NORMA PARA EL MANEJO DE SELLOS EN PUNTOS DE VENTA, BODEGAS Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 Versión: 4 Proceso: Servicios Administrativos NORMA PARA EL MANEJO DE SELLOS EN PUNTOS DE VENTA, BODEGAS Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: NOGA 0005 Estado: A Fecha : Febrero 20 de 2015 Elaboró: María Fernanda Hernández Cargo: Analista de Procesos 1. OBJETO Revisó: William Ojeda Cargo: Jefe Servicios Generales Costa Aprobó: Lisette Abuchaibe Cargo: Gerente Planeación y Presupuesto Esta norma tiene por objetivo definir las directrices para la estandarización para la solicitud, entrega y destrucción de los sellos utilizados como herramienta de trabajo para las operaciones del los centros de costos definidos en Olímpica S.A. 2. ALCANCE Este instructivo es de aplicación en los puntos de venta, bodegas y oficinas administrativas de Olímpica S.A., a nivel nacional. Cargos: Gerentes y administradores del punto de venta, tesorero, liquidador, recibo seguridad, droguería y atención al cliente. En bodega: administradores, recibo, liquidación, despacho. 3. DEFINICIONES Sello: Se entiende por sello, el instrumento con una imagen grabada por un lado que identifica a una empresa y/o área de la misma, y/o un funcionario que expide, recibe, revisa, autoriza ó procesa un documento. Existen sellos especiales con tramas de seguridad y sellos sencillos. 4. CONDICIONES GENERALES En toda apertura de puntos de ventas ó bodega, se entregará al Gerente los sellos que manejará el centro de costo de acuerdo al Listado de sellos autorizados (ver anexo). Para lo cual el área de Servicios Generales de cada distrito deberán validar que los sellos solicitados estén dentro de los autorizados según el tipo de formato de negocio. Para la entrega de los sellos a los puntos de venta, bodegas y oficinas administrativas se debe diligenciar el Formato Acta entrega de sellos (Código FOGA 0001) anexo al presente documento, siguiendo las instrucciones especiales de uso. Por ningún motivo, la administración de un negocio usará un sello que no esté incluido en el Listado de sellos autorizados (ver anexo) y que no estén acordes a la operación y procesos del negocio.

2 En caso de requerirse la elaboración de un nuevo sello, el área de Servicios Generales de cada distrito podrá solicitar acompañamiento en caso de que así lo considere al área de Aseguramiento de Procesos para validar la viabilidad de la creación del nuevo sello. Por ningún motivo un negocio podrá comprar sellos por su cuenta. Estas compras se deberán canalizar a través de servicios generales de cada distrito. En caso de que la elaboración del nuevo sello sea autorizado por los responsables del proceso, el área de Aseguramiento de Procesos deberá realizar la inclusión y actualización del presente documento. El formato original debe reposar en la oficina de Servicios generales distrito Costa, y la copia en el punto de venta ó bodega con sus respectivas firmas. Cuando un sello presente un grado de deterioro por el uso, que no le permita una impresión clara sobre los documentos en los cuales se utiliza, podrá ser reemplazado por otro nuevo, previo visto bueno y solicitud al área de Servicios Generales de cada distrito. La elaboración y destrucción de los sellos es de competencia exclusiva del área de Servicios Generales. Para la destrucción de los sellos, se enviarán los nuevos sellos a reemplazar al centro de costo y el Gerente/Jefe del mismo estará obligado a enviar los sellos averiados a destruir y el Formato Acta de destrucción de sellos (Código FOGA 0004) debidamente diligenciado y firmado en un periodo de 24 horas al área de Servicios Generales de cada distrito. Los sellos con características de tramas de seguridad sólo serán entregados por el área de Servicios Generales de oficinas centrales 980, tales como: Sello de seguridad de Recibo, Sello de Seguridad de Despacho (punto de venta y bodega), Sello de seguridad de Gerencia, Sello de seguridad del Administrador y Sello de seguridad de Oficinas Administrativas. Para el caso de novedades de personal responsable de sellos, tales como: vacaciones, retiros, traslados, ingresos, entre otros, el Gerente de negocio/bodega estará encargado de la administración del sello e igualmente de su delegación la cual deberá quedar soportada por medio del Formato Acta entrega de sellos. En caso de pérdida ó hurto de uno de los sellos asignados a los funcionarios del punto de venta, centros de distribución u oficinas administrativas; deberá notificarse por correo al Departamento de Servicios Generales de la regional y la Dirección de seguridad de la regional la situación y presentar la correspondiente denuncia ante las autoridades competentes, de igual manera, copia de la denuncia deberá enviarse a Servicios Generales y la Dirección de seguridad para su archivo. En caso de que el sello aparezca deberá ser enviado al Departamento Servicios Generales de la regional para que se elabore la correspondiente acta de destrucción y se proceda con este procedimiento. 5. RESPONSABILIDADES

3 El Jefe del departamento de Servicios Generales de la regional Costa es responsable por: Coordinar con el proveedor la elaboración de los sellos con trama de seguridad de acuerdo al Anexo Listado de sellos autorizados (ver anexo). Coordinar con el proveedor la elaboración de los sellos ya sea nuevos o por reemplazos de aquellos que presentan estado de deterioro de acuerdo al Listado de sellos autorizados (ver anexo). Coordinar la destrucción mensual de los sellos que presentan estado de deterioro y dejar soportada la destrucción en el Formato Acta de destrucción de sellos (Código FOGA 0004). Hacer entrega oportuna de los sellos al Gerente del negocio/ Bodega/ Jefe de áreas administrativas mediante el Formato Acta entrega de sellos anexo. Los Jefes del departamento de Servicios Generales de los distritos Bogotá / Occidente-Cafetero son responsable por: Coordinar con el proveedor la elaboración de los sellos ya sea nuevos o por reemplazos de aquellos que presentan estado de deterioro de acuerdo al Listado de sellos autorizados (ver anexo). Coordinar la destrucción mensual de los sellos que presentan estado de deterioro y dejar soportada la destrucción en el Formato Acta de destrucción de sellos (Código FOGA 0004). Hacer entrega oportuna de los sellos al Gerente del negocio/ Bodega/ Jefe de áreas administrativas mediante el Formato Acta entrega de sellos anexo. Tomar en el formato acta de entrega de sellos, las firmas de los responsables que aparecen en dicho formato, como constancia de la entrega de los sellos. Los sellos con características de tramas de seguridad de los Distritos Bogotá, Eje Cafetero y Occidente, deben ser solicitados al área de Servicios Generales de oficinas centrales 980, tales como: Sello de seguridad de Recibo, Sello de Seguridad de Despacho (punto de venta y bodega), Sello de seguridad de Gerencia, Sello de seguridad del Administrador y Sello de seguridad de Oficinas Administrativas. Los Gerentes o Administradores de los puntos de venta o bodega son responsables por: Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para el manejo de los sellos autorizados para los puntos de venta. Realizar entrega a cada funcionario responsable del manejo del sello de acuerdo a sus funciones y hacer firmar el acta, en caso de ingreso, cambio o traslado del personal.

4 Conservar y archivar las copias de las actas de entrega / destrucción de sellos. Mantener organizado y actualizado el archivo de las copias de las actas de entrega / destrucción de sellos a los puntos de venta para su control. Solicitar oportunamente al Departamento de Servicios Generales de su distrito la reposición de aquellos sellos que por su uso presentan estado de deterioro. Enviar al área de Servicios Generales de su distrito los sellos a destruir en los períodos establecidos. En caso de pérdida ó hurto de uno de los sellos informar al departamento de Servicios Generales de su distrito y realizar la correspondiente denuncia ante las autoridades competente. Es responsabilidad de los funcionarios directos/indirectos de Olímpica responsables por el uso de sellos: Dar buen uso a los sellos entregados y custodia de estos. En caso de pérdida ó hurto de uno de los sellos, informarlo al Gerente/Administrador del negocio / Bodega para que se realicen las notificaciones del caso. 6. CONTENIDO Para el correcto uso de sellos se debe tener en cuenta lo siguiente: Los sellos elaborados para las actividades diarias de Supertiendas y Droguerías Olímpica serán recibidos por los funcionarios asignados para desempeñar el cargo. Los sellos serán utilizados y custodiados exclusivamente por la persona a la que fueron entregados, por tal razón es responsable por el uso de este (os) y deberá proporcionar la debida protección y custodia en sitio seguro. A cada funcionario le serán asignados los sellos relacionados con las actividades propias de su cargo y no podrán hacerse préstamos de estos a otros funcionarios con el mismo cargo. Los sellos se utilizarán exclusivamente para sellar los documentos soporte de las actividades propias del cargo. En caso de traslado o retiro del funcionario asignado para el uso, debe hacerse entrega al Gerente de negocio, Gerente de bodega, Jefe de área, etc., quien hará la nueva asignación y dará a conocer las instrucciones contenidas en este documento al nuevo funcionario. En caso que el funcionario se encuentre de vacaciones, el Gerente del negocio le entregará formalmente el sello al empleado que lo reemplazará, le indicará la fecha de uso y le dará a conocer las instrucciones contenidas en este documento, además

5 tomará su firma en el Formato Acta de Entrega de Sellos como constancia de la entrega y de compromiso en cumplir las instrucciones aquí contenidas. NOTA: El original de este documento debe anexarse al acta de entrega de sellos, en caso de cambios del funcionario debe ser enviada a Servicios Generales. 7. ANEXOS Listado de sellos autorizados para puntos de venta y centrales de distribución. Listado de sellos autorizados para oficinas administrativas 8. CONTROL DE CAMBIOS En la versión tres (3) de este documento se incluyeron nuevos sellos, condiciones para la utilización de éstos así como el contenido del Acta entrega de sellos. Se realizaron cambios incluyendo nuevos sellos, firmas de responsables, condiciones para la destrucción e instrucciones especiales para el sello de recibo y de la Gerencia. En la versión cuatro (4) del presente documento se eliminan las condiciones generales que mencionan la responsabilidad del área de auditoría dentro del proceso, y se actualiza los listados de sellos autorizados para puntos de venta, centros de distribución y oficinas administrativas.