Nombre del procedimiento: COORDINACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN CON FINES DE ACREDITACIÓN.

Transcripción

1 Nombre del procedimiento: COORDINACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN CON FINES DE ACREDITACIÓN. GESTIÓN INSTITUCIONAL PARA DOCENCIA FACULTAD PLANEACION DIVISIÓN DE SISTEMAS Evaluar las etapas del proceso en la vigencia anterior en conjunto con el Coordinador de planeación académica de La unidad organizacional Planeación. Evaluar las etapas del proceso en la vigencia anterior Definir los ajustes pertinentes a los procesos de autoevaluación para el período actual en conjunto con el Coordinador de Planeación Académica. Definir los ajustes pertinentes a los procesos de autoevaluación para el período actual Recibir solicitud de programas de pregrado y posgrado para acompañamiento en la autoevaluación con fines de acreditación. Enviar solicitud para acompañamiento en la autoevaluación con fines de acreditación. Definir e implementar el modelo y plan de trabajo de autoevaluación con fines de acreditación y reacreditación. Solicitar a la División de Sistemas la creación de acceso de los integrantes del Comité de Autoevaluación definido por el programa, al Sistema de Información para la Autoevaluación y Acreditación (SIA) Recibir solicitud y realizar la creación de acceso requerido Verificar permanentemente la inclusión de la información en el aplicativo en cada una de las etapas del proceso. programa en las etapas de Ponderación, Consensos, recolección y análisis de información. Revisar, ajustar y entregar al programa los instrumentos de apreciación que se emplearán para dar respuesta a indicadores de la guía del CNA. Recibir instrumentos de apreciación que se emplearán para dar respuesta a indicadores de la guía del CNA. Plantear al Comité de Autoevaluación un plan de sensibilización para la comunidad del programa que permita difundir el proceso de autoevaluación. Recolectar la información con los instrumentos definidos por la Vicerrectoría Académica. Actualizar la información institucional para dar respuesta a los indicadores de las guías del CNA Procesar resultados de encuestas a través de software estadístico y remitirlas al programa para su respectivo análisis. Recibir y analizar resultados de encuestas Acompañar la socialización de la información recopilada por el programa para dar respuesta a los indicadores del CNA. programa, en la etapa de Calificación y emisión de juicios. programa en la etapa de Formulación del Plan de Mejoramiento. Evaluar el plan de mejoramiento de la acreditación anterior cuando sea renovación de la acreditación. Acompañar la socialización del plan de mejoramiento definido. programa en la etapa elaboración del informe final de autoevaluación. Elaborar y enviar el informe final de autoevaluación acompañado del plan de mejoramiento. Recibir oficialmente por parte del programa, el informe final de autoevaluación acompañado del plan de mejoramiento. Remitir oficialmente el informe final de autoevaluación con el plan de mejoramiento a Planeación para emitir concepto técnico del informe. Recibir y emitir concepto técnico sobre el informe final Recibir de la Oficina de Planeación concepto técnico del informe y complementarlo con el concepto académico. Enviar oficialmente al programa el concepto académico y técnico del informe final de autoevaluación. Recibir concepto académico y técnico del informe final de autoevaluación. Transferir internamente información de programas que tienen el informe ajustado según los conceptos emitidos, para ser presentado ante el Comité Central de Currículo y Evaluación o el Comité Central de Posgrados. Asesorar al proponente en la elaboración de la presentación del programa ante el comité que corresponda. Recibir oficialmente del programa el informe final de autoevaluación definitivo con fines de acreditación o reacreditación. Enviar oficialmente el informe final de autoevaluación definitivo con fines de acreditación o reacreditación (1 copia física y 5 en medio magnético). Transferir internamente el informe final de autoevaluación para continuar con el trámite ante el CNA.

2 Nombre del procedimiento: COORDINACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS INSTITUCIONALES. VICERRECTORIA ACADÉMICA CRIE ENTES EXTERNOS Determinar la temática que se desarrollará en el respectivo evento junto con los conferencistas e Instructores Recibir solicitud de entes externos para desarrollar un evento específico. Enviar la solicitud pertinente para desarrollar un evento especifico. Analizar la solicitud y determinar la viabilidad de su desarrollo. La solicitud es viable? No Si Definir programación de las actividades a desarrollar. Aprobar el cronograma de actividades. Determinar el público objetivo, de acuerdo con la temática establecida. Consolidar y analizar las bases de datos del público objetivo y determinar la forma de convocatoria. Definir el contenido de los elementos de difusión del evento y solicitar su diagramación al CRIE. Recibir el contenido de los elementos de difusión del evento y entregar la diagramación Preparar y gestionar la impresión del material definido y a entregar a los asistentes. Difundir la información por los medios de comunicación internos o externos definidos. Confirmar la asistencia de los interesados y su registro previo de ser el caso. Gestionar la logística requerida ante las instancias pertinentes. Hacer la apertura y/o cierre formal del evento, de ser necesario. Acompañar el desarrollo de la actividad y llevar el registro de asistencia. Evaluar el evento con los asistentes, en los casos requeridos. Consolidar asistencia y analizar las evaluaciones. Certificar los asistentes en los casos que procedan.

3 Nombre del procedimiento: COORDINACIÓN PROPUESTAS DE CAPACITACIÓN A SER OFERTADAS POR LA VICERRECTORÍA. VICERRECTORIA ACADÉMICA RECTORÍA DIVISIÓN FINANCIERA CENTRO DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO FUENTES INTERNAS O EXTERNAS Recibir solicitud de capacitación, de fuentes internas o externas. Solicitar capacitación a la Vicerrectoría Analizar la solicitud y determinar la viabilidad de la misma. Es viable la solicitud requerida? NO Si Definir la estructura de la propuesta de acuerdo con la solicitud. Identificar los posibles facilitadores y concertar contenidos. Definir el cronograma y duración general de la capacitación. Identificar la logística necesaria para el desarrollo de la capacitación. Elaborar el presupuesto en el formato establecido. Presentar propuesta y realizar los ajustes a que haya lugar. Formalizar el convenio a través del cual se desarrollara la capacitación, en los casos que corresponda. Registrar el proyecto en el aplicativo de actividades de extensión de la Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión. Gestionar con la Rectoría la designación del ordenador del gasto. Designar el ordenador de gasto Gestionar La creación del código de operación comercial con la División anciera Crear el código de operación comercial Tramitar la aprobación del curso en el Centro de Registro y Control Académico, con visto bueno de la División anciera. Aprobar el curso a ofertar Registrar el código de operación comercial asignado, en el aplicativo de Extensión. Ejecutar las actividades presupuestadas para el desarrollo de la capacitación (Ver procedimiento capacitación docente). Ir a procedimiento capacitación docente

4 Nombre del procedimiento: GESTIÓN PARA LA CREACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS. VICERRECTORIA ACADÉMICA CONSEJO SUPERIOR CONSEJO ACADÉMICO FACULTAD Mantener actualizada la reglamentación existente para obtener registro calificado expedido por el MEN. Difundir las reglamentaciones internas y externas actualizadas, entre los programas académicos. Conocer las reglamentaciones internas y externas actualizadas, difundidas por la vicerrectoría académica Dar información a los interesados sobre los requisitos para creación de programas nuevos. Recibir información sobre los requisitos para la creación de programas nuevos Recibir propuesta avalada por el Consejo de Facultad correspondiente para la creación de un programa nuevo. Enviar propuesta avalada por el Consejo de Facultad para la creación de un programa nuevo. Analizar la información suministrada por los proponentes del programa. Retroalimentar a los proponentes con base en el análisis anterior. Recibir retroalimentación, realizar ajustes y enviar propuesta para la creación de un programa nuevo. Trasladar internamente las propuestas para ser presentadas ante el respectivo Comité. Recibir la propuesta ajustada para ser presentada ante el Consejo Académico. Gestionar la inclusión de la propuesta en la sesión del Consejo. Recibir solicitud de inclusión de la propuesta en sesión del Consejo y notificar la fecha de presentación. Acompañar la presentación de la propuesta ante el Consejo Académico. Recibir recomendación del Consejo Académico para su presentación ante el Consejo Superior. Elaborar y enviar recomendación para ser presentado ante el Consejo Superior. Gestionar la inclusión de la propuesta en la sesión del Consejo Superior. Recibir solicitud de inclusion de la propuesta en sesión del Consejo. Recibir acuerdos emanados del Consejo Superior correspondientes a funcionamiento y plan de estudios del nuevo programa académico. Redactar y enviar acuerdos del Consejo Superior correspondientes al funcionamiento y plan de estudios del nuevo programa académico.

5 Nombre del procedimiento: GESTIÓN DE AVALES DADOS POR COMITÉS ADSCRITOS A LA VICERRECTORÍA ACADÉMICA. VICERRECTORIA ACADÉMICA COMITÉS FACULTAD Recibir solicitudes de análisis técnico de propuestas académicas. Enviar solicitud de análisis técnico de propuestas académicas Analizar la propuesta y verificar el cumplimiento de requisitos, a que haya lugar Identificar inconsistencias o faltantes de información y solicitarlos al proponente. La propuesta es validada? NO SI Direccionar la propuesta al comité correspondiente según su contenido. Realizar ajustes o mejoras a las solicitudes presentadas. Definir programación, fecha y el lugar en el que sesionará el respectivo comité. Preparar documentación a ser presentada para evaluación por el Comité. SI Recibir y evaluar la propuesta presentada. Realizar las actividades correspondientes a la secretaría técnica de comités. Preparar y enviar a vicerrectoría académica el informe con las realizadas a la propuesta. Enviar al responsable, información respecto a las realizadas por los miembros del comité. Recibir la infomacion con las hechas por los miembros del comité evaluador. Recibir y verificar la propuesta ajustada según las emitidas por el respectivo comité. Enviar a la vicerrectoría académica la propuesta con las correcciones realizadas Trasladar internamente mediante memorando, la propuesta ajustada para ser presentada ante el Consejo Académico