GENERALES. Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES. Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

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1 GENERALES Fecha de aprobación Organización FONAFE Administrador del Lineamiento Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES Versión Fecha Autores Resumen de Cambios /08/2011 José Antonio Agüero Documento Inicial Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 1 de 8

2 MANUAL DE ESTANDARIZACIÓN PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Lineamiento Nº /GAF-FONAFE 1. FINALIDAD Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administración de los Archivos Periféricos y de Gestión de FONAFE. 2. ALCANCE Es de cumplimiento para todos los colaboradores del FONAFE (trabajadores con contrato a plazo fijo, indeterminado y practicantes), contratados por locación de servicios, intermediación laboral y destacados de otras entidades. 3. BASE LEGAL Decreto Ley No.19414, Ley de Defensa, conservación e incremento del Patrimonio documental de la Nación. Resolución Jefatural Nº AGN-J, mediante la cual se aprueban las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el sector público nacional. 4. DISPOSIONES GENERALES 4.1 La responsabilidad de las áreas funcionales es custodiar la información generada por los procesos y operaciones que se realizan en su interior, pudiendo existir documentos de carácter confidencial, respecto a los cuales su difusión deberá contemplar ciertas limitaciones, responsabilidad que recae en la Asistente de gerencia o secretaria (en adelante, Asistente de Gerencia). 4.2 En cada Gerencia deberá existir un Coordinador de área funcional de Archivo (en adelante, el Coordinador), el cual llevará a cabo las pautas y recomendaciones que se hacen en el presente documento. 5. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5.1. Identificación de Documentos El documento generado por la Gerencia y/o área de FONAFE que contenga la firma del generador del mismo, deberá contener el tipo de documento, el número correlativo, el año, la unidad orgánica (y la subunidad orgánica de ser necesario) así como el fondo documental al que pertenece Se debe tener en consideración las siguientes abreviaturas para la firma de los documentos: Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 2 de 8

3 Cuadro de abreviaturas para la firma de los documentos Gerencias u Órganos Áreas Funcionales- GLC DE Dirección Ejecutiva CTPC Créditos Tributarios y Procedimientos Concursales GO Gerencia de Operaciones REJVC Recuperaciones Extrajudiciales y Venta de Cartera GAF Gerencia de Administración y Finanzas PRJUCA Procesos Judiciales y Castigos GLC Gerencia de Liquidaciones y Cobranzas EMPLIGB Empresas en Liquidación y Gestión de Bienes OCI Organo de Control Institucional Áreas Funcionales- GL GL Gerencia Legal LYE Liquidaciones y Encargos GPD Gerencia de Planeamiento y Desarrollo EMPH Empresas del Holding Áreas Funcionales- GO TINT temas Internos CEMP Cartera de Empresas TSOC Temas Societarios PRTREMPProcesos Trasversales de Empresas Áreas Funcionales- GPD OPI Oficina de Programación e Inversiones PLAPTO Planeamiento y Presupuesto Áreas Funcionales- GAF TIC Tecnología de la Información y Comunicaciones AC Contabilidad OM Organización y Métodos TES Tesorería RRHH Recursos Humanos LOG Logística ARCH Logística- Archivo Para la creación de abreviaturas de comités u otras dependencias, el Presidente del Comité o quien él determine, deberá asignar una abreviatura de tres (03) letras en mayúsculas como máximo. Por ejemplo: CGA- Comité de Gestión de Activos Modelo del Código de Identificación para documentos: OFICIO DE FONAFE - - / - TIPO DE NÚMERO CORRELATIVO AÑO UNIDAD ORGANICA FONDO DOCUMENTAL DOCUMENTO 5.2 Organización e Inventario documental Documento: a. Debe de pertenecer a una serie documental, ésta se debe definir de acuerdo a las características comunes del documento y deberá ser anexado al expediente y/o legajo de acuerdo a su orden de procedencia (lugar) y se debe de mantener su orden cronológico (tiempo). b. Deberán ser administrados por la Asistente de gerencia, debiendo ser digitalizados y nombrados con el nombre que se le ha asignado y colocados en un aplicativo del servidor de FONAFE. A su vez debe de realizarse el registro de éstos en un inventario (Anexo 1). Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 3 de 8

4 5.2.2 Expediente y/o legajo: Debe de estar rotulado mínimamente de la siguiente forma. (Fondo Documental Año Sección Serie Unidad de archivamiento). Si la información contenida es superior a la cantidad de la unidad de archivamiento, se procederá a crear otro file con la denominación TOMO II. Cabe precisar que si es necesario se puede crear Subsecciones y Subseries. (Anexo 2) Unidad de archivamiento: Debe de ir colocada dentro de un módulo de archivo, el cual deberá estar identificado por el Modelo de rótulos para módulos de Archivo (Anexo 3). Las divisiones del módulo de archivamiento serán identificadas de forma alfabética (Anexo 3A) Series Documentales: La elaboración de un inventario a nivel de series se realiza por medio de la Tabla General de Retención de Documentos, este último es de carácter obligatorio en los diferentes niveles de Archivo. Esta herramienta es de utilidad al momento de transferir documentos, básicamente consiste en señalar: Fondo documental- Sección Documental Serie documental- Ubicación topográfica -Fechas extremas- Valor documento- Observaciones. (Anexo 4). 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 6.1 Es importante indicar que los documentos que el Órgano de Control Institucional emite como Contraloría General de la República, se excluirán de la estandarización solicitada en el presente Manual. 7. ANEXOS Anexo 1: Tipo de Inventario Para piezas documentales Anexo 2: Modelo de rótulo para la elaboración de unidades de Archivamiento. Anexo 3: Modelo de rótulos para módulos de Archivo. Anexo 3 A: Modelo de rótulo interno para cada nivel o divisiones. Anexo 4: Tabla General de Retención de Documentos Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 4 de 8

5 Anexo 1: Tipo de Inventario Para piezas documentales NÚMERO CORRELATIVO FECHA DE OFICIO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO OFICIO Nº /GPD- 1 05/08/2010 FONAFE OFICIO Nº /GLC- 2 05/08/2010 FONAFE LOURDES JIMENEZ MORALES DESTINO CARGO ENTIDAD ASUNTO HECHO RESPONSABLE REGISTRO COM.PROCED.CONCURSALES-INDECOPI- PIURA SECRETARI A GENERAL JEFE DE ODI MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS SUSCRIPCION AL MODULO MEF- DATA GLC MANUEL LAZO INDECOPI ADMISIBILIDAD DEL PROCESO GLC JOSE PEÑA Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 5 de 8

6 Anexo 2: Modelo de Rótulos para la elaboración de unidades de Archivamiento. FONAFE 2011 Fondo documental - Times New Roman (Tamaño 16) Año Times New Roman (Tamaño 16) GAF Sección Documental Times New Roman (Tamaño 48) Logística Fichas Patrimoniales Sub sección Documental- Times New Roman (Tamaño 20) (Sólo si existe) Serie documental Times New Roman (Tamaño 16) Giancarlo Guerrero Sub Serie documental Times New Roman (Tamaño 16) (Sólo si existe) I Número de unidades de archivamiento por series o subseries documentales Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 6 de 8

7 Anexo 3: Modelo de rótulos para módulos de Archivo FONAFE- GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ARCHIVO LOGÍSTICA- MODULO 1 Donde: Tipo de letra: Times New Roman Tamaño de letra: 14 Anexo 3A: Modelo de rótulo interno para cada nivel o divisiones A Donde: Tipo de letra: Times New Roman Tamaño de letra: 18 Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 7 de 8

8 Anexo 4: Tabla General de Retención de documentos TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS FONDO DOCUMENTAL (1) : SECCION (2): SUBSECCION (3): SERIE(4): UBICACIÓN (5) CODIGO (6) FILE (7) DESCRIPCION DOCUMENTAL(8) FECHAS EXTREMAS (9) VALOR (10) P T ARCHIVO PERIFERICO PERIODO DE RETENCION (11) ARCHIVO CENTRAL TOTAL DE AÑOS EN RETENCION OBSERVACIONES (12) Donde: 1 y 2 ; Anotar el nombre de la Entidad y la Gerencia. 3; Indicar el nombre del asunto principal de la serie documental. 4; Anotar el código de las series documentales. La elaboración del código se realizará de acuerdo a la abreviatura o siglas de la serie documental seguidamente de la abreviatura de la gerencia y su número correlativo. Por ejemplo: AMC GAF ; Anotar el nombre específico del título de la serie documental. 6; Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es temporal, o con la letra P si es permanente. 7; Anotar los periodos de retención de la serie documental en cada uno de los niveles de Archivo ; sean de Gestión, Archivo Central y Archivo periférico ; y el número total de años de retención. 8; Distribución, original, al Archivo y primera copia, a la oficina generadora de la documentación. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 8 de 8