Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Aprovisionamiento de productos a Vending Machine en Descripción de actividades - Aprovisionamiento de productos a Vending Machine en Diagrama de flujo Recaudo y aprovisionamiento de dinero de Vending Machine en Descripción de actividades - Recaudo y aprovisionamiento de dinero de Vending Machine en Diagrama de flujo Cambio o devolución de productos defectuosos Descripción de actividades - Cambio o devolución de productos defectuosos CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s 1. OBJETIVO Garantizar la prestación del servicio de vending machine de Librería y Tienda Uniandes en Sede Caribe. 2. ALCANCE Desde el aprovisionamiento de la máquina, recaudo del dinero, cierre del datafono y garantía o devolución de productos defectuosos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos La Librería y Tienda Uniandes son los responsables de definir los productos y la cantidad de cada uno en la vending machine y la vitrina. Programar reuniones mensuales entre el Sede y Jefe de Servicios a la Comunidad para realizar seguimiento de los servicios asociados a Servicios a la Comunidad. El deberá realizar retroalimentación al Librería, sobre los comentarios o necesidades manifestados por los participantes de los eventos en, sobre el servicio de Vending Machine de productos institucionales. El deberá notificar al Librería cuando se programen eventos masivos (más de 250 personas). Con el fin de evaluar la posibilidad de instalar un punto de venta físico durante el evento. En caso de que la máquina requiera soporte técnico, el Sede deberá comunicar al contacto impreso en la máquina de vending machine. Asimismo, deberá notificar las novedades en el servicio al Librería y Tienda Uniandes. Desde Librería y Tienda Uniandes se va a enviar el diseño de la distribución y organización de la vitrina de productos de la Vending Machine; la cual debe ser confirmada por el Administrador de a través de una fotografía enviada por correo electrónico. El Sede será el encargado de administrar las llaves de la vending machine. Cada vez que se recaude dinero de la Vending Machine, en esta se debe dejar una base en efectivo de $ Este valor se irá ajustando de acuerdo al movimiento de las ventas. Cada quince días se deberá recaudar el dinero de la vending machine. El dinero recaudado de la vending machine deberá ser cargado al Centro de Costo Diariamente, se debe realizar el cierre del datafono asociado a la vending machine. Inicialmente, se usarán dos casilleros de para guardar inventario de la vending machine institucional, con el fin de disminuir los gastos de envío. 4. DEFINICIONES Vending Machine: Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Aprovisionamiento de productos a Vending Machine en 5.2. Descripción de actividades - Aprovisionamiento de productos a Vending Machine en Sede Caribe ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de aprovisionar máquina de vending machine de productos institucionales Librería Uniandes Máquina de vending machine aprovisionada ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Solicitar reposición de inventario Revisar inventario en Bodega Realizar envío de los productos a Recepción de los productos Recargar la vending machine y vitrina Solicitar a través de correo electrónico al Administrador de Librería Uniandes, indicando el producto, descripción y la cantidad para cada uno. En caso de que no haya productos disponibles, en la bodega, el Administrador de la Librería será el encargado de realizar las compras correspondientes. Si son productos nuevos, se solicitará la aprobación del Director de la Sede. Enviar por medio de proveedor de correspondencia los productos solicitados. Asimismo, notificar por correo electrónico al Sede el envío de los productos. El envío tarda 3 días en llegar desde Bogotá a. Recibir los productos. Recargar la máquina de Vending Machine y organizar la vitrina de acuerdo a las especificaciones enviadas por la Librería y Tienda Uniandes. El Sede deberá enviar foto de la y Administrativo/ Administrador Librería Administrador Librería y Administrativo/ y Administrativo/ DOCUMENTOS DEL PROCESO Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s organización de la vitrina por correo electrónico al Librería; para validar que se cumplan las especificaciones dadas Diagrama de flujo Recaudo y aprovisionamiento de dinero de Vending Machine en Sede Caribe 5.4. Descripción de actividades - Recaudo y aprovisionamiento de dinero de Vending Machine en ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de recaudar o aprovisionar el dinero de vending machine Consignación del dinero y aprovisionamiento de dinero a vending machine 1. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Abrir el cajón monedero y contar el dinero Quincenalmente, abrir el cajón monedero y contar el dinero de la máquina. DOCUMENTOS DEL PROCESO 2. Aprovisionar dinero (base efectivo) Aprovisionar la máquina de Vending Machine según el monto establecido por la Librería y Tienda Unidades. Llevar registro del monto base en efectivo dejado en la vending machine. 3. Generar recibo en SIRE Generar recibo en SIRE por el valor recaudado en la máquina. 4. Consignar en Banco Registrar consignación en el banco de acuerdo al Ceco establecido. Consignación 5. Enviar pantallazo de la consignación por correo electrónico Enviar al Administrador de Librería y Gestor Financiero por correo electrónico, copia de la consignación realizada en el banco. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s 5.5. Diagrama de flujo Cambio o devolución de productos defectuosos 5.6. Descripción de actividades - Cambio o devolución de productos defectuosos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Detección de producto defectuoso Solicitud de garantías ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Detectar mercancía defectuosa Revisar y cambiar el producto al cliente Reportar mercancía a Librería y Tienda Uniandes por correo electrónico Guardar producto en casillero de garantías Enviar productos a la Librería y Tienda Uniandes Se puede detectar productos dañados o defectuosos cuando se recibe el inventario de Bogotá o cuando un cliente reporta alguna novedad de producto adquirido por la vending machine. Si la novedad se detecta por un cliente de, continuar con la actividad 3. Si la novedad se detecta al momento de recibir los productos continuar con la actividad 4. Realizar el cambio del producto al cliente por alguno ubicado en la vitrina o bodega. Registrar la novedad del cambio. Reportar por medio de correo electrónico al Administrador Librería y Tienda Uniandes, las novedades en mercancía encontradas. Guardar en el casillero de garantías y llevar registro de los productos que presentaron novedad. Mensualmente, enviar a Librería y Tienda Uniandes por medio de correspondencia, los productos con daños o defectuosos. Aplicar el proceso de devolución y garantías. Librería y Tienda Uniandes DOCUMENTOS DEL PROCESO Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Administración de Vending Machine Librería y Tienda Uniandes en Servicios s 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 14/febrero/ Publicación 07/05/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Angie Paola Chacón Camilo H. Mendez Gina Astrid Morales Ingeniera de procesos 14/02/2018 Administrador Librería Uniandes 17/04/2018 APROBÓ Jimena Hernandez Jefe Servicios a la Comunidad 17/04/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 6