Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Renovación de recursos bibliográficos Descripción de actividades - Renovación de recursos bibliográficos DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Ejecutar las actividades necesarias con el fin de renovar préstamos de recursos bibliográficos a usuarios habilitados y registrados en el sistema. 2. ALCANCE El proceso inicia con la validación para determinar si el recurso bibliográfico está apartado o no, así como la fecha de vigencia, y finaliza con la renovación del préstamo del recurso en el sistema. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigación/creación. Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos El material no se puede renovar si ha sido apartado por otro usuario o si el usuario tiene alguna sanción pendiente. La renovación en los puntos de atención solo se realiza utilizando la opción "Renovar usuario" verificando las alertas que genera Symphony. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso COORDINADOR SERVICIOS - SERSB Responsabilidades Auxiliar de Biblioteca y/o Gestor de Servicios de Información: Renovar según solicitud del usuario si manifiesta la imposibilidad de renovar en Portal del Sistema de Bibliotecas o presenta dificultades para el proceso. Manifestar nueva fecha de vencimiento. Gestor de Información: Renovar el material bibliográfico según solicitud del usuario. Informar verbalmente la nueva fecha de vencimiento. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Usuario: Realizar proceso de renovación antes del vencimiento del material bibliográfico que ha tomado en préstamo. 5. DEFINICIONES Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Renovación de recursos bibliográficos 6.2. Descripción de actividades - Renovación de recursos bibliográficos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de renovar el recurso bibliográfico. Estudiante, profesor, egresado o empleado Material bibliográfico renovado. Estudiante, profesor, egresado o empleado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Validar fecha de vigencia y si el material está apartado El usuario debe ingresar al Portal Web del Sistema de Bibliotecas con su login y password, a la sección de Renovación. En el portal verifica las fechas de vencimiento de sus préstamos, y/o si el material ha sido apartado por otro usuario. USUARIO(S) 2 Renovar préstamo Se renueva el material en el Portal Web. USUARIO(S) 3 Solicitar renovación Se solicita la renovación de material bibliográfico en los puntos de atención de las bibliotecas. USUARIO(S) 4 Verificar información en el sistema Se verifica en el sistema, el estado del material. Para revisar si se puede hacer la AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS Symphony Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 renovación no es necesario que el material bibliográfico se encuentre en físico. SISTEMA BIBLIOTECAS Si se encuentra en físico: Con el lector se lee el código de barras del material bibliográfico en el sistema Symphony utilizando la opción "renovar ítem", o se lee el código de barras del carne del usuario por la opción ""renovar usuario". Si no se encuentra en físico: Se ingresa directamente a la opción "renovar usuario", se lee el código de barras del carné y se seleccionan los ítems a renovar. En el sistema se verifica la fecha de vencimiento del préstamo y si el material ha sido apartado por otro usuario. Se debe seleccionar la opción "Visto", cuando el Auxiliar que realiza el proceso ha tenido el material en su mano; de lo contrario si el usuario no presenta el material físico, se debe utilizar la opción "Renovar" solamente. 5 Renovar préstamo y devolver material En caso de que el material no haya sido apartado y la fecha del préstamo esté vigente, se renueva el préstamo en el sistema. El sistema asignará de manera automática una nueva fecha de vencimiento, aplicando las políticas de circulación que se encuentren vigentes en ese momento, tanto para el tipo de material como para el perfil de usuario. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS Symphony Ficha de Préstamo del material 6 Recibir material renovado Se recibe el material renovado. USUARIO(S) 7 Notificar al usuario Se le notifica al usuario que no es posible realizar la renovación del préstamo. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de Información. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 - MAN Manual para el registro de notas en Symphony - MAN Manual atención a usuarios - MAN Manual de servicios de circulación, préstamo y devolución No aplica - PDI: Sistema de Bibliotecas REG Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas 8. RIESGOS OPERATIVO - Que no se efectué correctamente la renovación en los puntos de atención. - Fallas en el sistema Symphony. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/ Elaboración 06/03/2017 Publicación 02/06/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /03/2017 REVISÓ Ricardo Flórez Alberto Monsalve JEFE SERVICIOS - SBSER COORDINADOR SERVICIOS - SERSB /05/ /05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6