA La no entrega implementos o llaves del casilleros a tiempo, generará una multa diaria de $ pesos durante los tres (3) primeros días y el bloqueo del estudiante en el sistema y no podrá hacer uso del Centro Deportivo. La multa máxima que un usuario pagará por el casillero será de $ pesos. Después de realizado el pago se habilitará de nuevo al usuario en el sistema y podrá hacer uso de los servicios. En caso de pérdida de la llave del casillero, el usuario deberá reportar el extravío de la misma recepción donde la solicitó. El valor a pagar por cambio de guarda es $ pesos. Después de realizado el pago se habilitará de nuevo el usuario y podrá hacer uso del Centro Deportivo. En caso de pérdida del implemento, el usuario deberá reportar la pérdida del mismo en la recepción donde lo solicitó y pagar el valor del implemento de acuerdo al listado actualizado de precios en bodega o entregar un implemento de las mismas características. La notificación de la pérdida lo libera de pago de multa adicional. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Planeación y Gestión del Espacio Físico 4.2. Responsabilidades Coordinador del Centro Deportivo Autorizar ciertas actividades y procesos Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Atención a los usuarios Asignación de espacios e implementos para la práctica libre 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Multa práctica libre 6.2. Descripción de actividades - Multa práctica libre ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE No devolución de implementos Solicitante Colocar multa al infractor Solicitante 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Informar sobre infractores Se informa sobre los usuarios que no devolvieron implementos y/o Instructor de gimnasios 2 Cambiar estado de usuario a Multado En el sistema se cambia el estado del usuario a Multado y/o Instructor de gimnasios Ez facility 3 Enviar correo informativo Se le informa al usuario que no devolvió algún implemento por lo que será multado 4 Dar instrucciones sobre el pago de multas Se le informa al usuario los pasos a realizar para el pago de la multa 6 Cambiar estado de usuario a Activo Una vez el usuario haya realizado el pago y entregado el recibo en la recepción, en el sistema se cambia el estado del usuario a Activo Ez facility 6 Archivar comprobantes Se archivan los comprobantes de pago para mantener un registro 6. DEFINICIONES Servicio básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería) Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Servicio estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería) Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de monta carga) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Práctica libre EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Política para los usuarios del Centro Deportivo (Aprobado por el Comité Directivo, en la sesión N del 26 de mayo de 2010) Lineamientos y Reglamentos del Centro Deportivo Acuerdo de servicio: Práctica libre 8. INDICADORES PORCENTAJE DE RECAUDACIÓN Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Medir el porcentaje de recaudación anual FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Utilizar el resumen recaudación por multas, sumar el total recaudado y el total cobrado Porcentaje (Recaudación real)/( Recaudación estimada)*100% Recaudación real: Dinero recogido por la prestación del servicio Recaudación estimada: Dinero cobrado por la prestación del servicio Fuente de datos Granularidad Periodicidad Resumen recaudación por Multas Por universidad Anualmente Meta 100% Observaciones Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 9. RIESGOS OPERATIVO Problemas en el sistema EZ Facility CALIDAD DE SERVICIO Atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo. LEGAL No cumplir con la normatividad de la Política para los usuarios del Centro Deportivo 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 18/03/ Publicación 23/04/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Nicolás Montaño Ingeniero de procesos 18/03/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 15/04/2015 APROBÓ Diana Dalmau Coordinadora Centro Deportivo 15/04/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5