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7 IDENTIFICACIÓN NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR UNIDAD: FECHA DE ELABORACIÓN: DICIEMBRE DE 2010 RESPONSABLE DE ELABORACIÓN: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

8 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar enlaces telefónicos en las diferentes Dependencias Oficiales. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Comunicar oportunamente a la Dirección de Servicios con las diferentes dependencias oficiales, con el fin de que haya un enlace permanente que fortalezca el servicio educativo. AREAS DE APLICACIÓN: Unidades administrativas que intervienen en la realización de enlaces telefónicos con las dependencias oficiales: Dirección de Servicios ;

9 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre de 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Realizar enlaces telefónicos en las diferentes dependencias oficiales 1 Para atender las llamadas telefónicas que se reciban en la Dirección de Servicios, se deberán ejecutar las instrucciones que al respecto dicte el Director de Servicios. 2 Las llamadas telefónicas que se reciban en la Dirección de Servicios, deberán de atenderse debidamente en el menor tiempo posible. 3 De acuerdo a las indicaciones del Director de Servicios, se deberá dar respuesta a todas las llamadas telefónicas que provengan de las dependencias oficiales o de la Secretaria de Educación del Gobierno del estado, informando sobre los resultados obtenidos. 4 De acuerdo a la clasificación de la llamada (ordinaria, urgente) se informará al Director de Servicios para dar la respuesta correspondiente. 5 Las llamadas telefónicas deberán ser atendidas debidamente, brindando la asesoría correspondiente o canalizándolo con el personal respectivo. 6 En caso de que se requiera llevar a cabo algunas acciones con respecto a las llamadas telefónicas recibidas, se actuará estrictamente bajo las disposiciones del Director de Servicios. 7 Deberá mantener actualizado el registro telefónico, para establecer comunicación con las personas que indique el Director de Servicios en el menor tiempo posible. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

10 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Realizar enlaces telefónicos en las diferentes dependencias oficiales Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad Auxiliar Administrativo Director de Servicios Recibe del Director de Servicios las instrucciones correspondientes para llevar a cabo los enlaces telefónicos. Comunica las llamadas a realizar en alguna dependencia gubernamental que solicite el Director de Servicios. Informa al Dirección de Servicios sobre las llamadas urgentes y realiza las acciones que dicta el Director sobre la atención a las mismas. Determina el trámite correspondiente sobre las actividades a realizar de acuerdo a las llamadas telefónicas. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

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12 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y atención al público OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Atender de manera atenta y eficaz al personal o Instancia Administrativa que acuda a la Dirección de Servicios, para solicitar información. AREAS DE APLICACIÓN: Unidades administrativas que intervienen en la Recepción y atención al público: Direcciones de Área del S.E.E.R. Subdirección de Servicios. Jefaturas de Educación Básica, Jefaturas de Educación Media Terminal, Jefaturas de Educación Media Superior y superior. Directivos de los Planteles. Público en general.

13 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre de 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Recepción y Atención al Público 1. Se atenderá con esmero, respeto y prontitud a las personas que acudan a la Dirección de Servicios, ya sea por solicitud de audiencia con el Director de Servicios, solicitud de información con relación a los servicios que prestan y otorgan las áreas administrativas dependientes de este sistema. 2. Deberá tener discreción y cautela con la información que se maneja en los asuntos propios de la Dirección de Servicios. 3. Cuando el Director autorice o indique, se proporcionará la información que se relacione con alguna referencia o trámite y el solicitante acuda ante el funcionario correspondiente. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

14 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Recepción y atención al público Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad Público en general Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Director de Servicios Solicita audiencia con el Director de Servicios para obtener orientación y/o solución en relación al asunto que le aqueja. Atiende a la persona y recibe el documento llevando un seguimiento conforme a las indicaciones del Director de Servicios. Señala a la persona el procedimiento a seguir de acuerdo a la situación planteada en el documento presentado. Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Ejecuta la respuesta al documento o asunto expuesto por la persona o documento recibido. Entrega al Director de Servicios el documento para la validación de la documentación expedida. Canaliza a la persona o remite el documento con el funcionario que corresponde para resolver la petición o trámite que se solicite. Atiende a la persona o turna el documento emitido por la Dirección de Servicios y soluciona de acuerdo al límite de sus atribuciones. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

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16 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de la correspondencia en la Dirección de Servicios. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Llevar un control de la correspondencia de manera eficaz y eficiente con el propósito de contribuir a mejorar el servicio educativo. AREAS DE APLICACIÓN: Unidades administrativas que intervienen en el Manejo de la Correspondencia en la Dirección de Servicios. Subdirección de Servicios Departamento Técnico-Pedagógico Coordinación de Carrera Magisterial Coordinación de Carrera Administrativa Jefaturas de Nivel Inspecciones

17 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre de 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Control de la correspondencia en la Dirección de Servicios 1 El Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios deberá de elaborar un registro para la recepción de documentos. 2 El Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios deberá de elaborar un registro para la emisión de oficios y documentos. 3 En el libro de registro se especificarán las características propias del documento que se recibe. 4 Cuando el documento hace mención de un anexo, deberá cerciorarse si cuenta con éste. 5 El Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios será el responsable directo de hacer llegar a cada una de las Unidades Administrativas, la correspondencia que de acuerdo al asunto de su competencia por indicación del Director de Servicios. 6 La correspondencia emitida por la Dirección de Servicios solo tendrá validez si presenta la firma del titular de la misma y el sello de la unidad administrativa. 7 Por ningún motivo se recibirán documentos que no estén debidamente sellados y firmados por la persona que los envía. 8 En la recepción de la documentación que sea turnada a la Dirección de Servicios deberá imprimirse de manera legible el sello de recibido o rúbrica de la persona que lo recibe. 9 El sello de recibido, deberá señalar el día, mes, año y la anotación de recibido. 10 Cuando se recibe el documento fuera del horario de la oficina; Deberá anotarse la hora de recepción del documento. 11 Cuando se turne el documento a otra instancia administrativa, deberá quedar constancia del trámite de la Dirección de Área con el registro de recepción y copia del documento. 12 En caso de ausencia del titular de la Dirección de Servicios, sólo podrá validar el documento el Servidor Público que para tal efecto designe el propio titular. 13 El Director de Servicios indicará de acuerdo a sus atribuciones la ejecución del despacho de los asuntos de su área. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

18 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 2 Procedimiento: Control de la correspondencia en la dirección de Servicios Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Director de Servicios Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Director de Servicios Recibe correspondencia por parte de la Dirección General del sistema Educativo estatal Regular, Direcciones de Área u organismos externos al sistema. Sella de recibido original y copia del documento entregando la copia al portador del documento y conservando el original para conocimiento del Director de Servicios. Registra la documentación en un diario especificando la siguiente información: a) Fecha de recepción b) Número de oficio c) Fecha del oficio d) Destinatario e) Departamento al que pertenece el destinatario f) Remitente g) Asunto Entrega al Director de Servicios el documento debidamente registrado para hacerlo de su conocimiento. Revisa el documento para canalizar la información. Le indica al Auxiliar Administrativo cuál será la información que deberá transmitirse y los términos de elaboración del oficio de respuesta. Redacta el oficio que será enviado a las unidades correspondientes para su conocimiento. Turna el oficio para su revisión al Director de Servicios. Si el documento requiere de modificación alguna indica al auxiliar administrativo las correcciones para su nueva elaboración. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

19 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 2 de 2 Procedimiento: Control de la correspondencia en la dirección de Servicios Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad Director de Servicios 10 Si el documento está en los términos correctos, valida el documento y entrega al auxiliar administrativo para que lo selle y dé el trámite correspondiente. Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Entrega el documento a las unidades correspondientes. Archiva el acuse de recibo de acuerdo al sistema de archivo. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

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21 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo y control del archivo. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Agilizar la localización de un asunto o expediente. AREAS DE APLICACIÓN: Unidades administrativas que intervienen en el Manejo y control del archivo. Dirección de Servicios Secretaría de la Dirección de Servicios

22 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre de 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Manejo y control de archivo 1 Se observará el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, así como los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública. 2 Se trabajará para homologar los criterios de administración documental como en todas las dependencias y entidades del poder ejecutivo del estado. 3 Habrán cuatro figuras funcionales de archivo: 4 Unidad central de correspondencia. Archivo de trámite. Archivo de concentración. Archivo histórico. 5 Los procesos archivísticos básicos que se observarán son: 6 Clasificación, Descripción. Valoración. Disposición. Transferencias primarias y secundarias. Baja o depuración. Integración de expedientes. 7 Se observarán puntualmente los aspectos siguientes para modernizar el proceso archivístico. Calendario de caducidad, clasificando los documentos como de trámite, concentración e histórico. Los documentos estarán clasificados considerando la información que contengan en: Pública oficial, Reservada y Confidencial. Las normas de protección, tratamiento, seguridad y resguardo. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

23 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Servicios Fecha de elaboración: Diciembre 2010 Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Manejo y control de archivo Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad Instancia administrativa o público en general Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Director de Servicios Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Director de Servicios Entrega documento al Auxiliar Administrativo. Recibe el documento, lo registra y entrega al Director de Servicios para conocimiento del mismo. Da instrucciones acerca de la gestión a realizar. Elabora oficio considerando las instrucciones del Director de Servicios para la gestión necesaria. Valida con su firma el documento que se emitirá a las Instancias relacionadas con el asunto a tratar. Turna al Auxiliar Administrativo para su distribución. Auxiliar Administrativo de la Dirección de Servicios Ordena y clasifica los documentos observando lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, y los Lineamientos para la Gestión de archivo Administrativo y Resguardos de la Información Pública. Archiva de acuerdo a la integración de los expedientes respetivos. Elabora documento archivístico donde hace referencia de los asuntos relacionados con los expedientes para manejo personal. Formuló Sandra Luz Gallardo Ramírez Reyna María Candía Contreras Ma. Elena Castillo de Avila Jonathan Daniel Sánchez Mitre Revisó Profra. Silvia Montelongo Pérez Autorizó

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