Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Creación y renovación de convenios s Descripción de actividades - Creación y renovación de convenios s DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Establecer los requisitos y lineamientos necesarios para la creación y renovación de los diferentes convenios, realizados entre el Sistema de Bibliotecas y otras unidades pares. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud o renovación de un convenio y finaliza con el acuerdo establecido entre las dos instituciones. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos bibliográficos orientados al proceso de investigación y al fortalecimiento de la docencia. PDI : Fomentar esquemas de colaboración entre universidades para compartir el uso de recursos académicos (bases de datos bibliográficas y recursos tecnológicos, entre otros). Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos En la respuesta a la solicitud de convenio por parte de una institución externa, se debe establecer el tipo y las condiciones del convenio. Reglamento de préstamo inter bibliotecario establecido por los diferentes convenios. Lineamientos de préstamo inter bibliotecario del Sistema de Bibliotecas de la Universidad. La renovación de los convenios se realizará anualmente y/o en el transcurso del año, cuando sea el caso. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso JEFE SERVICIOS - SBSER Responsabilidades Jefe de Servicios de Información: Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Aceptar o rechazar las solicitudes de convenio de acuerdo a los lineamientos internos establecidos. Auxiliar Biblioteca- PI: Mantener actualizado el listado de convenios en el portal web del Sistema de Bibliotecas. Mantener actualizado el listado de contactos de bibliotecas para enviar las renovaciones de los convenios anualmente. Gestor de SAI: Tramitar renovaciones de convenio inter bibliotecario a las diferentes instituciones con las políticas y reglamentos establecidos por el Sistema de Bibliotecas. Aprobar las solicitudes de renovación de préstamos s. 5. DEFINICIONES Convenio : un convenio establecido por dos instituciones con el fin de intercambiar material bibliográfico en préstamo o. Préstamo : Servicio que ofrece el Sistema de Bibliotecas para facilitar el préstamo de materiales bibliográficos a instituciones o Bibliotecas con las cuales se tiene establecido un convenio vigente. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Creación y renovación de convenios s 6.2. Descripción de actividades - Creación y renovación de convenios s ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de renovación o creación de un convenio. Sistema de Bibliotecas y/o instituciones externas Convenio Sistema de Bibliotecas y/o instituciones externas Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Enviar correos de renovación Para realizar la renovación de los convenios s el auxiliar encargado del Punto de Información, envía las cartas a los responsables de las bibliotecas con las que se ha establecido un convenio en el año inmediatamente anterior, de acuerdo a los lineamientos autorizados por el Gestor de SAI. AUXILIAR PUNTO DE INFORMACIÓN - SISTEMA BIBLIOTECAS FOR Formato de solicitud FOR Carta de convenio 2 Ingresar a lista de convenios De acuerdo a la respuesta emitida por la institución externa, si se establece el convenio, se actualiza la información de la institución en la lista de convenios. Esta lista debe ser enviada al Gestor de SAI para que se tramite su publicación en el portal web. AUXILIAR PUNTO DE INFORMACIÓN - SISTEMA BIBLIOTECAS Listado de convenios s 3 Solicitar convenio Se solicita establecer un nuevo convenio con la institución, enviando los formatos de préstamo y carta de presentación, junto con los lineamientos establecidos por el Sistema de Bibliotecas para este servicio. Esta actividad la puede realizar el Auxiliar del Punto de Información con autorización del gestor encargado. APRENDIZAJE E INVESTIGACIÓN - SERSB FOR Formato de solicitud FOR Carta de convenio 4 Recibir solicitud y dar respuesta La institución externa recibe y da respuesta a la solicitud de convenio. INSTITUCIÓN EXTERNA 5 Solicitar convenio La institución externa solicita un convenio con el Sistema de Bibliotecas, esta solicitud debe contener los formatos establecidos por la institución y los lineamientos que apliquen para el servicio. INSTITUCIÓN EXTERNA Carta de convenio de instituciones externas Formatos externos 6 Evaluar solicitud De acuerdo a los requisitos establecidos para aceptar convenios de préstamo y al concepto del Gestor de SAI, el Jefe de Servicios evalúa la solicitud y determina si se crea o no el convenio. JEFE SERVICIOS - SBSER Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 7 Enviar documentación Si se aprueba la creación del convenio, se envían los formatos y los lineamientos establecidos por el Sistema de Bibliotecas. DE INFORMACIÓN - SERSB FOR Formato de solicitud FOR Carta de convenio 8 Notificar a institución Se notifica a la institución externa que no se aprobó el convenio. APRENDIZAJE E INVESTIGACIÓN - SERSB 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Formato de solicitud de préstamo y FOR Carta de convenio (local y nacional) MAN Manual para el registro de notas en Symphony MAN Manual de préstamo y cartas de presentación REG Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Carta convenio de instituciones externas Formatos externos 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 05/05/2017 Publicación 02/06/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 9. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /05/2017 ELABORÓ Eliana Arciniegas AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 05/05/2017 REVISÓ Marcela Gómez APRENDIZAJE E INVESTIGACIÓN - SERSB 12/05/2017 Ricardo Flórez JEFE SERVICIOS - SBSER /05/2017 APROBÓ Angela María Mejía DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Dirección de Planeación y Evaluación 7