DOCENCIA I-DC-01 INSTRUCTIVO PARA LA APERTURA Y CIERRE DE PROGRAMAS ACADÉMICOS VERSION: 02

Transcripción

1 PAGINA 1 1. ALCANCE Este instructivo inicia con la identificación de necesidades para la apertura de nuevos programas académicos o para el cierre de un programa en funcionamiento, hasta la gestión de los trámites internos y externos. 2. RESPONSABILIDADES a. CONSEJO DIRECTIVO: Aprobar mediante acto administrativo, la creación de programas académicos que confieran títulos del nivel tecnológicos y nivel profesional por ciclos propedéuticos, a través de los organismos y personas que se indican más adelante, dirigir el proceso de creación de un programa. Por ser el Consejo Directivo el responsable del cumplimiento de la Misión de la Institución y de la realización del Proyecto Educativo, él puede iniciar el proceso de creación de un programa o recoger los procesos originados en las Unidades Académicas. b. VICERRECTOR: Realizar las gestiones correspondientes para la autorización interna y externa de la apertura o cierre del programa académico. c. JEFE DE PLANEACION: Revisar documento final del estudio de factibilidad y emitir un concepto de viabilidad desde la planeación y presupuestación institucional. d. JEFE OFICINA ASESORA DE CALIDAD Y ACREDITACION OACA- : Solicitar a la Vicerrectoría, la apertura o cierre de programas académicos previo estudio de factibilidad en cumplimiento de la normatividad vigente. e. CONSEJO ACADEMICO: Avalar la apertura o cierre de programas académicos. f. JEFE DE DESARROLLO ACADEMICO: Revisar las condiciones mínimas de calidad de la propuesta académica de apertura y cierre de programas académicos g. DECANO DE FACULTAD: Presentar la propuesta al Consejo de Facultad para su aval. 3. DESARROLLO Las actividades descritas a continuación corresponden a las funciones mínimas que deben realizarse para operar este procedimiento: 3.1. PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Los nuevos programas deberán tener en cuenta la planeación institucional. Es importante asegurar el compromiso institucional que garantice que el programa se desarrollará con el más alto nivel de calidad posible.

2 PAGINA CAPACIDAD ACADÉMICA Los programas propuestos deben surgir de la reflexión, investigación y trabajo en equipo de profesores dedicados a un área del conocimiento o de una temática interdisciplinaria. Estos podrán ser realizados por una Unidad Académica, o conjuntamente por dos o más, que pertenezcan o no a la Institución. Podrán también surgir por iniciativa del Consejo Directivo, Consejo Académico, de los Consejos de las Facultades, de los Grupos de Investigación avalados por COLCIENCIAS o de iniciativas externas. En la configuración del programa debe incorporarse la experiencia de científicos y profesionales destacados que se desempeñan como docentes con amplia experiencia en educación superior; además, se deberá generar una identificación inicial de necesidades con base a un análisis de contexto, documentos y otros medios que describan de forma general, las tendencias de los requerimientos del entorno y la academia. Con esta justificación y mediante oficio, solicitan a la Vicerrectoría, la elaboración de un estudio de factibilidad para la apertura o cierre de un programa académico. Cuando se trate de un programa del nivel profesional por ciclos propedéuticos, debe tenerse en cuenta que dicho programa prepare adecuadamente al estudiante para el ejercicio de un trabajo profesional o disciplinario. Cuando se trate de un programa de especialización tecnológica o profesional, disciplinario o interdisciplinario, se hará especial énfasis en los aspectos prácticos y operativos del respectivo ejercicio. Se deberá contar con profesores que tengan título académico, por lo menos igual al que ofrecerá el programa académico ESTUDIO DE FACTIBILIDAD El Vicerrector, autorizará por escrito a la Oficina Asesora de Calidad y Acreditación para la realización del estudio de factibilidad solicitado en el numeral anterior de este instructivo. La Oficina Asesora de Calidad y Acreditación brindará todos los recursos necesarios para dicho estudio en asocio con los proponentes de apertura o cierre del programa académico. El estudio de factibilidad deberá incluir los siguientes contenidos mínimos, sobre los cuales la OACA emitirá su concepto: a. Preliminares b. Análisis del Entorno c. Estudio de Mercado d. Estudio Técnico e. Estudio Económico y Financieros 3.4. ACUERDO DEL CONSEJO ACADÉMICO Si alguno de los conceptos de la Oficina de Planeación y de la Oficina Asesora de Calidad y Acreditación es negativo respecto del estudio de factibilidad, el Consejo Académico toma la decisión de seguir con el proceso o no. Si los conceptos son positivos, la Vicerrectoría delegará a la Oficina Asesora de Calidad y Acreditación para que oriente el proceso de elaboración del Documento Maestro de Condiciones Mínimas de Calidad del programa en creación. Este documento será revisado por

3 PAGINA 3 Consejo de Facultad, para que el Decano de Facultad lo presente al Consejo Académico y supla el trámite al Consejo Directivo ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO El Rector presentará ante el Consejo Directivo, un documento con la propuesta para la apertura o cierre del programa académico del Nivel Tecnológico o Profesional por ciclos propedéuticos; este documento deberá ser aprobado y firmado por sus integrantes, quienes autorizan iniciar las gestiones necesarias SOLICITUD DE APROBACIÓN MINISTERIAL El Rector presentará el estudio de Condiciones Mínimas de Calidad (Documento Maestro y sus Anexos) a los miembros de CONACES para que avalen la propuesta REGISTRO DE LA APERTURA O CIERRE DEL PROGRAMA ACADÉMICO A través de la Vicerrectoría se hará llegar a la Secretaria General, según sea el caso, el archivo correspondiente con todos los documentos oficiales para su resguardo DIFUSIÓN Una vez autorizada la apertura o cierre de un programa académico y acatando las disposiciones ministeriales vigentes, se elaborará una estrategia de difusión utilizando los medios que se consideren pertinentes. Este proceso será gestionado e implementado por la Oficina de Comunicaciones y la Facultad respectiva. 4. REGISTROS: En caso de apertura de un programa como mínimo se debe tener un archivo con la siguiente información de cada programa. a. Solicitud de apertura o cierre de programa académico. b. Estudio de factibilidad del programa académico. c. Acta del Consejo Directivo en donde se autoriza el programa. (Acuerdo interno de creación) d. Documento Maestro. e. Completitudes si existiesen. f. Informe de los pares (se descargan del saces). g. Condicionamientos y respuestas.(si las hubieren) h. Resolución del Ministerio. Para el caso de cierre de programas académicos se cumplen los numerales a, b, c, y h. El control de estos registros debe quedar documentado en el formato de Registros controlados para la apertura y cierre de programas académicos (R-DC-46).

4 PAGINA 4 5. IMPLEMENTACION Ó CIERRE La Rectoría designará al Coordinador del programa y le brindará el respaldo técnico, logístico y humano, a través de la Vicerrectoría para implementar el nuevo programa académico. En caso de cierre el Consejo Directivo expedirá un acuerdo donde ya no se ofrecerá el programa académico, pero se deberá cumplir con los compromisos adquiridos por la Institución con cada uno de los estudiantes según las disposiciones ministeriales vigentes.

5 PAGINA 5 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCIÓN NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO FECHA 01 Emisión Inicial N/A Octubre de Revisión del instructivo y descripción de las actividades mediante un flujo grama. 233 Marzo de 2011