DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos... 2 Si es formulación para obtener recursos públicos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Gestión de Iniciativas CEO Descripción de actividades - Gestión de Iniciativas CEO DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Preparar y presentar una iniciativa (proyecto), con aval de la Universidad, a diferentes entes financiadores con el fin de obtener recursos para su ejecución. 2. ALCANCE Desde la asignación de personal para la elaboración de la iniciativa, la elaboración, presentación y aprobación, hasta la gestión contractual para la formalización de la ejecución. 3. NORMATIVIDAD La normatividad en la Gestión de Iniciativas hace referencia básicamente a la que rige la presentación de proyectos para obtención de recursos públicos y/o privados. Para el caso de recursos públicos toda la normativa del Departamento Nacional de Planeación, COLCIENCIAS y el Sistema General de Regalías. Para el caso de recursos privados, las empresas cuentan con su propia reglamentación. En cuanto a la normativa de la Universidad, la Gestión de Iniciativas (proyectos) estaría enmarcada en las siguientes directrices: 3.1. Directrices PDI Uniandes: Principales Apuestas Mayor impacto regional. Eje: visibilidad e impacto: Aumentar la participación en proyectos con el sector externo. Aumentar la participación/contribución de la Universidad en proyectos con los sectores empresarial y gubernamental, gremios, tercer sector y otras organizaciones, de forma que contribuya con nuevo conocimiento a la construcción de una sociedad próspera y equitativa Plan Estratégico del CEO: Proyección del CEO - En 2025, se proyecta como un centro independiente que genera lineamientos de acción en la región, sustentado en conceptualización, formulación y ejecución de proyectos que contribuyan a un desarrollo sostenible del país. Directriz de apoyo para la contribución con gastos generales (CGG): La Universidad aplicará una tasa de contribución con gastos generales (CGG) del 33% a todos los ingresos percibidos por la entrega de sus servicios exceptuando los casos mencionados en el numeral 2 y a lo estipulado en los capítulos II al VII del documento Lineamientos Si es formulación para obtener recursos públicos Guía Metodológica para la Elaboración de proyectos- DNP. Metodología General Ajustada-MGA del DNP. Guía para la construcción y estandarización de la Cadena de Valor-DNP. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Guías, Instructivos y Formatos del Sistema General de Regalías 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso s CEO Responsabilidades Director CEO/ Administrativa de proyectos Garantizar que el proceso se cumpla y que una iniciativa pase por todas las instancias de aprobación necesarias. /Profesor: Estructurar la iniciativa (proyecto) bajo normas, esquemas, formatos y procedimientos establecidos tanto por la Universidad, cómo por los entes financiadores, con el fin de garantizar el cumplimiento de requisitos para aprobación. s CEO: Registrar en la herramienta las calificaciones entregadas por el panel de expertos de Colciencias. Actuar como puente entre la entidad financiadora y el área Jurídica en la elaboración de las cláusulas del contrato. 5. DEFINICIONES DNP: Departamento Nacional de Planeación. Colciencias: Departamento Ciencia, Tecnología e Innovación. OCAD: Órganos Colegiados de Administración y Decisión. Tiene como función definir, evaluar y viabilizar las iniciativas o proyectos para ser financiados con recursos del Sistema General de Regalías-SGR. Pre OCAD: Instancia donde se revisan los proyectos por los equipos técnicos de los ministerios sectoriales, Planeación Nacional y las gobernaciones. Los proyectos que cumplan con los requisitos y sean priorizados por la Administración serán presentados al OCAD. Panel de expertos: Grupo multidisciplinario de profesionales que se encuentran inscritos en la Red de Expertos de COLCIENCIAS, y que son convocados para conformar un panel sobre cada tema específico de las iniciativas y tienen la Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 función de conceptuar, según su experticia sobre la parte técnica de las iniciativas presentadas. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Gestión de Iniciativas CEO 6.2. Descripción de actividades - Gestión de Iniciativas CEO ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Notificación de asignación de proyecto Director/ s Documento de formalización de la iniciativa (Convenio, Oferta mercantil, etc.) CEO y ente financiador ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Buscar aval técnico de una facultad o área de la Universidad Analizar, justificar y sustentar la temática de la iniciativa Diligenciar formatos/ presentación requeridos Una vez se informe, vía correo u otro medio (aplicativo), que se le ha asignado la elaboración de una iniciativa, busca aval y soporte técnico de la Universidad en primera instancia, u otra entidad, mediante un experto en la temática a tratar. Se realiza un análisis de factibilidad y viabilidad de la ejecución, se relaciona el proyecto con el Plan Nacional de Desarrollo, los Planes de desarrollo local y/o sectorial y Planes de las comunidades étnicas minoritarias y se incluye el o Plan(es) de Ciencia, Tecnología e Innovación del ente o entes territoriales que presentan el proyecto. Con base en la información obtenida en la investigación, se deben diligenciar los formatos requeridos. En caso de que el financiador sea una entidad pública, se debe diligenciar el formato del / Profesor o Experto en la temática DOCUMENT OS -Documento Técnico -Formato presupuesto -Formato Propuesta - Presentación Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Documento Técnico. En caso de que el financiador sea una entidad privada, se debe diligenciar el Formato Propuesta así como los formatos requeridos por la entidad financiadora. Adicionalmente, se debe elaborar una presentación de la iniciativa o proyecto con base en la plantilla establecida. -Formato cadena de valor -Formatos SGR -Formatos entidad financiadora (privada o pública) -MGA 4 Hacer presentación de iniciativa Se debe presentar la iniciativa ante el s y el Director del CEO. 5 Evaluar presentación de iniciativa Se evalúa la presentación de la iniciativa para definir si el proyecto se va a presentar al ente financiador, si es necesario realizarle ajustes o si el proyecto se rechaza. En caso de que se rechace, el proceso finaliza. s/ Director del CEO 6 Hacer ajustes En caso de que se soliciten ajustes a la propuesta, se deben realizar las modificaciones. /Profesor 7 Registrar motivo de rechazo en la herramienta Se debe ingresar en la herramienta (aplicativo) el motivo por el cual fue rechazada la iniciativa. de s CEO Herramienta 8 Solicitar creación elemento PEP Una vez se viabilice la iniciativa por la Dirección del CEO, se debe solicitar a Centro de Servicios Compartidos-CSC la creación del elemento PEP Formato creación elemento PEP 9 Diligenciar formato de aval de la universidad y gestionar firmas Con el elemento PEP creado, si el proyecto es de investigación, se debe diligenciar el formato de aval de la Universidad. El formato debe ser firmado por el decano de la facultad, el profesor como investigador y el director del CEO. Formato de aval 10 Revisar formato de aval Se revisa el formato de aval, principalmente se verifica que el overhead esté calculado correctamente. Vicerrectoría de Investigaciones Formato de aval Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 11 Ajustar y presentar formato de aval En caso de que la Vicerrectoría de Investigaciones haya solicitado ajustes, se hacen las modificaciones correspondientes y se presenta nuevamente el formato. Formato de aval 12 Elaborar cartas de participación y gestionar firma del rector Se elaboran las cartas de participación y se envían a la Vicerrectoría de Investigaciones. Cartas de participación 13 Firmar cartas de participación La Vicerrectoría se encarga de tramitar las firmas en las cartas de participación y de remitirlas firmadas al CEO. Rector o delegado Cartas de participación 14 Preparar carta para radicar y carpeta con todos los formatos diligenciados de la iniciativa Se prepara una carta de radicación y una carpeta con todos los documentos (Documento Técnico, Cadena de Valor, Presentación, Aval, cartas de participación) para presentar y radicar ante el ente financiador s/ Director del CEO/ proyectos CEO 15 Exponer propuesta ante ente financiador Se expone la propuesta ante la entidad financiadora, haciendo uso de la presentación realizada por el s. s/ Director del CEO/ proyectos CEO 16 Evaluar propuesta La entidad financiado evalúa la iniciativa (proyecto) presentada y como resultado de la evaluación el proyecto puede ser aprobado, pueden solicitar ajustes o puede ser rechazar. Si se rechaza se el proceso finaliza. 17 Registrar resultado de evaluación en herramienta Se debe ingresar en la herramienta (aplicativo) el motivo por el cual fue rechazada, o el motivo del ajuste, o la aprobación de la iniciativa. s CEO Herramienta 18 Hacer ajustes En caso de que se soliciten ajustes a la propuesta, se deben realizar las modificaciones. /Profesor 19 Enviar propuesta a Colciencias Si el proyecto se va a financiar con recursos públicos y adicionalmente los recursos son Represente de Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 20 21 Citar a panel de expertos Exponer ante panel de expertos 22 Evaluar iniciativa Registrar motivo de rechazo Registrar motivo de ajuste Hacer ajustes menores a propuesta de Ciencia y Tecnología, se debe remitir la propuesta a Colciencias para que emita una calificación. Si el proyecto se financia con recursos de empresa privada se pasa a la actividad No.33. COLCIENCIAS cita al ente financiador y este a su vez informa a la universidad para asistir a panel de expertos para exponer la iniciativa (proyecto). Exponer la iniciativa (proyecto) ante el panel de expertos. Para ello se debe diligenciar el formato remitido por ellos. Se evalúa la propuesta y se asigna una calificación: Inferior a 7: se debe iniciar nuevamente el proceso Superior a 7: La propuesta fue aprobada Igual a 7: Se deben hacer ajustes menores a la propuesta. Se debe ingresar en la herramienta (aplicativo) y registrar los motivos de rechazo. Se debe ingresar en la herramienta (aplicativo) y registrar los motivos de ajuste. Este registro se debe realizar cuantas veces se ajuste la iniciativa (proyecto) antes de pasar a OCAD. Si la calificación dada por Colciencias es igual a 7 se deben realizar los ajustes indicados. Colciencias s/ Director del CEO/ proyecto/profesor /Experto en el tema/represente de Colciencias -panel de expertos s CEO s CEO /Profesor 26 Remitir proyecto Se presenta el proyecto ante el Represente de Herramienta Herramienta Formato Plantilla_Pro ponentes SGR Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 Gestión de Iniciativas - CEO MACROPROCESO Investigación a Pre OCAD Registrar 27 motivos de ajuste NIVEL 1 Gestión de s Pre OCAD. Se debe ingresar en la herramienta (aplicativo) y registrar los motivos de ajuste. Este registro se debe realizar cuantas veces se soliciten ajustes a la iniciativa (proyecto) antes de pasar a la siguiente instancia. s CEO 28 Hacer ajustes al proyecto 29 Enviar proyecto a Se envía proyecto a OCAD. OCAD Represente de 30 Se recibe la carta con la Recibir respuesta respuesta de la evaluación del de evaluación proyecto por parte del OCAD. Represente de 31 Solicitar apoyo a Jurídica Elaborar 32 cláusulas del contrato NIVEL 2 Propuesta de Herramienta Realizar los ajustes indicados por el pre-ocad o por el OCAD. /Profesor Carta de respuesta Si el proyecto es aprobado por OCAD, por correo electrónico se solicita al área de Jurídica su colaboración para la elaboración del convenio con la entidad financiadora. s / s CEO Una vez aprobado un proyecto por todas las instancias necesarias, haciendo uso de los formatos establecidos por el área Jurídica y por la entidad financiadora, se gestiona la legalización del proyecto construyendo en conjunto el contrato correspondiente (pólizas de soporte, convenio, firma del ente financiador, etc.). Jurídica/ / s/ s CEO Formatos legalización proyecto 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) No aplica. EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Formato Documento Técnico Formato presupuesto Formato Propuesta Presentación Formatos SGR Formatos entidad financiadora (privada) Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 8. INDICADORES Formato creación elemento PEP Cartas de participación Formato de aval Formato Plantilla Proponentes SGR Formatos legalización proyecto Guías, Instructivos y Formatos del Sistema General de Regalías Guía Metodológica para la Elaboración de proyectos- DNP. Guía para la construcción y estandarización de la Cadena de Valor-DNP. INICITIVAS (s) VIABILIZADAS Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND de proyectos Asegurar la eficiencia y efectividad en la preparación y aprobación de las iniciativas presentadas por el CEO a entes financiadores. Se debe revisar en la herramienta (aplicativo) el registro de los proyectos aprobados por los entes financiadores, soportados mediante cartas de aprobación. FICHA DEL INDICADOR Unidad de Medida Fórmula Variables Número Número de iniciativas (proyectos) viabilizadas técnicamente/número de iniciativas formuladas Número de iniciativas (proyectos) viabilizadas técnicamente: significa el número de iniciativas que pasaron a OCAD o que cuentan con aprobación técnica del ente financiador, independientemente de si le asignaron o no recursos. Número de iniciativas formuladas: significa el número de iniciativas que fueron presentadas a entes financiadores bajo estándares establecidos. Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta No incluye la asignación de recursos, sólo la viabilidad técnica. Herramienta (aplicativo) Por temática o línea de trabajo del CEO. Anual 5 iniciativas Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 9. RIESGOS Gestión de Iniciativas - CEO OPERATIVO Falta de rigurosidad en el análisis y justificación técnica para sustentar la temática de la iniciativa. Errores en cálculos del presupuesto y en el diligenciamiento de formatos requeridos. Omisión de actividades en el proceso. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en la presentación de ajustes solicitados. Baja calidad de la información presentada en la iniciativa (Ej: Datos desactualizados). SEGURIDAD Desconocimiento de las herramientas metodológicas para formulación de proyectos. ADMINISTRATIVO Falta de cumplimiento con requisitos de entidad financiadora. Personal contratado para gestionar iniciativas (proyectos), sin conocimientos y experticia en el tema de proyectos. LEGAL Desconocimiento de la parte normativa que cobija la formulación de proyectos. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 22/02/2016 Publicación 09/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Ingeniera Procesos 22/02/2016 REVISÓ APROBÓ Diana Gómez a s - CEO 15/04/2016 Mirtza Arroyo Mirtza Arroyo Administrativa y Financiera - CEO Administrativa y Financiera - CEO 06/05/ /05/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 10