DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Taller de Simulación - Medicina Descripción de es - Taller de Simulación - Medicina DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 8 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Llevar a cabo las es necesarias para garantizar la creación, el diseño, desarrollo y mejoramiento de los talleres de simulación de la Facultad de Medicina. 2. ALCANCE El proceso inicia con la necesidad de definir una curricular nueva, y finaliza con una retroalimentación del taller realizado. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Reglamento del uso del laboratorio 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Coordinador de simulación 4.2. Responsabilidades Profesor: En el caso que la se cancele el profesor debe informar con la debida anticipación para disponer del espacio. Con el fin de poder realizar una retroalimentación de los talleres de simulación, se recomienda a los profesores grabar en audio y video sus talleres para que posteriormente puedan ser presentados y retroalimentados en el comité de simulación. Velar por el buen uso del laboratorio durante los talleres de simulación Comité de simulación: Garantizar la ejecución de talleres de simulación con fines pedagógicos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Taller de Simulación - Medicina 5.2. Descripción de es - Taller de Simulación - Medicina Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Identificación de Profesor/Coordinador de área Retroalimentación del taller realizado Profesor y Comité de Simulación 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Identificar curricular Se identifica la necesidad de realizar una curricular nueva cuando hay cambios en el programa académico/currículo. Se debe definir el nombre de la, soportada en el programa académico de cada área. Coordinador programa 2 Definir metodología Es el trabajo de identificación de la metodología de simulación ideal para desarrollar cada competencia (Pej: alta fidelidad, desarrollo de habilidades, plataforma de paciente virtual), para este momento se debe contar con el apoyo de la coordinación de simulación o de profesores con experiencia en el área. Se determinara la relación profesor estudiante. área, coordinador programa y coordinador de simulación. 3 Diligenciar formato de talleres de la facultad El formato se encuentra en el SICUA PLUS de simulación o se puede solicitar a la coordinación de simulación, la secretaría general de la facultad o dirección de pregrado. Dicho formato es un documento dirigido a los estudiantes en donde habrá instrucciones precisas para el desarrollo de la. área o coordinador programa Formato de talleres de Facultad Medicina 4 Realizar primera aprobación de la Cada debe tener el aval del coordinador académico del área, del comité de simulación y del comité curricular. Es necesario el conocimiento de todos estos actores de las es nuevas de simulación ya que cada nuevo taller tiene Coordinador programa/ Comité de Simulación Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 implicaciones en aspectos como horas docentes, impacto académico, presupuesto de la facultad y horarios para los estudiantes. 5 Hacer ajustes a la propuesta de la Se realizan los ajustes requeridos a la propuesta de la. área 6 Realizar aprobación final de la Se revisa la propuesta de la y se da el aval para poder ejecutarla. Comité Curricular 7 Hacer ajustes a la propuesta de la y presentarla nuevamente Se realizan los ajustes requeridos a la propuesta de la. área 8 Verificar condiciones equipos e insumos Se verificará si la facultad cuenta con todos los recursos necesarios para la realización de la docente. área o coordinador programa, técnico de laboratorio de simulación y coordinador de simulación 9 Solicitar compra de insumos y/o equipos En caso de faltar algo se iniciará la gestión de compras de insumos y/o equipos según el proceso para este fin vigente en la facultad. La compra será solicitada por el profesor responsable o el coordinador área con el apoyo y el acompañamiento del personal de simulación. área/ Coordinador académico de área 10 Publicar El formato del taller se subirá a la plataforma SICUA PLUS de simulación la cual estará vinculada mediante un link al SICUA PLUS del área del conocimiento respectiva. La información no estará duplicada en la plataforma. Coordinador programa Sicua Plus 11 Enviar programa de la El profesor enviará por correo electrónico al técnico de simulación la solicitud de programación de la. Profesor Programación de la Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Dicha solicitud debe incluir profesor responsable, número de estudiantes, frecuencia de realización de la, insumos requeridos, equipos, ambiente a utilizar, características de la ambientación y demás instrucciones que se requieran para el desarrollo del taller. 12 Validar disponibilidad del laboratorio Se revisa que el laboratorio esté disponible para la fecha solicitada por el profesor. Técnico del laboratorio de simulación 13 Realizar alistamiento El técnico de simulación preparará el área solicitada por el profesor con los insumos especificados. Técnico del laboratorio de simulación 14 Enviar comunicado al profesor En el caso que el laboratorio no esté disponible en la fecha y hora solicitada por el profesor, el técnico de laboratorio informará de forma escrita la situación. Técnico del laboratorio de simulación Comunicado 15 Reprogramar fecha Se reprograma la fecha de acuerdo a la disponibilidad del laboratorio. área/técnico del laboratorio de simulación 16 Desarrollar Se desarrollarán las es docentes programadas. Profesor 17 Evaluar desempeño del taller En el comité de simulación se presentarán las dudas e inquietudes para mejorar las es de simulación y de debriefing. En caso de que se haya grabado video del taller, se revisa para identificar oportunidades de mejora. Profesor/ Comité de Simulación 6. DEFINICIONES Taller de simulación: Actividad académica o docente que utiliza la simulación como metodología de enseñanza. Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Compras generales de bienes Formato de talleres de Facultad Medicina Reglamento del uso del laboratorio 8. INDICADORES TALLERES AL AÑO Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Coordinación de simulación Aumentar el número de talleres anuales con el fin de impulsar la simulación como metodología educativa. Con base en el registro que se lleva en el archivo de Excel, se suman el total de las es realizadas en el laboratorio de simulación. Unidad n x i i=1 X: realizadas en el laboratorio de simulación Registro incompleto de los talleres realizados. Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Archivo de Excel manejado por técnico de simulación Por laboratorio de simulación Anual Por definir OCUPACIÓN EN HORAS TALLERES DE SIMULACIÓN FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Coordinación de simulación Controlar el número de horas que se dedican a talleres de simulación en la Facultad de Medicina. Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Método de Medición Unidad de Medida Con base en el registro que se lleva en un archivo de Excel, se suman el total de horas de duración de todas las es realizadas en el laboratorio de simulación. Horas Fórmula Variables X: duración de una en horas n x i i=1 Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Registro incompleto de los talleres realizados. Archivo de Excel Por laboratorio de simulación Anual Por definir La meta del indicador se debe fijar cuando las es curriculares se hayan aprobado todas en el comité curricular con el fin de saber cuál es el número ideal de horas de ocupación al realizar todas las es propuestas. 9. RIESGOS OPERATIVO Falta de cumplimiento de los talleres programados por parte del profesor Que un taller propuesto, exceda el número de horas aprobadas para el curso CALIDAD DE SERVICIO Ausencia del técnicos del laboratorio durante la ejecución de los talleres SEGURIDAD Pérdida de equipos/insumos del laboratorio ADMINISTRATIVO Que las compras requeridas para el taller, no sean aprobadas por la Universidad LEGAL Vinculación de profesores adjuntos (contrato civil) para realización de talleres 10. CONTROL DE CAMBIOS Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 02/12/ Publicación 25/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Luis Carlos Franco Profesor Facultad de Medicina 18/11/2015 Manuela Peña Ingeniera de Procesos 02/12/2015 REVISÓ Luis Carlos Franco Profesor Facultad de Medicina 10/02/2016 APROBÓ Luis Carlos Franco Profesor Facultad de Medicina 28/10/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 8