ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Transcripción

1 DOCENTE : LIC. LUIS GUILLERMO NUÑEZ SOTO. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. ESCUELA DEL MINISTERIO PÚBLICO AREQUIPA SEPTIEMBRE 2017 A D M I N I S T R A C I Ó N D O C U M E N T A R I A Y G E S T I Ó N D E A R C H I V O S

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3 5 LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura 3 23/11/2017

4 ARCHIVO 6 Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión 23/11/2017

5 IMPORTANCIA 7 En todas las organizaciones se crea y recibe documentación para el desarrollo de las actividades. Cada vez los conjuntos de información son más grandes, pero su gestión sigue sin formar parte de la consideración del organismo. Comprender los problemas que la documentación tiene para proponer las soluciones. Elaboración de soluciones, a partir del conocimiento de la institución, el archivo, la documentación y las personas que crean y utilizan esa documentación.

6 8 Documentos de Archivo. A) Producto de una gestión administrativa. B) Prueba de transacciones pasadas C) Carácter orgánico o administrativo D) Ejemplar único. E) Usualmente original.

7 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 7 ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico 23/11/2017

8 PROCESOS ARCHIVISTICOS IDENTIFICACIÓN. 2.- LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. 3.- LA DESCRIPCION DOCUMENTAL. 4.- VALORACIÓN DOCUMENTAL. 5.- CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. 6.- SERVICIO ARCHIVISTICO

9 LA IDENTIFICACIÓN. La identificación documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otra actuación archivística, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al sujeto productor de la documentación y a los tipos documentales que gestiona.

10 OBJETIVO. El objetivo fundamental de la identificación es llegar a conocer exhaustivamente la institución que produce los documentos, los crea o los recibe en el ejercicio de sus competencias, su evolución organizativa a lo largo del tiempo, los procedimientos administrativos sobre los que se ha venido rigiendo, y todas las disposiciones o regulaciones que afectan a los trámites que desarrolla.

11 NOS PERMITE : Identificación del organismo Identificación del elemento funcional Identificación del tipo documental Organización de las series documentales

12 6 Entender que la organización y el contenido de un archivo responden a la tipología, estructura, competencias y funciones de la Institución o empresa que lo ha generado y que su clasificación no puede responder a criterios temáticos sino que debe derivar del respeto del principio de procedencia y de la estructura interna del fondo.

13 MARCO LEGAL: Ley orgánica ROF MOF y otras. FINES DE UNA ENTIDAD ORGANIZACIÓN FUNCIONES GNS ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DOCUMENTOS D.L LEY NORMAS S.N.A.

14 LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. Objetivo Proporcionar una estructura lógica al fondo documental Facilitar la localización de las series documentales. Fundamento: Se basa en la aplicación de los principios universales de la archivística: procedencia y orden original. Concepto: Conjunto de acciones dirigidas a clasificar, ordenar y signar las series documentales de una entidad, o fondo documental.

15 AGRUPACIONES DOCUMENTALES 1. FONDO DOCUMENTAL 2. LAS SERIES DOCUMENTALES 3. UNIDAD ARCHIVISTICA: - PIEZA DOCUMENTAL - DOCUMENTO COMPUESTO O EXPEDIENTE

16 SERIE DOCUMENTAL. CONCEPTO. Es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.(s.n.a 02 - NORMAS GENERALES DEL SNA RJ N AGN J).

17 LOS TIPOS DOCUMENTALES. Tipo Documental como un modelo de unidad documental producida por un organismo en el ejercicio de sus funciones constituyendo el testimonio material de una o varias actividades, y que se distingue por poseer una serie de características físicas o intelectuales comunes con otras unidades.

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20 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

21 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN EL Cuadro de Clasificación es un instrumento descriptivo que nos permite organizar y tratar los documentos de todas las unidades administrativas, tecnicas y de gestión de cualquier entidad a partir de unos mismos criterios y mediante unos mismos metodos. Cada oficina estara dotada de un Cuadro de Clasificación integrado en el general, en el que estaran recogidas todas las series documentales generadas en el desarrollo de sus actividades y los tipos de documentos producidos como consecuencia de su ejercicio

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23 LA ORDENACION. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo a un criterio establecido de antemano que puede ser alfabético o numérico o la combinación de ambos esto es alfa numérico. LA SIGNATURA O CODIFICACIÓN. Consiste en ubicar en el archivo las cajas, legajos o libros asignándole a las unidades de instalación, una numeración o una identificación, a fin de saber cual es su ubicación física (signatura).