Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Mantenimiento de recursos bibliográficos Descripción de actividades - Mantenimiento de recursos bibliográficos DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar el mantenimiento a los recursos bibliográficos, con el fin de conservarlos y de evitar su deterioro. 2. ALCANCE El proceso inicia una vez se reporta algún daño del material, y finaliza cuando se haya reparado. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigación/creación. Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES Cada sala o biblioteca satélite debe revisar el estado del material bibliográfico periódicamente para identificar el material en mal estado. Si el usuario entrega el material bibliográfico en mal estado (daño grave) y no se encuentran notas en Symphony que demuestren que el material fue prestado de esta manera, el usuario deberá reponer el material. El material que se encuentre en mal estado se remitirá como primera opción al taller de reparación del Sistema de Bibliotecas para determinar si el daño se puede subsanar directamente o deberá remitirse a mantenimiento externo Responsable del Proceso COORDINADOR SERVICIOS Responsabilidades Auxiliar de Biblioteca: Evalúa estado del material bibliográfico devuelto. Si determina que el daño es leve o grave, informa al gestor de servicios de información sobre el daño. Deja nota respectiva Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 en registro del usuario. Si el material bibliográfico está en buenas condiciones, lo reintegra a colección. Realizar la revisión periódica de la colección, con el fin de identificar el material bibliográfico que se encuentre en mal estado. Gestor y/o Coordinador de Servicios de Información: Evalúa gravedad del daño causado al material bibliográfico. Puede solicitar reposición si el daño es grave o reparación si el daño es leve. Cambiar el estado en sistema Symphony del material bibliográfico, sí este requiere de reparación. Registrar en formato establecido el material bibliográfico que requiere mantenimiento externo. Asistente de Dirección: Asegurar que el procedimiento de mantenimiento externo se desarrolle bajo la normatividad del manual de mantenimiento. 5. DEFINICIONES Daño: Lesión que tiene el material bibliográfico por el uso inadecuado de consulta. Se considera daño grave cuando no es posible una lectura del contenido del material bibliográfico. El daño leve, equivale a una reparación que no interrumpe la consulta del material bibliográfico. Empaste: Proceso de arreglo del material bibliográfico, en lo referente a cambio de portada, ajuste de lomos y refilado de hojas. Mantenimiento: Intervención física que se realiza al material bibliográfico. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Taller de reparación: Lugar destinado a la reparación y mantenimiento de daños leves del material bibliográfico. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Mantenimiento de recursos bibliográficos 6.2. Descripción de actividades - Mantenimiento de recursos bibliográficos Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Material identificado con daño leve Proceso de Devolución de recursos bibliográficos Personal Sistema Bibliotecas Material reparado Área Servicios y usuarios Sistema Bibliotecas ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Cambiar estado de material y remitirlo al taller de reparación En Symphony se cambia el estado del material con la siguiente ubicación "En Empaste", se llena el formato de mantenimiento interno con los datos respectivos y se lleva el material al taller. Symphony FOR Formato de mantenimiento interno 2 Realizar mantenimiento Se hacen las reparaciones correspondientes en el taller de reparación. Se debe llenar el formato, de acuerdo a las reparaciones realizadas. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS FOR Formato de mantenimiento interno 3 Cambiar estado de material en el sistema Luego de que el Auxiliar devuelve el material bibliográfico reparado, en Symphony se cambia el estado del material especificando en la ubicación, la colección a la que pertenece. Symphony 4 Retornar material a colección Se retorna el material a la colección correspondiente. Esta actividad también la puede realizar un Auxiliar de Biblioteca. 5 Identificar nivel del daño del material Se identifica el nivel de daño del material para definir qué tipo de mantenimiento o reparación requiere el libro. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Esta actividad también la puede realizar un Auxiliar de Biblioteca. 6 Solicitar compra de nuevo ejemplar Se revisa si el material bibliográfico puede ser ingresado al listado de libros pago por multa o se debe solicitar como sugerencia de compra a Gestión de Colecciones. Se diligencia el formato que aplica, con los datos del material bibliográfico que debe ser adquirido. FOR Formato de revisión de bibliografías y sugerencias de compra FOR Listado libros para Reposición- Pago de Multas 7 Reparar material en sala/biblioteca Reparar los daños leves del material en sala o biblioteca satélite, estos daños generalmente, corresponden a: hojas sueltas, pastas sueltas, entre otros. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 8 Diligenciar Plantilla de mantenimiento externo Se diligencia la plantilla de mantenimiento externo en Share Point, con los datos del material bibliográfico y quién hace la solicitud. FOR Plantilla mantenimiento externo de material bibliográfico 9 Cambiar el estado de material en el sistema Se cambia el estado del material en Symphony a "En empaste". Symphony 10 Remitir material a Asistente Administrativo Se remite el material bibliográfico que se registró en la Plantilla, al Asistente Administrativo. Esta actividad también la puede realizar un Auxiliar de Biblioteca. 11 Enviar material a mantenimiento externo Se comunica con el respectivo proveedor de empaste para que inicie el proceso de reparación y retiro del material bibliográfico. ASISTENTE ADMINISTRATIVO - SBI Recibir material y remitirlo a Servicios Se recibe el material por parte del proveedor y se informa a servicios que ya se encuentra disponible. Se debe diligenciar la información en el formato para establecer la fecha de entrega, devolución y responsable de servicios. ASISTENTE ADMINISTRATIVO - SBI Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 13 Revisar material reparado externamente Verificar que el material bibliográfico se encuentre en buenas condiciones para retornar a la colección. Además, se deben verificar los códigos de barras y bandas de seguridad, antes de ingresarlo a la colección. Esta actividad también la puede realizar un Auxiliar de Biblioteca. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Formato estadístico mensual FOR Formato de revisión de bibliografías y sugerencias de compra FOR Plantilla Mantenimiento Externo de Material Bibliográfico FOR Formato de mantenimiento interno de material bibliográfico FOR Listado libros para Reposición-Pago de Multas MAN Manual mantenimiento de material PDI: Sistema de Bibliotecas REG Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. 8. RIESGOS CALIDAD DE SERVICIO Suspender el préstamo de material bibliográfico que no sea apto para su consulta. ADMINISTRATIVO Mantenimiento de colección permanente en los procesos de devolución y colocación en colección. Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/ Elaboración 06/03/2017 Publicación 02/06/ Elaboración 22/11/2017 Publicación 22/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /03/2017 REVISÓ Ricardo Flórez Alberto Monsalve JEFE SERVICIOS - SBSER COORDINADOR SERVICIOS /05/ /05/2017 APROBÓ Angela María Mejía DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 7