Plan Anual de Desarrollo Archivístico. Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas Coordinación de Archivo

Transcripción

1 Plan Anual de Desarrollo Archivístico Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas Coordinación de Archivo

2 Presentación El Instituto Nacional del Emprendedor en la Planeación en materia de Archivos presenta El Plan Anual de Desarrollo Archivístico, documento elaborado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 12, fracción I y VI de la Ley Federal de Archivos: I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Transparencia, o su equivalente, los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; VI. Elaborar y presentar al Comité de Transparencia o su equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los Servicios Documentales y Archivísticos, el cuál deberá ser publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento. En virtud de lo anterior se contempla para el Ejercicio Fiscal el desarrollo de los Programas y Proyectos orientados a clasificar, organizar, conservar y depurar los expedientes del INADEM.

3 Contenido 1. Marco de Referencia Antecedentes 2015 del INADEM tuación en materia de Archivos del INADEM 2. Justificación Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y largo plazo del INADEM 3. Objetivo 4. Planeación Diagnóstico del INADEM Entregables de mejora continua Cronograma de actividades 5. Formalización

4 1. Marco de Referencia Antecedentes 2015 del INADEM El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2015 como Metas Establecidas tuvo dos: 1. Archivo de Concentración 2. Incremento en la digitalización del stema de Archivos El espacio físico para el Archivo de Concentración del INADEM se delimitó con Acta Administrativa elaborada en la ciudad de México el día 20 de mayo de 2016 en la instalaciones ubicadas en Av col. San Juan de Aragón CP del. Gustavo A. Madero para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Ley Federal de Archivos que a la letra dice: Los sujetos obligados contarán con un Archivo de Concentración, adscrito al Área Coordinadora de Archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables. En este contexto, se cuenta con la designación del Responsable de Archivo de Concentración de Taxímetros del INADEM.

5 El Plan de Digitalización Parcial 2016 elaborado por la Coordinación de Archivos estableció el objetivo de registrar, resguardar y controlar los documentos de archivos electrónicos vinculados con los soportes en papel, delimitando documentos digitalizados y documentos electrónicos. El beneficio del plan obtuvo la experiencia del Proceso de Digitalización Parcial.

6 tuación en materia de Archivos del INADEM Ámbito Interno Fortalezas stema Institucional de Archivo Retos Bajas Documentales Ámbito Externo Oportunidades Digitalización Parcial Debilidades Débil Comunicación con el AGN

7 2. Justificación Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y largo plazo del INADEM Programa Acciones Plazo Fecha Elaboración del PADA. Largo Plazo viembre, 2016 Plan Anual de Desarrollo Archivístico Formalización del PADA. Presentación ante el Comité de Transparencia. Diciembre, 2016 Enero, Difusión en el Portal de Obligaciones de Transparencia. Febrero,

8 Reuniones de trabajo. Largo Plazo Junio, 2016 Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Fichas Técnicas de Valoración. Integración CGCA y CADIDO. Presentación al Comité de Transparencia. Registro ante el Archivo General de la Nación. Difusión en el Portal de Obligaciones de Transparencia Junio, 2016 Julio, 2016 Agosto, 2016 Febrero, viembre, 2016

9 Guía Documental de Archivos/ Inventario General Elaboración de Guía Documental de Archivo por cada Unidad Administrativa. Integración de la Guía e Inventario del INADEM. Presentación al Comité de Transparencia. Mediano Plazo Enero, Febrero, Marzo, Difusión en el Portal de Obligaciones de Transparencia Abril,

10 Informe de Avances en Materia de Archivos Capacitación Archivística Elaboración del Informe. Presentación al Comité de Transparencia e Incorporación al Portal de Obligaciones de Transparencia. Cursos de: 1.Administración Documental 2.Gestión Documental Transparencia y Archivos en el INAI. 3.Bajas Documentales. Mediano Plazo Febrero, Marzo, Largo Plazo Febrero Agosto, Sujeto a la Programación del INAI Marzo, Septiembre,

11 stema Institucional de Archivo Prácticas Archivísticas Actualización de los mbramientos: Coordinador de Archivo. Responsable de Archivo de Concentración. Titular y suplente ante el COTECAEF. Responsables de Archivo de Trámite Consultas por medio del link, telefónicas, correo electrónico y Personales Largo Plazo. Actividad Permanente Largo Plazo. Enero, Actividad Permanente

12 Archivo de Concentración Diagnostico de las Unidades Administrativas Plan de Digitalización Parcial Transferencias Primarias y CAI Inventarios Bajas Documentales Ejecución la Entrevista a cada unidad administrativa Elaboración del Plan de Digitalización Parcial Implementación del Plan de Digitalización Parcial Evaluación del Plan de Digitalización Parcial Largo Plazo Marzo y Septiembre Febrero Marzo, Abril, Septiembre y Octubre, Mediano Plazo viembre 2016 Mediano Plazo viembre y Diciembre 2016 Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio y Agosto Septiembre

13 3. Objetivo Ejecución de Programas y Acciones para la mejora continua de los servicios documentales y archivísticos, cumpliendo con las obligaciones del Portal de Transparencia y un crecimiento en la digitalización parcial.

14 4. Planeación Diagnostico del INADEM Se realizara una Análisis Interno como medida de diagnostico en materia de archivo de cada Unidad Administrativa, donde la Coordinación de Archivo y los responsables de Archivo de Tramite, documentaran la situación actual archivística.

15 DIAGNÓSTICO EN MATERIA DE ARCHIVO I. De Identificación Área II. III. IV. De Producción e Integración de Expedientes De Instrumentos de Control y Consulta Archivística De Descripción Documental V. De Valoración y Disposición Documental VI. VII. VIII. IX. De la Tecnología De Organización Estructural De Recursos Humanos De Recursos Materiales e Infraestructura X. De Planeación del Desarrollo Archivístico XI. rmatividad en Materia de Archivos de Transparencia

16 I. AREA DE IDENTIFICACION Unidad Administrativa: mbre del Titular de la Unidad Administrativa: Responsable de Archivo de Tramite: Piso: II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES 1. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Trámite: 2. Promedio de Expediente nuevos que genera, cada mes, la Unidad Administrativa en sus Archivos de Trámite: 3. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Concentración: 4. En qué soporte se encuentran Documentos que genera la Unidad Administrativa? 5. La integración de los Expedientes de Archivo en soporte papel se realza: - Papel - Electrónico - Otro - Por Asunto - Por Tema - Por Diversos Asuntos - Por Diversos Temas - Por el Área que genera el Documento

17 II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES 6. Los Documentos Electrónicos que se producen, se imprimen y se integran a un Expediente de Archivo en soporte Papel? III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL 1. La Unidad Administrativa conoce el Cuadro General de Clasificación Archivística para la clasificación de los Expedientes de Archivo? Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA 2. Qué autoridad elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística? Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) Archivo General de la Nación (AGN) Área Coordinadora de Archivos de la Institución Unidad Administrativa Área Coordinadora de Archivos y las Unidades Administrativas

18 III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y 3. El Cuadro General de Clasificación Archivística que se utiliza en la Unidad Administrativa es: CONSULTA ARCHIVÍSTICA Por Funciones Por Organigrama Orgánico-funcional 4. Los Expedientes de Archivo están organizados de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística? Parcialmente 5. La Unidad Administrativa utiliza el Catálogo de Disposición Documental registrado en el AGN? sabe 6. Qué autoridad elaboró el Catálogo de Disposición Documental? 7. La Unidad Administrativa utiliza el Catálogo de Disposición Documental los Valores Documentales y la Vigencia de los Expedientes de Archivo? AGN Área Coordinadora de Archivos de la Institución Cada Unidad Administrativa elaboró su parte Área Coordinadora de archivos y las Unidades Administrativas

19 III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA 8. La Unidad Administrativa cuenta con la Guía Documental de Archivos actualizada? 9. Los Archivos de la Unidad Administrativa elaboran Inventarios Generales de los Expedientes de Archivo para el control de los mismos? 10. Indique los Campos que incluye el Formato de Inventario que se utiliza la Unidad Administrativa en los Archivos. Título Tipo de Inventario Numero de página Fecha de Transferencia Número de Transferencia Ubicación Topográfica Dependencia o entidad Unidad Administrativa Área de Procedencia Valor Primario Sección Serie Número de Caja Número Consecutivo

20 IV. ÁREA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 1. Los Expedientes de Archivo cuentan con la Carátula o guarda exterior? 2. la respuesta de la pregunta anterior es afirmativa, señale los Elementos que contiene la Carátula del Expediente de archivo. Parcialmente Unidad Administrativa Fondo Documental Sección Subsección Serie Subserie Número del Expediente Fecha de apertura Fecha de cierre Asunto del expediente Valor Documental Vigencia Documental Cantidad de fojas útiles Ubicación topográfica

21 V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 1. Los Expedientes de Archivo se sujetan a un Proceso de Valoración Documental que determine los plazos de vigencia en el Archivo de Trámite? 2. En el o los Archivos de Trámite se da cumplimiento a los Plazos de Conservación de los Expedientes conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental? 3. El o los Archivos de Trámite realizan transferencias primarias de los Expedientes al Archivo de Concentración? 4. Las Transferencia Primarias se realizan con base en plazos de vigencia establecidos en el Catálogo de Disposición Documental? 5. Se toman en cuenta los Periodos de Reserva 6. Las Trasferencias Primarias de los Expedientes de Archivo se realizan mediante la elabora- El Inventario Oficial del AGN 7. La Coordinación de Archivos difunde las disposiciones oficiales de Valoración Documental para dictaminar la Baja Documental de los Expedientes de Archivo?

22 V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 8. Anote quien solicita la Autorización para realizar una Baja Documental Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) AGN Área Coordinadora de Archivos de la Institución Unidad de Contabilidad Guberna- VI. ÁREA DE LA TECNOLOGÍA 1. La Unidad Administrativa cuenta con equipos de computo para la Administración de los Expedientes de Archivo? 2. La Unidad Administrativa cuenta con equipo para digitalizar los Expedientes de Archivo? 3. La Unidad Administrativa cuenta con equipo para la re- 4. En la Unidad Administrativa se digitalizan los Expedien- 5. En la Unidad Administrativa existen Programas para la digitalización de los Expedientes de Archivo?

23 VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL 1. En la Instituto existe un Área Coordinadora de Archi- 2. El Área Coordinadora de Archivos organiza y determina las Políticas o procedimientos de operación de los Archivos de Trámite y Concentración? 3. El Área Coordinadora de Archivos de su Institución esta representada dentro del Comité de Información? 4. En la Instituto se cuenta con Programas para la Conservación a largo plazo de los Documentos de Archivo en formato electrónico? 5. En la Institución se ha dado validez jurídica a los Expedientes de Archivo que se conservan en formato electrónico, con la finalidad de constituirlos como Documentos Probatorios? 6. En el Instituto el o los Archivos de Trámite son una oficina formalmente establecida para la administración de los Documentos?

24 VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL 7. Los Archivos de Trámite de su Unidad Administrativa están integrados formalmente al stema Institucional de Archivos? 8. El o los Archivos de Trámite de su Unidad Administrativa tienen relaciones de coordinación y cooperación con el Área Coordinadora de Archivos? Parcialmente 9. Indique cuáles procedimientos archivísticos se realizan en el o los Archivos de Trámite de su Unidad Administrativa. 10. La Institución cuenta con Archivo de Concentración? 11. El Archivo de Concentración del Instituto está integrado formalmente al stema Institucional de Archivos? Integración de Expedientes Identificación Clasificación Ordenación Descripción Conservación sabe

25 VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 1. El Coordinador de Archivos desempeña otras labores además de las actividades de Coordinación de Archivos? 2. El personal que labora en los Archivos de Trámite desempeña otras labores además de las actividades de Archivo? 3. Qué porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los Archivos de Trámite en las actividades propias de Archivo? % % % % 4. Además del Responsable de Archivo de Tramite, cuántas personas trabajan en el Archivo de Trámite? Sólo una persona 2 a 4 personas 5 a 10 personas 11 a 20 personas 21 a 30 personas 31 a 40 perdonas 41 a 50 personas

26 VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 5. El personal que labora en el o los Archivos de Concentración desempeña otras labores además de las actividades de Archivo? 6. El personal que labora en los Archivos de la Unidad Administrativa recibe cursos de capacitación en materia de Gestión de Documentos y Administración de Archivos? 7. En el Instituto se ha establecido un Programa de Capacitación en materia de Archivos? se ha recibido en los últimos tres años IX. ÁREA DE RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA 1. Las áreas de trabajo de los Archivos de Trámite están debidamente separadas de las áreas de resguardo de los Expedientes?

27 X. ÁREA DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 1. Cuál es la situación de la Planeación del Desarrollo Archivístico del Instituto? 2. Indique la periodicidad con que se realiza el Plan o Programa de Desarrollo Archivístico Cuenta con Plan de Desarrollo Archivístico Cuenta con Programa de Desarrollo Archivístico cuenta con estrategia de Planeación Archivística Anual Bianual Trianual Sexenal XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA 1. Para la organización documental y administración de archivos en su Unidad Administrativa se aplica la Ley Federal de Archivos (LFA)? 2. En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplica el Reglamento de la LFA? 3. En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplica la LFTAIPG? 4. En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplican los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal?

28 XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA 5. En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplica el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental? 6. En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplican los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal? mbre, Cargo y Firma del mbre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa Responsable de Archivo de Trámite CP Guillermo Posadas Campos Coordinador de Archivos del INADEM Lic. Alex Ricardo Trejo Sánchez Responsable de Archivo de Concentración

29 Entregables de Mejora Continua DOCUMENTOS ENTREGABLES ESTATUS Plan Anual de Desarrollo Archivístico. Cuadro General de Clasificación Archivística Catalogo de Disposición Documental Guía Documental de Archivos e Inventario General del INADEM Programa de Capacitaciones en Materia de Archivos Enero al Comité de Transparencia Febrero registrado al AGN Febrero registrado al AGN Marzo al Comité de Transparencia Enero al Área de Recursos Humanos Calendario de Bajas Documentales Enero de a los Titulares de las Unidades Administrativas Informe Anual de Avances en Materia de Archivos Informe del Plan de Digitalización Parcial Febrero al Comité de Transparencia Septiembre

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