MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR, GUBERNATURA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR, GUBERNATURA UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINITRACIÓN FECHA DE ELABORACION DIA MES AÑO

2 Capitulo Concepto CONTENIDO Pagina I INTRODUCCION 2 II OBJETIVO 3 III DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS: 1 Secretaria Particular Procedimiento: Recepción y Trámite de las quejas y peticiones que la ciudadanía hace llegar al c. Gobernador. Diagrama de Flujo 2 Secretaria Privada (Despacho del C. Gobernador) Procedimiento: Recepcionar, Revisar y Turnar de manera oportuna la del C. Gobernador. Diagrama de Flujo 3 Dirección General de Administración: Procedimiento: Recepción Y Distribución de las Requisiciones de Materiales e Insumos de las diversas Unidades Administrativas que Integran la Secretaria Particular del C. Gobernador. Diagrama de Flujo Procedimiento: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Viáticos de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Diagrama de Flujo Procedimiento: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Combustible de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Diagrama de Flujo

3 Procedimiento: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Reparaciones De Unidades Motrices de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Diagrama de Flujo 4 Coordinación de Asuntos Políticos Procedimiento: Orientación y asesoría en el ámbito político. Diagrama de Flujo 5 Coordinación de Audiencias Publicas Procedimiento: Atender, Programar Y Organiza la Atención de La Ciudadanía que Acuden A Solicitar Audiencia Publica con El C. Gobernador, donde Se Canaliza a las diferentes Instancia de Gobierno. Diagrama de Flujo 6 Coordinación General de Asesores Procedimiento: Recepción Y Distribución de la que Recibe La Coordinación General De Asesores. Diagrama de Flujo 7 Coordinación de Atención Ciudadana 8 Secretaria Ejecutiva 19 Secretaria Técnica Procedimiento: Atender, Programar Y Organiza la Atención de la Ciudadanía que acuden a solicitar Audiencia Publica Con El C. Gobernador, Donde Se Canaliza a las diferentes Instancia de Gobierno. Diagrama de Flujo Procedimiento: Elaboración de propuestas para proyectos estratégicos. Diagrama de Flujo Procedimiento: Elaboración del Material de Apoyo Técnico para los eventos a los que asiste el C. Gobernador ya sea en el ámbito Local, Nacional e Internacional

4 Diagrama de Flujo 10 Coordinación General de Giras del C. Gobernador Procedimiento: Organizar conjuntamente todas las actividades de los eventos y giras del Gobernador Diagrama de Flujo 11 Unidad de Acceso a la información Procedimiento: Recepción Y Trámite de Acceso a la Información Diagrama de Flujo 49 53

5 2 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como principal finalidad tener el conocimiento de las funciones y actividades que se realizan en la Secretaría Particular del C. Gobernador GUBERNATURA, se elabora como una herramienta que ayude a eficientar y ofrecer la mejor calidad de los servicios y gestiones administrativas brindando información clara y precisa de los procedimientos que está Secretaria realiza. Dentro de su contenido se presenta el objetivo del manual y el desarrollo de todos los procedimientos que en la Secretaría se desarrollan: la descripción de actividades y sus diagramas de flujos; las normas de operación que se deben observar; y las formas que se utilizan para su desarrollo y sus guías de llenado. Este documento ha sido elaborado con la participación de todas las unidades administrativas y sus áreas operativas que en estas intervienen. 2

6 3 II. OBJETIVO Proporcionar un instrumento de apoyo administrativo que permita llevar un adecuado registro y control de todo el procedimiento que la Secretaria Partícular del C. Gobernador Gubernatura se realizan, a efecto de proporcionar de manera eficiente y oportuna información referente de las actividades que en esta se llevan a cabo, así como facilitar la actuación de los funcionarios y empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades, y como una guía confiable en la inducción del personal de nuevo ingreso a su área de adscripción. 3

7 4 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SECRETARÍA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR PROCEDIMIENTO: Recepción y Trámite de las quejas y peticiones que la ciudadanía hace llegar al c. Gobernador OBJETIVO: Llevar un seguimiento de las quejas y peticiones que la ciudadanía envía al C. Gobernador por medio de oficios o escritos llevados a la Secretaría Particular del C. Gobernador, a efecto de que se turnen a la respectiva dependencia para su atención. NORMAS DE OPERACIÓN: El horario de recepción es de Lunes a Viernes de 09:00 a 15:00 hrs. y de 18:00 a 22:00 hrs. y los Sábados de 09:00 a 15:00 hrs. 4

8 5 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Secretaría Particular del C. Área de Gestión Social Gobernador NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LAS QUEJAS Y PETICIONES QUE LA CIUDADANÍA HACE LLEGAR AL C. GOBERNADOR ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe todas las peticiones que le llegan al C. Gobernador. 2 Registra en un libro de control y lo envía al despacho del C. Gobernador. Área de Gestión Social 3 En cinco días hábiles regresa la petición con un número de Memomatic y el nombre de la Secretaría a la que fue turnado. 4 Entrega la información con número de Memomatic, orientando al particular la Secretaría que lo va a atender. 5 Cinco días hábiles, se le solicita a la dependencia el tipo de respuesta que se le dio al interesado y se archiva como asunto concluido. 5

9 6 DIAGRAMA DE FLUJO 6

10 7 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SECRETARIA PRIVADA DEL C. GOBERNADOR Procedimiento: Recepcionar, Revisar y Turnar de manera oportuna la del C. Gobernador. Objetivo: Dar trámite y seguimiento a la correspondencia que la ciudadanía Le dirige al Gobernador, así como también Clasificar, Archivar y Resguardar la documentación en cuestión. Normas de Operación: El horario de recepción de lunes a sábado de 8 a 21 hrs. Hrs. 7

11 8 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Secretaría Privada del C. Secretaría Privada del C. Gobernador Gobernador NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcionar, Revisar y Turnar de manera oportuna la correspondencia del C. Gobernador. RESPONSABLE ACT. NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA DOCUMENTO O Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las solicitudes dirigidas al C. Gobernador. 2 Registra en el sistema base de datos Área Operativa 3 Revisa, y canaliza la solicitud a la dependencia que sea de su competencia 4 Recibe la respuesta que envían las dependencias se descarga en el sistema y se envía al archivo. Jefatura de Archivo 5 Clasifica, Archiva y resguarda 8

12 9 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1 Recepción: Recibe y cconcentra todas las solicitudes dirigidas al Gobernador. 2 Interesado Recepción: Registra en el sistema base de datos Área Operativa Revisa y canaliza a la Dependencia que sea de su competencia 3 Área Operativa: recibe y captura las respuestas en el sistema, que las Dependencias dan a las peticiones. 4 T A 9

13 10 A Jefatura de Archivo: Clasifica, Archiva y Resguarda. 5 Memomatic FIN 10

14 11 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Procedimiento: Recepción Y Distribución de las Requisiciones de Materiales e Insumos de las diversas Unidades Administrativas que Integran la Secretaria Particular del C. Gobernador. Objetivo: Llevar un seguimiento de las Requisiciones de Materiales e insumo de las diversas Unidades Administrativas que integran la Secretaría Particular del C. Gobernador, a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción es los Jueves de 9:00 A.M. a 17:00 P.M. 11

15 12 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Dirección General de Administración Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y DISTRIBUCIÓN DE LAS REQUISICIONES DE MATERIALES E INSUMOS DE LAS DIVERSAS UNIDADES ADMINSITRATIVAS QUE INTEGRAN LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa de la Secretaria Particular, acuse de recibido. 2 Registra en un libro de Control las requisiciones y envía a: Directora Administrativa 3 Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área de Recursos Materiales Departamento Recursos Materiales de 4 Recibe correspondencia y se cerciora de la disponibilidad de recursos para surtir las requisiciones, en caso de no haber, remitirá al Área de compra. Área de Compra 5 Recibe y realiza la orden de compra para surtir las necesidad del área solicitante Orden de Compra Departamento Recursos Materiales de 6 Recibe los insumos en el almacén del departamento y registra en el libro las entradas de artículos Vale de Entrada 7 Realiza las entregas al área solicitante Vale de Salida 12

16 13 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y cconcentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa, y otorga a cuse de recibo 1 Interesado Recepción: Registra en un libro de Control las requisiciones y envía a: 2 Directora Administrativa: Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área de Recursos Materiales 3 Departamento de Recursos Materiales: Recibe correspondencia y se cerciora de la disponibilidad de recursos para surtir las requisiciones, en caso de no de no haber, remitirá al Área de compra. 4 5 Área de Compras: Recibe y realiza la orden de compra para surtir las necesidad del área solicitante. T Departamento de Recursos Materiales: Recibe los insumos en el almacén del departamento y registra en el libro las entradas de artículos 6 Orden de Compra Vale de Entrada A 13

17 14 A 7 Departamento de Recursos Materiales: Realiza las entregas al área solicitante. Vale de Salida FIN 14

18 15 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Procedimiento: Recepción y Distribución de las requisiciones de viáticos de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Objetivo: Llevar un seguimiento de las Requisiciones de viáticos de las diversas Unidades Administrativas que integran la Secretaría Particular del C. Gobernador, a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción es de Lunes a Viernes de 9:00 A.M. a 17:00 P.M. 15

19 16 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FECHA DE AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE ÁREA: UNIDAD RESPONSABLE: Dirección General de Administración Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS REQUISICIONES DE VIÁTICOS DE LAS DIVERSAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa de la Secretaria Particular, acuse de recibido. Directora Administrativa 2 Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área Departamento de Recursos Financieros de: 3 Recibe correspondencia y elabora cheque de acuerdo al tabulador vigente en el Manual de Normas Presupuestarias y entrega a: Directora Administrativa 4 Autoriza y firma el cheque correspondiente a los viáticos solicitados por las unidades administrativas y envía a: Secretario Particular 5 Recibe póliza y firma de autorizado y envía a: Departamento de 6 Recibe y elabora el oficio de Recursos Financieros comisión de la persona a realizar la encomienda y le solicita que se presente en su oficina La persona en comisión 7 Departamento de Recursos Financieros Se presenta en la oficina de recursos financieros 8 Hace entrega del cheque y solicita su firma en el oficio de comisión Póliza de Cheque Póliza de Cheque Oficio Credencial Elector Oficio de 16

20 17 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y cconcentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa, y otorga a cuse de recibo 1 Interesado Directora Administrativa: Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área de Recursos Financieros 2 Departamento Recursos Financieros: Recibe y elabora cheque de acuerdo al tabulador vigente en el manual de Normas Presupuestarias y entrega a: 3 Directora Administrativa: Autoriza y firma el cheque correspondiente a los viáticos solicitados por la unidades administrativas y envía a: 4 5 Secretario Particular: Recibe póliza y firma de autorización y envía a: Póliza de Cheque Póliza de Cheque A 17

21 18 A 6 Departamento de Recursos Financieros: Recibe y elabora el oficio de comisión de la persona a realizar la encomienda y le solicita que se presente en su oficina. Oficio T Persona Comisionada: Se presenta en la Oficina de Recursos Financieros 7 Credencial de Elector Departamento de Recursos Financieros: Hace entrega del cheque y solicita su firma en el oficio de comisión 8 Oficio de Comisión FIN 18

22 19 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Procedimiento: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Combustible de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Objetivo: Llevar un seguimiento de las Requisiciones de Combustible de las diversas Unidades Administrativas que integran la Secretaría Particular del C. Gobernador, a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción el Lunes de 9:00 A.M. a 17:00 P.M. 19

23 20 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Dirección General de Administración Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS REQUISICIONES DE COMBUSTIBLE DE LAS DIVERSAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR. RESPONSABLE ACT. NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA DOCUMENTO O Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa de Gubernatura de la Secretaria Particular, acuse de recibido. Entrega a: Directora Administrativa 2 Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área Departamento de Recursos Materiales Departamento Recursos Materiales de de Recursos Materiales 3 Recibe correspondencia y realiza los vales de entrega del combustible autorizado 4 Llama a la unidad administrativa que solicitó el combustible 5 Hace entrega del combustible a la unidad designada Oficio 20

24 21 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y cconcentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa, y otorga a cuse de recibo 1 Interesado Directora Administrativa: Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al Departamento de Recursos Materiales 2 Departamento de Recursos Materiales: Recibe correspondencia y realiza los vales de entrega del combustible autorizado. 3 Departamento de Recursos Materiales: Llama a la unidad administrativa que solicitó el combustible. 4 T 5 Área de Compras: Recibe y realiza la orden de compra para surtir las necesidad del área solicitante. Oficio Vale de Combustible FIN 21

25 22 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Procedimiento: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Reparaciones De Unidades Motrices de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. Objetivo: Llevar un seguimiento de las Requisiciones de Reparaciones De Unidades Motrices de las diversas Unidades Administrativas que integran la Secretaría Particular del C. Gobernador, a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción es de Lunes a Viernes de 9:00 A.M. a 17:00 P.M. 22

26 23 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FECHA DE AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE ÁREA: UNIDAD RESPONSABLE: Dirección General de Administración Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS REQUISICIONES DE REPARACIONES DE UNIDADES MOTRICES DE LAS DIVERSAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA SECRETARIA PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR. RESPONSABLE ACT. NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA DOCUMENTO O Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa de Gubernatura de la Secretaria Particular, acuse de recibido. Entrega a: Directora Administrativa 2 Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía a la Subdirectora Administrativa subdirección 3 Recibe correspondencia y realiza la orden de servicio del auto correspondiente Unidades Administrativas 4 Envía orden al área solicitante Orden de Servicio 5 Se traslada al taller asignado, Orden de Servicio presenta la orden de servicio para la revisión de la unidad. Taller Asignado 6 Revisa y cotiza lo necesario para la reparación, envía presupuesto a la Subdirección Subdirectora Administrativa 7 Revisa y presenta a autorización a la : Presupuesto Presupuesto Directora Administrativa 8 Da la instrucción de Presupuesto autorización para la reparación Subdirectora Administrativa 9 Autoriza la reparación al taller Oficio 23

27 24 Taller Asignado 10 Realiza la reparación y avisa cuando la unidad esta lista a: Subdirectora Administrativa 11 Avisa a la unidad Administrativa de que puede pasar a buscar la unidad reparada Llamada Llamada DIRECCIÓN DE ÁREA: Dirección General de Administración FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Distribución de las Requisiciones de Reparaciones de Unidades Motrices de las diversas unidades administrativas que integran la secretaria particular del c. Gobernador. 24

28 25 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y cconcentra todas las requisiciones dirigidas a la Directora Administrativa, y otorga a cuse de recibo 1 Interesado Directora Administrativa: Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía la Subdirección 2 Subdirectora Administrativa: Recibe y realiza la orden de servicio del auto correspondiente 3 Subdirectora Administrativa: Envía la orden de servicio al área solicitante 4 Orden de Servicio 5 Unidad Administrativa: Se traslada al taller asignado, presenta la orden de servicio para la revisión de la unidad. Orden de Servicio Orden de Servicio A 25

29 26 A Taller Asignado: Recibe y cotiza lo necesario para la reparación, envía presupuesto a la Subdirección. 6 El Presupuesto 7 Subdirectora Administrativa: Revisa y presenta a autorización Directora administrativa El Presupuesto 8 Directora Administrativa: Da la instrucción de autorización para la reparación El Presupuesto 9 Subdirectora Administrativa: Autoriza la reparación al taller T 10 0 Taller Asignado: Realiza la reparación y avisa cuando la unidad esta lista a: OFICIO 11 0 Subdirectora Administrativa: Avisa a la Unidad Administrativa de que pueden pasar a buscar la unidad reparada Llamada Llamada FIN 26

30 27 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN DE ASUNTOS POLÍTICOS Procedimiento: Orientación y asesoría en el ámbito político. Objetivo: Brindar asesoría en asuntos concernientes al quehacer político local y nacional al C. Gobernador. Normas de Operación: El horario de oficina es de lunes a sábado, y en función de los requerimientos del C. Gobernador. 27

31 28 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Asuntos Políticos Coordinación de Asuntos Políticos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN EL ÁMBITO POLÍTICO. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Asesor en Asuntos políticos 1 Atiende los asuntos políticos que le son encomendados por el C. Gobernador. 2 Analiza los asuntos de corte político concernientes al devenir estatal y nacional. Secretario Particular 3 Atiende y recepciona la documentación y agenda del C. Asesor en Asuntos Políticos del Gobernador. Auxiliar Administrativo 4 Brinda asistencia Técnica. (Computacional) oficial y/o confidencial software 5 Se encargada de ordenar y sistematizar el Archivo. oficial y documentos de investigación. 6 Recibe llamadas telefónicas 28

32 29 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Asesor en Asuntos Políticos: Atiende los asuntos políticos que le son encomendados por el C. Gobernador. 1 oficial Interesado Asesor en Asuntos Políticos: Analiza los asuntos de corte político concernientes al devenir estatal y nacional. 2 Secretario Particular: Atiende y recepciona la documentación y agenda del C. Asesor en Asuntos Políticos del Gobernador. 3 oficial y/o confidencial 4 Auxiliar Administrativo: Brinda asistencia Técnica. (Computacional) Auxiliar Administrativo: Se encargada de ordenar y sistematizar el Archivo. 5 Software Documentos de investigación Auxiliar Administrativo: Recibe llamadas telefónicas 6 oficial T FIN 29

33 30 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN DE AUDIENCIAS PÚBLICAS Procedimiento: Atender, Programar Y Organiza La Atención De La Ciudadanía Que Acuden A Solicitar Audiencia Publica Con El C. Gobernador, Donde Se Canaliza A Las Diferentes Instancia De Gobierno. Objetivo: La Coordinación tendrá como responsabilidad el adoptar el Derecho de petición, que se suscribe en el articulo Octavo de nuestra Constitución y que emergen de la Audiencias Publicas que se realizarán de manera Programáticas, con el fin de crea un estrecho enlace entre el Pueblo y el Gobierno para dar pronta respuesta a las demandas expuestas por la Ciudadanía. Normas de Operación: El horario de atención a la Ciudadanía es de Lunes a Viernes de 8:00 A.M. a 17:00 P.M. 30

34 31 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Audiencias Publicas Coordinación de Audiencias Publicas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENDER, PROGRAMAR Y ORGANIZA LA ATENCION DE LA CUIDADANIA QUE ACUDEN A SOLICITAR AUDIENCIA PUBLICA CON EL C. GOBERNADOR, DONDE SE CANALIZA A LAS DIFERENTES INSTANCIA DE GOBIERNO. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las solicitudes de Audiencias Publicas del C. Gobernador. 2 Se Capta o se Registra al Ciudadano para el Control de la Coordinación Audiencia Publicas de Demanda 3 Se Atiende al Ciudadano, Revisa, analiza y canaliza lo conducente a la Dependencia que le corresponda su demanda. Ciudadano Ciudadano Departamento Informática de 4 Se Elabora formato o tarjeta con su numero de registro para atender, desempeñar y dar seguimiento a las funciones encomendadas por el titular. Formato o Tarjetas Área operativa 5 Definir los requerimientos de los espacios en donde se efectuaran las Audiencias Publicas en los Municipios. Enlace Administrativo 6 Mantener el control del personal y material de oficina y los medios que se requieran para el desarrollo del proceso de la organización de las Audiencias Publicas 7 Dar el seguimiento de las gestiones e informar es estado de la demanda a la secretaria técnica. Orden Supervisar Memorándum Oficio de Salida de 31

35 32 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y concentra todas las solicitudes de Audiencias Publicas del C. Gobernador 1 Ciudadano Interesado Recepción: se Capta o se Registra al Ciudadano para el Control de la Demanda 2 Ciudadano Coordinación de Audiencias Publicas: Se Atiende al Ciudadano, Revisa, analiza y canaliza lo conducente a la Dependencia que le corresponda su demanda. 3 Ciudadano Formato o tarjeta Departamento de Informática: Se Elabora formato o tarjeta con su numero de registro para atender, desempeñar y dar seguimiento a las funciones encomendadas por el titular. 4 Formato o Tarjeta 5 Área de Operativa: Definir los requerimientos de los espacios en donde se efectuaran las Audiencias Publicas en los Municipios. Oficio Supervisar T Enlace Administrativo: Mantener el control del personal y material de oficina y los medios que se requieran para el desarrollo del proceso de la organización de las Audiencias Publicas 6 Memorándum Oficio de Salida Oficio de entrega A 32

36 33 A Departamento de Seguimiento: Dar el seguimiento de las gestiones e informar es estado de la demanda de audiencia publica a la secretaria técnica. Oficio de Salida FIN 33

37 34 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORES Procedimiento: Recepción Y Distribución De La Que Recibe La Coordinación General De Asesores. Objetivo: Llevar un seguimiento de las Recepción Y Distribución De La Que Recibe La Coordinación General De Asesores, a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción es de Lunes a Viernes de 9:00 A.M. a 17:00 P.M. 34

38 35 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación General de Asesores Coordinación General de Asesores NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE RECIBE LA COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORES. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe y concentra toda la documentación. Secretaría particular 2 Revisa, clasifica la correspondencia. Coordinador general 3 Analiza y evalúa dando respuesta o turnando al asesor correspondiente. 35

39 36 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y cconcentra toda la documentación 1 2 Interesado Secretaria particular: Revisa y clasifica la correspondencia Coordinador General: Analiza y evalúa dando respuesta o turnando al asesor correspondiente. 3 FIN 36

40 37 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA Procedimiento: Atender, Programar Y Organiza la Atención de la Ciudadanía que acuden a solicitar Audiencia Publica Con El C. Gobernador, Donde Se Canaliza a las diferentes Instancia de Gobierno. Objetivo: La Coordinación de Atención Ciudadana tendrá como responsabilidad el adoptar el Derecho de petición, con el fin de crea un estrecho enlace entre el Pueblo y el Gobierno para dar pronta respuesta a las demandas expuestas por la Ciudadanía. Normas de Operación: El horario de atención a la Ciudadanía es de Lunes a Viernes de 8:00 A.M. a 17:00 P.M. 37

41 38 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FECHA DE AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE ÁREA: UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Atención Ciudadana Coordinación de Atención Ciudadana NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENDER, PROGRAMAR Y ORGANIZA LA ATENCION DE LA CUIDADANIA QUE ACUDEN A SOLICITAR AUDIENCIA PUBLICA CON EL C. GOBERNADOR, DONDE SE CANALIZA A LAS DIFERENTES INSTANCIA DE GOBIERNO. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las solicitudes de Audiencias Publicas del C. Gobernador. 2 Se Capta o se Registra al Ciudadano para el Control de la Coordinación de Atención Ciudadana Demanda 3 Se Atiende al Ciudadano, Revisa, analiza y canaliza lo conducente a la Dependencia que le corresponda su demanda. Ciudadano Ciudadano Departamento Informática de 4 Se Elabora formato o tarjeta con su numero de registro para atender, desempeñar y dar seguimiento a las funciones encomendadas por el titular. Formato o Tarjetas Área operativa 5 Definir los requerimientos de los espacios en donde se efectuaran las Audiencias Publicas en los Municipios. Enlace Administrativo 6 Mantener el control del personal y material de oficina y los medios que se requieran para el desarrollo del proceso de la organización de las Audiencias Publicas 7 Dar el seguimiento de las gestiones e informar es estado de la demanda a la secretaria técnica. Orden Supervisar Memorándum Oficio de Salida de 38

42 39 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y concentra todas las solicitudes de Audiencias Publicas del C. Gobernador 1 Ciudadano Interesado Recepción: se Capta o se Registra al Ciudadano para el Control de la Demanda 2 Ciudadano Coordinación de Atención Ciudadana: Se Atiende al Ciudadano, Revisa, analiza y canaliza lo conducente a la Dependencia que le corresponda su demanda. 3 Ciudadano Formato o tarjeta Departamento de Informática: Se Elabora formato o tarjeta con su numero de registro para atender, desempeñar y dar seguimiento a las funciones encomendadas por el titular. 4 Formato o Tarjeta 5 Área de Operativa: Definir los requerimientos de los espacios en donde se efectuaran las Audiencias Publicas en los Municipios. Oficio Supervisar T Enlace Administrativo: Mantener el control del personal y material de oficina y los medios que se requieran para el desarrollo del proceso de la organización de las Audiencias Publicas 6 Memorándum Oficio de Salida Oficio de entrega A 39

43 40 A Departamento de Seguimiento: Dar el seguimiento de las gestiones e informar es estado de la demanda de audiencia publica a la secretaria técnica. Oficio de Salida FIN 40

44 41 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SECRETARÍA EJECUTIVA Procedimiento: Elaboración de propuestas para proyectos estratégicos Objetivo: Presentar propuestas para la elaboración de proyectos estratégicos que blinden la función gubernamental y eficienticen las actividades de las dependencias del Gobierno del Estado. Normas de Operación: El horario de atención es de Lunes a Viernes de 8:00 A.M. a 17:00 P.M. 41

45 42 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Secretaría Ejecutiva Secretaría Ejecutiva NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE PROPUESTAS PARA PROYECTOS ESTRATEGICOS RESPONSABLE ACT. NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA DOCUMENTO O Secretaría Ejecutiva 1 Se monitorean los factores externos e internos que inciden en el quehacer gubernamental Secretaría Ejecutiva 2 Se detectan los eventos y acontecimientos que pudieran afectar al Estado de Tabasco en materia política, económica y social. Secretaría Ejecutiva 3 Se efectúa análisis y evaluación. Secretaría Ejecutiva 4 Se presenta la propuesta a la Secretaria Ejecutiva para su autorización. Hoja asignación proyectos. Análisis evaluación. Presentación propuesta. de de y Se aprueba, pasa a la actividad 5. No se aprueba, regresa a la actividad 3 Secretaria Ejecutiva 5 Se presenta al C. Gobernador Propuesta. 6 Se da a conocer al Gabinete del C. Gobernador. Fin del proceso. Propuesta. 42

46 43 DIAGRAMA DE FLUJO 43

47 44 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SECRETARIA TÉCNICA Procedimiento: Elaboración del Material de Apoyo Técnico para los eventos a los que asiste el C. Gobernador ya sea en el ámbito Local, Nacional e Internacional. Objetivo: Obtener información oportuna y veraz para la correcta elaboración de los documentos de apoyo técnico, así como para la elaboración de los discursos. Tener un historial de los eventos a los que asiste el C. Gobernador, para generar el reporte y elaborar las numerarias anuales, informes de gobierno, entre otros, en coordinación con otras Secretarías y Coordinaciones. Normas de Operación: El horario de operaciones es de 9:00 21:00 hrs. 44

48 45 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FECHA DE AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE ÁREA: UNIDAD RESPONSABLE: Secretaría Técnica Secretaría Técnica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL MATERIAL DE APOYO TÉCNICO PARA LOS EVENTOS A LOS QUE ASISTE EL C. GOBERNADOR YA SEA EN EL ÁMBITO LOCAL, NACIONAL E INTERNACIONAL. ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Secretaría Particular de la Secretaría Técnica. Dirección de Evaluación e Interrelación Económica / Dirección de Ideario Político / Dirección de Interrelación Política / Dirección de Interrelación Social/ Dirección de Acuerdos y Compromisos del C. Gobernador Secretaría Particular de la Secretaría Técnica 1 Recibe la Información de la Secretaría Particular del C. Gobernador (Coordinador de Agenda del C. Gobernador) para registrar los eventos a los que asistirá. 2 Turna el evento a la Dirección de la Secretaría Técnica dependiendo la naturaleza de este, ya sea Político, Social o Económico. 3 Revisa, la información proporcionada por la Secretaría Particular, la analiza y la complementa marcando a los enlaces que corresponden para dicho evento. 4 Realiza Tarjetas Informativas, Cuadernillos, Discursos, Reportes, trabajos de Investigación, entre otros, según corresponda el caso. 5 Generar Reportes de toda la Información entregada al C. Gobernador 6 Revisa los documentos elaborados por cada una de las áreas y corrige la información antes que se le entregue al C. Gobernador. 7 Una vez revisada y corregida la información se prepara y se Correo Electrónico y/o Sistema interno de la Secretaría Técnica. Telefonía, Internet y/o Impresión de Documentos Sistema Interno de la Secretaría Técnica Impresión de Documentos / 45

49 46 ensobra para su entrega a la Unidad Administrativa. Unidad Administrativa 8 Se lleva el Sobre con la información y se entrega al S. Privado del C. Gobernador. 46

50 47 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1 Recepción: Recibe la información de parte de la Secretaría Particular del C. Gobernador (Coordinación de Agendas) y se turna a la Dirección Correspondiente para su elaboración Recepción: y/o Correo Electrónico 2 Dirección de la Secretaría Técnica (según sea al caso): Turna el evento a la Dirección de la Secretaría Técnica dependiendo la naturaleza de este, ya sea Político, Social o Económico. Recepción: y/o Correo Electrónico 3 Dirección de la Secretaría Técnica (según sea al caso): Revisa la información y la complementa con los enlaces asignados. Procede a realizar el documento para su revisión. Recepción: Sistema Interno de la Secretaría Técnica. 4 Dirección de la Secretaría Técnica (según sea al caso): Realiza Tarjetas Informativas, Cuadernillos, Discursos, Reportes, trabajos de Investigación, entre otros, según corresponda el caso. Impresión de Documentos 5 Dirección de la Secretaría Técnica (según sea al caso): Generar Reportes de toda la Información entregada al C. Gobernador Sistema Interno de la Secretaría Técnica A 47

51 48 A 6 Dirección de la Secretaría Técnica (según sea al caso): Revisa los documentos elaborados por cada una de las áreas y corrige la información antes que se le entregue al C. Gobernador. 7 Revisión de Documentos: La Secretaría Particular Revisa la información antes de ser entregados al S. Privado del C. Gobernador. 8 Entrega de Documentos: El documento ya preparado se entrega a la Unidad Administrativa para que se entregue al S. Privado y este a su vez al C. Gobernador. FIN 48

52 49 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN GENERAL DE GIRAS DEL GOBERNADOR Procedimiento: Organizar conjuntamente todas las actividades de los eventos y giras del Gobernador Objetivo: Llevar un seguimiento de la Organización conjuntamente todas las actividades de los eventos y giras del Gobernador a efecto de que se distribuya de manera oportuna y eficiente lo solicitado para el ejercicio de su encargo. Normas de Operación: El horario de recepción es de Lunes a Sabado de 8:00 A.M. a 17:00 P.M. 49

53 50 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación General de Giras del Coordinación General de Giras del Gobernador Gobernador NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZAR CONJUNTAMENTE TODAS LAS ACTIVIDADES DE LOS EVENTOS Y GIRAS DEL GOBERNADOR RESPONSABLE ACT. NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA DOCUMENTO O Área de Recepción 1 Recibe y Concentra todas las todos los programas y eventos de la Secretaria Particular, acuse de recibido. Coordinador de Giras 2 Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área Encargado de la unidad Operativa de: 3 Recibe Instrucciones y elabora el programa de acuerdo al evento y entrega a: Coordinador de Giras 4 Autoriza y firma programa correspondiente a los eventos y envía a: Áreas Operativas 5 Recibe y estudia el programa para llevar acabo la encomienda y le solicita que se presente en su oficina El personal del Área 6 Se presenta en la oficina para recibir instrucciones 7 Se pone en practica el operativo Programa Programa Programa 50

54 51 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción: Recibe y Concentra todas las todos los programas y eventos de la Secretaria Particular, acuse de recibido. 1 Interesado Coordinador de Giras: Revisa, analiza y determina lo conducente y lo envía al área de: 2 Encargado de la Unidad Operativa: Recibe Instrucciones y elabora el programa de acuerdo al evento y entrega a: 3 Coordinador de Giras: Autoriza y firma programa correspondiente a los eventos y envía a: 4 5 Área Operativa: Recibe y estudia el programa para llevar acabo la encomienda y le solicita que se presente en su oficina: Programa Programa A 51

55 52 A 6 El personal del Area: Se presenta en la oficina para recibir instrucciones programa T 7 El personal del Área: Se pone en practica el operativo Programa FIN 52

56 53 III. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Procedimiento: Recepción Y Trámite de Acceso a la Información Objetivo: Proporcionar a los interesados la información pública en posesión de la Secretaría Particular del C. Gobernador. Normas de Operación: Todas las Solicitudes serán recibidas por la Unidad de Acceso a la Información mediante escrito, sistemas electrónicos de uso remoto, por formatos autorizados derivados del sistema informático que administra el Instituto Tabasqueño de Transparencia y Acceso a la Información o de manera verbal. 53

57 54 III.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA: FECHA DE AUTORIZACIÓN UNIDAD RESPONSABLE: Unidad de Acceso a la información Unidad de Acceso a la información NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ACT. FORMA O RESPONSABLE NUM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO Interesado 1 Presenta ante la Unidad de Acceso a la Información una solicitud. Unidad de Acceso a la Información 2 Recibe una solicitud y analiza si reúne los requisitos que marca la Ley, el Reglamento y si la Secretaría Particular del C. Gobernador es competente para proporcionar dicha información; si esto ocurre, registra la solicitud y forma un expediente; (ir a punto 4) Solicitud Expediente Si no reúne los requisitos, la UAI tiene 5 días hábiles para notificar al interesado para que aclare, corrija o complete su solicitud; (ir a punto 3) En su caso cuando la información no es del ámbito de competencia de la Secretaría Particular del C. Gobernador, se orienta al solicitante respecto al sujeto obligado a quien puede dirigir la información en un plazo no mayor de 5 días contados a partir de su presentación; (ir al punto 9) El Interesado 3 Recibe notificación y tiene 5 Notificación días hábiles para corrección, aclaración o 54

58 55 complementación. Subsana la solicitud, la UAI recibe la misma; (ir al punto 4) Unidad de Acceso a la Información Encargado de Enlace de La Unidad Administrativa Si en ese plazo no aclara o corrige su solicitud, se tiene por no presentada la misma; (ir al punto 11) 4 Por oficio o por sistema electrónico remoto solicita a los Encargados de Enlaces de las Unidades Administrativas la información. 5 Recibe oficio, analiza, determina la información solicitada. Escrito/Medio electrónico remoto Información Si es de información pública: Da trámite, recopilar la información y remite ésta a la Unidad de Acceso a la Información; (ir a punto 6) No es información pública: Determina negar la información por ser clasificada como reservada o de acceso restringido; (ir a punto 7) Si es información inexistente; (ir a punto 8) Unidad de Acceso a la Información Unidad de Acceso a la Información Unidad de Acceso a la Información 6 Emite acuerdo en un plazo no Acuerdo mayor a 20 días mediante el cual pone a disposición del interesado la información, y en su caso le da a conocer el costo de reproducción de la misma; (ir a punto 9) 7 Emite acuerdo en un plazo no Acuerdo mayor de 20 días en el cual niega la información por ser clasificada como reservada o por ser de acceso restringido; (ir a punto 9) 8 Remite solicitud y oficio donde Acuerdo manifiesta la inexistencia al titular de la Dependencia, para 55

59 56 Unidad de Acceso a la Información que analice el caso y tome las medidas pertinentes. Si persiste la inexistencia de la información el Titular de la Unidad de Acceso emite Acuerdo de Inexistencia en plazo no mayor de 15 días; (ir a punto 9) 9 Notifica al interesado de dicho acuerdo. Interesado 10 Recibe notificación y/o información, y en su caso, paga costo de reproducción. 11 Termina proceso. Notificación personalmente o a través de representante autorizado / Por sistema electrónico remoto / Por estrados Información FECHA DE AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE ÁREA: UNIDAD RESPONSABLE: Unidad de Acceso a la información Unidad de Acceso a la información NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción Y Trámite De Acceso A La Información 56

60 57 DIAGRAMA DE FLUJO 57