0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION JULIO-10 Creación del documento

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION JULIO-10 Creación del documento 1. OBJETO Estandarizar y establecer el procedimiento de Transferencias Documentales al interior de La Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, en las diferentes fases de archivo (gestión e inactivo) destacando la responsabilidad del archivo inactivo para la recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la misma. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las dependencias, divisiones, departamentos, oficinas, decanaturas y vicerrectorias de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Abarca desde que se verifica el tiempo y valoración de series del archivo de cada oficina de acuerdo con la tabla de retención documental, hasta la actualización de la base de datos de Archivo Inactivo en Gestión Documental 3. DEFINICIONES Transferencia Documental: Es la remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Inactivo de conformidad a las normas y políticas de archivo de la FUCS, previa aprobación de las oficinas productoras y el Archivo de la Entidad, de acuerdo con cronogramas preestablecidos. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 1 de 7

2 Archivo de Gestión y/o de Oficina: En este archivo reposan los documentos generados en el proceso de gestión administrativo. El tiempo de permanencia de la documentación depende fundamentalmente de trámite y las normas internas de la entidad, para luego decidir su traslado al archivo inactivo. Archivo Inactivo: Es el archivo a donde son transferidos los documentos de las Oficinas y del Archivo de Gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida. El Archivo Inactivo deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras, como a otras dependencias de la entidad. TRD: Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 4. CONDICIONES GENERALES Gestión Documental lidera el procedimiento de transferencias documentales de los archivos de oficina a archivo inactivo. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital del documento, con la periodicidad establecida por la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud Cada dependencia, división, departamento, oficina, decanatura y vicerrectoria de la FUCS, deberá verificar tiempos y valoración de las series documentales que se desean transferir de acuerdo con la tabla de retención documental, publicada en RITA GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 2 de 7

3 La transferencia documental a archivo inactivo de cada dependencia, división, departamento, oficina, decanatura y vicerrectoria de la FUCS, se hará de acuerdo al cronograma anual de transferencia documental 2010 adjunto. El alistamiento de la documentación incluye: o La eliminación del material metálico o Extracción de hojas de carbón y copias duplicadas. o Todas las carpetas deberán llevar una hoja de papel bond al inicio y final, para proteger el material documental de la acidez de la carpeta o Los documentos al interior de las diferentes carpetas deben estar foliados de forma consecutiva y cronológicamente de la fecha inicial a la final, con lápiz y numerando desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de cada hoja de manera legible y sin enmendaduras. Cuando se realicen devoluciones de Gestión Documental por inconsistencias en la entrega, la documentación deberá ser enviada nuevamente por el responsable encargado de cada división, oficina, división o facultad en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la devolución. Se recomienda que cada oficina para su control interno, maneje una base de datos de inventario documental transferido a archivo inactivo, tomando como base el formato F-ADD-TRD-01 Inventario Documental Transferido a Archivo Inactivo. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 3 de 7

4 4.1. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y AUTOCONTROL Todos los funcionarios de las dependencias deben tener en cuenta la tabla de retención documental para la clasificación ordenada de la documentación y la transferencia de esta al archivo inactivo. Gestión documental NO recibirá documentación para transferencia a archivo inactivo que no esté tramitada de acuerdo con el presente procedimiento. Todas las irregularidades presentadas serán informadas a las personas responsables para que se hagan los correctivos necesarios MARCO LEGAL. Reglamento General de Archivos, expedido mediante acuerdo No. 07 de 1994 por parte de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato F-ADD-TRD-01 Inventario Documental Transferido a Archivo Inactivo Cronograma anual de transferencia documental Inventario documental archivo inactivo GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 4 de 7

5 6. DESARROLLO GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 5 de 7

6 7. Tabla de registros y formatos: TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL CODIGO FORMATO F-ADD-TRD- 01 NOMBRE DEL RESPONSABLE DE FORMATO DILIGENCIARLO Inventario Funcionario Documental Responsable de cada Transferido a dependencia, división, Archivo Inactivo departamento, oficina, decanatura y vicerrectoria Cronograma anual de transferencia documental 2010 Gestión Documental LUGAR DE ARCHIVO Gestión Documental TIEMPO DE ARCHIVO 1 año 1 año DISPOSICIÓN FINAL Archivo Institucional Archivo Institucional Base de datos Inventario documental archivo inactivo Gestión Documental Indefinido Archivo institucional 8. ANEXOS Formato F-ADD-TRD-01 Inventario Documental Transferido a Archivo Inactivo Cronograma anual de transferencia documental 2010 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Angela Fernández Cargo: Analista Procesos Nombre: Carolina Muñoz Cargo: Coordinadora Gestión Documental Fecha: Julio 06/10 Nombre: Verónica Reina Cargo: Asesora Planeación y Gestión de Proyectos Fecha: Julio 06/10 Nombre: Dr. Jorge Alberto Ruiz Cargo: Secretario General Fecha: Agosto 05/10 GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 6 de 7

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