SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 1. OBJETIVO

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1 Fecha Aprobación: 03/NOV/ OBJETIVO Establecer la metodología para el sarrollo las auditorías internas l Sistema Gestión en la Universidad San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Aplica para la planificación, ejecución seguimiento l programa auditorías internas l Sistema Gestión en la Universidad San Buenaventura seccional Cali. 3. DEFINICIONES ALCANCE DE AUDITORÍA. Extensión límites una auditoría. AUDITADO. Persona u organización que es auditada. AUDITOR. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. AUDITORÍA. Proceso sistémico, inpendiente documentado para obtener evincias la auditoría evaluarlas manera objetiva con el fin terminar la extensión en que se cumplen los criterios auditorías. Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 1 6

2 Fecha Aprobación: 03/NOV/2017 COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN. Es el máximo órgano coordinación asesoría, responsable l diseño la aprobación estrategias, políticas, objetivos metas orientadas al fortalecimiento l Sistema Gestión la, conformidad con las normas vigentes las características la Universidad San Buenaventura seccional Cali. CRITERIOS DE AUDITORÍA. Conjunto políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios se utilizan como referencia frete a la cual se compara la evincia la auditoría. EQUIPO AUDITOR. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoo, si es necesario, expertos técnicos. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA. Registros, claraciones hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios auditoría que es verificable. EXPERTO TÉCNICO. Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. HALLAZGOS DE AUDITORÍA. Resultados la evaluación la evincia la auditoría recopilada frente a los criterios auditoría. PLAN DE AUDITORÍA. Descripción las actividas los talles acordados una auditoría. PCC. Punto Crítico Control. PROGRAMA DE AUDITORÍA. Conjunto una o más auditorías planificadas para un periodo tiempo terminado dirigidas hacia un propósito específico. Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 2 6

3 Fecha Aprobación: 03/NOV/ DESARROLLO DEL Inicio ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES 1. Elaborar el programa auditorías internas l Programa Auditorías Internas l SGC - Código PE.GC.F02 Determinar el objetivo alcance l programa auditorías internas l Definir el cronograma los recursos necesarios para ejecutarlo. Confirmar el equipo auditores internos disponibles para el sarrollo l programa. Verificar el equipo auditor con certificación actualizada con un buen sempeño reflejado en la evaluación auditores l ejercicio auditoría inmediatamente anterior. 2. Aprobar el programa auditorías internas l Comité Coordinación SGC Acta Comité Coordinación l Presentar el programa auditorías internas l SGC ante el Comité a fin finir el objetivo alcance la misma, según necesidas la Alta Dirección. Realizar los ajustes, según observaciones recomendaciones l Comité. 3. Comunicar el programa auditoría interna l Líres Proceso o Correo electrónico Comunicar a los Líres Proceso, Líres procedimiento Equipo auditor el programa auditorías internas l SGC el programa aprobado por el Comité l Determinar la necesidad realizar ajustes al mismo o al cronograma ejecución las auditorías, en cuo caso se envían a los Líres Procesos o s a auditar. Revisar la información correspondiente a cada uno los procesos asignados para auditar. 4. Preparar los planes auditoría interna. Formato Plan Auditoría Interna código PE.GC.F03. Elaborar los respectivos Planes Auditorías en el formato PE.GC.F03, acuerdo con las responsabilidas asignadas por el socializar los mismos con los líres proceso, los líres procedimiento los jefes unidad a auditar. Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 3 6

4 Fecha Aprobación: 03/NOV/ Elaborar las listas verificación. Formato Lista Verificación Auditoría código PE.GC.F04 Preparar las Listas Verificación para las actividas relacionadas en el Plan Auditoría, correspondientes a los procesos asignados. 6. Realizar reunión apertura. Líres Proceso o Acta la reunión Realizar reunión apertura la Auditoría con los líres proceso, líres procedimiento jefes unidad respectivos. Socializar el Programa Auditoría Internas, por parte la a l Sistema Gestión. Presentar los Planes Auditorías para cada proceso, por su respectivo Auditor Interno. 7. Ejecutar Programa Auditorías l Sistema Gestión. Formato Lista Verificación Auditoría código PE.GC.F04 Recopilar verificar la información pertinente acuerdo en los planes auditoría las listas verificación. Intificar los hallazgos las verificaciones durante las actividas la auditoría. 8. Realizar la reunión cierre. Líres Proceso o Acta la reunión Al terminar las actividas los planes auditoría luego analizar los antecentes hallazgos, el Equipo auditor be reunirse con el lír l proceso auditado más integrantes que recibieron la auditoría, para presentar valorar los resultados observaciones que harán parte l informe parcial auditoría. 9. Elaborar informe parcial auditoría procesos. Equipo auditor Formato Informe parcial Auditoría Interna código PE.GC.F05. Elaborar el Informe Parcial Auditoría Interna que relacione los hallazgos las conclusiones, con los ajustes revisados con los líres procesos en la reunión cierre. Entregar el Informe bidamente firmado, a la Coordinación. 10. Elaborar informe general auditoría l Sistema Gestión. Informe general auditorías l SGC Elaborar el informe general auditoría l SGC, revisar terminar la necesidad realizar ajustes, en cuo caso realizar los ajustes pertinentes. Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 4 6

5 Fecha Aprobación: 03/NOV/ Realizar la evaluación bonificación l Equipo Auditor. Encuestas diligenciadas Tabulación l resultados las encuestas Cartas notificación entrega bonificación Realizar la evaluación l sempeño l equipo auditor con los líres procesos, líres procedimiento /o personal auditado. Gestionar la primera parte la bonificación para el equipo auditor (auditores líres auditores auxiliares), correspondiente al 60% l valor aprobado por el Comité Coordinación l 12. Socializar los resultados la Auditoria Interna l Sistema Gestión. Informe general la auditoria l Presentar el informe general auditoría l SGC al Comité Coordinación l SGC socializar los resultados con los líres procesos procedimientos. 13. Realizar el registro la solicitud acciones en el aplicativo. mejora. Realizar el ingreso la solicitud acciones, para las No conformidas relacionadas en el informe general auditoría. 14. Realizar las actividas las acciones correctivas mejora. Lír Proceso / Lír mejora. Definir e implementar las actividas necesarias para cerrar las acciones correctivas mejora en los procesos, acuerdo con los criterios establecidos en el DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA Código PE.GC.P Verificar la efectividad las acciones implementadas. mejora. Verificar si se han implementado las correspondientes acciones, correctivas o mejora la efectividad las mismas para cubrir las no conformidas fue fueron intificadas. 16. Seguimiento al cumplimiento efectividad las acciones correctivas mejora. mejora. Realizar el seguimiento al cumplimiento efectividad las acciones correctivas mejora. 17. Realizar la bonificación l por seguimiento acciones Cartas notificación entrega bonificación Verificar la realización l cumplimiento la efectividad las acciones correctivas mejora, con su respectivo cierre en el aplicativo. Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 5 6

6 Fecha Aprobación: 03/NOV/2017 Gestionar la segunda parte la bonificación para el equipo auditor (auditores líres auditores auxiliares), correspondiente al 40% l valor aprobado por el Comité Coordinación l 18. Realizar seguimiento revisión l programa auditorías Lír Proceso Lír Auditado Evaluación sempeño auditor. l Realizar seguimiento al cumplimiento las actividas l programa auditorías internas calidad l programa auditorías. Fin 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Instituto Colombiano Normas Técnicas certificación (ICONTEC). NTC ISO 19011:2012. Directrices para la auditoría los sistemas gestión. Bogotá: ICONTEC. 2015, 55p. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción l cambio Responsable /JUN/2011 Versión Inicial /NOV/2017 Se actualiza el procedimiento acuerdo con la nueva metodología para la información documentada, en el marco l proecto ISO 9001:2015. Se incluen actividas para fortalecer el seguimiento a la eficacia las acciones correctivas mejora. Se refine la forma pago la bonificación para auditores internos su alcance en el proceso auditorías internas hasta el seguimiento cierre acciones correctivas mejora. Mejoramiento Revisó: Luz Carime Urbano Guerrero Cargo: a Mejoramiento Fecha: 03/NOV/2017 Firma: Aprobó: Luis Merchán Pares Cargo: Director Planeación Fecha: 03/NOV/2017 Firma: Verificar versión en la Matriz Control Información Documentada Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad Página 6 6