MANUAL ADMINISTRATIVO. Nombre del Procedimiento: 1.- Asignación, Control, Seguimiento y Respuesta a la Correspondencia

Transcripción

1 PAG: 1 OBJETIVO Atender las peticiones ciudadanas así como a las peticiones institucionales, relacionadas con la regularización de inmuebles conforme a las atribuciones de esta Unidad Administrativa. Asignando, controlando, dando seguimiento y respuesta a la correspondencia que ingresa a la Regularización Territorial. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Dirección General es el área responsable del proceso de asignación, seguimiento, control y respuesta a la correspondencia recibida. Este proceso se realizará atendiendo a los criterios de eficacia, transparencia, honestidad, para prestar un servicio de calidad. Para cada asunto se elaborará un volante de correspondencia en el que se indicará: Número asignado por Oficialía Mayor; fecha, instrucción el área o áreas correspondientes, número del documento, fecha del documento, remitente, dependencia; así mismo se incluirá un resumen de su contenido y se indicará Delegación y fecha límite de contestación. La Dirección General lleva un archivo de la correspondencia asignada con: copia del volante de correspondencia y del oficio correspondiente; misma que será clasificada por dependencia que se ordenaran según su nombre propio y particulares que se ordenarán territorialmente por Delegaciones políticas; al término de cada año se enviará el archivo debidamente clasificado, ordenado y relacionado al Archivo General de la DGRT En todos los casos los originales y anexos serán remitidos al área correspondiente y quedaran bajo su resguardo. La Dirección General mantendrá al día el sistema electrónico de seguimiento a la correspondencia, en el que se registrarán las altas de ésta y las respuestas emitidas. La Dirección General emitirá por lo menos una vez al mes un informe del estado que guarda la correspondencia, indicando los volantes atendidos, vencidos y en proceso, para su debida atención.

2 PAG: 2 Las prioridades para los volantes de correspondencia serán los siguientes: a) Normal, para los volantes de particulares, los cuales tendrán 15 días hábiles para su respuesta. b) Urgente, para los volantes de las distintas Dependencias, los cuales tendrán 10 días hábiles. c) Extra urgente, para los volantes con término señalado por autoridad judicial o jerárquico superior. d) Extra-extraurgente, para los casos que por su naturaleza requieran una respuesta inmediata, y que deben responderse en un término de 24 horas. El área encargada de responder la correspondencia solicitará directamente, si así lo requiere, información de otras áreas distintas a las asignadas en el volante de correspondencia. Para re-turnar un volante a un área distinta a la asignada en el volante de correspondencia, solo procederá a petición de las Direcciones y Coordinaciones Regionales, por medio de la Dirección General, quién, en su caso, elaborará uno nuevo. Las Direcciones o Coordinaciones será las únicas encargadas de turnar copias de oficio de respuesta para el descargo del volante; la cual será capturada en el sistema el descargo y la Dirección General verifica que los datos asentados en la respuesta correspondan al las referencias señaladas así como el número de volante. La base de datos de las respuestas contendrá: No. de Oficio del área correspondiente; Número de Folio de salida asignado por la Oficialía de Partes; fecha del oficio, destinatario, quien lo elabora, el área que lo emite y en su caso el número de DG o iniciales distintivas correspondientes. Los volantes ya capturados se ordenan por número de volante y se archivan para su resguardo y consulta. En todas las respuestas deberá marcarse copia y referencias a las oficinas de las cuales proviene el escrito y así mismo señalar el número del oficio asignado por la Oficialía de Partes que se responde. Las respuestas que firma el titular de la Dirección deberán ser turnados previamente al Área de Revisión y Análisis de Documentos para firma del Director General. Las respuestas serán entregadas por la Oficialía de Partes o por las áreas correspondientes según sea el caso.

3 PAG: 3 Se entiende por Área Correspondiente: - Dirección General - Dirección de Coordinaciones Regionales - Coordinación Regional Poniente - Coordinación Regional Sur - Coordinación Regional Norte - Coordinación Regional Oriente - Coordinación de Unidades Habitacionales - Dirección de Asuntos Jurídicos - Dirección Técnica - Dirección de Procesos de Escrituración - Dirección de Ejecución y Evaluación

4 PAG: 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Regularización Territorial (Oficialía de Partes) 1 Recibe de las Dependencias y/o Particulares la correspondencia, verifica datos, número de copias y anexos en su caso. PROCEDE? NO 2 Pide a quien presenta la documentación que integre debidamente sus documentos. Y reinicie trámite. SÍ 3 Asigna folio de ingreso de correspondencia, registra en minutario y remite oficios así como sus anexos a la Dirección General (Área. Dirección de Coordinaciones Regionales 4 Recibe documentación original y anexos, elabora volante de correspondencia y lo remite a la Dirección de Coordinaciones Regionales. 5 Recibe el volante de asignación de y sus anexos, analiza la documentación, autoriza el seguimiento del trámite y remite el volante de correspondencia al Área de Control y Seguimiento. 6 Recibe el volante de asignación de y sus anexos y lo remite al área correspondiente.

5 PAG: 5 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Correspondiente) Dirección General Regularización Territorial (área correspondiente) 7 Recibe el volante de asignación de y sus anexos, analiza si es de su competencia. NO ES DE SU COMPETENCIA? 8 Regresa a la Dirección General (Área de control y Seguimiento de ) para en su caso se re turne. 9 Ratifica o rectifica el volante de asignación de correspondencia y turna nuevamente. 10 Recibe volante de asignación de correspondencia con sus originales y anexos. (Continúa con la actividad 11) SÍ 11 Elabora documento de respuesta, verifica que se marquen copias a las instituciones de referencia en su caso, marca copia a Dirección General para su descargo y envía la respuesta a quien corresponda. 12 Recibe copia del volante, registra la respuesta al volante de correspondencia en el sistema electrónico de seguimiento de correspondencia, archiva volante de correspondencia y copia de la respuesta según corresponda por Dependencia o Particulares. Fin del Procedimiento. Variable Variable