GENERALES. Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES. Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

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1 GENERALES Fecha de aprobación Organización FONAFE Administrador del Lineamiento Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES Versión Fecha Autores Resumen de Cambios /08/2011 José Antonio Agüero Documento Inicial Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 1 de 12

2 LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL FONAFE. Lineamiento N /GAFFONAFE 1. FINALIDAD Contar con un documento de Gestión Archivística que oriente los procedimientos de Archivo, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos, para el funcionamiento de los Archivos de la empresa. 2. ALCANCE Es de cumplimiento para todos los colaboradores del FONAFE (trabajadores con contrato a plazo fijo o indeterminado y practicante), contratados por locación de servicios, intermediación laboral, y destacados. 3. BASE LEGAL Constitución Política del Perú, Art.Nº21. Decreto Ley Nº 19414, del 16 de mayo de 1972, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Decreto Supremo Nº 02275ED, del 29 de octubre del 1975, Reglamento del Decreto Ley Nº Decreto Legislativo Nº 120, del 16 de junio de 1981, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación. Ley Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley 28296, del 21 de julio de 2004, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. Ley Nº del 01 de junio de 1991, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto Supremo Nº 00892JUS, del 26 de junio de 1992, Reglamento de la Ley Nº Decreto Supremo Nº 00593JUS, del 17 de marzo de 1993, modifica el Reglamento de la Ley Nº Decreto Supremo Nº 00782JUS, del 22 de enero de 1982, Reglamento de la Ley Orgánica del Archivo General de la Nación. Resolución Jefatural Nº 07385AGN/J, del 31 de mayo de 1985, Normas Generales del sistema Nacional de Archivos Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 2 de 12

3 Directiva Nº00786AGN/DGAI, Normas para la Conservación de documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1 El Archivo central de FONAFE (En adelante El Archivo) depende del área de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas y está a cargo del Analista de Trámite Documentario y Courier (En adelante Responsable de archivo). 4.2 El Archivo mantiene coordinación directa con las gerencias de FONAFE en lo que le compete a sus funciones. 4.3 El Archivo deberá proponer en coordinación con el supervisor de logística medidas de seguridad convenientes, para evitar la pérdida o deterioro de los documentos. 4.4 Se regulará el ingreso de personas no autorizadas al repositorio del Archivo periférico como también al Archivo en la sede principal. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1 Transferencia de Documentos al Archivo central: La trasferencia de documentos deberá ser autorizada por el responsable del área funcional y aprobada por el Responsable de archivo. Dicha solicitud se hará efectiva dentro de los dos primeros meses de cada año (Enero Febrero) Serán transferibles los documentos que cuenten con un mínimo de dos años de antigüedad o cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido El traslado de los documentos de los Archivos de Gestión y Archivos periféricos al Archivo se efectuará en cajas selladas y rotuladas, proporcionadas por el área de logística, con dimensiones estandarizadas, determinadas por El Archivo De existir algún medio informático como una base de datos, debe ser transferida por un soporte magnético La transferencia al Archivo, se realizará mediante el Acta de Trasferencia (Ver anexo 1) El Responsable del Archivo recepcionará y verificará el contenido y cantidad de los paquetes, así como la cantidad de los metros lineales a transferir, el plazo de verificación no excederá de 5 días útiles En caso de ser observado recepciona y registra el hecho en el Acta de transferencia, sección esquela de observación, y redactará la nueva Acta de trasferencia a ser suscrita conjuntamente con el usuario. Este último tiene un plazo de 5 días útiles pasa subsanar o explicar la observación. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 3 de 12

4 5.1.8 En señal de conformidad, el responsable procederá a firmar el Acta de transferencia de documentos conservando el original y devolviendo la copia a la Gerencia usuaria. 5.2 Selección documental Las etapas de selección y eliminación se hará de acuerdo a lo normado por AGN Los requisitos de selección documental son los siguientes: a. La conformación de un Comité Evaluador de Documentos (En adelante CED): Conformado por un representante de cada gerencia y un secretario, este último será el responsable de archivo. El representante de cada gerencia será propuesto por el Gerente y refrendado por Resolución de Dirección Ejecutiva de acuerdo a las Normas del AGN. El Responsable de archivo propone las series documentales las cuales serán evaluadas para su eliminación. En caso de requerir una opinión especializada (legal, contable, financiera, etc) para el cumplimiento de sus obligaciones, el CED podrá solicitar opinión especializada a la gerencia afín, la cual deberá responder con la prioridad requerida. b. Tabla general de retención de Documentos del Archivo central. c. Índice Alfabético del Programa de Control de Documento. El programa de Control de Documentos está conformado por: Inventario de Series Documentales. La Tabla general de retención de Documentos. El índice Alfabético de las Series Documentales. d. Documentación organizada por series documentales e inventariadas. 5.3 Conservación de documentos: Verificar el estado de protección y conservación de los Archivos No tener documentos fuera de sus unidades de archivamiento No guardar expedientes y/o legajos fuera de sus módulos de Archivo No mantener documentos en el piso y arriba de los módulos de archivo. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 4 de 12

5 5.4 Medidas de Seguridad para la conservación de documentos: Adoptar las medidas de seguridad, a fin de evitar la sustracción indebida de los documentos, como el ingreso de personas extrañas en el depósito Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios, al término de la jornada laboral No fumar, comer, beber en los depósitos y área de trabajo Disponer de extintores de polvo seco, con carga vigente No mantener en el archivo, materiales inflamables Contar con normas específicas sobre disposiciones de ambiente y sistema de protección, que la Dirección de Conservación del AGN emita. 5.5 Servicio Archivístico Se recepciona la solicitud de documentos o expedientes vía SIADOC, y realizará la búsqueda. Posteriormente se entrega la documentación y/o expediente El usuario en el sistema de préstamos como usuario activo del documento y/o expediente se responsabiliza por el documento o expediente que se ha llevado en condición de préstamo La devolución de documentos o expedientes se realizará en físico y por el SIADOC Se verifica el estado de conservación del documento o expediente Se verifica que el préstamo se devuelva en el SIADOC Previa verificación de los sistemas de ubicación que se manejan en el área, se colocará el documento o expediente devuelto en su lugar de origen En caso que el documento o expediente se extravía, el usuario deberá avisar al Responsable de archivo para fijar un plazo de devolución, el cual contempla que el usuario responsable que solicitó el documento o expediente vía SIADOC haga las coordinaciones con la empresa que envió el documento o expediente, para que le otorguen una copia certificada Si no fuera posible obtener la copia certificada, quedará en los Sistemas del Trámite Documentario y Archivo que emplea la empresa que el usuario extravió la pieza documental. Asimismo se procederá a ingresar este Memorándum en su legajo personal, previa coordinación con el Área de Recursos Humanos En caso de cese, el Supervisor de Recursos Humanos comunica al Responsable de archivo el nombre de la persona que va cesar, mediante el Sistema de Atención de Requerimientos. El plazo máximo para emitir cualquier observación será de 48 horas. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 5 de 12

6 El usuario no podrá recoger su constancia de empleo, de prácticas o de servicio, si tiene observaciones de parte del Responsable de archivo. 5.6 Procedimiento para Recepción, derivación de documentos vía el Sistema de Trámite Documentario El horario de atención en Recepción es de Lunes a Viernes de 8:00 AM a 1 PM y de 2 PM a 5:30 PM Los documentos que llegan de 1 a 2 PM son recepcionados por el supervisor de seguridad o el personal de seguridad. Coloca sello y hora en el documento y en el cargo del usuario. Al regresar la recepcionista del refrigerio los registra en el Sistema de Trámite Documentario (STD) A partir de las 5.30 PM la recepción de documentos se pueden recibir sólo de manera excepcional, previa coordinación con personal de FONAFE que indica la urgencia de la recepción al personal de seguridad. El registro de estos documentos en el STD se realiza al día siguiente La recepcionista recibirá documentación de los siguientes usuarios a. Usuario externo, entrega documentación y cargo para ser recepcionado. b. Usuario interno, como se trata de documentos que se recepcionó directamente en las oficinas de FONAFE deriva los mismos a recepción para ser ingresados formalmente al Sistema de Trámite Documentario El personal de Archivo, recoge la documentación, (previamente se llena un formato de recojo (Anexo 2) en donde firma la recepcionista y el personal de Archivo, esto con la finalidad de no incurrir en errores de recepción) por turnos: a las 11 AM, a las 4 PM y luego verifica cada hora si han ingresado documentos para ser derivados a las áreas Digitaliza la documentación recibida, dependiendo de la carga de documentos del día, y la archiva en una carpeta compartida con el Responsable de archivo. Este recupera el archivo escaneado y verifica la calidad de las imágenes, posteriormente sube la documentación escaneada al Sistema de Trámite Documentario y determina luego de haber realizado una lectura rápida del documento o haber identificado algunas características del mismo, a quién corresponde (Gerencia) y qué descripción colocará en el Sistema de Trámite Documentario para su ubicación en el Archivo de documentos, posteriormente determina la acción y procede a derivar el documento. 5.7 Procedimiento para la atención del servicio de mensajería Se genera en el área usuaria la necesidad del despacho de documentos a terceros vía servicio de mensajería. El área usuaria identifica prioridades de entrega distinguiéndolos mediante sellos o anotaciones. Teniendo como prioridades de entrega los siguientes tipos: Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 6 de 12

7 a. Urgente (Documento entregado al receptor en 24 horas, sólo para nivel local). Para el caso de trámites urgentes lejanos, se indicará en la distinción previa para que se coordine con el servicio de mensajería la entrega de la documentación. Para el caso de trámites con un criterio superior al URGENTE, se solicitará por el SAR como apoyo de conserjería para dar atención a la solicitud. b. Normal (Documento entregado al receptor en 48 horas, sólo para nivel local). c. Nacional (Documento entregado al receptor en 72 horas) El área usuaria registra la información de la documentación a ser remitida en el modelo de ficha de registro para ser llenada por el área usuaria (Anexo 3) e imprime cargo y lo envía por medio de un mail al correo del Responsable de archivo. Paralelamente, deriva la información por el Sistema de Trámite Documentario (STD) al perfil Archivo por medio del proceso Envió Courier. Baja la información física al área de Archivo y Trámite Documentario junto con la hoja Excel, llenada pasos atrás, para contrastar lo entregado con el responsable de archivo Siendo la entrega conforme, se procede a recepcionar la información y custodiarla hasta la llegada del operador del servicio de mensajería El área de Trámite documentario recepcionará documentación física desde las 8 AM hasta las 10 AM en la mañana y en la tarde recepcionará desde las 12 hasta las 16:30 PM. Pasados los horarios establecidos NO se procederá a recepcionar documentación El responsable de archivo consolida la información enviada vía por las áreas usuarias en el modelo de ficha de registro para ser llenada por el área de trámite documentario (Anexo 4) e imprime cargos para la posterior contrastación con el operador del servicio de mensajería El servicio de mensajería contrasta y retira la documentación a ser repartida y firma el cargo de entrega de documentos. Los horarios de recojo de documentos por parte del servicio de mensajería son: a. Mañana: 11 AM b. Tarde: 5 PM El servicio de mensajería realiza el reparto de la documentación generando un cargo cuando es entregada la documentación y en caso contrario genera una papeleta explicando el motivo de la NO entrega El servicio de mensajería lleva a FONAFE los cargos de los documentos y/o documentos con papeletas de no entrega. El responsable de archivo, recepciona Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 7 de 12

8 los cargos y papeletas de no entrega, Digitaliza los cargos y carga las imágenes en el sistema de trámite documentario (STD) en los registros generados por cada el área usuaria. Los documentos con papeletas del servicio de mensajería de no entrega, se coordinarán con el área usuaria para su recojo y tanto el usuario como el Responsable de archivo firmarán un cargo de devolución del documento no entregado junto con la papeleta del servicio de mensajería (Anexo 5) El responsable de archivo archiva los cargos de los documentos entregados en unidades de conservación diferenciadas por secciones documentales (Gerencias). Asimismo Archiva las papeletas de cargos de devolución de los documentos no entregados. 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS No aplica. 7. ANEXOS Anexo 1: Acta de transferencia de Documentos Anexo 2: Formato de recojo de documentos Anexo 3: Modelo de ficha de recepción para ser llenada por el área usuaria. Anexo 4: Modelo de ficha de registro para ser llenada por el área de trámite documentario. Anexo 5: Modelo de entrega de cargos no entregados. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 8 de 12

9 Anexo 1: Acta de transferencia de Documentos ACTA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS FECHA : 1.ENTIDAD 2.GERENCIA 3.OFICINA * 4.METROS LINEALES A TRANSFERIR * 5. SERIES DOCUMENTALES A TRANSFERIR 6. PAQUETE 7. AÑOS EXTREMOS 8. MESES * 9. DESCRIPCION 10. OBSERVACIONES ESQUELA DE OBSERVACION CONFORMIDAD DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL GERENTE DE AREA USUARIA RESPONSABLE DE ARCHIVO * NO SON OBLIGATORIOS SU LLENADO Anexo 2: Formato de recepción de documentos Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 9 de 12

10 HOJA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS MESA DE PARTES A TRÁMITE DOCUMENTARIO Nombre de personal de Recepeción (entrega) : Nombre personal de Tramite documentario (recoge): Fecha : Hora: Número de Registro y /o descripción SIED Recibi conforme : Nombre: Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 10 de 12

11 Anexo 3: Modelo de ficha de registro para ser llenada por el área usuaria FECHA DE OFICIO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO DESTINO ENTIDAD ENTREGA DE DOCUMENTOS A TRAMITE DOCUMENTARIO PARA ATENCION DE COURIER AMBITO LOCAL (L) O NACIONAL (N) TIPO DE SERVICIO NORMAL(N) O URGENTE(U) RESPONSABL E REGISTRO 05/08/2010 OFICIO Nº /GPDFONAFE LOURDES JIMENEZ MORALES MEF L N MANUEL LAZO /08/2010 OFICIO Nº /GLCFONAFE COM.PROCED.CONCURSALES INDECOPIPIURA N U JOSE PEÑA Anexo 4: Modelo de ficha de registro para ser llenada por el área de trámite documentario ENTREGA DE DOCUMENTOS A NIVEL LOCAL Y NACIONAL CONSOLODICACION POR PARTE DE TRAMITE DOCUMENTARIO FECHA DE OFICIO HORA CENTR DE ORDEN DE RESPONS O DE ENTRE COSTO SERVICIO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO DESTINATARIO ABLE FONAFE GA REGISTRO STD AMBITO (LOCAL O NACIONAL) TIPO DE SERVICIO (NORMAL O URGENTE ) FECHA DE RECEPCION 04Ene10 11:30 OPI S/N2010FONAFE MARIA DEL CARMEN DEL CASTILLOAQP EDGAR NACIONAL urgente 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 11:30 OPI S/N2010FONAFE ANABELLE FARIAS RUIZTRUJILLO EDGAR NACIONAL normal 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 11:30 GPD OFICIO Nº /GPDFONAFE LOURDES JIMENEZ MORALESMEF ALEX LOCAL urgente 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 05:45 GLC OFICIO Nº /GPDFONAFE AMADOR MEZADIRECT OFINEMEF OSCAR LOCAL urgente 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 12:37 GLC OFICIO Nº /DEFONAFE DIRECT.GRAL.ASUNTOS ECON.Y SOC.MEF CECILIA LOCAL urgente 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 12:37 GO OFICIO Nº /DEFONAFE SUSANA VILCA ACHATACONGRESO REPUBLICA ALEX LOCAL urgente 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 05:40 GAF S/N2010FONAFE NANCY YVONNE CARHUAS GUADALUPEAMAZONAS JOSE NACIONAL normal 11Ene 10:30 12Ene 12: Ene10 05:40 GAF OFICIO Nº /GLCFONAFE COM.PROCED.CONCURSALESINDECOPIPIURA JOSE NACIONAL normal 11Ene 10:30 12Ene 12: DESTINATA RIO HORA DE RECEPCIO N DESTINAT ARIO FECHA DE DEVOLUC ION CARGO HORA DE DEVOLUCI ÓN DE CARGO NUMERO DE DEVOLUCI OBSERVACI ON DE ONES ORDEN DE SERVICIO Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 11 de 12

12 Anexo 5: Modelo de entrega de cargos no entregados Formato de devolucion de documentos no entregados por Courier F E C H A D E S A L I D A D E O F I C I O F E C H A D E O F I C I O H O R A D E E N T R E G A C E N T R O D E C O S T O O R D E N D E S E R V I C I O T I P O Y N U M E R O D E D O C U M E N T O 14/07/ /07/ :30 GLC OFICIO Nª /CCGLCFONAFE D E S T I N A T A R I O CLARK ANALISTAS Y CONSULTORES S.A.C. T I P O D E F E C H A D E H O R A D E F E C H A D E H O R A D E N U M E R O D E S E R V I C I O I N T E N T O D E I N T E N T O D E R E C E P C I O N D E R E C E P C I O N D E D E V O L U C I O N D E O B S E R V A C I O N E S / M O T ( N O R M A L O R E C E P C I O N R E C E P C I O N N O T I F I C A C I O N N O T I F I C A C I O N O R D E N D E I V O U R G E N T E ) D E S T I N A T A R I O D E S T I N A T A R I O D E N O E N T R E G A D E N O E N T R E G A S E R V I C I O U 18/07/11 11:20 19/07/11 11: DIRECCION ERRADA ENTREGA TRAMITE DOCUMENTARIO RECEPCIÓN AREA USUARIA Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 12 de 12