Municipalidad de La Victoria NORMAS TECNI CAS PARA LA FORMULACI ON, AP ROBACI ÓN Y ACTUALI ZACI ÓN DE DI RECTI VAS DI RECTI VA GENERAL

Transcripción

1 GERENCI A DE P LANEAMI ENTO Y PRESUPUESTO NORMAS TECNI CAS PARA LA FORMULACI ON, AP ROBACI ÓN Y ACTUALI ZACI ÓN DE DI RECTI VAS DI RECTI VA GENERAL Formulado por: GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Revisado por: GERENTE DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Aprobado por: ALCALDIA Fecha: Fecha: Fecha: Código : D GPP/MLV Versión : 1 Fecha : 14 / 04 / 2008

2 INDICE 1. Objetivo 2. Finalidad 3. Base Legal 4. Alcance 5. Abreviaturas y Glosario de Términos 6. Normas Generales 6.1De la clasificación 6.2De los niveles de Formulación, Revisión y Aprobación P ara las Directivas Generales P ara las Directivas Gerenciales 6.3Del registro de firmas para la Formulación, Revisión y Aprobación 6.4De la aprobación, mediante Resolución de Alcaldía. 6.5De la Codificación 6.6De la modificación y actualización de directivas 6.7De la vigencia 6.8De su control 6.9De su archivo 6.10 De los procedim ientos e Instructivos 7. Normas Específicas 7.1Del esquema de contenido de las directivas 7.2Formato de las directivas 7.3Del procedimiento de aprobación Anexos 1

3 TABLAS DE CONTROL VERSIÓN MODIFICACIONES FECHA 0 14/04/ Objetivo 2

4 Normar el esquema del contenido y el procedimiento para la formulación, aprobación y actualización de Directivas que emita la Municipalidad de la Victoria. 2. Finalidad Uniformizar criterios técnicos y procedimientos para la formulación, aprobación y actualización de Directivas. 3. Base legal Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, articulo Nº 39º Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante ordenanza Nº /MDLV y modificada en parte mediante Ordenanza Nº /MDLV, con fecha 31 de octubre del Alcance El ámbito de aplicación de la presente directiva se extiende a todos los órganos de la Municipalidad de la Victoria. 5. Glosario de Términos Actividades Conjunto de tareas que deben ejecutarse para el cumplimiento de los procesos internos que a su vez apuntan al logro de los objetivos institucionales. Directiva Documento expedido por los órganos de la Municipalidad de la Victoria, para normar políticas de gestión, lineamientos de acción y determinar procedimientos y actividades que deben realizarse en cumplimiento de los dispositivos legales vigentes y los documentos técnicos normativos internos. Instructivo Documento que contiene una acción específica y eventual no contemplada en los procedimientos. Lineamientos de acción Orientaciones para el cumplimiento de las funciones establecidas en la legislación vigente y en los documentos técnicos normativos de gestión institucional. Los lineamientos comprenden orientaciones de carácter general o específico que permiten a los órganos cumplir con eficiencia y eficacia sus funciones exclusivas y compartidas. Los lineamientos de carácter general se constituyen en guías referenciales que deben tener como criterios para su formulación la viabilidad técnica y económica para su implementación a cargo de los demás órganos. Los lineamientos específicos materializan aquellas herramientas que permiten a un órgano en particular cumplir con las funciones a su cargo, las cuales deben ser aplicadas por los otros órganos para cumplir con los objetivos generales planteados, pudiendo operativizarse a través de la estandarización de información, establecimiento de estrategias comunes, identificación de indicadores cuyos datos pueden ser suministrados por más de un órgano, proporcionada por otros, entre otros mecanismos. 3

5 Los lineamientos tienen por finalidad alinear el trabajo de uno o más órganos a un objetivo común, sin menoscabo de las responsabilidades que cada órgano cumple en el marco de sus funciones y objetivos específicos. P olítica de gestión Lineamientos y orientaciones generales para la conducción de la gestión institucional. P rocedimiento Conjunto de acciones destinadas a alcanzar una meta previamente establecida. Los procedimientos expresan de manera precisa y secuencial cómo se realizan las tareas dentro de un proceso. En los casos en que los procesos definidos requieran de una acción específica y eventual no contemplada en los procedimientos, se podrán generar instructivos precisando las tareas. P roceso Conjunto de actividades interrelacionadas que producen un valor agregado al producto o servicio destinado a un cliente determinado, sea éste interno o externo. Órganos Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la Entidad. De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones, son las gerencias. Unidad Orgánica Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad. De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones son las subgerencias. 6. Normas Generales 6.1De la Clasificación Las directivas se clasifican en : 1. Directivas Generales Son aquellas que contienen normas cuya aplicación corresponde a todos los órganos de la Municipalidad de la Victoria 2. Directivas Gerenciales Son aquellas que contienen normas cuya aplicación corresponde a uno o más órganos Los procedimientos pueden derivarse de una directiva y forman parte de sus anexos o pueden aprobarse independientemente Los instructivos son documentos que precisan aspectos específicos de las directivas o procedimientos. 6.2De los niveles de Formulación, Revisión y Aprobación P ara las Directivas Generales 1. Formulación Las directivas son formuladas por un órgano de la Municipalidad de la Victoria. Corresponde al Gerente de dicho órgano firmar en la carátula y visar cada una de las hojas 2. Revisión 4

6 Las directivas son revisadas por la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, corresponde al Gerente de dicho Órgano firmar en la carátula y visar en cada una de las hojas. Asimismo, le corresponde al Gerente Municipal y al Gerente de Asesoría Jurídica visar cada una de las hojas. 3. Aprobación Las Directivas son aprobadas por la alcaldía y corresponde al alcalde firmar en la carátula P ara las Directivas Gerenciales 1. Formulación El responsable de la formulación debe ser como mínimo Subgerente y le corresponde firmar en la carátula. 2. Revisión Las Directivas son revisadas y firmadas por el Gerente del Órgano correspondiente y el Gerente de Planeamiento y Presupuesto; asimismo el Gerente Municipal y el Gerente de Asesoría Jurídica visará la Directiva en cada una de sus hojas. 3. Aprobación Las Directivas son aprobadas por el Gerente del Órgano y le corresponde firmar en la carátula. 6.3Del registro de firmas para la Formulación, Revisión y Aprobación 1. Los responsables de la formulación, revisión y aprobación deben registrarse en la carátula del documento con la firma respectiva y el visado en todas las hojas del documento. 2. La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto debe visar, en cada una de las hojas de las Directivas Generales y Gerenciales. 3. La Gerencia Municipal, debe visar en cada una de las hojas de la Directivas Generales y Gerenciales 4. La Gerencia de Asesoría Jurídica debe visar, en cada una de las hojas de las Directivas Generales y Gerenciales. 6.4De la aprobación, mediante Resolución 1. La presente Directiva General Normas Técnicas para la Formulación, Aprobación y Actualización de Directivas será aprobada por Resolución de la Alcaldía. 2. La aprobación de las Directivas Gerenciales o Generales no requieren la expedición de Resolución de la Alcaldía. El Procedimiento de aprobación se cumple con la firma y visados correspondientes, según lo dispuesto en el numeral De manera excepcional, la alcaldía puede aprobar directivas, cualquiera sea su clasificación, mediante una Resolución, previo informe del área que formula la directiva. 6.5De la codificación 1. La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es responsable de la codificación y registro de las Directivas Generales y Gerenciales que se formulen en la Municipalidad de la Victoria. 2. Las Directivas aprobadas deben ser numeradas en forma correlativa por cada Ejercicio Fiscal. 3. El código que identifica a cada Directiva está conformado por letras y números, según el siguiente detalle: DXX.Y ZZZZ NNNN/MDLV Donde: 5

7 D Directiva XX Número de la Directiva que puede tomar los siguientes Valores: 01, 02, Y Número de Versión que puede tomar los siguientes Valores: 0,1 y 2 ZZZZ Año en el que se aprobó la directiva, ejemplos: NNNN Abreviatura de la unidad orgánica que formula la Directiva Alcaldía Gerencia Municipal Secretaria General Procuraduría Pública Municipal Oficina de Control Institucional Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Gerencia de Asesoria Jurídica Gerencia de Sistemas Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia de Rentas Gerencia de Desarrollo Urbano Gerencia de Servicios a la ciudad Gerencia de Fiscalización y Control Gerencia de Desarrollo Económico Gerencia de Cultura Gerencia de Seguridad Ciudadana Gerencia de Desarrollo Social : ALC : GM : SG : PPM : OCI : GPP : GAJ : GS : GAF : GR : GDU : GESECI : GFC : GDE : GC : GSC : GDS 4. A la primera versión de la Directiva le corresponde el valor 0, a la segunda versión le corresponde el valor 1 y a la tercera versión le corresponde el valor El código de la Directiva debe figurar al final de la carátula y en el pie de página de cada una de las hojas. 6.6De la modificación y actualización de directivas 1. De acuerdo al numeral 4 del apartado precedente, una directiva se modifica alcanzando hasta tres versiones. A la primera versión le corresponde el valor 0. Cada modificación implica una aprobación de toda la directiva. 2. La actualización de una directiva rige después de la tercera versión y constituye una nueva directiva, dejando sin efecto las versiones anteriores. En este caso, la versión corresponde al valor La modificación y actualización de una directiva sigue el mismo procedimiento que el establecido para su formulación. 6.7De la vigencia 1. La vigencia de una directiva rige desde su aprobación hasta que sea reemplazada por otra o se deje sin efecto. 6.8De su control 6

8 1. Una vez aprobada la directiva, cualquiera sea su clasificación, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto remite la versión original a la Secretaría General para su distribución y archivo 2. La directiva es un documento interno, por lo cual la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto debe indicar a Secretaria General, los órganos a las cuales remitirá una copia de la misma 3. Los órganos que han formulado las directivas deberán realizar evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento de las disposiciones contenidas en las directivas vigentes, proponiendo las modificaciones para la actualización correspondiente. 6.9De su archivo 1. La Secretaría General es responsable del archivo de las directivas con su respectiva documentación sustentatoria 2. La Secretaría General debe asegurar que los documentos originales de las directivas estén disponibles para su consulta permanente De los P rocedimientos e Instructivos 1. Los procedimientos se formulan de acuerdo al formato adjunto a la presente directiva 2. Los procedimientos contenidos en una directiva siguen la secuencia de aprobación de la directiva 3. Los instructivos se formulan de acuerdo al formato adjunto a la presente directiva. 4. Los instructivos se aprueban por el gerente del órgano que los emite y su comunicación se realiza a través de memorando al destinatario o destinatarios correspondientes. Una copia para su archivo se debe remitir a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. 7. Normas Específicas 7.1Del esquema de contenido de las Directivas El contenido de las directivas debe ser el siguiente: 1. Objetivo Obligatorio 2. Finalidad Obligatorio 3. Base Legal Obligatorio 4. Alcance Obligatorio 5. Abreviaturas y Glosario de Términos Opcional 6. Normas Generales Obligatorio 7. Mecánica Operativa Obligatorio 8. Disposiciones Complementarias Opcional 9. Disposiciones Transitorias Opcional 10. Responsabilidades Obligatorio 11. Anexos Opcional 7.2Del formato de las Directivas 1. Carátula En la carátula del documento debe figurar la siguiente información: a. Logo oficial de la Municipalidad de la Victoria b. Título 1 Nombre de la Gerencia que elabora el documento c. Título 2 Nombre de la Directiva d. Título 3 Clase de Directiva e. Cuadro de los niveles de formulación, revisión y aprobación f. Código de la directiva g. Versión h. Fecha de aprobación 7

9 2. Índice En el índice deben figurar los títulos de primer y segundo nivel 3. Encabezado de página En el encabezado de página de todas las hojas debe estar el logo de la Municipalidad de la Victoria, la palabra Directiva y la abreviatura de las unidades orgánicas que la ejecutan. Asimismo, si se trata de una directiva general debe estar la frase TODOS LOS ORGANOS. 4. Pie de Página En el pie de página debe figurar el código de la directiva, la fecha de aprobación, el número de página y el nombre de la Directiva. 5. Plantilla Para la elaboración de la Directiva utilizar la plantilla del Anexo Nº Del P rocedimiento de Aprobación El órgano interesado formula la directiva general o gerencial de acuerdo a sus competencias funcionales La directiva debidamente suscrita y visada por el gerente del órgano a cargo de su formulación debe ser remitida a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para su revisión, visación y suscripción, según la clasificación de la misma Con la suscripción y visación, en el caso de las directivas generales o directivas gerenciales, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, las remite a la Gerencia Municipal y a la Gerencia de Asesoría Jurídica, para revisión y visación. De estar correcto el expediente, es remitido nuevamente a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto eleva las directivas generales a la alcaldía para su aprobación. En el caso de las directivas gerenciales, se remiten al órgano a cargo de la formulación para su aprobación Las directivas debidamente aprobadas deben ser devueltas a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para la codificación y registro correspondiente La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto remite la directiva y el expediente correspondiente a la secretaria General para su archivo, distribución y custodia. Anexos Anexo Nº 1 Organigrama de la Municipalidad de la Victoria Anexo Nº 2 Plantilla para Directivas Anexo Nº 3 Plantilla y Modelo de Procedimientos Anexo Nº 4 Plantilla de Instructivos 8