PROCESO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objetivo integrar el sistema de normas que regirá la adquisición servicios por parte de la Cámara de San Andrés indicando para ello los procedimientos dentro de los que se enmarcará la contratación conforme a las normas vigentes. 2. ALCANCE: 3. RESPONSABLE: 4. DEFINICIONES: El presente documento aplica para las contrataciones que realicen las diferentes áreas de la Entidad, desde la selección del contratista hasta la evaluación y contratación del mismo. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Coordinador Administrativo A continuación se incluyen algunas definiciones relacionadas con el presente documento: Contrato: Acuerdo de voluntades firmado por las partes encaminado a producir obligaciones y que tiene efectos patrimoniales. Contratante: Es la persona natural o jurídica quien se compromete con un tercero por un trabajo o servicio contratado a través de un documento de contratación. Contratista: Es la persona natural o jurídica que en virtud de un contrato proporciona un bien o servicio y que adquiere una responsabilidad de ejecución con el contratante.

2 Página 2 de 17 Proveedor Persona natural o jurídica que a solicitud de la entidad proporciona o suministra un determino bien o servicio. Propuesta: Documento de oferta comercial de un determinado bien o servicio que deberán emitir todos los proveedores a solicitud de la Cámara. 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: Número de actividades necesarias para ejecutar el procedimiento de Contratación con su respectivo responsable y registro. No Actividad Responsable Registro 1. Comunicar la necesidad del : Se realiza mediante una solicitud de contratación la cual es presentada ante el Presidente Ejecutivo en el caso de los convenios. Para las contrataciones que no son por medio de convenios se deberá entregar la Solicitud al Coordinador Administrativo para revisión y disponibilidad presupuestal. Director de Coordinador Administrativo Formato Solicitud de Contratación (Anexo 1)

3 Página 3 de 17 Aprobar solicitud: Se realiza el análisis de la solicitud de acuerdo a la planeación de los recursos. 2. En caso de que la solicitud no sea aprobada, el Presidente Ejecutivo deberá realizar las observaciones justificando la no aprobación. Presidente Ejecutivo Formato Solicitud de Contratación (Anexo 1) 3. Realizar Convocatoria: En caso de que la contratación requiera la realización de una convocatoria, los Directores de Solicitante deberán informar al Coordinador Administrativo la Fecha de inicio y la Fecha de Finalización de la Convocatoria por medio de un correo electrónico. El Coordinador Administrativo con la información dada, deberá realizar la convocatoria por alguno de los siguientes medios: - vía correo electrónico - Página web - Cartelera - Comunicación Escrita Directa Director de Hojas de Vida de Contratistas Propuesta

4 Página 4 de 17 - Otros medios. Las Hojas de vida y propuestas recibidas en recepción serán entregadas al Coordinador Administrativo. Nota: Ver generalidad sobre convocatorias. 4. Preseleccionar los candidatos y/o Propuestas: El Coordinador Administrativo deberá remitir las hojas de vida y/o propuestas al Director de Solicitante quien comparara las hojas de vida y/o propuestas con el perfil del cargo y/o bien o servicio, preseleccionando si es el caso a los candidatos que cumplan con el perfil o eligiendo a la propuesta que esté acorde a la necesidad de la entidad. En caso de que la contratación se realice para un convenio, el comité técnico del mismo se reunirá para determinar la selección de la propuesta que más se ajuste a los requerimientos. Coordinador Administrativo Director de Formato de Selección de Personal (Anexo No 2.) 5. Comprobar Referencias y experiencia: Una vez preseleccionado los candidatos y/o las propuestas, se le informa al Coordinador Administrativo para compruebe las referencias Coordinador Administrativo Formato de Verificación de Datos (Anexo No 3.)

5 Página 5 de 17 y la experiencia de manera aleatoria respecto de la veracidad de la información suministrada cuando la necesidad lo requiera. 6. Entrevistar al personal preseleccionado: Se realiza la entrevista según el perfil requerido (aplica solo para prestación de servicios). (En caso de que aplique) Contratante Formato de Selección de Personal (Anexo No 2.) Seleccionar al candidato: Se realiza de acuerdo al cumplimiento de los requisitos y resultados de la evaluación de la selección de personal. (En caso de que aplique) Para las propuestas se aplicara el proceso de selección de proveedores. Suministrar Información para Elaboración del Contrato: El solicitante deberá suministrar al Director Jurídico la siguiente información para la elaboración del contrato. Objeto del Contrato Obligaciones contratista Obligaciones de la entidad Vigencia Valor y forma de pago Supervisor Director de Solicitante Formato de selección de Personal (Anexo No 2.) Formato de Selección de Proveedores. (Anexo PCD Compras) Comunicado Interno

6 Página 6 de 17 Hoja de vida con soportes Propuestas 9. Elaboración del Contrato: Una vez recibido el comunicado interno con los soportes físicos del candidato seleccionado, el Director Jurídico debe realizar el contrato y revisar junto con el Responsable del proceso que se haya cumplido con los parámetros establecidos. Remitir documentación al Dpto. Solicitante: Una vez elaborado y revisado el contrato se remite al Dpto. Solicitante para alcanzar su perfeccionamiento: - Comunicarse con el contratista para la firma del contrato. Director Jurídico Contrato Para requerir al contratista la póliza correspondiente. - Una vez el contratista suministre la póliza al departamento responsable esta deberá ser enviada al departamento jurídico para verificación. Solicitante Formato Acta Aprobación Póliza (Anexo 6.) Una vez el departamento jurídico da el visto bueno a la póliza el supervisor del contrato elaborara la respectiva aprobación de la

7 Página 7 de 17 Póliza. 11. Suscribir Acta de Inicio: Una vez se haya dado el visto bueno de la póliza, el supervisor del contrato procederá a elaborar el acta de inicio del contrato el cual deberá ser firmado por el supervisor del contrato y el contratista. Director Jurídico Formato Acta de Inicio Contratos (Anexo 7) 12. Remitir Paquete de Contrato al Dpto Administrativo: El departamento solicitante debe remitir al Dpto Administrativo toda la documentación relacionada con el contrato para su custodia: - Solicitud de Contratación - Comunicado de elaboración de contrato - Contrato - Póliza - Aprobación de la Póliza - Acta de Inicio del Contrato - Hoja de vida o Propuesta - Fotocopia Cedula - Fotocopia Occre - Rut actualizado - Hoja de vida con soportes Solicitante Documentos

8 Página 8 de 17 - Afiliación EPS - Pensión - ARL - Certificado Antecedentes fiscales expedido por la contraloría general de la república - Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la contraloría general de la nación. 13. Verificar la documentación del contrato: El Coordinador Administrativo verifica que la documentación entregada por el departamento solicitante corresponda a la indicada en el procedimiento. Coordinador Administrativo N/A 14 Registro de Proveedores o Contratistas: Se registra al contratista en el listado digital de Proveedores a cargo del Coordinador Administrativo. Coordinador Administrativo Listado de Proveedores (Anexo PCD Compras) 15. Registro contratos y convenios: Se realiza el registro de los contratos y convenios en el respectivo formato. Coordinador Administrativo Registro de contratos y Convenios (Anexo No. 4) 16. Realizar Reunión de Inicio de Contrato: El Supervisor del contrato se debe reunir con el contratista para dar las directrices sobre el contrato: - Objeto Contractual Solicitante Acta de Reunión

9 Página 9 de 17 - Obligaciones del contratista - Vigencia del Contrato - Procedimiento para pagos Lo anterior deberá quedar registrado en un acta de reuniones que será almacenado en el Archivo de gestión del supervisor del contrato. 17. Evaluar al Contratista. Inmediatamente finalizado el contrato, se evalúa al contratista según la satisfacción generada por el cumplimiento del mismo. Con el fin de seguir teniendo en cuenta al contratista para futuros proyectos. Supervisor del Contrato Evaluación de Proveedores (Anexo PCD Compras) 18. Verificar Pagos del Contratista: El supervisor del Contrato verifica el cumplimiento de las obligaciones del contratista así como los pagos pactados. Supervisor del Contrato Comunicado Interno 19. Liquidar Contrato: El supervisor del contrato elaborara el acta de liquidación del contrato, quien adelantara la gestión para la firma y finalmente lo remitirá al departamento administrativo. En caso que los contratos se deban liquidar de manera anticipada por mutuo acuerdo o unilateral, se deberá realizar la liquidación bajo la asesoría del Director Juridico. Director Jurídico Supervisor del Contrato Coordinador Administrativo Comunicado Interno Formato Acta de Liquidación (Anexo 8.)

10 Página 10 de GENERALIDADES: Reglas Generales de Contratación Convocatorias Son los aspectos importantes para este procedimiento que no se incluye en la descripción. Todos los contratos que celebre la institución deberán constar por escrito. En ellos, como mínimo se indicaran claramente los elementos necesarios para la existencia del contrato, el plazo, la forma de pago, las obligaciones especiales de las partes, las condiciones en que la institución ejercerá la vigilancia del contrato, las garantías del contrato cuando ellas se requieran y las condiciones de liquidación del mismo. Las órdenes de compra o de servicio no requieren contrato y sus formalidades plenas. Teniendo en cuenta las condiciones y/o la cuantía estimada de los bienes y servicios que se pretenden contratar se prevén las siguientes modalidades de selección: Convocatoria Privada Convocatoria Pública

11 Página 11 de 17 Convocatoria Privada: Se realizara está bajo esta modalidad de selección del proveedor en los procesos de contratación cuya cuantía estimada no exceda la suma 250 SMMLV, caso en el cual se solicitara por regla general un mínimo de 2 propuestas. Convocatoria Pública: Se realizara está bajo esta modalidad de selección del proveedor en los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a la suma de 250 SMMLV o cuando así lo considere conveniente la entidad. Excepciones: No se requerirá adelantar los procesos de selección si ocurre alguno de los siguientes casos: Contratación por urgencias, en caso de que se de esta situación, deberá ser justificada y aprobada por el ordenador del gasto. Contratación con proveedor único, que se encuentre registrado en el listado de proveedores. Contratación por idoneidad, situación que deberá ser justificada y aprobada por el ordenador del gasto. Contratación en condiciones de mercado cuya cuantía sea inferior a 100SMMLV, situación que deberá ser justificada y aprobada por el ordenador del gasto. Contratación Intuito personae, situación que deberá ser justificada y aprobada por el ordenador del gasto. Cuando no haya sido posible la escogencia del contratista luego de efectuar el proceso de selección, situación que deberá ser justificada y aprobada por el ordenador del gasto.

12 Página 12 de 17 Supervisión de Contratos Documentos soporte para contratación Comunicado Interno para Pagos Contratos o Convenios que no requieren invitación escrita o publicación en cartelera o página web Todos los contratos que se suscriban en la CCSAI, tendrán un supervisor responsable de verificar el cumplimiento del contrato. Los documentos soportes son los siguientes: - Fotocopia Cedula - Fotocopia Occre - Rut actualizado - Hoja de vida con soportes - Afiliación EPS - Pensión - ARL - Póliza - Certificado Antecedentes fiscales expedido por la contraloría general de la república - Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la contraloría general de la nación. Para la solicitud de Pagos de contratistas, el supervisor del contrato diligencia el Formato de Comunicado Interno para pagos. (Anexo Procedimiento de Compras) 1. Cuando se deban celebrar convenios interinstitucionales con entidades de derecho público o privado. 2. Cuando se trate de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles. 3. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales. 4. Cuando se presente un hecho fortuito o de fuerza mayor y que se

13 Página 13 de 17 requiera para dar continuidad a la prestación de los servicios institucionales. 5. Cuando en el mercado exista un único proveedor del bien o servicio a contratar. Perfeccionamiento y Ejecución del Contrato Causales de terminación de los contratos Liquidación de Contratos Comités Técnicos Modificación de Contratos Los contratos se perfeccionaran con las firmas de las partes; para su ejecución se requiere la aprobación de las garantías exigidas, y la firma del acta de iniciación suscrita por el contratista y el supervisor del contrato. Los contratos de la institución terminaran por las siguientes causas: 1. Por vencimiento de plazo 2. Por cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes 3. Por mutuo acuerdo entre la cámara y el contratista 4. Cuando el contratista se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con la misma Cámara 5. Las demás que señale la ley Todos los contratos deberán ser liquidados. La liquidación contendrá entre otros aspectos, el objeto ejecutado, el valor del contrato, el plazo de ejecución y la fecha de iniciación. Los comités técnicos están conformados por las entidades que hacen parte de los convenios El Supervisor del Contrato deberá emitir un comunicado interno al Director Jurídico con las razones que suscitan la modificación del contrato.

14 Página 14 de 17 El supervisor del contrato está en la obligación de: Supervisor de Contratos 1. Cancelar los honorarios fijados en los contratos al contratista según la forma pactada. 2. Brindar la ayuda necesaria al contratista para el cumplimiento del contrato de acuerdo con lo pactado. 3. Permitir, facilitar y garantizar al contratista el acceso a las instalaciones donde se realiza la obra, labor o servicio. 4. Y las demás que se pacten de acuerdo al tipo de contrato. Pagos a Contratistas Los contratistas deben suministrar los siguientes documentos para efectuar los pagos pactados en el contrato: 1. Factura Equivalente (Anexo 12.) 2. Formato de Declarante (Anexo 13.) 3. Pago de Salud y Pensión 4. Informe 5. Fotocopia del RUT (Cuando es primera vez) 6. Cedula de Ciudadanía (Cuando es por primera vez) Las facturas se reciben de lunes a miércoles 12:00m y los pagos se realizan los viernes en la tarde y lunes de la semana siguiente. Todas las facturas recibidas en la entidad posterior a la hora establecida se tramitaran la semana siguiente.

15 Página 15 de 17 Anticipos Los anticipos no podrán superar el 50% del valor total de la compra del bien o servicio y se hace de acuerdo al objeto del contrato o convenio y/o sus especificaciones. Estos son solicitados mediante un comunicado y se tramitan sin factura en el primer pago, en el último pago se suministra la factura y se le aplica las retenciones de ley. Orden de Servicio Recibido a Satisfacción Ordenes de Servicio En caso de los pagos anticipados se podrá cancelar el 100% del servicio conforme al contrato y soportado por pólizas de cumplimiento. Previa autorización del Presidente Ejecutivo. Se aplicaran órdenes de servicio cuando no se trate de un objeto cuya ejecución sea de tracto sucesivo. De igual manera se deberán tener en cuenta el objeto y el monto que sea superior al valor máximo aprobado para compras por caja menor. Todos los Jefes de departamento deberán emitir un Recibido a Satisfacción de las ordenes de servicio el cual debe ser entregado a la Coordinadora Administrativa Anexo No. 15 Formato Recibido a Satisfacción Con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los contratos y/o Ordenes del servicio que celebre la institución, el contratista deberá constituir las pólizas de acuerdo al bien o servicio que se contrate, de acuerdo a la siguiente tabla: Póliza Valor Asegurado Vigencia Calidad de servicio Cumplimiento 10% del valor del contrato 10% del valor del contrato La del contrato y 4 meses más La del contrato y 4 meses más

16 Página 16 de 17 Buen manejo del anticipo Salarios y prestaciones sociales Responsabilidad civil extra contractual Seguridad social para los trabajadores que utilice el contratista 100% del valor del anticipo 50% del valor del contrato 10% del valor del contrato 10% del valor del contrato La del contrato y 4 meses más La del contrato y 3 años más La del contrato y 36 meses La del contrato y 2 meses más ESCALA DE CALIFICACION PARA LA EVALUACION DEL CONTRATISTA Escala de Calificación Calidad del producto (45) Deficiente Regular Buena Puntualidad en la entrega (45) Posterior a la fecha pactada N/A En la fecha pactada Respuesta a inconformidades (10) El proveedor no atiende la inconformidad Tarda en atender la inconformidad No hubo ninguna inconformidad

17 Página 17 de 17 Anexo No. 1 Formato Solicitud de Contratación Anexo No. 2 Formato de Selección de Personal Anexo No. 3 Formato de Verificación de Datos Anexo No. 4 Registro de contratos y Convenios Anexo No. 5 Registro de Inducción Anexo No. 6 Acta de Aprobación de Póliza Anexo No. 7 Acta de Inicio Anexo No. 8 Acta de Liquidación Anexo No. 15 Formato Recibido a Satisfacción ANEXOS: Anexos del Procedimiento de Compras que aplican también para el Procedimiento de Contratación: Anexo 9. Formato Selección de Proveedores Anexo 10. Listado de Proveedores Anexo 11. Evaluación de Proveedores Anexo 12. Factura Equivalente Anexo 13. Formato de Declarante Anexo 14. Formato Orden de Servicio