PROCEDIMIENTO DE CONVENIOS

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Desarrollar las actividades que componen la elaboración de los convenios en la Cámara de Comercio de Pereira,garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos para cada convenio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los Departamentos que suscriban convenioscon diferentes personas naturales o jurídicas públicas y/o privadas.

2 Página 2 de DIAGRAMA MULTIFUNCIONAL COORDINADOR DEL CONVENIO CONTADOR AUXILIAR NIIF COMITÉ DE CONVENIOS INICIO 1. Una vez se tenga definido el convenio a desarrollar, elaborar la ficha técnica AD-FT-014 y el presupuesto del convenio AD-FT Tener en cuenta que el Objeto, el Impacto, las Obligaciones de las partes, las funciones de ley y la efectividad orientada al plan de desarrollo nacional, departamental y local se deben redactar de manera detallada. 3. Enviar por correo electrónico al Auxiliar NIIF y al Contador, para su respectiva revisión. 4. Revisar los aspectos contables y financieros del convenio a suscribir. Tener en cuenta que las observaciones encontradas se llevarán al comité de convenios. 5. Revisar la información consignada en la ficha técnica AD-FT-014 y en el presupuesto. En caso de encontrar inconsistencias en la ficha técnica, devolver al Coordinador del Convenio para su corrección. Una vez revisada la ficha técnica, programar el comité de convenios. 8. Elaborar el acta del comité y enviar a todos los participantes a través de correo electrónico. 6. Analizar la viabilidad de los convenios presentados en el comité, teniendo en cuenta las sugerencias y observaciones de cada participante. 7. Determinar los aspectos que se deben ajustar tanto en la ficha técnica como en el presupuesto, y los demás aspectos jurídicos que se deben contemplar para la elaboración del documento contractual. 9. Revisar el acta y en caso de ser necesario hacer las observaciones pertinentes. 10. Imprimir el acta y pasar al Secretario General para su aprobación y firma. A

3 Página 3 de 11 COORDINADOR DEL CONVENIO ASISTENTE JURIDICO DE SECRETARIA GENERAL AUXILIAR NIIF CASO I: CONVENIO INTERNO A 11. Diligenciar el formato Solicitud de Elaboración de Contrato SG-FT-003 y entregar a Secretaria General junto con los documentos requeridos proporcionando información clara. 12. Revisar la solicitud SG-FT-003 y los documentos soportes, en caso de que los documentos no estén correctos, devolver al coordinador del convenio para su ajuste. 13. Una vez estén todos los soportes correctos, realizar el documento contractual y pasar a revisión del Auxiliar NIIF. 14. Revisar los aspectos contables, y presupuestales del documento contractual, comparando que coincidan con la ficha técnica y lo establecido en el comité de convenios. En caso de requerir correcciones, notificar al asistente jurídico de secretaría general. 16. Una vez firmado el documento contractual por el Presidente Ejecutivo, enviarlo a la Entidad con la cual se suscribió el convenio para la firma respectiva. 15. Pasar el documento para la revisión del Secretario General y luego para la firma del Presidente Ejecutivo. B El convenio requiere de pólizas? 17. Solicitar las pólizas a la Entidad con la cual se suscribe el convenio y entregarlas a Secretaria General para su revisión y firma. C

4 Página 4 de 11 ASISTENTE JURIDICO DE SECRETARIA GENERAL COORDINADOR DEL CONVENIO DIRECTIVO RESPONSABLE DEL CONVENIO C 18. Verificar el cubrimiento de los amparos exigidos, los porcentajes y las vigencias. La aprobación de las pólizas se hará mediante sello de aprobación por el Secretario General o el Asistente Jurídico de la Secretaría General y luego entregar al Coordinador del convenio. 19. Generar una copia de las pólizas y entregar al Auxiliar NIIF para su archivo en la carpeta respectiva. Enviar las pólizas originales a la entidad con la cual se suscribió el convenio. Se requiere acta de inicio? 20. Realizar el acta de inicio si el valor del convenio supera 50 SMMLV y pasarlo a revisión del Secretario General y luego al Presidente Ejecutivo para la firma de aprobación. 21. Una vez firmada el acta de inicio enviar un original a la entidad con la cual se suscribió el convenio y de esta manera, se da inicio a la ejecución del mismo. B Se requiere hacer el pago de un anticipo? 23. Ejecutar las actividades que se pactaron en convenio, así mismo elaborar los informes según la periodicidad establecida y cumplir los demás compromisos contractuales. 22. Diligenciar todos los espacios del formato Autorización de pago convenios AD-FT-010 seleccionando la opción de anticipo y firmarlo y entregarlo al Auxiliar NIIF y seguir los pasos definidos en las condiciones generales de pago de anticipos de convenios. D

5 Página 5 de 11 COORDINADOR DEL CONVENIO AUXILIAR NIIF TESORERO D Se requiere hacer el pago del aporte? 25. Revisar si el convenio tiene dinero disponible para efectuar el pago. 24. Diligenciar todos los espacios del formato Autorización de pago convenios AD-FT-010 seleccionando la opción de pago, hacerlo firmar del Directivo responsable y entregarlo en contabilidad al Auxiliar NIIF. El convenio cuenta con los recursos necesarios para hacer el pago? 30. Adjuntar a la Autorización de pago convenio la factura o documento equivalente objeto de pago, y pasar a tesorería indicando la cuenta bancaria por donde se deben girar los recursos 26. En el formato Autorización de pago convenios AD-FT-010 diligenciar el punto referente a la solicitud de préstamo asignando el valor respectivo y solicitando al Director administrativo y financiero su aprobación. 31. Realizar seguimiento a las actividades, teniendo en cuenta que se ejecute el presupuesto según lo establecido y se tomen las acciones necesarias para que se cumpla lo definido en el convenio. E 27. Una vez aprobado el préstamo por el Director Administrativo y Financiero, tramitar el acta de Préstamo de la CCP al Convenio, en la cual debe expreso el valor del préstamo, la fecha de cancelación del mismo y la autorización del Director Administrativo y financiero. 28. Posteriormente pasar el acta a tesorería para realizar el traslado de recursos de la Cámara al convenio respectivo. 29. Realizar el traslado de los recursos a la cuenta donde se deba hacer el pago.

6 Página 6 de 11 AUXILIAR NIIF COORDINADOR DEL CONVENIO ASISTENTE JURÍDICO DE SECRETARIA GENERAL E 32. Mensualmente, listar los auxiliares contables de cada convenio para revisar la ejecución de los gastos en el mes. 33. Revisar con el coordinador del convenio que los gastos se hayan causado de manera correcta, para solicitar a contabilidad las reclasificaciones que sean necesarias en caso de ser requeridas. 34. Solamente el Auxiliar NIIF puede realizar los ajustes al presupuesto con el acompañamiento de los coordinadores. 35. Realizar la conciliación de las cuentas por pagar y por cobrar entre la cuenta del convenio y la Cámara de Comercio de Pereira. 36. Mensualmente enviar al Contador y al Director Administrativo y Financiero un informe con el seguimiento de las actividades y el presupuesto de cada convenio. 37. Una vez finalizado el convenio, solicitar a secretaria general el acta de terminación o de liquidación según aplique. 38. Realizar el acta de terminación o liquidación y hacer firmar de las partes. FIN

7 Página 7 de 11 COORDINADOR DEL CONVENIO AUXILIAR NIIF SECRETARIO GENERAL CASO II: CONVENIO EXTERNO A 1. Suministrar la información y documentación requerida por la Entidad con la cual se suscribirá el convenio y solicitar la minuta con la firma del responsable de dicha Entidad y remitirla a Secretaría general para su revisión y aprobación. 2. Revisar la minuta y en caso de requerir correcciones informar al Coordinador del convenio para gestionarlas. Una vez el documento contractual esté correcto, remitirlo a la Presidencia Ejecutiva de la Cámara para su aprobación y firma. F El convenio requiere de pólizas? 4. Revisar las cotizaciones de las pólizas y gestionar el anticipo para efectuar su pago e informar al Auxiliar NIIF la emisión de la póliza. 3. Solicitar la cotización de las pólizas a los corredores de seguros asociados; y una vez se tenga dicha cotización enviarla al Coordinador del convenio para su visto bueno. 5. Solicitar la emisión de pólizas a la aseguradora e informar al coordinador del convenio. G

8 Página 8 de 11 COORDINADOR DEL CONVENIO SECRETARIA GENERAL G 6. Recoger la póliza y entregarla a Secretaría General para su revisión y firma. 7. Verificar el cubrimiento de los amparos exigidos, los porcentajes y las vigencias. La aprobación de las pólizas se hará mediante sello de aprobación por el Secretario General o el Asistente Jurídico de la Secretaría General y entregar al coordinador del convenio. 8. Generar una copia de las pólizas y entregar al Auxiliar NIIF para su archivo en la carpeta del convenio. Enviar las pólizas originales a la entidad con la cual se suscribió el convenio. F 9. En caso de requerirse acta de inicio, el coordinador del convenio debe solicitarla al entidad con la que se suscribió el convenio para gestionar las firmas y proceder con la ejecución del mismo. 10 Se repiten los pasos desde el punto 20 hasta el paso Una vez finalizado el convenio, solicitar a la entidad con la que se suscribió el convenio el acta de terminación o de liquidación según aplique. 12. Hacer firmar de las partes. FIN

9 Página 9 de CONDICIONES GENERALES Los convenios de 0 a 300 SMMLV, deben llevar la firma de la Presidencia Ejecutiva. Los convenios que superen los 300 SMMLV deben llevar la autorización de la Junta Directiva de la CCP y posteriormente la firma de la Presidencia Ejecutiva. Convenios internos: Son aquellos convenios que elabora la Cámara de Comercio de Pereira a través de la Secretaría General. Convenios externos: Son aquellos convenios que elabora la Entidad con la cual se suscribirá el convenio. 4.1 Comité de convenios Está conformado por los siguientes asistentes: Secretario General Director Administrativo y Financiero Director de Control Interno y Calidad Contador Directivo del Departamento al que corresponde el convenio Coordinador del Convenio Asistente Jurídico de Secretaria General Auxiliar NIIF Delegado de la Revisoría Fiscal El comité de convenios se programará una vez a la semana, los días jueves en la tarde. En dicho comité se analizarán los convenios que hayan entregado la documentación completa con dos días de anticipación. Cuando el directivo del departamento responsable del convenio no pueda asistir al comité, dicho convenio no se tendrá en cuenta en el orden del día y se reprogramará para el siguiente comité. En caso de que el Secretario General, Director Administrativo y Financiero y Director de Control Interno no puedan asistir, deberá haber una persona delegada por cada área para desarrollar el comité. después de pasados 15 minutos de la hora de citación del comité falta algún asistente, este comité se reprogramará para la siguiente semana. El Auxiliar NIIF realiza el acta después de finalizado el comité y la envía por correo electrónico a todos los asistentes, los cuales deben notificar por ese mismo medio que están de acuerdo con el acta.

10 Página 10 de Pago de anticipo de convenios Una vez el coordinador del convenio cuenta con el formato Autorización pago convenios firmado por el Directivo respectivo, debe adjuntarle copia del contrato firmado y remitirse a la Unidad de Correspondencia para radicar ambos documentos. Posteriormente el auxiliar de compras o la Coordinadora de Logística ingresan el documento de pago al sistema contable JSP7 y transfieren a la instancia de contabilidad y se entregan los documentos físicos al Auxiliar NIIF, el tiempo para este paso no debe superar un día para la entrega al área de contabilidad. El Auxiliar NIIF realiza el registro contable asignando cada una de las cuentas que se deban afectar. Posteriormente pasar el registro contable al Jefe de contabilidad con los documentos soporte para su revisión y aprobación. Luego se entregan todos estos documentos a tesorería el día miércoles para que la tesorera realice los pagos el día jueves de cada semana. Para este proceso contable y de pagos se cuenta con 7 días hábiles. 4.3 Pago de proveedores de convenios Las facturas y cuentas de cobro de proveedores de convenios que sean diferentes a pagos de anticipos, se programarán para pagos el primer y tercer jueves de cada mes. El acta de préstamos debe incluir la fecha en la que se proyecta realizar el pago por parte de la entidad con la cual se suscribió el convenio, incluyendo la forma de pago. 4.4 Otras condiciones La elaboración, modificación, suspensión o terminación de los contratos, órdenes o convenios se realizará mediante la Secretaría General. La custodia y cuidado de los convenios y sus documentos soportes reposarán en la contabilidad. Todo convenio que celebre la CCP en calidad de contratante o contratista, debe estar direccionado al cumplimiento de la misión y al logro de la visión, y en consecuencia, estar orientado a la satisfacción de las necesidades de la entidad y debe estar orientado al cumplimiento del plan de desarrollo nacional, departamental y local. Para todos los casos el Coordinador del convenio será el encargado de hacer firmar los contratos por la otra parte con la que se suscribe el convenio. Antes de realizar el pago, el coordinador del convenio o el Director del área verificará el pago al sistema general de seguridad social en salud, en pensiones y ARP y luego procede a solicitar el pago.

11 Página 11 de 11 En todo servicio contratado con personas naturales, con una duración superior a 3 meses se tendrán en cuenta las siguientes obligaciones de tipo legal que podrán ser incorporadas en las cláusulas de los documentos de contratación. Los contratistas deben: Acreditar la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, pensiones y ARP como trabajadores independientes y entregar fotocopia de la constancia de afiliación o constancia de pago del mes inmediatamente anterior al inicio del contrato. Durante la vigencia del contrato deben efectuar las cotizaciones obligatorias como trabajadores independientes a los regímenes del sistema general de seguridad social en salud, pensiones y ARP con base en los ingresos del/los contrato(s) devengado(s) y entregar al ordenador del pago fotocopia(s) del/la la(s) constancia(s) de pago mensual por el período del contrato. La base de cotización del sistema general de seguridad social en pensiones deberá ser la misma que la base de cotización del sistema de seguridad social en salud. El ingreso base de cotización al sistema general de seguridad social en salud y pensiones en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. La base de cotización para los sistemas de salud y pensiones es del 40% del valor bruto del/los contrato(s) facturado(s) en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte que en salud y pensiones que debe efectuarse. MODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE LOS CONTRATOS: Durante la vigencia del convenio, éste podrá modificarse o adicionarse por voluntad de las partes. n embargo, la modificación no podrá versar sobre los aspectos fundamentales del objeto. La adición o modificación requerirá la extensión y aprobación de las garantías exigidas para el convenio inicial, en caso de que se requieran. PROCEDENCIA DE DIFERENTES TIPOS DE ACTAS: ACTA DE INICIO: Procede cuando hay expedición de pólizas o cuando el contrato así lo indica. ACTA DE SUSPENSIÓN: Cuando el contrato por algún motivo deberá ser suspendido y cabe la posibilidad de reactivar su ejecución. ACTA DE LIQUIDACIÓN PARCIAL: Para los contratos que estipularon suscripción de estas actas en determinado tiempo. ACTA DE LIQUIDACIÓN Y ENTREGA A SATISFACCIÓN: Cuando se recibe el objeto contratado con el visto bueno del coordinador. 5. REFERENCIAS Estatutos de la Entidad. Manual de Contratación SG-OT-006. Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo.