COMPRA REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE CÓDIGO: MANT_IN_002

Transcripción

1 COMPRA Y CONTROL DE COMBUSTIBLE CÓDIGO: MANT_IN_002 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 02 20/05/2012 Modificación 03 06/12/2013 Actualización de la estructura e información del instructivo 04 15/09/2014 Actualización en los controles del combustible ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Gerente Gerente

2 Página: 2 de 9 PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: MANT_PR_001_ Procedimiento De Vehículos, Maquinaria Y Equipos. Compra Registro y Control de 1. OBJETIVO Garantizar el proceso seguro en el manejo, control, registro y almacenaje de combustible, en los diferentes proyectos 2. ALCANCE Aplica para todo el personal que tiene acción directa e indirectamente con el manejo y control de combustible, desde el personal administrativo encargado de realizar la compra pasando por supervisores, auxiliares etc. hasta conductores y operadores. 3. DEFINICIONES AFORO: Calculo realizado a la isla de combustible y al carro-tanque para determinar la capacidad parcial o total SICOM: Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Líquidos Derivados del Petróleo implementado por el ministerio de minas y energía. EDS: Estación de Servicio ISLA DE COMBUSTIBLE: Se le denomina al tanque aéreo ubicado en la base de mantenimiento del proyecto, cuenta con bomba y sistema para surtir combustible la capacidad es alrededor de a galones de combustible 4. DESCRIPCIÓN ISLA DE COMBUSTIBLE

3 Página: 3 de 9 N TAREA RESPONSABLE Evaluar y gestionar la asignación de isla de combustible y sus métodos de control a los proyectos que requieran distribución masiva del producto. Ver procedimiento de compras de bienes y servicios Realizar y garantizar el aforo de la isla de combustible cada vez que se movilice entre proyectos. Remitir al archivo central el registro original de la tabla de aforo para custodia y enviarlo escaneado a las gerencias de mantenimiento y los proyectos que aplique. Realizar quincenalmente la calibración de los medidores de control de la isla de combustible y carrotanques. Notificar la realización y novedades que se presenten durante la calibración por correo electrónico a Gerencias de y Líder de Control combustible. Entregar por correo electrónico y medio físico al área de Operaciones el estatus diario de equipos informando los equipos disponibles para operar. Informar al área de mantenimiento al finalizar la jornada todos los equipos varados que quedaron en campo durante el día después del estatus. Entregar al área de la programación de equipos que van a operar el día siguiente o el mismo día en caso de contingencia. Definir stock mínimo de combustible requerido y autorizado de acuerdo a la variación de la cantidad de equipos que estén en operación. Programar oportunamente la planeación diaria de tanqueo de combustible de los equipos que se recibe por parte de Operaciones para el día siguiente de acuerdo al consumo promedio de cada equipo. Enviar correo al gerente de operaciones con copia al líder de control de combustible que evidencie autorización de trabajo por contingencia o suplementario solicitado por el cliente, junto con la Planilla Diaria de evidenciando el tanqueo extra de los equipos. Gerente Mtto. Técnico Gerente Mtto. Adtvo Superviso Mtto Gerente Mtto. Técnico Gerente Mtto. Adtvo Sup. Mtto Líder combustible Líder control combustible Mtto Digitador Mtto Director Obra Obra Director de Obra Ingeniero Residente Gerencia Técnica Líder DOCUMENTO/ Tabla de aforo Correo Electrónico MANT_FO_040 Estatus de equipo Correo Electrónico Control promedio de consumo de combustible en equipos Tabla de consumos de combustible por equipo.

4 Página: 4 de 9 N TAREA RESPONSABLE Solicitar de acuerdo a la tabla el stock mínimo de combustible, Vo.Bo al Líder de Control por medio de correo electrónico especificando la cantidad solicitada y fecha de entrega; si el proyecto cuenta con el sistema de información para el registro del pedido, se debe adjuntar el número de la RQ generada. Verificar existencias en la bodega del proyecto solicitante y de acuerdo a lo revisado, emitir Vo.Bo al usuario relacionando la siguiente información: proveedor, descripción de producto, cantidad, valor unitario, valor total, fecha de entrega y forma de pago. Gestionar el autorizado para la compra de combustible a la gerencia administrativa de mantenimiento por correo electrónico adjuntando Vo.Bo del Líder de Control de. Solicitar compra de combustible al Líder de Control de adjuntando correo electrónico del autorizado. Realizar orden de compra en el sistema de información y gestionar autorizado de la gerencia de tesorería enviando correo electrónico con la orden de compra y autorizado de la gerencia administrativa de mantenimiento. Enviar al proveedor por correo electrónico orden de compra en formato PDF con la respectiva fecha de entrega y la orden de SICOM para los proyectos calificados como grandes consumidores Notificar con un día de antelación al proyecto la fecha con hora estimada de llegada del proveedor de combustible junto con la cantidad que se va a recibir Recibir el combustible verificando las cantidades de la orden de compra y lo entregado por el proveedor con el medidor de combustible o cuentagalones debidamente calibrado. Diligenciar el formato de certificación de recibo de combustible (MANT_FO_034) y enviarlo por correo electrónico adjuntando registro fotográfico de los sellos del carrotanque, copia de la remisión, factura y guía de transporte por correo electrónico al Líder de Control de Realizar el aforo de la isla y registrar los ingresos y salidas de combustible diariamente en el formato Reporte Movimiento Diario Isla de. Mtto Mtto combustible Mtto DOCUMENTO/ Tabla de stock Requisición Orden de compra Autorizado de la compra Orden de compra Orden de SICOM MANT_FO_034 Remisión Registro fotográfico Correo Electrónico MANT_FO_041_ reporte_diario_ isla_combustible

5 Página: 5 de 9 N TAREA RESPONSABLE 20 Registrar en el sistema de información la entrada en el inventario del combustible DOCUMENTO/ sistema de Información ESTACION DE SERVICIO No. TAREA RESPONSABLE 1 Gestionar el autorizado para la compra de combustible a la gerencia administrativa de mantenimiento por correo electrónico, teniendo en cuenta el historial de consumos registrados y el total de equipo operativo en cada proyecto. 2 Generar y autorizar requisición en el sistema de información 3 Elaborar orden de compra en el sistema de información Enviar orden de despacho firmada por el Jefe Administrativo de proyecto y Gerente de Tesorería previa autorización del Gerente de ADM a la EDS para que realicen el suministro de combustible. Aplica para proyectos donde no es posible que el supervisor de mantenimiento haga esta labor. Reportar la cantidad y tipo de producto suministrado por la EDS en la Planilla Diaria de (MANT_FO_025) y enviar al Lider de Control de con copia del tiquete entregado por la EDS. Enviar las copias originales de los tiquetes firmados por la persona autorizada para retirar combustible en la EDS al Lider de Control de 7 Registrar en el sistema de información la entrada en el inventario Jefe Administrativa DOCUMENTO / Correo electrónico Requisición Sist. de información Orden de Compra (sistema de información) MANT-FO-042 Formato orden de despacho EDS MANT_FO_025 Planilla Diaria de. Tiquete Sistema de Información DISTRIBUCION

6 Página: 6 de 9 No. TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO / Suministrar combustible al carro tanque desde la Isla de para su posterior distribución dejando registro en el formato MANT-FO-041 Reporte Movimiento Diario Isla de Suministrar combustible al carrotanque a través de la EDS para su posterior distribución Realizar aforo y registrar los ingresos y salidas de combustible del carrotanque en el formato Reporte Movimiento Diario Carrotanque (MANT-FO-033) Suministrar el combustible a los equipos en campo según programación de trabajos y previa autorización del supervisor de mantenimiento registrando la información en la Planilla diaria de Enviar la Planilla Diaria de MANT_FO_025, el Reporte Movimiento Diario de Isla de MANT-FO-041 y Reporte Movimiento Diario Carrotanque MANT-FO-033 al líder de control de combustibles a través de correo electrónico y posteriormente el original en medio físico para su archivo y custodia. Enviar consolidado el resumen de reporte diario de equipo al líder control de combustible. Registrar en el sistema de información los movimientos de salida de inventario reportados en la Planilla Diaria de MANT_FO_025 a través del vale de salida y salida consumo requisición. Funcionario de EDS Conductor Carro tanque Conductor Carro tanque Conductor Carro tanque Lider Control de Digitador de MANT-FO-041 Reporte Movimiento Diario Isla de MANT-FO-033 Reporte Movimiento Diario Carrotanque MANT-FO-033 Reporte Movimiento Diario Carrotanque MANT_FO_025 Planilla Diaria de MANT_FO_025 Planilla Diaria de MANT-FO-033 Reporte Movimiento Diario Carro tanque MANT-FO-041 Reporte Movimiento Diario Isla de Correo electrónico y Medio Físico Vale de Salida Salida Consumo RQ Sistema de información CONTROL DE COMBUSTIBLE

7 Y CONTROL DE COMBUSTIBLE Página: 7 de 9 No. TAREA RESPONSABLE 1 Revisar la Planilla Diaria de MANT_FO_025 y el Reporte Diario de Equipo, confrontando la información suministrada por el proyecto. DOCUMENTO / MANT_FO_025 Planilla Diaria de 2 Realizar seguimiento al pedido combustible despachado desde la planta hasta el proyecto telefónicamente. 3 Verificar los documentos enviados por proyecto para la confirmación de recibido de combustible, revisar cantidad despachada, cantidad recibida, documentación adjunta y la factura del proveedor. MANT_FO_025 MANT-FO-033 MANT-FO-041 Remisión Registro fotográfico 4 Revisar aforos realizados y el inventario físico registrado en el Reporte Movimiento Diario de Isla de MANT-FO- 041 y Reporte Movimiento Diario Carro tanque MANT-FO-033 MANT-FO-041 MANT-FO Monitorear los inventarios en el sistema de Información verificando que las existencias físicas sean las mismas que se encentran registradas en el sistema. 6 Presentar informe de combustible de forma quincenal. Contiene ingresos, salidas y comparativo con periodos anteriores Informe de combustible 7 Realizar o solicitar auditorías al proceso de combustible cuando se considere que hay inconsistencias, vulnerabilidades y/o anomalías en el proceso de combustibles. 8 Detectar e informar en el término máximo de 12 horas al jefe inmediato y a las gerencias de mantenimiento en caso que se evidencie una vulnerabilidad en el proceso de proveedor, descargue, transporte, distribución, almacenamiento, calidad, seguridad, facturación y control de combustible. Ver procedimiento de descargue de combustible Mtto Mtto Conductor Carrotanque Personal que intervenga en el proceso

8 Página: 8 de 9 5. CONSIDERACIONES: Todas las personas involucradas en el proceso de compra, distribución y control de combustibles recibirán capacitación. La solicitud de pedido a Terpel para la Isla de combustible se hace con mínimo 2 días de anticipación a la fecha en que se requiera la entrega del combustible en el proyecto, sólo se reciben pedidos de lunes a viernes antes de las 4:00pm. Para las ordenes de despacho se debe tener en cuenta que no se puede autorizar más cantidad de la que el equipo requiera para llegar a su destino, en el caso de vehículos que viajen entre proyectos. Los tiquetes expedidos por la EDS deben contener la placa del vehículo o la referencia con número interno de la maquina al cual se le suministrara el producto; en caso que el suministro se realice en un recipiente o carrotanque, su distribución y destino final se reportara en la Planilla Diaria de. El combustible solo podrá ser suministrado a la maquinaria o vehículo en presencia del operador o conductor quien deberá firmar la Planilla Diaria de en constancia de recibido del producto. Para jornadas adicionales o plan de contingencia se realizara una planilla adicional y el en el registro de control de combustible se ingresara el horometro del primer suministro del día. La Planilla Diaria de debe diligenciarse completamente, de manera consecutiva en su numeración y fecha, sin tachones ni enmendaduras, en caso de cometer error en alguno de sus ítems este debe ser anulado y la información se registrara el ítem siguiente, la planilla que se anule completamente debe igualmente enviarse escaneada y en medio físico al Lider de Control de para su archivo y custodia. Se debe realizar una Planilla Diaria de por cada tipo de equipo (Maquinaria, Volquetas, Equipos de Apoyo) y por cada tipo de producto (Gasolina, ACPM). En la Planilla Diaria de deben registrarse las cantidades suministradas a los equipos con decimales según lo indique el cuentagalones.

9 Página: 9 de 9 Es responsabilidad del de enviar la información del consumo diario, inventario de la isla de combustible y el inventario del carrotanque en los formatos totalmente diligenciados y revisados a primera hora del día siguiente al líder de control de combustible. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA MANT-PR-001 Procedimiento de vehículos, maquinaria y equipo 7. CONTROL DE RIESGOS RIESGOS Al Proceso / Laborales (HSE) Perdida de Económica (Robo, descuadre de inventario, incidente, etc.) La cantidad de combustible solicitada al proveedor no sea equivalente a la entregada. Riesgo de presentarse un derrame durante el transporte y descargue de combustible ACCIONES PREVENTIVAS Registro, control y manejo de acuerdo al proceso establecido por la organización. El responsable del combustible en cada proyecto debe verificar y enviar registros fotográficos y el formato de certificación de recibo de combustible que evidencie la correcta entrega por parte del proveedor. Realizar compra de combustible a proveedores debidamente autorizados por la autoridad competente. Asegurar las medidas de seguridad para la distribución interna del combustible.